如何辯證看待公路工程檔案收集工作存在的問題及對策

李曉琴

摘 要：我國的國家建設(shè)中的一個重要的組成部分是公路工程的建設(shè)，在這個建設(shè)過程中會形成公路工程的檔案，這個檔案不僅能記錄和反應(yīng)工程的建設(shè)過程以及相關(guān)情況，還為后期的管理和改造等等工作提供了方便，具有非常重要的作用和價(jià)值。但是在進(jìn)行實(shí)際的工作過程中，公路工程由于投資巨大，建設(shè)工程比較復(fù)雜，涉及到的單位也比較多。由于這些特點(diǎn)，促使我國的公路工程檔案具有了復(fù)雜性和階段性以及多樣性等特點(diǎn)。所以說檔案工作是一項(xiàng)給工作人員帶來巨大挑戰(zhàn)的工作。隨著我國工程建設(shè)的逐漸發(fā)展，對科學(xué)的先進(jìn)的建設(shè)手段的不斷追求，工程檔案變成了其中非常重要的一環(huán)。接下來本文就將對這一環(huán)節(jié)在工作中存在的實(shí)際問題進(jìn)行剖析，并對相關(guān)的對策進(jìn)行研究。希望能對檔案的收集整理工作起到完善和促進(jìn)的作用。

關(guān)鍵詞：公路；工程；檔案；問題；對策

工程檔案作為公路工程項(xiàng)目中的一個重要的環(huán)節(jié)，在公路工程環(huán)節(jié)中原本就存在，但是由于以前對工程檔案沒有引起足夠的重視，所以并沒有對檔案的收集以及記錄進(jìn)行細(xì)致化的工作，這項(xiàng)工作往往是向上得不到領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)可，向下又得不到基層工作人員的認(rèn)可。這也就導(dǎo)致了工程檔案形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮它應(yīng)有的重要作用。本來施工檔案作為施工從計(jì)劃階段一直到竣工結(jié)束的一項(xiàng)完整的工作記錄，它是最能反映整個工程的整體情況的，同時(shí)也是為后期工作提供參考的最重要依據(jù)。但是現(xiàn)在卻并沒有發(fā)揮它應(yīng)有的重要作用?，F(xiàn)在工程都是在不斷的與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行改革和創(chuàng)新，趁此機(jī)會，我們也應(yīng)該在檔案收集以及記錄工作中添加進(jìn)去新鮮的活力，使檔案工作更好的進(jìn)行，為我國的公路工程事業(yè)有一個完整的并且完善的檔案記錄以供參考。接下來，本文就將從幾個方面對檔案收集存在的問題和對策進(jìn)行介紹。

1 公路檔案收集工作存在的問題

公路檔案由于工作人員水平和意識，以及工程本身具有的復(fù)雜性，以及工程管理人員對此項(xiàng)工作不夠重視等原因，都直接導(dǎo)致了公路檔案工作無法有序的進(jìn)行。檔案的收集工作往往處于一個非常尷尬的地位，雖然檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的必須存在的工作，但是工作過程中卻處處受阻，難以保質(zhì)保量的完成。接下來，本文將對公路檔案工作中存在的問題以及問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行逐一分析。

1、工作人員對工作不夠重視

公路檔案收集工作存在的問題之一是工作人員對工作不夠重視。檔案工作人員多數(shù)沒有足夠的意識到檔案對工程的重要性。有的檔案收集及整理人員認(rèn)為自己做的是文職工作，與工程的實(shí)際建設(shè)工作脫節(jié)，認(rèn)為沒有必要花費(fèi)大量精力去做此項(xiàng)工作，且文職人員對檔案的重視不夠，缺乏檔案管理的技能，所以總是對檔案工作敷衍了事，流于程序。還有的工作人員消極怠慢，導(dǎo)致了檔案沒有得到及時(shí)的記錄，使檔案呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)具有嚴(yán)重的滯后性，這樣也導(dǎo)致了后續(xù)一些工作沒有有利的數(shù)據(jù)作參考，導(dǎo)致后續(xù)工作多做無用功。還有的是基層的工作人員把檔案工作做好，但是管理人員對檔案的重視度不夠，導(dǎo)致了檔案沒有發(fā)揮其作用。還有的是監(jiān)督人員沒有秉著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行監(jiān)督，把精力都放在了其他事情上，這幾種情況都導(dǎo)致了一個結(jié)果，那就是檔案工作的名存實(shí)亡，等到需要的時(shí)候已經(jīng)錯過了檔案的最佳收集時(shí)期，為后續(xù)的工作帶來了許多不必要的麻煩和損失。針對這樣的問題，施工單位必須對領(lǐng)導(dǎo)層和施工人員都實(shí)施培訓(xùn)教育，讓他們都能認(rèn)識到檔案工作的重要性，積極負(fù)責(zé)人的完成檔案收集和記錄工作。

