淺談高校檔案服務(wù)社會(huì)化的問題及對(duì)策

王璐

摘 要：本文立足于高校檔案服務(wù)社會(huì)化現(xiàn)狀，通過實(shí)地考察、查閱文獻(xiàn)、并總結(jié)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)存在的問題提出對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)高校檔案走進(jìn)群眾、服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校；社會(huì)化服務(wù)；檔案

高校檔案服務(wù)社會(huì)化即高校檔案管理部門及檔案工作人員不但為校內(nèi)提供服務(wù)，還為社會(huì)用戶的檔案信息需求，采取其它有效方式為其提供檔案及其信息加工材料。其目標(biāo)是基于現(xiàn)階段服務(wù)形式而提出的。高校檔案管理制度建設(shè)呈現(xiàn)社會(huì)化趨勢(shì)，每一部高校檔案規(guī)章制度都是依據(jù)社會(huì)發(fā)展和實(shí)際的需要而產(chǎn)生并完善。新版高校檔案法規(guī)也將使高校檔案管理逐步社會(huì)化，，這是高校檔案管理過程中的重要?dú)v史標(biāo)志。

1 高校檔案服務(wù)社會(huì)化現(xiàn)狀

當(dāng)今高校檔案館的服務(wù)是局限于高校自身需要作為工作任務(wù)完成的，社會(huì)公眾對(duì)高校檔案不甚了解，極少有社會(huì)力量的參與，造成檔案館長期處在傳統(tǒng)封閉模式，缺少創(chuàng)新精神。因此出現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容貧乏，結(jié)構(gòu)單一、創(chuàng)新思維欠缺、主動(dòng)服務(wù)理念淡薄、檔案利用范圍有限、服務(wù)方式明顯滯后等問題，使之無法得到社會(huì)公眾的認(rèn)可。

2 高校檔案服務(wù)社會(huì)化存在的問題

1.館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)內(nèi)容貧乏。

高校檔案主要是行政、黨群、教學(xué)、教學(xué)、基建、財(cái)會(huì)等十幾大類，其中教學(xué)類檔案利用較多，主要是因?yàn)楦叩冉逃占?，畢業(yè)生人數(shù)增多，學(xué)生參加工作、繼續(xù)深造等都需要到學(xué)校檔案館開具學(xué)歷鑒定證明。而其他門類檔案，例如：科技檔案、特色檔案、專門檔案、深層次的編研成果和其他載體檔案，館藏量比較缺乏。還有其他應(yīng)入館檔案也沒有按時(shí)接收進(jìn)館，檔案的缺乏導(dǎo)致服務(wù)上的失調(diào)。

2.主動(dòng)服務(wù)意識(shí)淡薄

檔案服務(wù)缺乏主動(dòng)性， “等客上門”的傳統(tǒng)服務(wù)方式仍是主流，使高校檔案中內(nèi)在、隱藏信息沒法很好展現(xiàn)出來。高校檔案服務(wù)缺乏超前的意識(shí)，用戶需要什么就提供什么，不需要有自己的見解?？傁胫鴻n案服務(wù)社會(huì)重點(diǎn)是服務(wù)質(zhì)量，有無服務(wù)意識(shí)并不重要。

3.服務(wù)方式滯后

目前檔案館社會(huì)化服務(wù)方式拘泥于傳統(tǒng)檔案利用方式即：用戶登門進(jìn)行實(shí)體查詢檔案、證明服務(wù)和電話咨詢。檔案社會(huì)化服務(wù)仍然是“你來我給”的服務(wù)模式，呈現(xiàn)日常檔案借閱、復(fù)制文件等低層次的操作，所以服務(wù)方式上過于滯后是無可置疑的。具體地說就是以紙質(zhì)載體為主，給用戶復(fù)制原始材料后加蓋公章。

4.缺少高校檔案服務(wù)社會(huì)化宣傳

由于高校檔案館對(duì)檔案服務(wù)工作宣傳力度不夠大，不夠深，社會(huì)影響及知名度都不高，導(dǎo)致許多人對(duì)高校的檔案不了解。此外，長期以來檔案工作者都是默默無聞的工作，不被外人所知，欠缺對(duì)本職工作的宣揚(yáng)，就知道埋頭苦干，未能對(duì)自己所從事的工作成果加以宣傳，導(dǎo)致在人們的思想里認(rèn)為檔案館就是個(gè)保管資料，可有可無的地方。

