醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室無紙化管理實(shí)踐

韋汝珍，董家書，蒙雨明，戴盛明

（廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院 醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)科，廣西 柳州 545005）

醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室無紙化管理實(shí)踐

韋汝珍，董家書，蒙雨明，戴盛明

（廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院 醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)科，廣西 柳州 545005）

為進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室無紙化辦公，自主開發(fā)了一套無紙化辦公軟件，并就實(shí)驗(yàn)室管理無紙化辦公軟件功能模塊進(jìn)行了介紹，同時，將推行中的一些經(jīng)驗(yàn)與同道分享。

醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室；無紙化；管理

0　前言

對于醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室（下稱實(shí)驗(yàn)室）來說，無紙化是指通過信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室管理流程的數(shù)字化［1］。實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)（LIS）［2-3］的應(yīng)用，給實(shí)驗(yàn)室?guī)碣|(zhì)的飛躍。但是，國內(nèi)LIS版本較多，功能也不盡相同，多數(shù)只涉及檢驗(yàn)分析前、分析中、分析后過程的管理。崔紅偉［4］提出實(shí)驗(yàn)信息管理系統(tǒng)（LIMS）的功能模塊，提出LIMS進(jìn)行無紙化記錄與辦公，但沒有提出具體的操作方法。本實(shí)驗(yàn)室針對管理上的需求，自主開發(fā)一套用于實(shí)驗(yàn)室管理無紙化的辦公軟件，功能模塊主要包括文件管理、員工檔案、排班與考勤、簽到與簽退、消息管理、考試管理、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量與技術(shù)記錄等，可顯著提高實(shí)驗(yàn)室管理的效率和質(zhì)量。

1　功能模塊

1.1文件管理

實(shí)驗(yàn)室管理的文件主要有內(nèi)部文件和外部文件［5］，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書（SOP）、質(zhì)量與技術(shù)表格記錄、CNAS發(fā)布的實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則及其在各檢驗(yàn)領(lǐng)域的應(yīng)用說明、法律法規(guī)等，可采用以下方法進(jìn)行無紙化文件管理，使文件管理更符合實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則［6］的要求。同時，員工閱讀與查找更加方便。

1.1.1內(nèi)部文件（包括質(zhì)量手冊、程序文件、SOP、質(zhì)量與技術(shù)記錄）

1.1.1.1文件的形成

這類文件形成流程：編寫→審核→批準(zhǔn)→發(fā)布。無紙化管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：①文件在線編寫（或上傳附件）→審核→批準(zhǔn)→發(fā)布，每一步可指定相應(yīng)的人員操作，并可查看文件形成流程的進(jìn)度。②新建文件提交審核、批準(zhǔn)、發(fā)布后相關(guān)人員可在登錄此系統(tǒng)后收到提醒消息，如 “您有一個文件待審核 （待批準(zhǔn)或待發(fā)布）；你有一個文件待閱讀，請盡快閱讀”。③文件形成后可查閱文件的屬性，包含a.文件名稱、版本/修訂號、章節(jié)、所屬部門；b.編寫者/編寫日期、審核者/審核日期、批準(zhǔn)者/批準(zhǔn)者日期、發(fā)布者/發(fā)布日期。

1.1.1.2文件的修改

文件修改時無需提交紙質(zhì)的文件修改申請單，申請者只需在系統(tǒng)內(nèi)提交文件修改申請，批準(zhǔn)者在線同意后，文件進(jìn)入修改狀態(tài)，修改后重新進(jìn)入此流程：審核→批準(zhǔn)→發(fā)布，新版本或新修訂號的文件形成后，舊版本或舊修訂號的文件歸入銷毀文件庫，查閱只能顯示新形成的文件。

1.1.1.3文件的銷毀

文件銷毀時也無需提交紙質(zhì)的文件銷毀申請單，相應(yīng)人員只需在系統(tǒng)內(nèi)提交文件銷毀申請，批準(zhǔn)者在線同意后，文件歸入銷毀文件庫。