2、施工不按程序辦事

公路檔案收集工作存在的問題之二是施工不按程序辦事?，F(xiàn)在的公路工程往往存在著一些不按程序辦事的現(xiàn)象，本身施工是有其嚴(yán)格的程序和過程的，但是由于工程施工人員和施工單位組成比較復(fù)雜，有時(shí)會出現(xiàn)為了趕工期，或者是為了搶進(jìn)度等等各種各樣的原因擅自對施工順序進(jìn)行破壞。這些不規(guī)范的施工操作行為會嚴(yán)重影響施工文件的完整性。工程檔案本來也是按照一定的規(guī)章流程預(yù)先設(shè)計(jì)好的，有它自己的一套完整的體系，但是由于施工過程沒有按照規(guī)章辦事，導(dǎo)致了施工記錄也沒辦法正常書寫。還有一種情況就是很多公路工程的項(xiàng)目為了加快建設(shè)進(jìn)程，就會產(chǎn)生很多為了趕進(jìn)度而產(chǎn)生的領(lǐng)導(dǎo)特批現(xiàn)象，這些現(xiàn)象使施工程序更加的不受程序的制約，有時(shí)工程進(jìn)度太快，使得檔案收集工作還沒有完成就被迫中止了，導(dǎo)致了有些工程項(xiàng)目的檔案只有開工記錄卻沒有竣工記錄。施工資料不完善，這種情況也對公路工程的施工帶來了一定不利的影響。更多的情況是工程完工了，施工資料往往還沒做好，存在補(bǔ)的現(xiàn)象。針對這樣的情況，工程單位必須采取強(qiáng)制化的措施，對檔案工作的程序進(jìn)行硬性的規(guī)定，要求負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)的工作人員必須嚴(yán)格按照程序規(guī)定辦事，如果不能按照程序做好完整的檔案記錄，就要為此負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。如果能嚴(yán)格按照程序做好檔案記錄工作，也會得到相應(yīng)的獎勵。

3、檔案驗(yàn)收不受重視

公路檔案收集工作存在的問題之三是檔案驗(yàn)收不受重視。工程竣工時(shí)驗(yàn)收是一項(xiàng)重要的工作，同樣的檔案的驗(yàn)收也是一項(xiàng)重要的工作，但是在驗(yàn)收過程中對檔案的驗(yàn)收卻沒有得到足夠的重視。雖然，國家規(guī)定對公路工程的驗(yàn)收不只包括對工程的驗(yàn)收，同時(shí)包括對檔案的驗(yàn)收，但是實(shí)際情況卻無法做到這一點(diǎn)，在驗(yàn)收時(shí)，檔案工作人員要么是無法參與，要么就是走走過場，驗(yàn)收時(shí)，檔案的驗(yàn)收并沒有被當(dāng)作是整個工程的一部分，多數(shù)情況下都是被忽略的命運(yùn)。這也是導(dǎo)致檔案收集總是缺乏竣工記錄的原因?；谶@種檔案驗(yàn)收工作受到忽視或者遭遇到可以阻撓的情況，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須引起足夠的重視，在對工程進(jìn)行驗(yàn)收的時(shí)候，要規(guī)定檔案記錄人員必須在場，對于檔案記錄人員提出的需要的資料要及時(shí)的提供，要配合好檔案工作人員的工作。

