論如何推動(dòng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

朱瑪

[摘 要]隨著國(guó)家電網(wǎng)進(jìn)一步的深化“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，加快智能電網(wǎng)建設(shè)和落實(shí)人才集約化管理的新形勢(shì)下。檔案管理作為供電企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，為加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”的現(xiàn)代化企業(yè)奠定基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]供電企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化

一、供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

在新形勢(shì)下，檔案的管理工作得到了空前的重視。但是由于歷史原因，檔案管理還普遍存在如下問(wèn)題：

（一）企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，減員增效，崗位合并使市級(jí)供電企業(yè)由多名專(zhuān)職檔案員減為1名專(zhuān)職檔案員，而縣級(jí)供電企業(yè)1名專(zhuān)職檔案管理員，還要身兼數(shù)職。

（二）檔案意識(shí)和法制觀念淡薄，檔案管理不規(guī)范。各種檔案集中在一個(gè)庫(kù)房，卻由各職能部門(mén)管理，沒(méi)有真正做到意義上的集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案資料整理不規(guī)范。不能按照供電企業(yè)檔案分類(lèi)表和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類(lèi)、整理、排列、編目、組卷、裝訂等等。特別是建設(shè)項(xiàng)目檔案，往往是在工程竣工后整理，資料發(fā)生不完整。

（四）迫切要求檔案管理的現(xiàn)代化。檔案室管理工具落后，沒(méi)有實(shí)行電腦軟件管理，技術(shù)手段、人員素質(zhì)低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。

二、加快檔案規(guī)范化管理

（一）加強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)硬件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到供電企業(yè)檔案管理工作的成效。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理，必須要有符合防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體要求的檔案專(zhuān)用庫(kù)房，并實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”。電子資料的廣泛使用需要為檔案工作配備必要的檔案管理軟件，購(gòu)置現(xiàn)代化管理所需的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備。從硬件建設(shè)上為企業(yè)檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是開(kāi)展檔案管理工作的保證。要明確檔案工作負(fù)責(zé)人，配備檔案員，形成完整的企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。收集部門(mén)管理范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，做初步的檔案整理工作，使檔案規(guī)范化管理得以保證。

（三）建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。在認(rèn)真貫徹《檔案法》的基礎(chǔ)上，供電企業(yè)需要根據(jù)檔案規(guī)范化管理工作的需要，結(jié)合公司實(shí)際情況制定并完善檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。使檔案管理工作有章可循，有制可依，使工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。如文書(shū)檔案管理制度、科技檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案查閱室管理制度、檔案查（借）閱歸還制度、檔案安全保密制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案檢查、統(tǒng)計(jì)工作制度、檔案工作“三納入”、“四參加”制度等。這是使檔案得以規(guī)范化管理的根本所在。

（四）開(kāi)發(fā)利用供電企業(yè)檔案。檔案信息資源在深化供電企業(yè)改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高供電質(zhì)量中發(fā)揮重要作用。實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)檔案規(guī)范化管理，要重視檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，如《電力工業(yè)志》、《大事記》、《組織沿革》、《文件匯編》、《歷屆職代會(huì)行政報(bào)告匯編》、《檔案利用效果典型事例匯編》、《電力設(shè)備匯編》等等，可為企業(yè)的機(jī)構(gòu)改革、人事任免、編史修志、職稱(chēng)評(píng)定等提供資料；為公司解決法律糾紛、變電站及線路設(shè)計(jì)、設(shè)備缺陷故障、設(shè)備改造、編制各種計(jì)劃和方案書(shū)、招投標(biāo)書(shū)等方面提供依據(jù)；為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

三、檔案規(guī)范化管理的具體措施

為使檔案管理能更好地為供電企業(yè)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)當(dāng)重視以下幾點(diǎn)：

（一）建立完善企業(yè)檔案工作規(guī)章制度，使企業(yè)檔案工作者有章可循，有據(jù)可依。依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，強(qiáng)調(diào)了依法治檔的必要性，明確規(guī)定凡屬?lài)?guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無(wú)條件地向本單位檔案部門(mén)移交。

（二）加快培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員。檔案管理人員是整個(gè)供電企業(yè)檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者，是規(guī)范化管理的靈魂，要求培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。不但要進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)培養(yǎng)，使專(zhuān)業(yè)人員了解供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容，而且要提高供電企業(yè)社會(huì)群體的檔案意識(shí)和法制觀念，要進(jìn)行檔案工作的基本法律宣教，使專(zhuān)業(yè)人員遵守檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，認(rèn)識(shí)到供電企業(yè)檔案的潛在價(jià)值，及其所帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，自覺(jué)參與檔案的管理與利用。當(dāng)然，檔案工作者也應(yīng)主動(dòng)提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和修養(yǎng)，積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)電力系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、文史知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，切實(shí)提高自身的素質(zhì)和綜合能力，使電力企業(yè)檔案分類(lèi)、歸檔準(zhǔn)確、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的開(kāi)發(fā)和編研起到促進(jìn)作用。

（三）疏通工作流程，加強(qiáng)精細(xì)管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。電子信息具有方便、快捷性的優(yōu)點(diǎn)，供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)充分發(fā)揮電子化手段。通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)管理等分門(mén)別類(lèi)地輸入計(jì)算機(jī)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決，使檔案信息在現(xiàn)代化設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)。配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類(lèi)信息的收集和整理，使供電企業(yè)檔案管理逐步規(guī)范化。隨著電力改革步伐加快，供電企業(yè)檔案規(guī)范化管理對(duì)實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代供電企業(yè)具有十分重要的意義。

四、轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新模式

（一）檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。主動(dòng)、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿(mǎn)意。

（二）檔案工作管理模式要?jiǎng)?chuàng)新。包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門(mén)立卷工作。目前許多檔案部門(mén)都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類(lèi)檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。如采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉艷.淺談檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2012，（19）.

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