煤炭企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐與思考

劉麗平

國(guó)家檔案局于2001年1月1日實(shí)施行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》），河南省檔案局從2002年1月1日開始推行，并制定了《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》），要求企業(yè)單位可以參照?qǐng)?zhí)行。為了順應(yīng)檔案的整理改革，平煤神馬集團(tuán)也執(zhí)行了《規(guī)則》及《實(shí)施細(xì)則》，至今已有13個(gè)年頭。經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，體會(huì)有一些不利于實(shí)際工作的地方需要改進(jìn)，提出一些個(gè)人看法。

1??歸檔文件有些不宜合并

《實(shí)施細(xì)則》第二條第七款規(guī)定“請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書作為一件”。筆者經(jīng)過長(zhǎng)期的歸檔文件整理工作實(shí)踐，認(rèn)為這樣不太合理，因?yàn)槿绻@些文件被視為一件，這樣在輸入檔案管理軟件系統(tǒng)或填寫歸檔文件目錄時(shí)，只能登錄批復(fù)件的信息，而不能登錄請(qǐng)示件的信息，手工檢索或檔案管理軟件條目級(jí)檢索時(shí)就檢索不到請(qǐng)示件的信息，而且有些批復(fù)可能沒有請(qǐng)示件歸檔，這樣也造成了批復(fù)件里有無請(qǐng)示件的不清楚，形成了一筆糊涂賬，給檔案檢索帶來不必要的麻煩，建議以上情況兩個(gè)文件共存時(shí)還是按兩件來處理。

另一種類同情況是《實(shí)施細(xì)則》第二條第五款規(guī)定“轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為一件”。文件在被轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題中可能只會(huì)出現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文的文號(hào)信息或部分標(biāo)題信息，一般不會(huì)把被轉(zhuǎn)發(fā)文的文號(hào)、標(biāo)題等信息全部體現(xiàn)，如果不登錄被轉(zhuǎn)發(fā)文的信息，這樣在沒有實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)全文檢索的單位就容易出現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文查找不出情況，還是按兩件處理較好。

2??歸檔文件整理還是編頁(yè)碼好

2001年《規(guī)則》頒布實(shí)施，新的規(guī)則對(duì)文書檔案整理進(jìn)行了比較大的改革，改“卷”為“件”，對(duì)歸檔文件的整理單位按“件”，而不再按“卷”，檔案整理細(xì)節(jié)上也進(jìn)行了變動(dòng)，其中沒有明確規(guī)定要編頁(yè)碼，而只用在歸檔文件目錄里填寫上“頁(yè)數(shù)”?！秾?shí)施細(xì)則》培訓(xùn)時(shí)也指出不必再編制頁(yè)碼，只用數(shù)一下頁(yè)數(shù)，填在歸檔文件目錄里即可，這樣好多單位在歸檔文件整理時(shí)就不再編寫頁(yè)碼，而是數(shù)一下頁(yè)數(shù)，標(biāo)注在文件的結(jié)尾處，以便登記歸檔文件目錄時(shí)填寫。筆者認(rèn)為這樣很不嚴(yán)肅，也很不科學(xué)。

首先，數(shù)頁(yè)碼工作本身有很大的隨意性，不在頁(yè)面上標(biāo)注數(shù)字，就不能確定文件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。例如，一份文件，你數(shù)了是50頁(yè)，他數(shù)了是52頁(yè)，那如何鑒定誰數(shù)得對(duì)與錯(cuò)呢？或者有些不負(fù)責(zé)任的人根本就不去數(shù)，大致估一下說它有51頁(yè)，那也只有天知道對(duì)錯(cuò)。如果日后此份文件原件借出了，歸還時(shí)還需要再數(shù)一下頁(yè)數(shù)的，如果歸還時(shí)的頁(yè)數(shù)跟原先標(biāo)注的頁(yè)數(shù)不符，那又該如何處理呢，是原先工作有誤，還是借閱者少還了呢？因此只有標(biāo)注了頁(yè)碼，才能知道頁(yè)數(shù)是否數(shù)對(duì)了，才能分清責(zé)任，避免日后借閱可能產(chǎn)生的糾紛。其次，如果歸檔文件不編頁(yè)碼，就不容易排列文件的次序，特別是文件在提供利用需要復(fù)印時(shí)，不容易固定文件的先后順序，給利用和管理帶來不必要的麻煩。

3??歸檔章的設(shè)置增加“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)