4、管理和監(jiān)督不力

公路檔案收集工作存在的問題之四是管理和監(jiān)督不力。工程項(xiàng)目的各部門有時(shí)候?qū)こ痰谋O(jiān)督和管理并不到位，多數(shù)情況下是各部門各行其政，沒有進(jìn)行有效的合作。各個部門對檔案的工作引不起足夠的重視，同時(shí)還容易對檔案的監(jiān)督和管理工作出現(xiàn)責(zé)任的互相推諉。當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，沒有人愿意承擔(dān)責(zé)任，相互之間進(jìn)行推諉，從而使檔案的監(jiān)督和管理工作缺乏效力。沒有部門對檔案的負(fù)起監(jiān)督的責(zé)任，就會導(dǎo)致檔案工作人員的工作懈怠沒有約束力。方案收集工作的好壞與否，工作人員都不需要為之負(fù)責(zé)，沒有人對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，久而久之，工作人員就會卻缺乏工作積極性，出現(xiàn)工作懈怠的表現(xiàn)。沒有部門擔(dān)負(fù)起對檔案工作的管理和指導(dǎo)工作，就導(dǎo)致了檔案工作沒有辦法保證質(zhì)量。有的檔案記錄人員缺乏強(qiáng)大的技術(shù)和寶貴的經(jīng)驗(yàn)，所以在開展工作時(shí)往往會遇到很多的阻礙和困難，這就導(dǎo)致了工作無法正常的進(jìn)行。而在這個過程中，并沒有人對檔案工作人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)，困難無法解決，檔案工作的質(zhì)量也就受到了限制。有的管理部門往往是中途或者是時(shí)候才對檔案管理工作進(jìn)行管理和監(jiān)督，這也就導(dǎo)致了檔案的不完整性。所以說，只有各部門做好檔案工作的監(jiān)督與管理，才能促使檔案工作有序的有質(zhì)量的完成。

2 公路工程檔案收集工作的對策

上文針對檔案工作受到的阻礙和問題進(jìn)行了詳細(xì)的介紹，正因?yàn)檫@些原因?qū)е铝藱n案工作難以開展。只有這些問題得到了及時(shí)有效的解決，才能使檔案工作保質(zhì)保量的完成，發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。為了使檔案工作中出現(xiàn)的問題能夠得到處理和解決，本文提出了以下幾個有效的對策，希望能使公路公程檔案工作步入正軌。以下是幾點(diǎn)對策的具體內(nèi)容：

1、合理運(yùn)用法律手段

公路工程檔案收集工作的對策之一是合理運(yùn)用法律手段。要想做好檔案的收集工作，首先就是要把檔案工作擺在重要的受重視的位置。法律的手段是最具有約束力的，同時(shí)法律對于追責(zé)也有最好的效力。所以我們可以合理的運(yùn)用法律手段，在工程還沒有實(shí)施前就做好準(zhǔn)備工作，在合同條款中把檔案工作寫進(jìn)條款中。每個公路工程都有一個嚴(yán)格的招標(biāo)過程，這個過程結(jié)束后只有真正的簽訂了合同才能確立施工方真正是誰。所以說，檔案部門可以在這個時(shí)期要求參與到合同的簽訂過程當(dāng)中，把對工程文件的收集、整理、歸檔工作寫進(jìn)合同當(dāng)中，這樣有了法律的保障，相信施工方一定會配合好檔案的收集工作。如果施工方?jīng)]有依照合同要求做好檔案的收集整理工作，工程招標(biāo)就可以依照合同中制定的法律條款對施工方追求責(zé)任，并或者一定的補(bǔ)償。

