應(yīng)用ERP系統(tǒng)提升項(xiàng)目投資管理水平

魏連忠

摘要：ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。筆者對(duì)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊的業(yè)務(wù)流程及功能、應(yīng)用模式、對(duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式的提升作用等的闡述，以及對(duì)PS模塊成功應(yīng)用的因素的分析，對(duì)提升項(xiàng)目投資管理水平具有指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：ERP；項(xiàng)目投資管理

中圖分類號(hào)：F062.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）12-0236-01

為加強(qiáng)投資計(jì)劃和項(xiàng)目管理力度，中國(guó)石化股份公司在下屬的分（子）公司相繼實(shí)施了ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)通過PS（Project System）模塊來管理投資計(jì)劃盤子以及項(xiàng)目建設(shè)。

一、項(xiàng)目投資管理整體業(yè)務(wù)流程及實(shí)現(xiàn)的功能

ERP系統(tǒng)的PS模塊主要涉及以下業(yè)務(wù)流程：項(xiàng)目預(yù)算分配、項(xiàng)目開工、工程物資和服務(wù)采購(gòu)、物資領(lǐng)用、工程進(jìn)度確認(rèn)、費(fèi)用過賬、付款、驗(yàn)收結(jié)算等。

PS模塊實(shí)現(xiàn)的功能包括：投資規(guī)?？刂啤㈨?xiàng)目結(jié)構(gòu)管理、項(xiàng)目概預(yù)算管理、工程合同管理、外包服務(wù)管理、工程物料管理、成本歸集與核算、項(xiàng)目資金支付、月末結(jié)算與工程竣工轉(zhuǎn)資、報(bào)表與分析等。

二、PS模塊應(yīng)用模式

PS模塊通過投資管理（IM）子模塊實(shí)現(xiàn)投資規(guī)模控制，通過投資程序結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)投資計(jì)劃預(yù)算分配與管理；通過項(xiàng)目定義標(biāo)識(shí)項(xiàng)目的唯一性，項(xiàng)目關(guān)聯(lián)在投資程序結(jié)構(gòu)下，從而實(shí)現(xiàn)投資盤子對(duì)項(xiàng)目總體預(yù)算的控制；通過WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結(jié)構(gòu)）實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目組織架構(gòu)管理，進(jìn)而管理項(xiàng)目分項(xiàng)預(yù)算，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目明細(xì)結(jié)構(gòu)下各項(xiàng)任務(wù)預(yù)算控制；通過網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程中各項(xiàng)任務(wù)管理。

（一）投資管理模塊

通過ERP系統(tǒng)的投資管理（IM）模塊以及權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)各分（子）公司的投資規(guī)?？刂?；實(shí)現(xiàn)總部對(duì)各分（子）公司的投資項(xiàng)目進(jìn)行不同層級(jí)的預(yù)算控制。所有投資類項(xiàng)目均關(guān)聯(lián)總部寫入ERP系統(tǒng)中的投資結(jié)構(gòu)，并實(shí)時(shí)激活預(yù)算可用性控制。

（二）項(xiàng)目定義

項(xiàng)目定義是遵循事前制定好的編碼規(guī)則，將項(xiàng)目的基本屬性加以表達(dá)，具有唯一性。項(xiàng)目定義是WBS（工程分解結(jié)構(gòu)）的基礎(chǔ)。

（三）WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結(jié)構(gòu)）

WBS是一個(gè)項(xiàng)目的層次結(jié)構(gòu)模型，是以層次結(jié)構(gòu)的形式將完成一個(gè)項(xiàng)目所要執(zhí)行的任務(wù)層層細(xì)分所形成的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)。它將項(xiàng)目分解為不同層次的更小的更易管理的單元，可以應(yīng)用對(duì)這些單元來進(jìn)行預(yù)算控制、成本核算、計(jì)劃成本時(shí)間和計(jì)劃成本等。

（四）網(wǎng)絡(luò)（Network）

網(wǎng)絡(luò)即為項(xiàng)目作業(yè)內(nèi)容的有序組合，用于歸集項(xiàng)目建設(shè)所需的甲供材、外部服務(wù)和其他費(fèi)用等。通過將網(wǎng)絡(luò)與WBS關(guān)聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)施工建設(shè)內(nèi)容、物資和勞務(wù)需求、費(fèi)用入帳的明細(xì)化。

三、PS模塊對(duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式的提升

（一）項(xiàng)目建立——項(xiàng)目定義唯一性，避免計(jì)劃外項(xiàng)目的發(fā)生

PS實(shí)施前，項(xiàng)目一般按前期工作程序報(bào)批并列入計(jì)劃后實(shí)施，但存在部分項(xiàng)目名稱、內(nèi)容前后變化；不按投資計(jì)劃管理要求，先行實(shí)施等現(xiàn)象。PS實(shí)施后，項(xiàng)目必須按前期工作程序報(bào)批并下達(dá)計(jì)劃，沒有列入計(jì)劃的項(xiàng)目在PS系統(tǒng)無法創(chuàng)建和實(shí)施，增強(qiáng)了計(jì)劃的嚴(yán)肅性。