《實(shí)施細(xì)則》第三十二條規(guī)定“歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號(hào)、館編件號(hào)等項(xiàng)目”。根據(jù)要求，歸檔章的設(shè)置里沒有“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)，而歸檔文件目錄里設(shè)置有“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)，我們就在文件的結(jié)尾處標(biāo)注上頁(yè)數(shù)，然后在打印目錄或輸入檔案管理系統(tǒng)時(shí)輸入“頁(yè)數(shù)”信息，這樣問題雖然解決了，但很不方便，在輸機(jī)時(shí)還要翻來翻去地看，建議在歸檔章里增設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)，填寫歸檔章時(shí)直接填上，更方便檔案的整理和利用。

4??件號(hào)宜采用保管期限下流水編制

《實(shí)施細(xì)則》第三十一條規(guī)定“室編件號(hào)的編制辦法為：按不同保管期限依文件排列順序每年都從‘1開始編制。在同一保管期限內(nèi)，類目與類目之間件號(hào)可以連編。企業(yè)事業(yè)單位過去按同一年度、同一類目、同一保管期限內(nèi)從‘1開始逐卷流水編號(hào)的方法，在這次改革中可保持不變”。

由于筆者所屬煤炭企業(yè)檔案整理時(shí)采用的《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》（試行）規(guī)定“黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)類、生產(chǎn)技術(shù)類四大類檔案均在一級(jí)類目?jī)?nèi)分年度整理檔案，按二級(jí)類目進(jìn)行編號(hào)排列，編號(hào)不考慮案卷的保管期限特征，在案卷排列時(shí)，應(yīng)按照永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列”，所以，我們集團(tuán)在執(zhí)行《實(shí)施細(xì)則》時(shí)按照要求沒有改變編件號(hào)的方法，采用的是“大類——年度——件號(hào)”編制方法，不同保管期限間的件號(hào)是連編的，這樣在需要插件時(shí)就出現(xiàn)了問題：由于各種原因不能按時(shí)歸檔的文件只能排列在大類該年度的后面，對(duì)檔案管理非常不便。很多時(shí)候會(huì)出現(xiàn)該年度的最后又出現(xiàn)永久性檔案的情況，造成檔案整理編號(hào)的混亂，建議煤炭企業(yè)在編制件號(hào)時(shí)也區(qū)分不同保管期限分別編制，這樣既便于檔案管理，也便于發(fā)生特殊情況時(shí)對(duì)永久檔案的及時(shí)搶救。

5??歸檔章的填寫宜用鉛筆

《實(shí)施細(xì)則》第三十三條規(guī)定“填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫”，其實(shí)結(jié)合檔案整理工作實(shí)際，對(duì)于歸檔章的填寫要求完全沒有這個(gè)必要。

在日常工作中，填寫歸檔章時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)件號(hào)編錯(cuò)、其他內(nèi)容寫錯(cuò)、文件漏編、分錯(cuò)類、需插件等情況，如果用碳素筆或黑色水筆等填寫，就不容易擦除和更改，再說歸檔章本來就是檔案整理時(shí)加上去的，不屬于檔案的構(gòu)成部分，只是為了便于查找檔案而做的“標(biāo)記”，同頁(yè)碼一樣，都屬于文件歸檔后對(duì)檔案整理時(shí)的再加工，沒有必要像要求檔案制成材料那樣去要求歸檔章要用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料來填寫，既然編頁(yè)碼時(shí)用鉛筆就是怕編錯(cuò)時(shí)好擦除，同樣填寫歸檔章也建議采用鉛筆。

6??二套檔案不宜裝訂成冊(cè)

《實(shí)施細(xì)則》第十三條規(guī)定“歸檔文件實(shí)行兩套制。一套按《規(guī)則》進(jìn)行文件級(jí)整理;一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發(fā)文匯集”。眾所周知，文書檔案之所以要進(jìn)行立卷改革，要改“卷”為“件”，因?yàn)椤凹辈还苁窃谡砩?，還是在提供利用上，都比“卷”有更多的優(yōu)勢(shì)，是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的有益嘗試，“卷”在好多時(shí)候暴露出不少的弊端，因此，國(guó)家檔案局才順應(yīng)時(shí)代發(fā)展推出了《規(guī)則》，進(jìn)行文書檔案的立卷改革。

