淺談教育設備政府采購的信息化平臺設計

蔣雁丹

摘要：為滿足新形勢下教育設備政府采購信息化建設的需要，實現(xiàn)政府采購信息的有效管理和與財政采購管理平臺的無縫銜接，設計一個符合教育設備采購業(yè)務需求的信息化平臺，就變得越來越重要。本文重點介紹了以杭州市教育技術中心采購辦公平臺建設為例的六大亮點設計，并對信息化平臺的應用提出展望。

關鍵詞：教育設備 ?政府采購 ?信息化

隨著教育設備政府采購規(guī)模和范圍的不斷擴大，教育設備政府采購工作日益向深度和廣度推進，傳統(tǒng)的采購業(yè)務方式已然跟不上教育設備政府采購發(fā)展的步伐，因此信息化平臺的建設無疑成為了助推教育設備政府采購發(fā)展的必然方向。信息化平臺的進駐不僅能使教育設備政府采購工作更加公開、透明，方便教育設備采購當事人實施采購活動，而且能夠大幅提高采購效率，規(guī)范采購行為。

1 供應商管理——一次注冊，下載全年標書

在傳統(tǒng)的采購業(yè)務方式中，供應商參加每一個教育設備的政府采購項目，都必須攜帶招標公告要求的相關材料現(xiàn)場報名并領取招標文件。從工作量的角度，按平均每年有300余家供應商，平均每家供應商參加2個項目計算，所有供應商前來辦理報名業(yè)務的次數(shù)就達600余次，相應的，中心每年處理報名業(yè)務的次數(shù)也達600余次，這項事務性的工作占用了雙方大量的時間和精力。從信息管理的角度，供應商信息的冗余量大，信息呈發(fā)散狀，管理較為困難。信息化平臺上線后，供應商只需在每年年初攜帶注冊要求的相關材料現(xiàn)場注冊登記一次，憑注冊時綁定的手機號碼就可以獲取下載招標文件的驗證碼，輕松實現(xiàn)本年度所有招標文件的遠程下載。針對每個招標項目，信息化平臺都將記錄供應商的下載操作，作為供應商參加本項目投標的報名依據(jù)，從而省略了參加每個招標項目必須現(xiàn)場報名領取招標文件的環(huán)節(jié)。采購工作人員也只需登錄信息化平臺就可以對供應商的信息進行集中管理，輕松實現(xiàn)信息檢索，準入控制等操作。

2 技術方案審核制——一項創(chuàng)新，把關技術方案

傳統(tǒng)采購業(yè)務方式的轉(zhuǎn)變，勢必推動內(nèi)部業(yè)務操作制度的創(chuàng)新。針對教育設備政府采購項目的技術方案網(wǎng)上審核工作，中心專門成立了技術方案審核小組，小組成員均由中心教育設備相關領域的技術骨干組成，承擔相關領域的技術方案審核工作，組長由中心分管教育設備政府采購的主任擔任。技術方案審核制分為三個階段，分別是項目負責人初審、技術方案審核小組審核、技術方案審核小組組長終審。在整個方案的技術審核過程中，采購人與技術方案審核人員之間往往需要經(jīng)過多次溝通與交流，最終確認適合采購用的技術方案。而每一次溝通與交流都是以WORD在線編輯、保留修改痕跡、批注、留言的方式進行，同時啟用版本機制，一個來回確認為一個版本，所有修改版本可追溯，整個技術方案審核的業(yè)務交互信息都在信息化平臺中完整的記錄并保存下來，當發(fā)生數(shù)據(jù)修改和業(yè)務操作責任不明晰時，可以提供有效的依據(jù)。

3 用戶代表庫——一支隊伍，遠離灰色地帶

《浙江省政府采購評審專家管理辦法》規(guī)定，“采購單位可以派代表參加評審小組”，因此采購單位往往都會選派代表參與自身項目的評審工作。然而在評標的過程中我們發(fā)現(xiàn)，由于采購人代表立場的特殊性，有時會給出一些具有傾向性的建議，引導了其他評委的評審工作，這樣的做法不但影響了評審過程的公平性、公正性，也使其自身走入了廉政意識的灰色地帶中。為了避免采購人代表可能出現(xiàn)類似問題，也為了能有效利用教育系統(tǒng)中的專業(yè)人才資源，中心特別申請成立了用戶代表庫，廣納杭州市教育系統(tǒng)中信息技術、網(wǎng)絡、電教、實驗等方面的業(yè)務骨干加入其中。每個項目評標前，以系統(tǒng)隨機抽取方式產(chǎn)生一名非采購人代表，這名隨機產(chǎn)生的非采購人代表將代替采購人代表來行使原有的用戶代表權利。新的用戶代表將同時兼顧評委和采購人的工作，公平公正地對項目質(zhì)量進行嚴格審查。這樣一支隊伍的成立，有效保障了采購人的合法權益，進一步規(guī)范了政府采購行為，抑制腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，使評審過程更具公平、公正性，也讓采購人代表從灰色地帶中解脫出來。

