電子政務(wù)對檔案工作的影響及對策研究

付艷美

（秦皇島市北戴河區(qū)檔案館，河北 秦皇島 066100）

電子政務(wù)對檔案工作的影響及對策研究

付艷美

（秦皇島市北戴河區(qū)檔案館，河北 秦皇島 066100）

在已經(jīng)進(jìn)入了電子政務(wù)的時代，電子政務(wù)對檔案工作的影響不僅僅體現(xiàn)在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的改變。充分借助電子政務(wù)這個良好契機(jī)推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。

電子政務(wù)；檔案工作；影響；對策

1　前言

隨著社會的不斷進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，在這種形勢背景下，電子政務(wù)逐漸取代了傳統(tǒng)的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發(fā)展成果。電子文件大量產(chǎn)生，這給檔案工作帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇，也使其面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?？梢哉f，電子政務(wù)對檔案工作的影響不僅僅體現(xiàn)在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的改變。充分借助電子政務(wù)這個良好契機(jī)推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。

2　電子政務(wù)給檔案工作帶來的積極影響

2.1對檔案業(yè)務(wù)工作的積極影響

在電子政務(wù)活動中勢必會產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件的儲存、運行、傳遞和使用方式都與紙質(zhì)文件有著很大的區(qū)別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務(wù)語境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務(wù)文件在歸檔的同時也要進(jìn)行細(xì)致鑒定。這一切變化都使得檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)入新的發(fā)展歷程，使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生根本改變。

2.2對檔案信息處理方式的影響

電子政務(wù)尚未實施以前，各類政務(wù)文件浩如煙海、泛濫成災(zāi)，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質(zhì)的壓力。但是電子政務(wù)辦公自動化技術(shù)的不斷普及，為檔案部門辦公自動化技術(shù)的運用帶來了良好的機(jī)遇。各部門在辦公過程中產(chǎn)生的政務(wù)文件可以與計算機(jī)辦公自動化技術(shù)有機(jī)結(jié)合。信息用戶只需要在相關(guān)操作界面上點擊鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡(luò)及時獲得所需要的信息。同時，由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，政務(wù)文件的形成中可參雜多種信息媒體技術(shù)，滿足不同使用者的需求。

2.3對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的影響

鑒于電子政務(wù)涉及到政府部門的政務(wù)核心，所以針對行業(yè)特點制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是必需的。這樣一來，各種系統(tǒng)方能在信息平臺中有序運作，使得資源共享更加便捷。同時，由于電子政務(wù)當(dāng)中所使用的傳輸格式和數(shù)據(jù)格式都是標(biāo)準(zhǔn)化的，還能根據(jù)原有的數(shù)據(jù)和信息增加新的功能模塊，所以電子政務(wù)的不斷推行，可以對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，從檔案形成、收集再到儲存、利用，都有章可循，有據(jù)可依。

3　電子政務(wù)給檔案工作帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

電子政務(wù)給檔案工作帶來良好發(fā)展機(jī)遇的同時，也使其面臨著一系列挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下幾點：

3.1意識問題

毫無疑問，電子政務(wù)的發(fā)展不可能一蹴而就，在此形勢背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發(fā)展的。所以檔案工作者必須意識到，在電子政務(wù)環(huán)境下進(jìn)行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰(zhàn)”的心態(tài)。

3.2管理問題

在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案基本采取集中統(tǒng)一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實際要求還存在一些距離。

3.3法律問題

檔案的法律約束性主要體現(xiàn)于它的原始性和真實性，但是電子檔案的可更改性、內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實性帶來一定困難。

綜上所述不難發(fā)現(xiàn)，電子政務(wù)對檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務(wù)的發(fā)展，抓住有利契機(jī)促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

4　發(fā)揮電子政務(wù)對檔案工作積極影響的對策

4.1大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在電子政務(wù)時代中，檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)至關(guān)重要，對電子政務(wù)的實施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務(wù)的發(fā)展契機(jī)，大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對于電子文件的歸檔與管理，要使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個環(huán)節(jié)，必須制定和完善具體的管理辦法、實施細(xì)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。使得電子檔案走上規(guī)范化管理的道理，使檔案工作有據(jù)可依。