2、運(yùn)用好經(jīng)濟(jì)控制手段

公路工程檔案收集工作的對策之二是運(yùn)用好經(jīng)濟(jì)控制手段。經(jīng)濟(jì)控制手段是一項(xiàng)對施工方進(jìn)行約束最好的控制手段之一。我們可以通過經(jīng)濟(jì)上的手段對施工方進(jìn)行控制，我們可以在簽訂合同時(shí)，把工程預(yù)留款作為工程方案的抵押金。通過對這筆資金的控制，來促使施工方對檔案部門的工作進(jìn)行積極的配合。如果，施工方?jīng)]有配合檔案部門的工作或者使檔案的記錄不夠完整，我們就有權(quán)扣除施工方的工程預(yù)留款。為了工程預(yù)留款能夠及時(shí)的拿回，施工方一定會對工程檔案工作重視起來，積極的配合好檔案工作人員的工作。所以說，通過經(jīng)濟(jì)上的手段進(jìn)行控制，可以達(dá)到使施工方積極配合檔案收集工作的目的。

3、做好監(jiān)督工作

公路工程檔案收集工作的對策之三是做好監(jiān)督工作。檔案的收集人員不只是需要對檔案所需資料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)還有一個對工程的監(jiān)督職能，檔案記錄人員有權(quán)要求施工人員和技術(shù)人員和自己配合，有權(quán)參與施工方的會議，有權(quán)隨時(shí)了解工程進(jìn)度，有權(quán)在有需要的時(shí)候請施工方提供相關(guān)的材料和文件，這樣就可以使檔案的工作人員能過及時(shí)的了解工程的季度和工程的實(shí)際施工情況，這樣才能做好檔案收集工作，使檔案就有真實(shí)性，完整性。如果在此工程中，發(fā)現(xiàn)了施工人員存在違規(guī)操作，檔案人員有權(quán)進(jìn)行上報(bào)，這也是在履行自己的監(jiān)督職能。只有真正的賦予了檔案工作人員監(jiān)督的權(quán)利，才能使檔案工作人員發(fā)揮好監(jiān)督的權(quán)利，在促進(jìn)工程合法合規(guī)的施工的同時(shí)將檔案收集工作做好，這是一個一舉兩得的好辦法。

4、做好驗(yàn)收工作

公路工程檔案收集工作的對策之四是做好驗(yàn)收工作。檔案的驗(yàn)收和工程的驗(yàn)收一樣具有非常重要的意義。但是在以往的經(jīng)驗(yàn)中，檔案人員很難能參與驗(yàn)收，施工方往往不會邀請檔案工作人員參加驗(yàn)收工作。即使參與了，也沒有權(quán)利獲取自己需要的材料。許多檔案收集需要的核心資料全都掌握在施工方手里，他們不把資料給檔案收集人員，檔案收集人員又沒有被賦予權(quán)利查看這些資料，這就導(dǎo)致了檔案收集的資料不夠完全，關(guān)鍵的資料往往是處于缺失的狀態(tài)。所以在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，一定要賦予檔案收集人員一定的權(quán)利，使他們有權(quán)獲取信息和必要的文件。這樣才能保證檔案的質(zhì)量和完整性。

綜上所訴：公路工程檔案是一種有價(jià)值的資料，對公路工程的后續(xù)工作有著重要的參考價(jià)值。同時(shí)通過對各個工程檔案的對比和分析，也能從中得到得到一定的知識和信息，可以促使我們不斷的對公路工程進(jìn)行創(chuàng)新與探索。但是現(xiàn)在這項(xiàng)工作還存在一些嚴(yán)重的問題，如果這些問題得不到解決就很難使檔案收集工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案工作的主要問題有工作人員對工作不夠重視，施工不按程序辦事，檔案驗(yàn)收不受重視和管理和監(jiān)督不力幾個方面。針對這些問題，我們可以采取以下幾個方面的對策對檔案工作進(jìn)行改進(jìn)。我們可以合理的運(yùn)用法律的手段，可以合理的運(yùn)用經(jīng)濟(jì)控制的手段，可以做好監(jiān)督的工作，還有就是要做好檔案驗(yàn)收的工作?，F(xiàn)在雖然公路工程檔案的收集工作還面臨著一系列的困難和挑戰(zhàn)，但是相信只要我們采取上文的幾個對策進(jìn)行應(yīng)對，就一定會使我國的檔案工作逐漸的變得更加完善，更加有效。

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