關(guān)于改進(jìn)物流企業(yè)內(nèi)部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

關(guān)于改進(jìn)物流企業(yè)內(nèi)部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

物流行業(yè)在經(jīng)過(guò)了叢林式的發(fā)展后逐步走向了個(gè)體的規(guī)范化，企業(yè)內(nèi)部控制制度改進(jìn)的必要性逐漸凸顯出來(lái)。文章結(jié)合當(dāng)下物流企業(yè)的發(fā)展形式，從物流企業(yè)管理的整體角度、物流企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容以及物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程分析如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制，不斷提高企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量。

物流企業(yè)；內(nèi)部控制；控制內(nèi)容；業(yè)務(wù)流程

在移動(dòng)互聯(lián)、4G信息通路的推動(dòng)下，在電子商務(wù)高速發(fā)展的帶動(dòng)下，在三維運(yùn)輸空間迅速的建設(shè)下，2015年的物流業(yè)面臨著巨大的變化。菜鳥物流“大數(shù)據(jù)分析”解決爆倉(cāng)、京東的“亞洲1號(hào)”逐漸趨于成熟、天貓的巨額交易等這些現(xiàn)象無(wú)不預(yù)示著物流產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在這樣的大環(huán)境下，物流企業(yè)需要不斷提高內(nèi)部管理質(zhì)量，優(yōu)化內(nèi)部控制制度，嚴(yán)把物流服務(wù)的每一環(huán)節(jié)，為企業(yè)贏得更多的市場(chǎng)發(fā)展空間。

1　把握內(nèi)部控制制度與物流企業(yè)其他管理制度的協(xié)調(diào)性

企業(yè)的內(nèi)部管理制度需要具有體系性，各個(gè)管理制度之間是相輔相成的，否則管理將是混亂的。因此，內(nèi)部控制制度的優(yōu)化首先應(yīng)從其與其他管理制度的協(xié)調(diào)性著手。

1.1內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的產(chǎn)權(quán)往往呈現(xiàn)出多元化的結(jié)構(gòu)，其財(cái)務(wù)管理活動(dòng)涉及的范圍也較廣，需要巨大的數(shù)據(jù)予以支撐其預(yù)算管理、成本管理、內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、投融資活動(dòng)等，也需要強(qiáng)有力的約束機(jī)制來(lái)監(jiān)督這些財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的執(zhí)行，還需要一個(gè)健康的環(huán)境保證參與這些管理活動(dòng)的人員能夠忠誠(chéng)于企業(yè)。而內(nèi)部控制制度恰恰能夠從優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境、信息溝通以及內(nèi)部控制活動(dòng)等這些內(nèi)容來(lái)滿足物流企業(yè)財(cái)務(wù)管理的這些需求。因此，在改進(jìn)內(nèi)部控制制度時(shí)，物流企業(yè)應(yīng)當(dāng)從整體上關(guān)注該制度是否能夠與上述財(cái)務(wù)管理活動(dòng)相融合，否則將不利于物流企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的開展。

1.2內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的業(yè)務(wù)流程將運(yùn)輸、儲(chǔ)存、裝卸、搬運(yùn)、包裝、流通加工、配送以及信息處理等業(yè)務(wù)集為一體，每一個(gè)業(yè)務(wù)流程都有著自己的操作規(guī)范。那么，如何才能夠保證這些操作規(guī)范能夠真正落實(shí)呢？以配送為例，快遞員在配送過(guò)程中調(diào)包的現(xiàn)象屢見不鮮，如上海的“30萬(wàn)黃金調(diào)包”案，就是由于快遞員沒(méi)有按照常規(guī)路線進(jìn)行配送引起的。在這種情況下，如果內(nèi)部控制活動(dòng)設(shè)置是合理的，與操作規(guī)范中的注意事項(xiàng)相銜接，那么就可以避免這些狀況的發(fā)生。比如，攝像頭的位置是否合適、分揀過(guò)程中是否需要兩個(gè)人經(jīng)手等等。

1.3內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的績(jī)效管理相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的管理層員工與基層員工在知識(shí)水平以及工作能力等方面有著較大的差別，因此在績(jī)效考核等方面也存在著差別，而對(duì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況也是績(jī)效考核中所應(yīng)當(dāng)關(guān)注的內(nèi)容，也是引起差別的因素之一。因此，績(jī)效考核指標(biāo)的設(shè)置需要區(qū)分不同層級(jí)的員工，考慮到各層員工執(zhí)行內(nèi)部控制制度的效果。反過(guò)來(lái)，內(nèi)部控制制則在信息數(shù)據(jù)、內(nèi)部監(jiān)督等方面對(duì)績(jī)效管理的完善有著推動(dòng)作用。

從以上分析可以看出，內(nèi)部控制制度的優(yōu)化需要從多方面考慮到物流企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)管理以及績(jī)效管理等內(nèi)部管理活動(dòng)。它所扮演的角色可能是某個(gè)管理制度的基礎(chǔ)，也可能是某個(gè)管理制度的內(nèi)容，但核心在于它應(yīng)當(dāng)與這些管理制度相協(xié)調(diào)。