4.2提升檔案工作服務(wù)社會的競爭力

在電子政務(wù)環(huán)境下，部門與部門之間的距離越來越小，各部門產(chǎn)生的電子檔案應(yīng)該積極發(fā)揮為社會服務(wù)的能力。誠然，檔案工作是一項公益性事業(yè)，其存在的價值就是便于社會各領(lǐng)域?qū)n案信息資源的利用，多方面滿足社會需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網(wǎng)絡(luò)終端上查詢、使用在權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術(shù)服務(wù)等活動，積極促進(jìn)政府與社會之間的知識流動，加強(qiáng)技術(shù)轉(zhuǎn)移，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，為社會進(jìn)步做貢獻(xiàn)。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發(fā)揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務(wù)走向開放化，發(fā)揮在電子政務(wù)環(huán)境下的積極作用。

4.3采取措施確保檔案信息安全

檔案部門要貫徹落實檔案信息安全保護(hù)機(jī)制，在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)軟件和加工數(shù)據(jù)的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國家保密局認(rèn)可的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。在系統(tǒng)集成過程中，要選擇獲得國家保密局頒發(fā)的 《涉及國家秘密計算機(jī)信息系統(tǒng)集成資質(zhì)》證書的廠商進(jìn)行承建。還要對檔案信息安全進(jìn)行定期檢查，遏制不安全因素，保護(hù)檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術(shù)；在軟件安全保護(hù)方面，要采取防動態(tài)跟蹤、防靜態(tài)分析、防拷貝加密等技術(shù)；在數(shù)據(jù)安全保護(hù)方面，要采取數(shù)據(jù)加密、壓縮、備份等技術(shù)。

4.4加強(qiáng)檔案工作隊伍的能力建設(shè)

在電子政務(wù)視域下，檔案部門要高度重視人才培養(yǎng)質(zhì)量，這樣才能從容應(yīng)對電子政務(wù)環(huán)境對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。一方面，促使工作人員樹立終身學(xué)習(xí)意識，安排他們參加繼續(xù)教育培訓(xùn)活動，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內(nèi)容方面，要對工作人員加強(qiáng)新設(shè)備、新技術(shù)和新方法的培訓(xùn)，對工作人員重點培訓(xùn)計算機(jī)基礎(chǔ)知識，比如檔案管理軟件應(yīng)用知識、文字處理知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等。

4.5加強(qiáng)檔案意識宣傳教育

提高社會大眾的信息化意識，促進(jìn)政府與大眾之間的資源共享，是普及電子政務(wù)的重要路徑之一。在電子政務(wù)時代中，電子檔案涉及到管理、安全、法律等問題，所以檔案部門要對社會大眾加強(qiáng)規(guī)范利用行為的教育，使社會大眾意識到合理利用電子檔案的重要性。國家相關(guān)部門還要積極制定與電子檔案利用的法律法規(guī)，正確引導(dǎo)信息利用的社會公德。

5　結(jié)語

電子政務(wù)對檔案工作帶來了巨大影響，檔案工作人員要從容應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，促使檔案工作順利開展，為社會發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］王秋楠.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源作用淺析［J］.黑龍江檔案，2011（2）.

［2］王雅妮.電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源服務(wù)［J］.檔案時空，2008（2）.

［3］丁光勛.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源服務(wù)的內(nèi)容及其作用［J］.檔案學(xué)通訊，2005（6）.

［4］陳麗梅.如何實現(xiàn)電子政務(wù)與檔案信息資源的合作共建［J］.黑龍江檔案，2008（3）.

［5］迪昕.政務(wù)檔案資源管理開發(fā)與電子政務(wù)建設(shè)［J］.山西檔案，2010 （z1）.

［6］趙宇，路晶.論電子信息資源與檔案信息資源的合作共建［J］.黑龍江交通科技，2010（10）.

［7］王琪.電子政務(wù)框架下實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的基本思路［J］.黑龍江檔案，2011（2）.

［8］于杰，趙秋紅.電子政務(wù)環(huán)境下的職校檔案工作［J］.黑龍江史志，2010 （7）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.102

G271

A

1673-0194（2015）21-0195-02

2015-08-18