辦公自動(dòng)化對檔案管理互動(dòng)效應(yīng)的實(shí)踐研究

黃慶容

摘 要：近年來隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國的各個(gè)企業(yè)在辦公上已經(jīng)逐漸向自動(dòng)化方向發(fā)展。自動(dòng)化辦公指的是在具體的工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行辦公，以此來提升工作的質(zhì)量和效率。在檔案管理工作中也是如此，如果能積極的將辦公自動(dòng)化融入到檔案管理中，將對檔案管理工作起到重要的作用，提升檔案管理的質(zhì)量。本文主要對辦公自動(dòng)化對檔案管理互動(dòng)效應(yīng)進(jìn)行了分析和研究，希望為我國企事業(yè)單位的檔案管理工作提供有益的幫助。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；互動(dòng)效應(yīng)；實(shí)踐研究

辦公室自動(dòng)化是當(dāng)前社會對辦公方式的一種改革，它給傳統(tǒng)的辦公帶來了一定的沖擊，并對檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響。將辦公自動(dòng)化滲透到檔案管理中，勢必會產(chǎn)生自動(dòng)化與檔案管理之間的互動(dòng)，辦公自動(dòng)化不僅為檔案管理提供了良好的環(huán)境，同時(shí)也為管理工作奠定了穩(wěn)定的基礎(chǔ)。下面將對辦公自動(dòng)化對檔案管理互動(dòng)效應(yīng)的實(shí)踐研究進(jìn)行詳細(xì)的分析。

1 辦公自動(dòng)化與檔案管理之間的關(guān)系

隨著知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，當(dāng)前知識管理已經(jīng)成為了企業(yè)管理中的重要部分。而辦公自動(dòng)化的發(fā)展，使得檔案管理工作在知識和生成方式等方面產(chǎn)生了變化。檔案管理工作本身有著管理信息知識的重要作用，作為管理人員不僅要對檔案本身進(jìn)行詳細(xì)的分析，同時(shí)還應(yīng)重視起信息網(wǎng)絡(luò)的分析和研究。這些都說明了檔案管理與信息自動(dòng)化之間存在著密切的關(guān)系。辦公自動(dòng)化主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對日常的工作進(jìn)行處理，已達(dá)到提升檔案管理的質(zhì)量和效率的目的。在檔案管理中應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)不僅有效的改變了信息傳遞和檢索的方式，同時(shí)也對檔案管理的智能化提升起到了重要的作用。在社會的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)快速變化的社會，對此一定要積極的與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來促使檔案管理工作得到健康發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化特點(diǎn)

（一）不受環(huán)境限制

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，規(guī)定工作內(nèi)容基本上只能在上班時(shí)間內(nèi)進(jìn)行操作，而通過網(wǎng)絡(luò)管理方式則不會過多的受到時(shí)間限制，工作人員能夠隨時(shí)進(jìn)行辦公。傳統(tǒng)管理工作中，工作環(huán)境主要是由工作人員、辦公用具等在特定的場合內(nèi)組成，而在網(wǎng)絡(luò)管理中特定的辦公場所和用具將會全部消失，取而代之的是計(jì)算機(jī)和工作臺。管理工作人員與其他部門之間可以在除特定地點(diǎn)之外進(jìn)行辦公，工作限制性明顯減少。

（二）材料的形成和傳遞方式有所改變

傳統(tǒng)的文書處理過程中主要是通過報(bào)告和審批等形式來進(jìn)行材料的審核，導(dǎo)致材料的正常實(shí)施要經(jīng)歷很長的一段時(shí)間。但采取了網(wǎng)絡(luò)管理之后，通過網(wǎng)絡(luò)能將各個(gè)部門的信息和文書資料等進(jìn)行管理和傳輸，有效的節(jié)省了文件審閱的過程。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)管理能將各個(gè)部門之間的文件格式進(jìn)行統(tǒng)一，有效地解決了個(gè)人因素差異而造成的標(biāo)準(zhǔn)不一問題，同時(shí)能使材料的質(zhì)量得到更加科學(xué)的管理和控制。此外，在材料的時(shí)效性上得到了一定的提升，使材料的利用者能及時(shí)的得到有效材料，減少工作中時(shí)間浪費(fèi)。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理“雙向”模式

