檔案安全保障體系建設(shè)研究

卓淑清

[摘 要]檔案管理保證體系建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是檔案安全管理必然的要求，檔案安全保障體系建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)人員有足夠的意識，從上到下進(jìn)行形成安全管理氛圍，進(jìn)而促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要通過對檔案安全保障體系建設(shè)措施，進(jìn)而探討了檔案安全保障體系實現(xiàn)的目標(biāo)，希望能夠為我國盡快實現(xiàn)檔案管理保證體系提供有益幫助。

[關(guān)鍵詞]檔案安全保障體系；建設(shè)；研究

檔案安全保障體系建設(shè)措施有很多，比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這種保障體系建設(shè)的第一步也是關(guān)鍵的一步，因此需要檔案管理人員格外重視，除此之外，還可以對其進(jìn)行安全控制，尤其是那些需要庫存的重要紙質(zhì)檔案，要隨時隨地對其進(jìn)行監(jiān)控，保障其安全。實際上，其建設(shè)措施不止上述兩個，接下來筆者就其建設(shè)措施以及實現(xiàn)目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)的闡釋。

一、檔案安全保障體系建設(shè)措施

我國檔案管理逐漸進(jìn)入到了現(xiàn)代化，但是現(xiàn)代化的管理方式依然存在安全問題，尤其是電子檔案管理安全問題更加突出，雖然由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過渡到現(xiàn)代的電子檔案管理是檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，但是如果要維持這種進(jìn)步則需要規(guī)避其中的問題，現(xiàn)代電子檔案管理主要依賴計算機(jī)管理，而計算機(jī)雖然有利于檔案保存并且能夠提高檔案的使用效率，但是其安全隱患卻一直存在，因此需要建立檔案安全保障體系，以使我國的檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展，這對保護(hù)我國的珍貴檔案也有一定的積極作用，筆者認(rèn)為可以以下幾方面入手：

1、做好檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施是建立安全保障體系的基礎(chǔ)，也是對檔案進(jìn)行全面開發(fā)的最重要的一步，現(xiàn)代檔案開發(fā)管理都需要安全基礎(chǔ)設(shè)施做保證，以此來提高檔案為人民服務(wù)的質(zhì)量，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括很多方面，比如保管環(huán)境、監(jiān)控設(shè)備等。相關(guān)人員要從整體上把握，逐步的落實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案，尤其是在安保監(jiān)管，以便隨時觀察監(jiān)控設(shè)備狀況。

2、安全全程控制

檔案從生成到最終銷毀都要做好控制工作，整個過程中每一個環(huán)節(jié)都要及時登記在冊，其具體的控制措施如此：第一，做好前端控制，也就是預(yù)先做好設(shè)計工作，將一切的安全隱患都消除在萌芽狀態(tài)中；第二，做好日常維護(hù)工作，因為有很多檔案不僅需要電子保存，還需要保留原始的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案收藏到庫房中，要重點對庫房中的檔案進(jìn)行日常的管理，尤其是要保持庫房環(huán)境干凈整潔；第三，對重要的檔案一定要做好備份，以防意外情況出現(xiàn)，對損失的檔案文件要盡最大可能恢復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)，快速響應(yīng)；第四，做好日常的服務(wù)工作，檔案管理的最終目的就是能夠發(fā)揮其使用價值，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此管理的同時，最重要的就是利用，但是在提供服務(wù)時，也要保證檔案安全。

3、安全組織管理

其工作重點就是對檔案管理人員進(jìn)行檔案安全教育，提高檔案安全管理的意識。要完善組織建設(shè)，尤其是各個檔案管理部門的具體職責(zé)根據(jù)其具體的職能分配好是，各個部門之間既要有一定的獨立性，也要經(jīng)常溝通，尤其是對檔案安全管理工作要做好溝通，定期對工作進(jìn)行總結(jié)，先進(jìn)經(jīng)驗的要及時采納，無論是檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，還是具體的一線員工都要進(jìn)行安全教育，對其進(jìn)行培訓(xùn)，只有培訓(xùn)合格的人員才能上崗。