3 對(duì)策與建議

1、優(yōu)化檔案館藏，提高檔案館藏質(zhì)量

依據(jù)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，多層次、多渠道收集、征集有價(jià)值的資料，豐富檔案館藏資源，提高資源的質(zhì)量。現(xiàn)在館藏建設(shè)不是館藏貧乏，而是怎樣提高檔案館藏質(zhì)量。優(yōu)化館藏資源可以從檔案收集工作政策入手：從單一的“數(shù)量型”，逐漸轉(zhuǎn)為質(zhì)量與數(shù)量 “并重型”。在大量收集檔案材料進(jìn)館的同時(shí)要考慮優(yōu)化館藏問題，豐富館藏不是說什么都收，是要收集有保存價(jià)值的資料，體現(xiàn)全且精的思想，實(shí)現(xiàn)進(jìn)館的檔案材料結(jié)構(gòu)要合理、重點(diǎn)要突出、重復(fù)率減少。歸檔的文件要精煉，不得隨意擴(kuò)大歸檔范圍。如不注意這點(diǎn)，就會(huì)得不償失，不僅是影響檔案館工作正常開展，還會(huì)造成館藏臃腫，給國家的物力、人力、財(cái)力造成不必要的浪費(fèi)。檔案館里的文件不重份是不可能做到的，不過可以把他限定在最小范圍內(nèi)。所以，豐富檔案館藏量的著眼點(diǎn)和落腳點(diǎn)應(yīng)該是優(yōu)化檔案館藏。同時(shí)借助檔案收集以優(yōu)化館藏，通過向教職工、校友收集價(jià)值高的檔案來實(shí)現(xiàn)優(yōu)化館藏。對(duì)一些特定時(shí)期的事件，通過當(dāng)事人口述來重現(xiàn)歷史，確保這一歷史時(shí)期的完整性。另外，大量收集除紙質(zhì)載體以外的檔案，以此使學(xué)校檔案結(jié)構(gòu)得到擴(kuò)充，館藏得以優(yōu)化。

2、強(qiáng)化高校檔案服務(wù)社會(huì)意識(shí)

利用檔案是人民的權(quán)利，開放檔案是檔案部門的責(zé)任，而檔案工作和檔案本身只有真正面向社會(huì)、面向大眾才能發(fā)揮其作用。長期以來，檔案工作者習(xí)慣于“等客上門”，這與信息社會(huì)發(fā)展及其不協(xié)調(diào)，堵塞了挖掘和發(fā)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的眾多途徑，檔案工作脫離群眾、遠(yuǎn)離社會(huì)就失去了其存在的必要性。所以，要強(qiáng)化高校檔案的社會(huì)服務(wù)意識(shí)，從趨于消極和保守的服務(wù)模式即被動(dòng)的傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢?qǐng)客入門”的方式。高校檔案人員要自身主動(dòng)的付諸行動(dòng)，以積極求變的思想，創(chuàng)造條件為社會(huì)各領(lǐng)域提供服務(wù)。伴隨著社會(huì)的進(jìn)歩、技術(shù)的提高，檔案管理人員的應(yīng)呈現(xiàn)出多樣化的角色，不再是單一保管員，應(yīng)轉(zhuǎn)變成“知識(shí)提供者”、“社會(huì)記憶塑造者”、 “工作團(tuán)隊(duì)的參與者和合作者” 、“文檔系統(tǒng)的審計(jì)員與監(jiān)督員”等各種全新角色。傳統(tǒng)封閉形象需要改變，還需要對(duì)潛在的用戶進(jìn)行搜尋，深層次研究分析不同層面利用者，根據(jù)各種需求，積極提供高效服務(wù)，集中、全面、系統(tǒng)地把館藏信息向社會(huì)公布，以利于使被檔案利用者有效利用檔案信息，將檔案的利用服務(wù)提升為樹立高校形象的重要窗口來建設(shè)，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案人員為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的主動(dòng)性和自覺性，。

