以教學(xué)評估為契機規(guī)范高校的教學(xué)檔案建設(shè)

嚴 莉

（蘇州市職業(yè)大學(xué) 機電工程學(xué)院，江蘇 蘇州 215104）

高校的教學(xué)評估是教學(xué)檔案建設(shè)的動力，確立了教學(xué)檔案的重要地位，充分體現(xiàn)了教學(xué)檔案的價值。通過評估，引發(fā)各高校高度重視教學(xué)檔案工作，也為教學(xué)檔案建設(shè)帶來了新思路，不但指明了教學(xué)檔案建設(shè)的方向，而且豐富了教學(xué)檔案的信息資源，使教學(xué)檔案建設(shè)工作列入規(guī)范化的管理范圍。教學(xué)評估過程中所暴露出的教學(xué)檔案管理問題，通過評估的契機而逐步解決，從而規(guī)范教學(xué)檔案管理體系。

一、教學(xué)檔案在教學(xué)評估工作中的重要性

隨著各高校之間的競爭，高等教育得到飛速發(fā)展。各校的競爭，歸根到底就是人才培養(yǎng)質(zhì)量的競爭。國家為促進高等教育的健康、可持續(xù)發(fā)展，通過各種形式的教學(xué)評估對高校進行質(zhì)量檢查和監(jiān)控，如新建專業(yè)合格評估、本科教學(xué)評估、高職教學(xué)工作水平評估、學(xué)士點授權(quán)評估、科研評估、校園文明建設(shè)評估、學(xué)校治安綜合治理評估等，評估內(nèi)容涉及學(xué)校的綜合方面，評估的結(jié)果也在某種程度上影響高校在社會上的地位及榮譽，是關(guān)系學(xué)校前途的大事。從評估的效果看，教學(xué)評估在高校是學(xué)校建設(shè)、改革、發(fā)展的動力。

高校的檔案信息資源是反映一個高校辦學(xué)歷史和辦學(xué)資源的重要組成部分，是高校評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。特別是教學(xué)檔案能較完整地反映教學(xué)管理信息、教學(xué)活動的全貌，是反映高校教育改革和學(xué)校發(fā)展歷史的真實記錄，是教學(xué)評估必定要檢查的工作。因此，各個高職院校在評估工作中都把教學(xué)檔案放在首要位置，通過教學(xué)評估工作的契機，學(xué)校對教學(xué)檔案進行一次大規(guī)模、系統(tǒng)、全面的梳理，以此提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，達到“以評促建、以評促改”的目的，從而推動高校的全面建設(shè)和發(fā)展。

二、從教學(xué)評估看教學(xué)檔案中存在的問題

從近幾年各校的評估情況看，盡管高校通過評估工作認真梳理了教學(xué)檔案，但是在評估中還是發(fā)現(xiàn)檔案建設(shè)確實存在不少問題。

1.檔案管理意識薄弱。

在評估工作之前，有的學(xué)校檔案意識較薄弱，很少花費精力做這項工作。教職工對檔案工作也缺乏了解。在學(xué)校工作規(guī)劃中，認為正常授課、考試等日常教學(xué)工作才是首要的，卻忽略了后續(xù)的相關(guān)教學(xué)檔案工作，并且在例行檢查和部門規(guī)劃中也很少涉及此方面工作。

2.檔案資料收集不規(guī)范。

正常開展的教學(xué)工作，沒有收集整理資料；某些教學(xué)資料散落在某部門或某個人手上，成為死檔案；缺少開展討論教學(xué)工作的會議紀要；教師花大力氣完成的教學(xué)成果、教改項目沒有收集檔案；學(xué)生開展實驗實訓(xùn)的記錄不完整；教師聽課沒有記錄；只注重紅頭文件的收集，忽略了本部門形成的教學(xué)實踐成果的收集，等等。這些表明，有的學(xué)校教學(xué)檔案的收集與整理具有很大的隨意性，思想上不重視檔案管理。教學(xué)檔案存在重復(fù)收集、遺漏收集、收集不整理的問題，并沒有形成系統(tǒng)的檔案管理制度。為了應(yīng)付評估，突擊制作以前缺失的資料，甚至還組織教師和學(xué)生制造假文件、假數(shù)據(jù)……這些行為嚴重影響了正常的教學(xué)工作，給學(xué)校也帶來了惡劣影響。通過評估，暴露了學(xué)校檔案管理中存在的諸多問題，需要通過評估促進這些問題的解決。

3.教學(xué)檔案管理水平落后。

由于學(xué)校教學(xué)檔案的收集一般都由教師或行政部門人員兼職完成，完成的數(shù)量和質(zhì)量往往缺乏監(jiān)督。從管理手段上講，收集的材料不規(guī)范，還處在原始的紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案在字體、格式、書寫上不整齊劃一，信息化管理手段明顯落后；沒有科學(xué)的指導(dǎo)，對評估數(shù)據(jù)的收集和整理非常茫然，不知道如何運用有效資料進行整合、分析和科學(xué)統(tǒng)計；收集的檔案內(nèi)容混亂，各項評估數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一致。