1.1.1.4文件年審

根據(jù)CNAS-CL02文件的要求，內(nèi)部文件定期（通常是一年）由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人進(jìn)行評審，以確保繼續(xù)適用和有效。無紙化管理系統(tǒng)可通過以下3個步驟體現(xiàn)文件年審的痕跡：①文件發(fā)布時，指定文件失效日期，到期后文件自動失效不可閱讀。②實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人在召開文件評審會議后確定審核通過。③發(fā)布者重新發(fā)布通過審核的文件。

1.1.1.5質(zhì)量和技術(shù)記錄［6］管理

為實(shí)現(xiàn)“記你所做的”，實(shí)驗(yàn)室每天需要進(jìn)行大量的質(zhì)量和技術(shù)相關(guān)表格的記錄。通過無紙化管理，實(shí)現(xiàn)電子記錄，記錄者用自己的工號進(jìn)入系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動采集記錄人員和記錄時間等信息，記錄者只需在相應(yīng)表格中如實(shí)填寫，管理者可實(shí)時監(jiān)控、在線查看員工的醫(yī)療活動，預(yù)防追記、補(bǔ)記、漏記等現(xiàn)象的發(fā)生。另外，對于需每日記錄的儀器設(shè)備維護(hù)使用情況，如各種檢測儀器和冰箱/培養(yǎng)箱，可通過局域網(wǎng)覆蓋，將無紙化管理系統(tǒng)安裝至平板電腦，攜帶平板電腦對各項(xiàng)儀器設(shè)備的維護(hù)活動在線填寫，并對數(shù)值數(shù)據(jù)自動進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如提供趨勢圖。所有的填寫的電子記錄自動歸檔，隨時可調(diào)閱或打印。

1.1.2外來文件

目前外來文件有紙質(zhì)版的書籍和電子版的法律法規(guī)、指南、CNAS準(zhǔn)則等，通過無紙化管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版的書籍根據(jù)規(guī)定的編碼規(guī)則維護(hù)至管理平臺，可提供在線瀏覽清單，方便員工獲取外來文件信息。而電子版外來文件同樣根據(jù)規(guī)則維護(hù)，并支持在線閱讀。

1.2員工檔案

實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理主要包括人員基本信息、技術(shù)職稱證書、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、Ⅰ類學(xué)分證、科研立項(xiàng)證明、獲獎證書、論文、學(xué)習(xí)與進(jìn)修登記等，可采用無紙化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。無紙化管理平臺支持在線錄入上述所有記錄，并可導(dǎo)入相關(guān)證書、證明等圖片文件，在線實(shí)時管理員工的動態(tài)信息。

1.3學(xué)習(xí)與考試

傳統(tǒng)SOP文件學(xué)習(xí)的模式集中統(tǒng)一培訓(xùn)，管理員提供培訓(xùn)記錄備查，記錄內(nèi)容含：學(xué)習(xí)人員、地點(diǎn)、時間、培訓(xùn)者、培訓(xùn)課件等。傳統(tǒng)的考試需要人員出題，打印試卷，人工改卷并登記考試成績，歸檔試卷。如今，可采用以下方法進(jìn)行無紙化管理。

1.3.1學(xué)習(xí)

通過無紙化管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)：①文件發(fā)布后，實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員收到文件待閱讀的提醒，員工可立即在線閱讀新發(fā)布的文件。②設(shè)定文件閱讀最低時長，避免員工敷衍了事。③閱讀完畢，系統(tǒng)彈出提示“本人已閱讀并學(xué)習(xí)該文件內(nèi)容，并在今后的工作中嚴(yán)格按照文件的要求執(zhí)行”以警示員工對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度。④管理層可查閱已閱讀人員和未閱讀人員等閱讀日志，以提醒未閱讀人員及時學(xué)習(xí)新文件。⑤員工在查閱文件時，可在線對文件提出建議。文件建議生成后，自動提示文件編寫者閱讀，以便進(jìn)行必要的修改。

