企業(yè)會計憑證的科學(xué)化管理

杜華

摘 要：會計檔案主要就是指會計類相關(guān)憑證，會計賬簿、財務(wù)報告等這些比較專業(yè)的會計核算資料，是企事業(yè)單位為了記錄和反映出所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)情況而保存的重要資料證據(jù)、極其重要的經(jīng)濟檔案，是檢查單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)。文章分析了會計檔案管理中存在的資料信息不全、利用不充分、電子檔案管理混亂等問題，闡明了問題存在的原因，并提出了改進并且切實提高會計檔案管理水平的有效改善手段。

關(guān)鍵詞：會計檔案；科學(xué)管理

會計檔案是企事業(yè)單位記錄和反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的專業(yè)性文件或電子材料，是非常重要的歷史材料和證據(jù)。根據(jù)會計檔案的重要性，我國《會計法》等相關(guān)的法律法規(guī)對會計檔案的界限劃定、裝訂整理的規(guī)范性、保管使用方法、合法移交銷毀程序等具體內(nèi)容都進行了十分明確的規(guī)定。

一、會計檔案管理的含義及其作用

1.財務(wù)會計檔案是在財務(wù)活動過程中形成的具有保存價值的一種會計材料記錄，這些財務(wù)記錄都是對企事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的客觀記錄。對財務(wù)檔案的重視程度反映了單位有關(guān)經(jīng)濟秩序的正常和合法性。

2.作用：信息保障作用、維系管理作用、監(jiān)督檢查作用、經(jīng)濟歷史研究作用、憑證、查考作用。

3.價值：這是單位制訂下一季度財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)來源；是單位進行經(jīng)濟決策科學(xué)的信息來源；是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。

4.管理職責(zé)：按規(guī)定和要求定期收集與征集需要歸檔的會計文件和會計檔案；對會計文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進行必要的審查核對，并整理組卷，編制會計文檔目錄，委派專人保管；對所藏會計檔案實行科學(xué)管理，裝具齊備，存放有序，嚴(yán)格實行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會計檔案的實體散失和內(nèi)容泄密；利用會計檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案利用工作制度；對已滿一定保管期限的會計檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進行處置；對單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動離職等事項發(fā)生時檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。

二、財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

財務(wù)檔案管理要及時進行歸檔、整理，將原始憑證、賬簿、預(yù)決算報表、工資表，財政廳下發(fā)的文件及按照文件要求編制的相關(guān)報表等資料統(tǒng)一裝訂，編寫全宗號、目錄號，按照財務(wù)檔案的保管期限進行保管，對超出保管期限的財務(wù)檔案登記造冊，裝箱封存，由專人送往銷毀站進行銷毀等。財務(wù)檔案管理這些過程中存在著許多的問題：

1.不了解檔案管理中全宗號、目錄號的意思，在原始憑證裝訂后只是簡單的按順序排列；

2.財政廳下發(fā)文件要求編制報表、上報報表，在檔案中只有報表，未將文件、報表、說明全套資料收集齊全，資料缺失嚴(yán)重；

3.經(jīng)年累計的財務(wù)資料簡單堆放在財務(wù)檔案室中，不易尋找；

4.沒有財務(wù)檔案目；

5.下設(shè)公司撤銷后，也將財務(wù)檔案裝箱堆放在財務(wù)檔案室中，沒有目錄信息，不知具體保管的是什么資料；

6.財務(wù)人員對財務(wù)檔案的保管、整理、歸檔意識淡漠，不重視，簡單的認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)交給自己的沒丟失，往文件柜里隨便堆放就可以了。

三、針對上述問題提出的一些的對策：

1.從檔案管理人員角度來分析：（1）需強化管理人員的意識重視程度：一方面要切實克服傳統(tǒng)會計檔案管理過程中的錯誤觀念，及時糾正會計人員在檔案管理過程中的一些錯誤做法。從另一方面來看，我們要積極引進并學(xué)習(xí)新的專業(yè)的檔案管理思想、管理方法，提高并樹立檔案管理的時效完整性、檔案質(zhì)量保證性及資料有效利用性的各方面的意識。

（2）要加強對會計人員的專業(yè)崗位技能方面的培訓(xùn)，提高相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)：讓會計人員定期參加繼續(xù)教育方面的培訓(xùn)，開展專題的專門的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等，尋求并發(fā)現(xiàn)在不同情況下的業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有會計財務(wù)人員掌握了最新的相關(guān)業(yè)務(wù)形式，才能針對性的提高及時處理突發(fā)問題的反應(yīng)能力。

（3）發(fā)展培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員：由于會計檔案設(shè)計的具體資料內(nèi)容十分廣泛，特別專業(yè)并且嚴(yán)密，是不能按常規(guī)性的檔案管理辦法來進行一般管理。大部分的檔案管理人員或是只會會計或只會檔案管理這些一方面的知識內(nèi)容，并不能充分勝任現(xiàn)代的會計檔案管理工作需要，充分學(xué)習(xí)和培養(yǎng)這些人員掌握各種現(xiàn)代的管理技術(shù)知識和技能，這樣才能真正適應(yīng)我國新時期的會計檔案管理的要求。

2.從財務(wù)檔案管理實施上來講。對于會計檔案管理過程中存在的這些問題，只有采取相關(guān)有效的解決措施，才能有效地改善企事業(yè)單位在檔案管理工作的現(xiàn)狀：

（1）建立健全的檔案管理制度，完善具體的檔案管理手段。從嚴(yán)密并有序且規(guī)范的要求來看，會計檔案管理應(yīng)當(dāng)充分地重視制度的建設(shè)，一定要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的要求，積極地推進會計檔案管理的科學(xué)規(guī)范化、制度現(xiàn)代化工作。建立良好的會計檔案入庫審查制度，以此來提高相關(guān)檔案的質(zhì)量要求；要建立會計檔案查詢、借閱或復(fù)印等制度，確保會計檔案資料的安全及防止檔案資料的遺失與泄密。現(xiàn)代新型會計檔案，是以會計電算化條件發(fā)展的前提下，成為會計檔案管理的一種重要形式，這是會計檔案現(xiàn)代化管理對管理手段與管理環(huán)境提出的新要求。

（2）要設(shè)置專人進行檔案管理，并制定出詳細(xì)具體的會計檔案管理崗位職責(zé)。崗位職責(zé)、還有擔(dān)任崗位的標(biāo)準(zhǔn)要在制度中明確提出并具體體現(xiàn)出來，規(guī)定出相應(yīng)的崗位要求，使每一個在職人員在自己的崗位上做好檔案管理工作、并且在完成檔案服務(wù)職能的同時，真正把檔案管理工作進行得細(xì)致、充分。

（3）要結(jié)合現(xiàn)代會計電算化工作的特點，制定財務(wù)資料電子檔案的具體管理制度辦法。各單位要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，制定切實可行的電子檔案管理的具體辦法，電子軟件要交給檔案室進行保存管理；會計的電子管理數(shù)據(jù)要定期備份，進行分類存放；同時要對財務(wù)電子管理軟件進行定期維護、升級，并做好計算機硬件的配備工作。

在企事業(yè)單位進行會計檔案管理工作時，一定要嚴(yán)格按照我國現(xiàn)行的法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際工作情況，不斷研究新的管理方法，提高專業(yè)的會計人員責(zé)任心和使命感，在這種情況下，我國的會計檔案管理工作才會不斷取得進步。

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