所謂雙向模式指的是在網(wǎng)絡(luò)管理中能進(jìn)行雙向的信息接收、利用和交流。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的利用者能在及時(shí)的發(fā)現(xiàn)材料的合理性和科學(xué)性，并能根據(jù)材料提出一定的要求，已達(dá)到滿足自身需求的目的。其次，工作人員能利用網(wǎng)絡(luò)來了解信息使用者的真實(shí)需求，及時(shí)的對材料內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，以便于能適應(yīng)利用者的需要。在日常的管理中，管理人員不及能與信息使用者進(jìn)行交流，甚至可以進(jìn)行直接的對話，使信息的使用效果得到了明顯的提升。

（四）協(xié)作性特點(diǎn)

網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)的管理模式相比較在地域上有著一定的不同，事實(shí)上是地域被無限的放大了。在傳統(tǒng)的模式中，管理工作只能被限制在辦公室當(dāng)中，而網(wǎng)絡(luò)管理則通過互聯(lián)網(wǎng)的方式將管理各個(gè)層面連接在了一起。在進(jìn)行管理的過程中，各個(gè)部門不用受到地理位置的限制，而可以直接的進(jìn)行溝通，使得工作的效率得到了有效的提升，形成了團(tuán)體性的工作結(jié)構(gòu)。

（五）提升管理效益

通過網(wǎng)絡(luò)管理的方式一方面能為信息的決策者提供更多的有利決策方式。主要的優(yōu)點(diǎn)在于不會因?yàn)橐徊糠质挛锏氖韬龆蓴_到整體的工作方案，使得決策更加具體化、科學(xué)化。另一方面，網(wǎng)絡(luò)管理能有效的提升辦公的效益。在現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)行下，網(wǎng)絡(luò)辦公的速度得到了有效的提升，能自動(dòng)的進(jìn)行相應(yīng)工作處理。這種方式有效的減少了工作人員的工作量，同時(shí)對工作的整體效益提升起到了重要的推動(dòng)作用。

3 辦公自動(dòng)化對檔案管理互動(dòng)效應(yīng)分析

（一）促進(jìn)相關(guān)部門落實(shí)立卷制度

在檔案的管理工作中，部門立卷一直是十分值得研究的話題，但當(dāng)前我國企事業(yè)單位中仍然存在著以檔案室代替立卷的現(xiàn)象，部分單位在一年之中，分幾次將零散的文件送到檔案室當(dāng)中去，以此來代替立卷。同時(shí)，檔案室的管理人員很多并不十分了解部門的具體工作，無法保證材料的真實(shí)性和完整性，這對案卷的質(zhì)量將造成嚴(yán)重的影響。但將辦公室自動(dòng)化與檔案管理之間進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，管理人員可以直接將文件內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中去，檔案室的工作人員只需要通過密碼輸入的方式就能進(jìn)行相關(guān)的資料查閱，而其他部門由于沒有權(quán)限則不能進(jìn)行資料的審閱。這種方式一方面能使材料的保密性得到提升，另一方面也能促使相應(yīng)的立卷制度得到有效的落實(shí)。

（二）有利于檔案的完整

將辦公室自動(dòng)化與檔案管理之間進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，一方面能檔案管理與文件的處理工作之間相結(jié)合，保證檔案文件和收發(fā)文件能及時(shí)的錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中去，這將對日后的資料查閱提供有益的幫助，同時(shí)也能為文檔的組卷編目奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。另一方面，通過辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)能將文書的辦公效率得到明顯的上升，減少文件中的漏洞問題出現(xiàn)，這對檔案資料的完整性將起到重要的保障作用。

（三）提升組卷編目的質(zhì)量

檔案管理與辦公室自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)主要是向立卷部門所提供的，而受益也是檔案室的傳統(tǒng)管理方式所無法達(dá)到的。立卷部門利用辦公室自動(dòng)化，只需要將平時(shí)部門當(dāng)中使用的檔案資料及時(shí)的輸入到電腦當(dāng)中即可，然后由工作人員進(jìn)行專業(yè)的程序處理，幫助檔案生成相應(yīng)的立卷和編目。通過辦公自動(dòng)化方式能有效的緩解工作人員的日常勞動(dòng)量，同時(shí)又能在組卷編目的質(zhì)量上使其得到更好的控制。