1.3.2考試

實(shí)驗(yàn)室目前考試內(nèi)容有：內(nèi)部文件、形態(tài)學(xué)、外部題庫（如三基考試、技術(shù)職稱模擬考試）。

1.3.2.1內(nèi)部文件考試

內(nèi)部文件發(fā)布后，有權(quán)限人員（如各組組長、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人）針對每個文件出題（支持的題型有單選題、多選題、是非題）并維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)，題目與文件有關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動提醒員工對相應(yīng)的內(nèi)部文件進(jìn)行學(xué)習(xí)。有權(quán)限人員適時安排相應(yīng)文件的考試，考試的方式可為隨機(jī)出題（每個員工的考試卷都不同），或統(tǒng)一出題（每個員工的考試卷都相同）。選題的方式可指定單個文件，也可多個文件。對于考試不通過的員工，可單獨(dú)安排其在線補(bǔ)考?？荚嚱Y(jié)束提交后，員工可查看本人的考試成績及卷面，顯示本人答案及正確答案。管理員可查看所有考試的成績單及每個人的考試卷及分?jǐn)?shù)。

1.3.2.2形態(tài)學(xué)考核

實(shí)驗(yàn)室形態(tài)學(xué)識別能力是評估員工工作能力的一個重要內(nèi)容。管理員及相關(guān)技術(shù)骨干將與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的一些圖譜（血液細(xì)胞、骨髓細(xì)胞、尿有形成份、寄生蟲、組織細(xì)胞學(xué)等）維護(hù)（維護(hù)過程可設(shè)置圖片難易系數(shù)）至系統(tǒng)。員工可在線學(xué)習(xí)形態(tài)學(xué)。學(xué)習(xí)過程支持模擬考試，結(jié)束模擬考試后立即顯示考試成績，同時顯示本人答案和正確答案以及解題說明。管理者可根據(jù)需要，定期對員工進(jìn)行不同難易程度的形態(tài)學(xué)考試。

1.3.2.3外部題庫考試

通過無紙化管理系統(tǒng)，將三基考試題目和職稱考試相關(guān)的題目維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)，管理者根據(jù)實(shí)驗(yàn)室管理需要，隨時對不同職稱級別（如高級、中級、初級等）的人員進(jìn)行相應(yīng)的考試。同樣的，在考試結(jié)束后，員工可查看本人的考試成績及卷面，顯示本人答案、正確答案、解題說明。管理員可查看所有考試的成績單及每個人的考試卷及分?jǐn)?shù)。

1.4排班與考勤

通過無紙化管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)：①制定各類班次（夜班、白班、周末和節(jié)假日班），然后進(jìn)行人員排班。②員工可查看所有人員班次和本人某段時間的班次。③按照班次的時間進(jìn)行簽到簽退。④支持換班及特殊排班（如公休、補(bǔ)休及各類假）。⑤設(shè)置在崗、遲到、早退、曠工等規(guī)則。⑥考勤員可隨時查看每天的考勤情況，月終生成全實(shí)驗(yàn)室員工考勤表，統(tǒng)計(jì)一目了然，公正、公平。

1.5簽到與簽退

通過無紙化管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)：①錄入工號后可顯示本人當(dāng)日的班次，按照班次進(jìn)行簽到/簽退。②可規(guī)定簽到/簽退的時差，不在時差范圍內(nèi)視為簽到/簽退無效。③加班的簽到/簽退。④錯誤簽到/簽退補(bǔ)救：在規(guī)定時間內(nèi)允許取消簽到或簽退記錄。

1.6消息管理

通過無紙化管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)：①任意選擇發(fā)布消息的對象，如檢驗(yàn)科所有工作人員、各專業(yè)組、指定某個工作人員；②支持添加消息附件；③消息接收者可收到消息閱讀提醒；④消息附件可下載；⑤查看消息閱讀者/未閱讀者。

2　無紙化管理經(jīng)驗(yàn)推行

無紙化管理系統(tǒng)在本實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行半年，在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中遇到不少問題，同時也會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)有可以改進(jìn)和優(yōu)化的空間，現(xiàn)將運(yùn)行中的一些經(jīng)驗(yàn)介紹如下。

（1）對于有條件的實(shí)驗(yàn)室，系統(tǒng)中的所有提醒可通過移動網(wǎng)絡(luò)傳至相關(guān)人員手機(jī)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)審核、批準(zhǔn)、發(fā)布。