4、符合安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

我國對檔案安全管理已經(jīng)出臺了相關(guān)的政策，主要是為了規(guī)范檔案管理管理事業(yè)，如果出現(xiàn)嚴(yán)重的違法亂紀(jì)行為能夠有法可依，為我國的檔案安全管理發(fā)展奠定了堅實的法律基礎(chǔ)。面對全國多數(shù)檔案館的檔案基本上還停留在傳統(tǒng)管理階段的現(xiàn)象，檔案安全保障體系的科學(xué)建立和實施、檔案開發(fā)與利用、環(huán)境的有效控制、災(zāi)害預(yù)防與治理、安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的實施及安全教育、安全檢查、安全考核等制度的落實都會出現(xiàn)相應(yīng)的問題，不研究新的檔案安全保障管理方式，許多安全活動將會走過場，對危險源的微觀控制將難于落實。檔案安全保障體系構(gòu)建有利于檔案整體化、系統(tǒng)化、全面化地推進(jìn)，這是建立有中國特色的檔案理論和實踐的一項新探索，具有標(biāo)志性的意義。

二、檔案安全保障體系實現(xiàn)目標(biāo)

構(gòu)建檔案安全保障體系的前提是分析檔案安全保障體系的理論定位與實際應(yīng)用的關(guān)系，爭取實現(xiàn)基于高起點、實現(xiàn)高目標(biāo)、開拓新局面。目前，國內(nèi)外關(guān)于檔案安全保障體系的理解大致有三層含義：其一，控制環(huán)境，降低風(fēng)險。這里的“環(huán)境”是指檔案保管環(huán)境、物理環(huán)境、社會環(huán)境、信息存儲環(huán)境等，降低環(huán)境因素對檔案安全的影響，最大可能降低風(fēng)險。其二，建立安全保障平臺，采取安全防護(hù)措施，使檔案盡可能保持穩(wěn)定狀態(tài)。其三，對已經(jīng)處于不安全環(huán)境中的檔案，采取各種措施使其達(dá)到新的穩(wěn)定狀態(tài)，保存其信息的可讀、可用和可藏。這三層含義包括檔案安全保障體系中的社會因素、管理體制、組織體系、策略、政策法規(guī)、安全保障技術(shù)或安全保護(hù)效果的評價等等較為宏觀的要素。檔案安全保障屬于檔案管理和檔案維護(hù)中非常重要的一部分工作，需要滲透到檔案形成階段、保管階段和維護(hù)階段，也就是整個生命周期。如對于檔案保管單位來講需要進(jìn)行系統(tǒng)的檔案安全現(xiàn)狀的普查工作，了解檔案的種類、損壞程度、檔案保管安全現(xiàn)狀和存在的安全隱患，建立檔案安全數(shù)據(jù)庫平臺。

檔案安全保障體系建設(shè)的指導(dǎo)思想應(yīng)是堅持嚴(yán)格保護(hù)、有效管理、分類指導(dǎo)、合理利用，以健全法律法規(guī)、提高人員素質(zhì)、加強(qiáng)規(guī)劃管理、完善基礎(chǔ)條件、強(qiáng)化監(jiān)管手段為重點，立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，加快體制機(jī)制創(chuàng)新，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，全面增強(qiáng)檔案資源保護(hù)力度，推動我國檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。檔案安全體系隨著社會歷史的進(jìn)程和環(huán)境的改變而變化，它在戰(zhàn)略制定中需要主動分析檔案的基礎(chǔ)、發(fā)展需求和目標(biāo)環(huán)境的改變，確立主動發(fā)展戰(zhàn)略體制，從而改變被動應(yīng)付的局面。檔案安全體系從宏、微觀的兩個層面決定了基本的戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、結(jié)語

綜上所述，可知檔案安全保障體系的建設(shè)十分必要，這既關(guān)系到我國檔案事業(yè)的發(fā)展，又關(guān)系到檔案具體的利用，雖然我國的檔案事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到了電子管理時代，但是其面臨的安全問題更多，只有不斷地規(guī)避安全風(fēng)險，不斷提高其利用價值，才能最大程度的發(fā)揮安全保障體系的作用。

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