（四）統(tǒng)一立卷的分類

在傳統(tǒng)的管理方式中會存在由于人為的因素而造成的檔案分類不同的情況。而將辦公室自動(dòng)化與檔案管理之間進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，能有效地解決這種問題的出現(xiàn)，同時(shí)能幫助立卷人員對檔案進(jìn)行清楚的分類。同時(shí)，能對一些出現(xiàn)問題或者不合格的檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，有效的避免了由于退卷而造成的人工浪費(fèi)和時(shí)間浪費(fèi)情況，保證了檔案的質(zhì)量。

4 辦公室自動(dòng)化與檔案管理的聯(lián)網(wǎng)功能

當(dāng)前我國在檔案管理上仍然處于一個(gè)較為封閉的狀態(tài)中，檔案管理仍然會收到保存與接收等方面的限制，無論是效率還是管理的服務(wù)都比較差。同時(shí)在日常的文書工作處理上無法估計(jì)到信息文件的開發(fā)，也不能將檔案積極的進(jìn)行利用。而將辦公室自動(dòng)化與檔案管理聯(lián)網(wǎng)之后，文書的管理和信息資料等都得到了有效整合，在對文件進(jìn)行登記的過程中，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔增設(shè)，這對文檔著錄工作量的減少以及重復(fù)性輸入工作量的減少將起到重要的作用。其次，能促使檔案室的管理對象逐漸向多元化方向發(fā)展。也就是從單一的檔案接收和保存逐步向信息二次開發(fā)的方向發(fā)展，并且能夠通過計(jì)算機(jī)將進(jìn)行過加工之后的文獻(xiàn)提供給信息的使用者和各個(gè)用戶單位。例如基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫和人員數(shù)據(jù)庫等信息內(nèi)容聯(lián)網(wǎng)，將對檔案管理工作起到重要的影響。

5 辦公自動(dòng)化下檔案管理的方式

（一）積極完善管理制度

現(xiàn)代辦公室自動(dòng)化形式環(huán)境下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理有所不同，因此在制度上也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)積極的做出改革和完善，以此來提升檔案管理的規(guī)范性。對此，檔案管理工作人員應(yīng)積極的對辦公室自動(dòng)化理論知識和實(shí)踐進(jìn)行研究，并將傳統(tǒng)的管理制度與現(xiàn)代化的管理模式相結(jié)合，構(gòu)建出全新的管理制度，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。

（二）保證檔案信息安全

在自動(dòng)化檔案管理中最為重要的內(nèi)容就是要保證檔案信息的安全性。因此，作為檔案管理者一定要加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和安全軟件上的研究，避免由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障而引起的信息缺失現(xiàn)象或者丟失等現(xiàn)象。此外，應(yīng)不斷地完善電子檔案維護(hù)工作，特別是一些內(nèi)容特殊的檔案，一定要利用先進(jìn)的軟件設(shè)備來進(jìn)行維護(hù)，使之在內(nèi)容的安全性以及準(zhǔn)確性上得到保障。

（三）積極創(chuàng)新管理模式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案的管理形式和管理手段上都發(fā)生了一定的變化，在當(dāng)前的社會背景下要想推動(dòng)檔案管理質(zhì)量不斷上升，就應(yīng)重視起管理模式的創(chuàng)新。在辦公室自動(dòng)化形式下的檔案管理工作，一定要與企事業(yè)單位原有的工作模式相結(jié)合，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。這樣才能形成更加具有特點(diǎn)的電子管理模式，對檔案管理的效率和質(zhì)量提升將起到重要的作用。

6 結(jié)語

在現(xiàn)代社會中信息技術(shù)得到了高速發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐步的被應(yīng)用與社會各個(gè)行業(yè)當(dāng)中去，并起到了一定的作用。在現(xiàn)代檔案管理工作中，積極的與辦公自動(dòng)化相結(jié)合，一方面能有效提升檔案管理工作的時(shí)效性，提升管理的效率。另一方面對檔案管理的質(zhì)量提升促進(jìn)企事業(yè)單位健康發(fā)展也有著重要的意義。雖然當(dāng)前檔案管理自動(dòng)化發(fā)展仍然處于初級階段，但只要工作人員能不斷進(jìn)行實(shí)踐研究，就一定能促使檔案管理更好地發(fā)展。

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