如何加強檔案的保管工作

楊文麗

摘 要：“保管”一詞在檔案學(xué)中有廣義與狹義之分。廣義上的保管就是指管理；狹義上的保管是指檔案管理工作的八項業(yè)務(wù)工作內(nèi)容之一，即對已整理好并已經(jīng)存入檔案庫房及其柜（架）中的檔案進行的日常維護和保護性管理工作。在筆者所寫的論文中所講的檔案保管是指狹義上的，即對檔案的日常維護與保護性管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；保護

科學(xué)規(guī)范的檔案保管只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。要做好檔案保管工作，就必須立足于我國現(xiàn)代管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案保管工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

1 檔案保管工作的內(nèi)容

檔案保管工作是指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全保護措施。保管工作的內(nèi)容包括：

（一）檔案庫房管理。主要是指日常的檔案庫房管理工作。

（二）流動過程中的保護。主要是指檔案在利用過程中所采取的保護性制度和措施。

（三）保護檔案的專門措施。主要指采用專門的技術(shù)和方法對檔案進行保護，延長檔案的壽命。

2 檔案損毀的原因

（一）人為因素

人為因素包括人為原因的盜竊、篡改、縱火，有關(guān)工作人員的失誤，如失火、丟失、雨淋等以及搬運、利用過程中保護不力而造成檔案的磨損、污染、揉折、撕裂等方面。新中國成立以來，人為原因?qū)n案造成較大范圍的破壞，是在十年動亂時期，檔案材料先后三次遭受嚴重破壞：

一是1967年“文革”初期，搞所謂“銷毀黑材料”，搶燒了大量檔案材料；二是1968—1969年，機構(gòu)撤并、干部下放期間，占房子、搶柜子、丟毀檔案，有的機關(guān)甚至片紙無存；三是年開展“批林批孔”運動期間“，四人幫”及其爪牙大搞“打砸搶”，造成了檔案材料的較大范圍的損毀。

十年動亂時期，不僅僅使我國的知識分子出現(xiàn)了斷層的現(xiàn)象，同時對許多寶貴的資料也造成了嚴重的損害，檔案資料的破壞是其中的一個方面。

（二）自然因素

自然因素包括兩個因素：

1、檔案制成材料的內(nèi)因損毀。如紙張變質(zhì)、字跡褪化等。

2、檔案保管條件的外因損毀。如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、有害氣體、有害生物、機械磨損以及地震、水災(zāi)、雷電等自然災(zāi)害因素。

檔案壽命的長短與檔案保管條件有著極為密切的關(guān)系。為了解決檔案長久保管與檔案“壽命”有限這一矛盾，檔案工作人員必須以高度的政治責(zé)任感，切實搞好檔案的保管工作。

（三）操作因素

由于計算機改變了我們的生活方式和工作方式，現(xiàn)在的工作中，有很多文件、資料、檔案是電子版的，由于工作人員的操作可能造成數(shù)據(jù)的丟失。所以對于檔案工作者一定要掌握現(xiàn)代的工作手段，與時俱進的掌握知識。

3 檔案保管工作的任務(wù)

維護檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務(wù)。

（一）防止檔案的損壞

檔案工作人員要了解和掌握檔案損壞的原因與規(guī)律，努力消除各種因素對檔案的不利影響，盡量降低檔案的損壞程度，防止和減少各種損壞檔案的不利因素。

（二）延長檔案的壽命

從根本上采取措施改善檔案的保管條件，提高檔案的復(fù)制與修復(fù)技術(shù)，盡可能地延長檔案的壽命。

（三）維護檔案的安全

一方面是在檔案的物質(zhì)保管條件上（如庫房、柜架、卷皮、卷盒等）最大限度地保證檔案的安全；另一方面保證檔案內(nèi)容和載體的安全，防止檔案丟失、被盜或泄密，確保檔案的安全完整。

4 檔案保管的基本要求

（一）以防為主，防治結(jié)合

“防”就是預(yù)防檔案損壞，無“病”先防，它是檔案保管的主導(dǎo)方面，是積極主動的治本辦法?！爸巍本褪菣n案一旦毀壞，要積極妥善地處置。“防”與“治”是互相促進、相輔相成的關(guān)系。

（二）加強重點，照顧一般

重點保護那些需要長久保管的檔案以及重點立檔單位的檔案，使這部分重點檔案既安全又延長壽命。對于一般性的檔案要適當兼顧。

（三）自力更生，勤儉節(jié)約

檔案保管必須具備一定的物質(zhì)條件，要有一定的技術(shù)設(shè)備，特別是設(shè)立規(guī)范化的檔案庫房。但國家還不太富裕，不能抱著“等、靠、要”的被動思想，要本著自力更生、勤儉節(jié)約的精神辦事。

（四）立足長遠，保證當前

既不要片面地強調(diào)保護檔案而不考慮利用的方便，又不能只顧一時的利用方便而不顧及檔案的保護。保管工作既要立足長遠利用的需要，又要保證當前利用的方便。

5 檔案利用過程中的保護方法

檔案在使用過程中的保護制度，應(yīng)當涉及檔案使用過程中所有與保護問題有關(guān)的基本問題和基本方面。它大體上包括兩個方面：

（一）檔案使用的登記與交接制度

檔案無論因何故被利用時，都必須對調(diào)卷、還卷及交接行為實行嚴格的登記交接手續(xù)。如檔案出庫、入庫的登記，借閱登記及交接清點等。

（二）檔案利用行為的管理與限制制度

這一制度涉及檔案利用行為的方式及所應(yīng)注意防止的不良現(xiàn)象。如利用者不允許吸煙、喝水、吃食物等，不允許在檔案上勾畫、涂抹，未經(jīng)允許不準擅自拍照、抄錄、復(fù)印，更不允許有撕損剪切等破壞性行為，利用者必須保證檔案的完好無損。對損毀檔案行為要按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)予以處罰。

1、量與順序的控制

檔案利用時，無論是內(nèi)部使用還是外部利用，當所需檔案數(shù)量較大時，可按管理制度分批限量提供，且應(yīng)要求利用者在使用過程中和交還檔案時，保持其實體秩序的排列順序，以免發(fā)生錯誤。

2、加強對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查

凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應(yīng)配備檔案工作人員實行監(jiān)督，隨時檢查利用者的利用行為，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并予以糾正，將不良現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。有條件的檔案館（室），尤其是面向社會提供利用的檔案館，應(yīng)配備電視監(jiān)控系統(tǒng)。

3、利用方式及利用場所的限制

檔案的利用方式以現(xiàn)場閱覽為基本方式。經(jīng)允許的拍攝或復(fù)印工作原則上應(yīng)由檔案館（室）工作人員承擔(dān)；檔案利用的場所應(yīng)為集中式的閱覽中心，一般不為利用者安排單獨的利用房間，以免發(fā)生不測事件。

4、對重要檔案采取有效的保護性措施

對珍貴檔案，檔案館（室）應(yīng)當實施重點保護：一是嚴格限制利用人次；二是盡量不提供檔案原件，只提供縮微件或復(fù)印件等；三是利用中要格外注意監(jiān)護問題，必要時可以責(zé)成專人始終陪伴進行利用。檔案工作的根本目的是為社會各方面提供檔案信息服務(wù)。檔案館（室）應(yīng)當正確處理管理與利用的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

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