試論在檔案保管與利用時的創(chuàng)新方法

韓建華

摘 要：我國院校檔案的工作主要是對教育事業(yè)的成功以及教育的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。就現(xiàn)階段而言，我國在進(jìn)行檔案保管與利用工作的過程中，建立了檔案管理機(jī)制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設(shè)施。但是不可否認(rèn)的是，院校在進(jìn)行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處，需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新以及管理。

關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案利用；高校檔案；創(chuàng)新模式

隨著高等教育普及程度的加深以及大數(shù)據(jù)時代對于信息共享的要求的提高。目前，高校的大部分檔案資料都開始趨于透明化。這種做法在很大程度上推動了高校檔案資源利用的進(jìn)程，這樣做的益處主要體現(xiàn)在兩個方面：一是對高校本身的發(fā)展而言，高校工作者對本校的了解程度加深，可以更好的理解學(xué)校的教學(xué)目的和教學(xué)思路，為學(xué)生的能力培養(yǎng)，找出更多的方法和途徑，使學(xué)生更加符合社會發(fā)展的需求，并且推動高校的發(fā)展；另一方面，高校檔案涉及到多個方面，充分利用高校檔案資源，可以幫助一些企業(yè)或國家企事業(yè)單位獲取更加全面的信息，保證其工作的順利進(jìn)行。

1 檔案的保管與利用工作是檔案管理的重中之重

高校檔案包含了高校自建校以來的招生信息、教學(xué)成果、科研成果以及舉辦過的一切內(nèi)部或是對外活動的信息?？梢哉f，高校檔案資源中不僅包括了較為全面的人才信息，也記錄著高校發(fā)展的歷史過程和變化，可以從很大程度上，反映一定時期的社會經(jīng)濟(jì)文化狀態(tài)。高校的發(fā)展受到社會環(huán)境的影響，它的發(fā)展規(guī)律與社會的發(fā)展規(guī)律基本一致，這不僅對于現(xiàn)代化企業(yè)有著重要的意義，也對社會歷史文化研究工作、科技研究工作具有非常重要的作用。

（一）建立專門的檔案庫房

一些檔案部門所在單位為了節(jié)省成本或者是其他考慮因素隨便找一個地方作為檔案庫。這其中的安全隱患不可忽視。首先檔案庫設(shè)計必須科學(xué)、合理，避免一些別有用心的人盯上，利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要我們檔案管理部門找專業(yè)的安全防盜人員徹底排除各個安全隱患環(huán)節(jié)。還有就是對檔案庫的門窗做相應(yīng)的安全加固和防火、防水等級。從人為因素到外在的環(huán)境因素做好檔案的安全保管工作。

由于我校檔案館檔案存在大部分紙質(zhì)的，還有一些教學(xué)科研資料。隨著時間的推移紙張會自己變黃疏松，導(dǎo)致字跡不清甚至破損，照片更容易出現(xiàn)拍攝內(nèi)容的丟失。面對這些問題要在檔案入庫前用先進(jìn)科學(xué)的方法盡量延長紙張的壽命；病蟲害、溫度、濕度、光照度等對檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫內(nèi)要實時監(jiān)控這些數(shù)據(jù)的變化，如發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據(jù)變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時做好應(yīng)急預(yù)案。

（二）檔案資源保管與利用

在高校教學(xué)檔案管理工作中，屬于投入的環(huán)節(jié)包括教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索?！笆占敝苯雨P(guān)系教學(xué)檔案館藏，是提供利用的基礎(chǔ)，高校檔案管理部門必須與立卷部門進(jìn)行及時的溝通，投人時間和精力確保收集工作的順利完成。“整理”是教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是提供利用的前提，通過整理使教學(xué)檔案有序化、條理化，為利用教學(xué)檔案打下基礎(chǔ)?！拌b定”是“去偽存真，去粗取精”的必要步驟，是確保在利用教學(xué)檔案時，有用信息能夠發(fā)揮作用的重要一環(huán)。“保管”保證教學(xué)檔案的物理安全，是利用的前提條件?！皺z索”的效率體現(xiàn)為查全率和查準(zhǔn)率，查全率主要表示滿足利用者需要的全面程度，查準(zhǔn)率表示滿足利用者需要的準(zhǔn)確程度，是利用的前期準(zhǔn)備工作，作用是讓利用者能夠快速、準(zhǔn)確的查檢到所需的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案檢索的效率直接影響利用效率。

