基于電子化的醫(yī)院科研檔案管理

孫鳳英

（佛山市第四人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

科研檔案作為科學活動的真實反映以及記錄，在科研檔案中蘊藏著很多的科技專利、科研成果、科研思想以及創(chuàng)新技術(shù)等信息，不僅是一種重要的文件資料，同時也是十分寶貴的信息資源［1-2］。如何管理以及應(yīng)用科研檔案也逐漸成為了當前醫(yī)院管理研究的一個重點。

1 科研檔案特點分析

醫(yī)院科研檔案特點主要表現(xiàn)為以下幾個方面：①形成周期長且強連續(xù)性?？蒲谢顒咏?jīng)歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學科突出且專業(yè)性強。醫(yī)院所開展的科研課題均是根據(jù)專業(yè)來實施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等［3］。醫(yī)學研究中針對不同的專業(yè)所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應(yīng)凸顯出其專業(yè)性特點；③項目協(xié)作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現(xiàn)，在醫(yī)學研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學科研課題并非某個獨立的專業(yè)或者學科就可完成，而是多個學科和專業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2 基于電子化實施醫(yī)院科研檔案管理的重要性

在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一［4］。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內(nèi)容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數(shù)據(jù)以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個科研項目自申報、課題立項、執(zhí)行、成果鑒定、評獎以及到應(yīng)用推廣均離不開管理。不管是在醫(yī)院社會服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導，為其在選擇科學建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)［5］。加強醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫(yī)院學科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。

3 在電子化的基礎(chǔ)上所實施的醫(yī)院科研檔案管理

3.1 信息管理系統(tǒng)的開發(fā)以及應(yīng)用

隨著科研項目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項目有關(guān)信息的功能，不僅能進行科研項目有關(guān)信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經(jīng)費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：

（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項目編號、項目負責人、科研經(jīng)費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關(guān)于科研項目的信息導入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關(guān)信息的錄入。

（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內(nèi)容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫(yī)院領(lǐng)導和有關(guān)管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢功能。只要輸入相應(yīng)的時間就可進行有關(guān)信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門和領(lǐng)導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫(yī)院學科評估、建設(shè)以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時間段某學科科研項目有關(guān)信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關(guān)報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫(yī)院職務(wù)評聘或者職稱評審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時，利用該系統(tǒng)能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3.2 科研檔案的電子化分析

（1）實現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。硬件條件就是要具備相應(yīng)的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應(yīng)的電子化檔案［6-7］；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應(yīng)的計算機操作技能。

（2）規(guī)范科研檔案電子化。結(jié)合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準則和標準，若有必要可附上相應(yīng)的說明。在管理中要求科研項目的實驗數(shù)據(jù)、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結(jié)、實驗圖片以及驗收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關(guān)文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。

（4）宣傳。加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

4 總結(jié)

綜上所述，基于電子化實施醫(yī)院科研檔案管理，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式而言，不僅節(jié)省了大量的儲存空間，使科研檔案管理更為規(guī)范，同時在很大程度上也提高了其利用率。符合當前醫(yī)院科研發(fā)展對于檔案應(yīng)用的需求，便于醫(yī)務(wù)人員對科研資料的查詢和調(diào)閱。以此進一步提高了管理工作效率，方便修改各類科研檔案。在今后醫(yī)院科研檔案的管理工作中，還需加大檔案電子化管理研究的力度，充分利用當前現(xiàn)有的各種科學技術(shù)，以此為科研活動的開展以及科研管理提供更為全面且合理的服務(wù)。繼而進一步提高醫(yī)院整體素質(zhì)，推動醫(yī)院的健康發(fā)展，獲得最大化經(jīng)濟效益以及社會效益。

［1］鄧冬云.醫(yī)院病歷檔案實現(xiàn)電子化管理是醫(yī)院病歷檔案管理的必然趨勢［J］.黑龍江史志，2010（9）：52.

［2］李路勇，于浩，劉曦冉，等.醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員電子檔案的構(gòu)建與管理［J］.中國病案，2014，15（2）：36-38.

［3］楊娟，郝瑜，郝琴，等.淺談外科臨床醫(yī)護人員電子檔案信息的管理心得［J］.價值工程，2011，30（33）：318.

［4］朱芳華，宮潔麗，王建軍，等.利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進行管理［J］.河北醫(yī)藥，2013，35（5）：773-774.

［5］趙明娟，孫海霞，王曉冬，等.淺談醫(yī)院檔案信息管理的作用與對策［J］.中國醫(yī)院管理，2010，30（7）：58.

［6］朱鳳鳴，董明遠.醫(yī)院科研檔案管理探討［J］.中國誤診學雜志，2011，11（13）：3149.

［7］陳紅，潘淮寧，戚建偉，等.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用和體會［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2010，18（9）：851-853.