4 電子輔助評標——一套系統(tǒng)，維護評標秩序

《中華人民共和國招標投標法》規(guī)定，“評標由招標人依法組建的評標委員會負責”，賦予了評標委員會較大的權力，由于評委的業(yè)務水平不盡相同，如果對評標過程沒有有效的約束，就有可能出現(xiàn)“人情標”。因此，為了增強評標的科學性和公正性，打造一個更加公平、公正的評標環(huán)境，對整個評標委員會評審環(huán)節(jié)實施電子輔助評標。充分利用計算機的數(shù)據(jù)處理能力，輔助評委更加充分地發(fā)揮專業(yè)水平，進行公正的評審。評標系統(tǒng)使用獨立內(nèi)網(wǎng)登錄方式，每次評標開始之前，系統(tǒng)會為每位評委分配隨機產(chǎn)生的登陸密碼，增加評標系統(tǒng)使用的安全性。在評分過程中，系統(tǒng)會對評標委員會輸入的分值進行即時的比對和糾錯，當輸入的分值不符合要求時，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，評委可以及時發(fā)現(xiàn)并進行更正。評委提交評分后，系統(tǒng)可以對評標委員會的評分情況進行智能分析比對，當某一評標專家對某一供應商的打分存在明顯傾向性，并且有可能逆轉(zhuǎn)多數(shù)評委給出的評標結(jié)果時，系統(tǒng)會發(fā)出預警，提醒項目負責人予以關注。系統(tǒng)還可以根據(jù)設定的評分標準，對各供應商的投標報價自動進行價格分計算，這項分值在評標委員會評審均為不可見，直到評標委員會提交評分后，自動計入各供應商的投標總分中。使評標委員會可以不受價格分的影響，對供應商的投標做出公正的評審。電子輔助評標系統(tǒng)的使用解決了傳統(tǒng)評標模式中難以克服的弊病，特別是由于人為干預評標工作的消極因素，從而有效地提高了評標工作的公平性、公正性、科學性。

5 合同在線備案——一種機制，投保陽光采購

《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定，“采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同”，“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內(nèi)，采購人應當將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關部門備案”。但在實際工作中，往往會出現(xiàn)“項目實施先行，合同簽訂滯后，合同監(jiān)管鞭長莫及”的現(xiàn)象，這樣的現(xiàn)象容易給不誠信的供應商帶來可乘之機，也容易成為滋生腐敗現(xiàn)象的溫床。為了抑制此類現(xiàn)象的發(fā)生，合同采用在線備案的方式，供應商按統(tǒng)一格式上傳合同初稿并提交采購人確認，采購人如對采購合同內(nèi)容存在異議，可以提出修改意見并退回至供應商，采購人如對采購合同無異議，可以將合同提交至對應的項目負責人處進行審核。項目負責人將以法律法規(guī)和招投標文件為依據(jù)，對合同內(nèi)容進行審核，審核通過的合同予以備案，審核不通過的合同將退回至供應商處進行修改。從合同簽訂工作的發(fā)起到合同備案工作的完成，整個過程的時間信息及協(xié)商修改信息都被清晰地記錄了下來，明確合同簽訂的責任，對采購人和供應商的履約行為起到有效的約束作用。

6 短信提醒業(yè)務——一條短信，詮釋人性設計

在傳統(tǒng)的采購業(yè)務方式中，經(jīng)常會出現(xiàn)采購人、供應商、中心工作人員之間由于沒有在規(guī)定時間內(nèi)取得聯(lián)系，而影響了采購工作的時效性。信息化平臺上線后設立了短信提醒業(yè)務，在三方參與采購的過程中，對各方待辦工作進行短信提醒，以確保采購工作的順利進行。短信提醒業(yè)務在采購過程中的有效介入，避免了采購人、供應商、中心工作人員之間在工作業(yè)務的對接上出現(xiàn)延時，影響采購效率。

隨著信息化平臺建設二期項目的推進，信息化平臺的功能得到進一步完善與提升，采購當事人使用信息化平臺的積極性越來越高，完全由最初的“要我用”到現(xiàn)在“我要用”的轉(zhuǎn)變。雖然目前信息化平臺運行穩(wěn)定，功能較豐富，但在當前信息化技術不斷發(fā)展以及采購工作要求不斷變化的形式下，如何最大化地提升信息化平臺的運用效果，還有待進一步努力。

①信息化平臺與政府采購監(jiān)管部門的無縫銜接。全面實現(xiàn)與政府采購監(jiān)管部門的信息互通，零障礙的數(shù)據(jù)交互，最終擁有一個信息共享的平臺。②信息化平臺與移動互聯(lián)網(wǎng)的對接。支持各類終端體驗，尤其是能支持各類移動終端，可以根據(jù)不同的采購角色定制不同的推送信息，可支持移動辦公，方便使用。③解決技術方案審核量與技術方案審核小組成員數(shù)量之間不匹配的問題。應逐步擴增技術審核小組成員數(shù)量，邀請教育系統(tǒng)中的優(yōu)秀技術人才加入技術方案審核小組，為技術方案的審核提供強有力的技術支持。④安全性問題。加強對信息化平臺的安全管理與監(jiān)控，從法律、管理和專業(yè)技術的角度為信息化平臺提供更多的保障，促進更多的可能性，比如數(shù)字簽名、CA認證等技術的應用，把好網(wǎng)絡安全認證關。⑤采購人員的知識和技能仍需提高。進一步提升信息化環(huán)境中采購人員的執(zhí)業(yè)水平，加強采購人員在信息技術知識、政府采購業(yè)務知識及新政策法規(guī)等方面的培訓。

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