（二）檔案資源的利用是高校教育事業(yè)發(fā)展的需要

目前我們處于信息化時代，教育事業(yè)的發(fā)展需要依托檔案事業(yè)的發(fā)展，這樣才能做到與時俱進(jìn)，因此，這就需要重視對其開發(fā)利用，從而使其更好的為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。通過加大對檔案資源的有效利用，從而更好的將檔案的價值體現(xiàn)出來，使其能夠轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力，從而更好的推動我校的發(fā)展和進(jìn)步。

2 信息時代高校檔案保管與利用服務(wù)模式創(chuàng)新

隨著我國社會的快速發(fā)展，尤其是目前，我國社會進(jìn)入新常態(tài)的狀況之下，如何能夠更好地發(fā)揮出高校檔案保管與利用的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認(rèn)為在目前需要積極加強(qiáng)信息時代下高校檔案的管理創(chuàng)新模式，個人認(rèn)為關(guān)鍵可以從以下幾個方面去入手：

（一）提高服務(wù)的思想意識是提升服務(wù)的基礎(chǔ)

作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務(wù)意識，只有提升思想服務(wù)意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務(wù)工作，因此，關(guān)鍵要從三個方面充分認(rèn)識，一方面，高校管理者要充分認(rèn)識到新情況、新狀態(tài)下，高校檔案管理工作服務(wù)的重要性和必要性，只有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關(guān)于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關(guān)系學(xué)校、學(xué)生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務(wù)必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應(yīng)新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。

（二）利用創(chuàng)新的手段，提升檔案管理的效力

與傳統(tǒng)檔案的保管與利用模式相比，在新時代狀況下，檔案管理工作的優(yōu)勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用信息化的技術(shù)手段和方式，要加強(qiáng)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，結(jié)合我校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發(fā)揮，這樣才能更好地服務(wù)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

（三）加快信息化建設(shè)，提供多元化利用平臺，培養(yǎng)復(fù)合型人才

世界科技革命正不斷影響著高校檔案利用，現(xiàn)代化的利用方式已成新趨勢。在查閱、利用上，即使保持來館利用，也應(yīng)加快建立數(shù)字檔案館，在確保安全情況下，通過電腦快捷查找檔案數(shù)據(jù)、打印檔案資料；讓電話、傳真、郵寄等現(xiàn)代通訊工具都參與檔案利用并簡化手續(xù)；最好是讓利用者通過安全網(wǎng)絡(luò)平臺，像平時上網(wǎng)查資料一樣，能遠(yuǎn)程獲取想找的檔案信息，這樣我們就有足夠多的時間進(jìn)行檔案資源開發(fā)利用。不過編研利用也正朝高科技、現(xiàn)代化方向發(fā)展。如現(xiàn)代傳媒、現(xiàn)代信息、現(xiàn)代印刷、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、光學(xué)記錄、聲像等技術(shù)正逐漸用于檔案編研。因此檔案工作人員還須具有過硬的檔案編研基本技能和系列專業(yè)知識與專業(yè)技能，很好掌握現(xiàn)代高新技術(shù)，使自己成為一個具有多專業(yè)功能的復(fù)合型通才。編研出許多形式多樣的歷史成果，讓高校檔案編研成為純真年代的經(jīng)典發(fā)聲。

3 總結(jié)

總的來說，高校檔案的充分利用工作還需要進(jìn)行不斷的嘗試與努力。針對目前在檔案利用環(huán)節(jié)中存在的諸多問題，相關(guān)工作人員一定要及時的提出解決的措施和方案。讓高校檔案資源充分發(fā)揮其利用價值，為社會工作帶來更多的便利。希望本文中提出的相關(guān)觀點和建議可以起到一定的指導(dǎo)作用。

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