在實(shí)際工作中，二套檔案的利用其實(shí)比一套檔案的利用更加頻繁，一來是因?yàn)楹枚嗬谜邅斫栝啓n案時(shí)能直接提供文件的文號(hào)或標(biāo)題、年度、發(fā)文單位等信息，從二套檔案里很容易就能查找出來;二來是即使不能提供上述信息，檔案人員通過檢索查出文件文號(hào)信息后，為了保護(hù)一套檔案原件，也習(xí)慣提供二套檔案來利用;三來檔案的利用一般都是單份文件利用，很少有需要查閱一個(gè)發(fā)文單位一個(gè)年度所有文件的。綜上所述，如果把二套檔案裝訂成冊(cè)，不但違背了《規(guī)則》提倡的改“卷”為“件”精神，也不利于檔案的復(fù)印和提供利用，建議二套檔案也同一套檔案一樣，以“件”為單位來整理。

7??文件單份裝訂不宜用縫紉機(jī)

《實(shí)施細(xì)則》第十八條規(guī)定“歸檔文件采用線繩裝訂，文件較?。?頁(yè)～39頁(yè)）的用縫紉機(jī)裝訂”。根據(jù)筆者多年的檔案工作實(shí)踐，縫紉機(jī)裝訂對(duì)檔案紙張的損壞極大，操作時(shí)掉落的紙屑也容易對(duì)縫紉機(jī)造成破壞，這種危害是雙向的，特別是對(duì)檔案紙張?jiān)斐傻奈：κ遣豢赡娴?，而且縫紉機(jī)裝訂不容易拆，不利于檔案數(shù)字化處理和提供利用時(shí)的復(fù)印。我就曾遇到一個(gè)檔案利用者，把借出的檔案復(fù)印時(shí)，直接把縫紉機(jī)裝訂部分給裁掉了，破壞了檔案原件，這引發(fā)了我對(duì)檔案裝訂方法的思考。檔案裝訂的原則是應(yīng)盡量減少對(duì)檔案紙張的損壞又便于檔案的數(shù)字化、復(fù)印和利用等，現(xiàn)在檔案數(shù)字化工作都提上了工作日程，但檔案數(shù)字化是建立在檔案規(guī)范整理基礎(chǔ)上的，檔案整理裝訂在前，數(shù)字化處理在后，建議較薄檔案的裝訂可以采用三種易拆又牢固的方法：一是包邊，在文件的左上角用牛皮紙包邊后用細(xì)棉線線裝;二是采用不銹鋼釘裝訂;三是采用簡(jiǎn)單線裝，就是像訂書機(jī)裝訂那樣，只不過把訂書機(jī)改成縫衣針、訂書釘改成細(xì)棉線。

8??文件排列、裝盒不宜按文件來源“一刀切”

《實(shí)施細(xì)則》第二十六條規(guī)定“歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。上級(jí)來文集中排列在本級(jí)檔案文件之前，下級(jí)來文集中排在其后”，第三十九條規(guī)定“裝盒時(shí)，上級(jí)文件與下級(jí)文件，應(yīng)分開裝盒。一般不與本機(jī)關(guān)文件混裝（針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件除外）”。

依筆者看來，上述規(guī)定有前后自相矛盾的地方，可操作性不強(qiáng)：一方面，既然歸檔文件要“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”，那么，就是強(qiáng)調(diào)了文件排列首先應(yīng)該按事由也就是問題來排列，而同一問題的文件，可能牽涉到上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)。如下級(jí)單位就某一問題請(qǐng)示上級(jí)主管部門，就需要下級(jí)單位先出一份請(qǐng)示，再以本級(jí)單位名義向上級(jí)主管部門請(qǐng)示，最后上級(jí)主管部門才會(huì)出具批復(fù)，凡此種種，這樣，就不可能實(shí)現(xiàn)“上級(jí)來文集中排列在本級(jí)檔案文件之前，下級(jí)來文集中排在其后”，如果硬要按文件的來源排列，就割裂了文件之間的事由聯(lián)系。另一方面，裝盒是按照件號(hào)順序來裝的，而件號(hào)又是根據(jù)文件排列決定的，既然前面已經(jīng)明確要求上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不能混排，那么，“針對(duì)本機(jī)關(guān)的上級(jí)文件與下級(jí)文件”也就不可能與本機(jī)關(guān)的文件排列在一起，怎么又會(huì)與本機(jī)關(guān)文件裝在一個(gè)盒子里呢？為了便于檔案的查找，建議歸檔文件排列、裝盒時(shí)還要按問題，而不是按文件的來源。

《規(guī)則》實(shí)行已有十幾年，而且《歸檔文件整理規(guī)則（修訂）》已列入國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司2014年度檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，期待國(guó)家檔案局出臺(tái)新的《規(guī)則》后，河南省檔案局也隨之出臺(tái)更合理、更科學(xué)的《實(shí)施細(xì)則》，以促進(jìn)歸檔文件整理水平的提高，為檔案的整理、保管、利用提供更好的保障。