（二）物資采購(gòu)——物料嚴(yán)格針對(duì)項(xiàng)目，服務(wù)合同內(nèi)容線上清晰

PS實(shí)施前，項(xiàng)目甲供材的需求與項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系無法直觀看出，服務(wù)合同不在ERP系統(tǒng)內(nèi)反映。PS實(shí)施后，嚴(yán)格針對(duì)PS模塊中的項(xiàng)目物料需求，產(chǎn)生的需求能在系統(tǒng)上實(shí)時(shí)反映到物資供應(yīng)部門。

（三）施工管理——實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目進(jìn)度，自動(dòng)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)際成本，部門信息共享

PS實(shí)施前，項(xiàng)目進(jìn)度管理的信息分散在各部門，沒有信息的共享；項(xiàng)目實(shí)施過程中的形象進(jìn)度反饋不及時(shí)；不能及時(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際成本。PS實(shí)施后，各相關(guān)部門都可以在一個(gè)平臺(tái)上查看項(xiàng)目進(jìn)度的信息，及時(shí)反映形象進(jìn)度。

（四）投資計(jì)劃——項(xiàng)目投資控制，嚴(yán)把成本支出關(guān)

PS實(shí)施前，項(xiàng)目投資不能夠完全做到實(shí)時(shí)控制。PS實(shí)施后，投資計(jì)劃實(shí)時(shí)控制，項(xiàng)目轉(zhuǎn)資后實(shí)時(shí)反映在系統(tǒng)中，計(jì)劃管理部門可以及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目關(guān)閉，避免了項(xiàng)目計(jì)劃外成本的發(fā)生。

四、PS模塊成功應(yīng)用的關(guān)鍵因素

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、組織落實(shí)、制度完善是實(shí)施ERP的前提

ERP建設(shè)是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)要充分重視，確保組織落實(shí)，各單位要有明確、到位的分管ERP領(lǐng)導(dǎo)，要有具體的管理部門，要配備技術(shù)支持人員和業(yè)務(wù)支持人員。必須不斷完善配套制度。

（二）科學(xué)設(shè)計(jì)流程是ERP實(shí)施與應(yīng)用的關(guān)鍵

雖然ERP代表先進(jìn)的管理理念，但企業(yè)業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況是復(fù)雜多樣的。怎么把ERP的先進(jìn)理念與復(fù)雜的實(shí)際科學(xué)有效的結(jié)合起來，是推行ERP的關(guān)鍵所在。

（三）關(guān)鍵用戶、最終用戶是ERP實(shí)施與應(yīng)用的技術(shù)支撐

必須配備有專職的關(guān)鍵用戶。ERP是一套需要在開發(fā)過程中不斷完善的管理軟件系統(tǒng)，必須有關(guān)鍵用戶全身心投入，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，才能保證系統(tǒng)的順利上線。對(duì)于PS模塊，需要培養(yǎng)跨模塊、高素質(zhì)的關(guān)鍵用戶隊(duì)伍。

最終用戶的培訓(xùn)質(zhì)量是ERP運(yùn)行成功的有力保障。ERP的實(shí)施效果，很大程度上取決于最終用戶的使用效果，最終用戶的培訓(xùn)質(zhì)量也決定了系統(tǒng)出錯(cuò)率的高低，因此必須全力做好最終用戶的培訓(xùn)工作。

（四）處理好與其它模塊的關(guān)系是PS運(yùn)行的必要條件

項(xiàng)目管理工作涉及的部門多，PS模塊運(yùn)行的好壞，不僅與項(xiàng)目管理部門有關(guān)，也與其它部門密切相關(guān)。如物裝部門在線上的及時(shí)收發(fā)貨、財(cái)務(wù)部門及時(shí)準(zhǔn)確的結(jié)算項(xiàng)目成本等。應(yīng)站在全局的高度，從企業(yè)整體利益著眼，協(xié)調(diào)好PS模塊與其它模塊的關(guān)系。

（五）ERP系統(tǒng)的功能還應(yīng)進(jìn)一步完善和提升

雖然PS模塊的系統(tǒng)報(bào)表可以查詢關(guān)于項(xiàng)目的豐富信息，但由于系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表數(shù)據(jù)相對(duì)較為分散，很難在一張表上查詢所需的主要信息。同時(shí)，操作比較復(fù)雜。這就要求一方面要穩(wěn)定關(guān)鍵用戶及最終用戶隊(duì)伍，在實(shí)踐中適時(shí)開發(fā)實(shí)用報(bào)表；另一方面對(duì)PS模塊的功能進(jìn)一步提升，使相關(guān)業(yè)務(wù)人員更易掌握，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更易使用。

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[責(zé)任編輯：王 鑫]