（2）所有的無紙化確實(shí)方便了管理，只要打開實(shí)驗(yàn)室任意一臺電腦，就可獲取相關(guān)的文件信息（如任何管理體系文件、記錄的內(nèi)容、已受控的外部文件、人員檔案、考核信息、排班與考勤）。但是運(yùn)行初級階段，員工習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，如簡易操作卡和排班，強(qiáng)制使用無紙化管理系統(tǒng)，員工會有抵觸情緒，管理者需要做好引導(dǎo)和協(xié)調(diào)溝通的組織工作，使員工清楚無紙化管理所帶來的好處［7］。

（3）系統(tǒng)的逐步完善需建立在邊運(yùn)行邊完善的基礎(chǔ)上，最好由專人負(fù)責(zé)，隨時保持與程序編輯者進(jìn)行聯(lián)系，遇到問題及時反饋。

（4）耐心收集員工對系統(tǒng)的意見和建議，綜合分析，確定可行后進(jìn)行改進(jìn)。

（5）所有文件信息保存于服務(wù)器，服務(wù)器應(yīng)有防盜、防崩盤措施，確保系統(tǒng)中的文件不因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障而丟失。在運(yùn)行初期，文本管理員應(yīng)對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行備份管理。

（6）實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)自身情況將其他的相關(guān)事務(wù)納入無紙化管理平臺建設(shè)中，如設(shè)備管理、試劑管理、室間質(zhì)評、內(nèi)部審核、管理評審等。

（7）實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人對無紙化辦公軟件有一個總體的構(gòu)思框架，由專人（該人最好了解的整個實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)轉(zhuǎn)流程）負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)無紙化辦公各模塊的詳細(xì)方案。將詳細(xì)方案交由程序員制作，進(jìn)行必要的當(dāng)面溝通和電話溝通、郵件溝通，畢竟程序員不了解實(shí)驗(yàn)室真正的需求。

（8）辦公軟件的每次更新，負(fù)責(zé)人應(yīng)第一時間學(xué)會使用，一是為了發(fā)現(xiàn)軟件是否滿足了實(shí)驗(yàn)室的需求，二是及時培訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室人員使用。

3　總結(jié)

以無紙化工作模式為載體［4］，充分利用無紙化管理平臺，合理規(guī)劃實(shí)驗(yàn)室管理的工作流程，大大提高了工作效率。首先，對實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人而言，通過無紙化辦公軟件，可以優(yōu)化資源配置，高效管理實(shí)驗(yàn)室，具體表現(xiàn)如下：①隨時可調(diào)閱實(shí)驗(yàn)室相關(guān)活動的信息，如實(shí)驗(yàn)室的文件體系、排班信息、考勤信息、員工檔案、質(zhì)量與技術(shù)記錄，而無需至具體部分詢問查看；②員工的考試均為機(jī)考，確保員工公平公正的參與各項(xiàng)考試；③因?qū)崿F(xiàn)了可控制的、可查詢的工作過程追蹤，可為員工考核及績效管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)［8］。再者，對于實(shí)驗(yàn)室普通員工，通過該軟件：①可同時共享實(shí)驗(yàn)室學(xué)習(xí)資源（如內(nèi)部文件、外部文件、形態(tài)學(xué)圖庫等），無時間性、地域性限制［9］；②可隨時查閱本人檔案資料（如各項(xiàng)證書、獎懲記錄、學(xué)習(xí)記錄、考試記錄等）；③隨時查看排班信息與考勤記錄。另外，對于文本管理者是個重大的解放：①文件發(fā)布時無需在每一份紙質(zhì)文件上加蓋“受控文件”印章；②文件作廢時無需加蓋“作廢文件”印章；③發(fā)放受控文件時無需制作受控文件發(fā)放記錄表；④無需時時更新紙質(zhì)版的受控文件清單、作廢文件清單；⑤可隨時調(diào)取實(shí)驗(yàn)室的人員檔案情況，如職稱分布、學(xué)歷/學(xué)位、論文發(fā)表、考試結(jié)果、政治面貌、畢業(yè)院校等情況；⑥釋放儲存空間?？傊?，通過無紙化辦公軟件，利科利民，真正實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室低碳、環(huán)保、節(jié)約、高效［1］的管理模式，把實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人、文本管理員從繁雜的日常事務(wù)中解放出來［10］。

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2015-09-08