3、充分利用信息技術(shù)做好檔案社會(huì)化服務(wù)

借助于數(shù)字化綜合管理系統(tǒng)，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)分散在不同地理位置、不同載體的檔案信息資源，以基于對(duì)象管理的方式來組織，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互通，以信息化的方式提供檔案信息資源的訪問，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成共享。

檔案應(yīng)用軟件系統(tǒng)的集成與共享。采用統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站，在檔案行業(yè)內(nèi)完成異構(gòu)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、異構(gòu)操作系統(tǒng)、異構(gòu)管理信息系統(tǒng)之間的集成，為客戶提供多元化的檔案信息服務(wù)。對(duì)于建設(shè)完成且處在運(yùn)行階段的軟件系統(tǒng)，可利用操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫提供的各種指標(biāo)來開發(fā)接口系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程集成和信息資源共享；對(duì)于正處在建設(shè)中以及籌備研制的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，可采用頂層的設(shè)計(jì)方法，研發(fā)普遍使用的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)與檔案館應(yīng)制定數(shù)字化檔案接收、存儲(chǔ)及提供利用的格式、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將現(xiàn)有的數(shù)字化檔案信息實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范化管理、轉(zhuǎn)化與遷移。此外，各檔案館不僅有描述紙質(zhì)檔案管理的目錄數(shù)據(jù)，還有新接收電子文件形式的相關(guān)信息，于此同時(shí)還存儲(chǔ)開展檔案的縮微、數(shù)字化過程中產(chǎn)生的檔案相關(guān)信息，這些數(shù)據(jù)、信息也進(jìn)行集中管理，以此確保這些數(shù)字化檔案信息資源共享，防止信息不一致和管理不規(guī)范。

4、加強(qiáng)檔案服務(wù)的社會(huì)化宣傳

檔案資源被靜靜地?cái)[放在檔案館，意味著檔案沒有被廣大群眾所利用，人們?nèi)狈?duì)檔案的了解，沒有深入開展檔案宣傳工作。我國教育部、檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）中也提出了加強(qiáng)檔案服務(wù)的社會(huì)化宣傳。即：高校檔案部門可以申請(qǐng)建設(shè)愛國主義教育基地，在校內(nèi)展示學(xué)校發(fā)展史， 還需向社會(huì)宣傳并開放，繼承勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)的高校精神，以嶄新的面貌、服務(wù)形式及內(nèi)容來加深高校檔案在社會(huì)的認(rèn)知度，拓展服務(wù)輻射面。還可以設(shè)置專門的檔案信息閱覽室，給使用者創(chuàng)造良好的借閱利用環(huán)境，以增加學(xué)校知名度，使其成為師生及社會(huì)了解學(xué)校發(fā)展的平臺(tái)；高校檔案部門可以開展各種編研，例如學(xué)校組織史、科研成果匯編、歷史沿革，也可以組織諸如校史展、學(xué)校名人展、榮譽(yù)展、科研成果展、杰出校友展、教學(xué)成果展等，還可以組織檔案專題講座、制作檔案利用宣傳小冊(cè)子等形式來宣傳檔案，使社會(huì)大眾及校內(nèi)師生員工感受到檔案工作的變化和進(jìn)步，讓人們對(duì)檔案產(chǎn)生興趣，使大家了解檔案，認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，盡量從使用者的角度出發(fā)，服務(wù)方式可以是：遠(yuǎn)程咨詢服務(wù)、送資料進(jìn)家門、電話答疑及郵寄資料等，更好地為校內(nèi)師生和社會(huì)大眾提供服務(wù)。

高校檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是廣大學(xué)生、教職工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及智慧結(jié)晶，展現(xiàn)了歷屆師生員工在每個(gè)時(shí)期不同層面的活動(dòng)軌跡，其內(nèi)容博大、素材豐富、內(nèi)涵精深，是取之不盡、用之不竭的珍惜資源。必須將高校檔案工作放在社會(huì)大環(huán)境中，奉行公共性現(xiàn)代化服務(wù)理念，以走近公眾、服務(wù)公眾為根本的宗旨，實(shí)現(xiàn)高校檔案走出校門，為社會(huì)發(fā)展提供高效服務(wù)。

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