從硬件上看，有的學(xué)校檔案管理的條件相當落后，檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案保管條件簡陋。檔案室檔案只存不管，缺乏二次加工，查找檔案也變成一件耗時的事情，很多學(xué)校（院）檔案室只相當于擺設(shè)，越發(fā)被忽略。

三、從教學(xué)評估看教學(xué)檔案建設(shè)

很多學(xué)校通過教學(xué)評估后，在促建、促改、促管和促質(zhì)量提高等方面的作用非常大，評估使學(xué)校實現(xiàn)了更好地發(fā)展。在各項工作中，學(xué)校開始重視教學(xué)檔案的建設(shè)與管理，針對評估中所暴露的教學(xué)檔案問題采取一系列有效措施。

1.強化檔案意識，建立檔案管理體系。

教學(xué)檔案反映學(xué)校主要職能活動情況，是學(xué)校檔案的重要組成部分。高校的教學(xué)檔案在教學(xué)評估中起著重要作用：首先，學(xué)校應(yīng)加大教學(xué)檔案建設(shè)工作的宣傳力度，提高教職工對檔案工作的認識，嚴格執(zhí)行普通高職院校檔案管理辦法。其次，教學(xué)檔案工作要重視教學(xué)資料文件平時的歸檔和積累，杜絕搞突擊工作。日常教學(xué)要重視對教學(xué)檔案的檢查，遇到問題，及時整改。最后，落實檔案責(zé)任制，院（系）成立檔案工作組，設(shè)專門負責(zé)人，所有教師承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對個人承擔(dān)的教學(xué)檔案要及時上交歸檔。這種責(zé)任制能有效細化檔案工作，保證管理制度的長效性。

2.從規(guī)范的檔案目錄著手，系統(tǒng)管理檔案。

首先，規(guī)范檔案目錄。隨著高職教育的改革創(chuàng)新，除去日常行政管理、教學(xué)管理、教師業(yè)務(wù)等幾大塊教學(xué)檔案外，檔案工作的范圍在不斷擴大。這些增添的教學(xué)內(nèi)容要及時納入歸檔范圍，做到實時更新。

其次，收集檔案要從細節(jié)著手，開辟新渠道。除去日常實物的教學(xué)檔案（教學(xué)志、試卷、畢業(yè)設(shè)計、課程設(shè)計等）要進行定期編號歸檔外，其他資料如申報教學(xué)成果的申報書、結(jié)題書印章頁、獎狀；大學(xué)生創(chuàng)業(yè)項目的申報、項目運轉(zhuǎn)過程，以及獲獎、成果產(chǎn)生的內(nèi)容；大學(xué)生素質(zhì)教育相關(guān)內(nèi)容；專業(yè)指導(dǎo)委員會深入實踐的工作內(nèi)容；校企合作的企業(yè)和學(xué)校的工作狀況、學(xué)生的成果，等等，這些都可以成為教學(xué)檔案中深度開發(fā)的內(nèi)容。高校相關(guān)的檔案部門和各級學(xué)院要積極開發(fā)教學(xué)資源，獲取收集資料。尤其是要科學(xué)運用校園網(wǎng)、微博、微信等公眾平臺等方式獲取教學(xué)資源，及時做好檔案收集，從而為教學(xué)評估基礎(chǔ)工作奠定堅實基礎(chǔ)。

最后，充分利用信息手段進行檔案管理。從評估結(jié)果看，學(xué)校教學(xué)檔案還是以紙質(zhì)形式為主，評估后要形成建立電子檔案的制度，形成有利于檢索與貯存的數(shù)字化、虛擬化的電子文件，利用計算機建立檔案目錄和數(shù)據(jù)庫，可以提高檔案管理水平和檔案管理效率，方便查閱和歸檔。

3.設(shè)立專人專管，形成監(jiān)督體系。

高職高專的教學(xué)評估為每三年進行一次，教學(xué)檔案管理也必須作為一項常規(guī)工作進行。要以評估為出發(fā)點，設(shè)立院級檔案專職管理人員，由專門老師定期集中整理檔案、裝訂、信息化處理，這樣既為日常教學(xué)服務(wù)，又使評估工作中的教學(xué)檔案工作分解在平時。

學(xué)校要細化檔案工作及考核制度，建立質(zhì)量監(jiān)督體系。成立督學(xué)組對高校檔案部門的工作按要求、按質(zhì)量定期進行檢查或抽查。納入考核制度，檔案工作的考核結(jié)果與學(xué)校年終的部門考核掛鉤，促進規(guī)范二級學(xué)院和職能部門的檔案。

教學(xué)檔案是反映學(xué)校教育教學(xué)活動及改革的歷史記錄，通過教學(xué)評估的契機，對高校教學(xué)檔案進行系統(tǒng)梳理，不僅為高校正常教學(xué)工作提供了保證，而且為教學(xué)評估工作奠定了基礎(chǔ)。教學(xué)評估離不開內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案信息資源，只有在日常教學(xué)中做好基礎(chǔ)工作，教學(xué)評估才能順利開展，學(xué)校在未來才能得到更好的發(fā)展。

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