基于高校數(shù)字化檔案安全管理體系的研究

李江霞

（廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院，廣州 510925）

伴隨著信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，高校檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程也不斷加快，數(shù)字化檔案的建設(shè)與研究越來越顯得重要，而作為數(shù)字檔案建設(shè)的重要內(nèi)容數(shù)字檔案信息安全越來越受到關(guān)注。為了促使高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地發(fā)展，加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建，是當(dāng)前高校數(shù)字化檔案建設(shè)所面臨的重要課題。本文將從數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵出發(fā)，對高校數(shù)字化檔案安全管理的重要性進(jìn)行分析，并就如何構(gòu)建高校數(shù)字化安全管理體系，提出相應(yīng)策略，希望起到拋磚引玉的作用。

1 數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵

何謂數(shù)字化檔案？數(shù)字化檔案是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的一種新型的檔案信息類型。它是指利用現(xiàn)代技術(shù)而形成的，對國家和社會(huì)都是具有一定保存價(jià)值的，并且經(jīng)過嚴(yán)格的歸納整理后，依賴于計(jì)算機(jī)保管，可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸使用，以數(shù)字代碼記錄文字、圖像、聲音等不同形式的歷史記錄。這些數(shù)字資源日后將會(huì)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供檔案利用的主要材料。

2 高校數(shù)字化檔案安全管理的重要性

高校檔案是對高校教學(xué)工作、科學(xué)研究、競爭管理與其他院校進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)所形成的，對高校和社會(huì)有保存價(jià)值的多種文字、圖片、音像等不同形式的歷史記錄。高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，在高校數(shù)字化校園的建設(shè)過程中，高校檔案管理逐漸步入信息化管理階段，這為高校檔案管理工作帶來了新鮮血液與巨大挑戰(zhàn)。在科技不斷進(jìn)步的今天，高智能犯罪手法不斷涌現(xiàn)，各高校亟需采用數(shù)字化信息手段管理檔案信息，高校數(shù)字化檔案安全管理可以有效預(yù)防和打擊高校犯罪，確保高校的安全，以保證高校正常的教學(xué)與科研活動(dòng)的開展。因此，我們需要深刻理解數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵，清醒地認(rèn)識(shí)到高校數(shù)字化檔案安全管理的重要性，并不斷積極探索高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建策略。

3 高校數(shù)字化檔案安全管理體系構(gòu)建策略

鑒于高校數(shù)字化檔案工作面臨的威脅，要確保高校數(shù)字化檔案的信息安全，可以從以下幾個(gè)方面著手，建立相應(yīng)的安全管理體系。

（1）加強(qiáng)管理人員的教育與管理，強(qiáng)化高校數(shù)字化檔案管理人員隊(duì)伍的安保意識(shí)和工作能力。合格的人員隊(duì)伍是確保數(shù)字化檔案工作安全的關(guān)鍵，因?yàn)閷?shù)字化檔案信息的安全保護(hù)，并不是少數(shù)網(wǎng)絡(luò)管理人員的職責(zé)所在，它需要所有從事檔案管理工作人員都要積極地參與進(jìn)去，這是因?yàn)槊總€(gè)人都有可能無意中就將檔案上的信息泄露出去，所以提高檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)就顯得尤為重要了。要經(jīng)常完善安全教育化體系的同時(shí)，還要積極普及防護(hù)知識(shí)，尤其是那些強(qiáng)調(diào)帶有高密級(jí)風(fēng)險(xiǎn)的數(shù)字化信息檔案，一定要增強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)，做到防患于未然。

（2）完善相關(guān)的管理制度，建立高校數(shù)字化檔案安全管理的制度體系。俗話說，無規(guī)矩不成方圓，制定并實(shí)施切實(shí)可靠的安全管理制度，是確保高校數(shù)字化檔案安全管理的基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化檔案工作的科學(xué)、有序，和數(shù)字檔案信息的真實(shí)、可靠、安全，必須制定完善的管理制度、管理規(guī)范。要建立完善的管理制度，就要制定包括通訊設(shè)備、服務(wù)器、機(jī)房等網(wǎng)絡(luò)上允許并支持檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部系統(tǒng)，還要求包括數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的定期維護(hù)等管理制度。要對這些設(shè)備的維護(hù)、制度的管理落實(shí)到相關(guān)負(fù)責(zé)人，責(zé)任人要做到恪盡職守，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決辦法。用規(guī)范的管理制度來約束檔案安全管理的每一環(huán)節(jié)，在做到維護(hù)數(shù)字檔案原始性、真實(shí)性的同時(shí)，也讓人們對數(shù)字化檔案的管理有了信任，保證了數(shù)字化檔案的規(guī)范管理。

（3）加大投入力度，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。保障高校數(shù)字化檔案信息安全管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是硬件設(shè)施的建設(shè)，一旦失去了完善的、優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施保障，就會(huì)威脅到數(shù)字化檔案信息的安全，這就要求高校要加大對檔案工作的支持和投入力度，加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，尤其是加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。逐步建立起多功能的、綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。為此，各高校首先要根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，并嚴(yán)格重視和保護(hù)數(shù)字化檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，不斷改善和更新高校檔案室現(xiàn)有數(shù)字化檔案設(shè)備，確保檔案室作為永久保存、提供利用檔案的重要基地。其次，高校要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的環(huán)境建設(shè)，建立安全穩(wěn)定的數(shù)字化檔案室，加強(qiáng)數(shù)字化檔案室的安全，使得數(shù)字化檔案室的環(huán)境要符合防火、防盜、防潮等“八防”要求，朝著檔案、資料和學(xué)校校史展覽館三位一體的模式發(fā)展?？偠灾?，為了高校數(shù)字化檔案信息的安全，各個(gè)高校應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，采取多種方式從根本上加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的安全管理。

數(shù)字化檔案管理的安全保障是一個(gè)持續(xù)的、全方位的動(dòng)態(tài)過程，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用的今天，檔案信息的安全問題越來越值得檔案管理人員思考。作為高校檔案管理人員，要針對高校數(shù)字化檔案管理方面層出不窮的問題，要時(shí)刻保持清醒、居安思危、警鐘長鳴，不斷更新技術(shù)，加強(qiáng)制度創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣我們才能逐步建立起完善的數(shù)字化檔案管理安全保障體系，才能保證高校檔案安全管理在正常的軌道上運(yùn)行。