2　優(yōu)化物流企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的內(nèi)容

從目前物流企業(yè)所執(zhí)行的內(nèi)部控制模式來(lái)看，主要是按照美國(guó)COSO框架來(lái)構(gòu)建的，即包括內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)部控制活動(dòng)、信息溝通以及內(nèi)部控制監(jiān)督。

2.1優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境的好壞決定了物流企業(yè)內(nèi)部控制制度的基調(diào)。從眾多國(guó)內(nèi)外大型集團(tuán)物流企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)的案例來(lái)看，以“企業(yè)文化”的建設(shè)為著眼點(diǎn)是成果較為可觀的一種方式。以德邦物流為例，該企業(yè)在構(gòu)建企業(yè)文化時(shí)，有意識(shí)的為企業(yè)營(yíng)造了一個(gè)很好的內(nèi)部控制環(huán)境。比如，在樹立“誠(chéng)信”這一理念時(shí)，企業(yè)除了開展一系列的誠(chéng)信活動(dòng)以外，還向員工講述了績(jī)效管理制度對(duì)員工的考核、內(nèi)部控制活動(dòng)對(duì)員工工作行為的監(jiān)督等內(nèi)容，客觀上使員工了解到其處于一個(gè)正規(guī)的工作環(huán)境當(dāng)中，避免出現(xiàn)不誠(chéng)信的現(xiàn)象。

2.2重視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

結(jié)合實(shí)務(wù)工作來(lái)看，物流企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)往往不注重所承接業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，最終導(dǎo)致企業(yè)卷入不必要的法律問(wèn)題或者經(jīng)濟(jì)問(wèn)題當(dāng)中。在完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序時(shí)，物流企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的全過(guò)程性。因?yàn)?，物流企業(yè)往往集運(yùn)輸、儲(chǔ)存、裝卸等業(yè)務(wù)活動(dòng)于一體，每一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤都將給客戶和企業(yè)帶來(lái)較大的損失，全過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以使企業(yè)能夠事先洞察到該業(yè)務(wù)在某個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問(wèn)題。此外，也要注重風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容的精細(xì)化，將可能存在的風(fēng)險(xiǎn)控制在可容忍范圍之內(nèi)。

2.3合理設(shè)置內(nèi)部控制活動(dòng)

物流企業(yè)的各項(xiàng)工作較為細(xì)化和繁瑣，因此內(nèi)部控制活動(dòng)的設(shè)置較其他企業(yè)來(lái)說(shuō)也會(huì)復(fù)雜一些。以某物流企業(yè)的接單環(huán)節(jié)為例，控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于客服專員要主動(dòng)接單?？刂苹顒?dòng)則主要從以下兩個(gè)方面去細(xì)化：根據(jù)公司現(xiàn)有的空閑車輛主動(dòng)接單，改變?cè)瓉?lái)的根據(jù)車源被動(dòng)接單的行為；對(duì)于訂單不滿意的貨源，要積極主動(dòng)溝通，盡可能增加訂單，實(shí)現(xiàn)車輛的滿裝滿載，節(jié)約成本。總之，在設(shè)置每一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)，要找好該環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵點(diǎn)在哪里，然后根據(jù)關(guān)鍵點(diǎn)去細(xì)化該環(huán)節(jié)操作過(guò)程中的內(nèi)部控制活動(dòng)。

2.4完善信息化溝通平臺(tái)

物流企業(yè)不同于其他企業(yè)，其每天收貨、送貨、接單等數(shù)據(jù)量非常大，一旦信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，那么整個(gè)物流企業(yè)甚至?xí)幱诎c瘓狀態(tài)，因此一定要完善其信息化溝通平臺(tái)。

諸如中鐵快運(yùn)、德邦物流、中國(guó)誠(chéng)通集團(tuán)、中國(guó)物資儲(chǔ)運(yùn)總公司等這些大型物流公司在內(nèi)部物流配送、車輛調(diào)配等信息化方面都較為完善。這些公司多采用ERP系統(tǒng)來(lái)為內(nèi)部控制活動(dòng)提供有效的信息，同時(shí)也為其他業(yè)務(wù)管理活動(dòng)提供各種數(shù)據(jù)。此外，物流企業(yè)還需要建立日常工作的溝通平臺(tái)，便于內(nèi)部控制人員與其他各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間就相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行溝通。比如，一些物流企業(yè)所采用的內(nèi)部局域網(wǎng)、文件云端共享、網(wǎng)絡(luò)通信工具等。

2.5真正落實(shí)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

物流業(yè)務(wù)的繁瑣決定了其內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制同樣需要具有全面性。全面性在過(guò)程上體現(xiàn)為“全過(guò)程監(jiān)督”，既對(duì)所承接的物流業(yè)務(wù)不能在所有活動(dòng)都結(jié)束以后再去考核內(nèi)部控制制度執(zhí)行的效果，而是應(yīng)當(dāng)從訂單承接開始就關(guān)注內(nèi)部控制制度的執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并糾正錯(cuò)誤，避免出現(xiàn)不必要的損失。此外，內(nèi)部監(jiān)督人員的獨(dú)立性也是需要強(qiáng)調(diào)的。一些物流企業(yè)的丟貨、調(diào)包等問(wèn)題正是由于內(nèi)部監(jiān)督人員的職業(yè)素養(yǎng)不高或者受控于相關(guān)管理人員而造成的。

3　物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)部控制優(yōu)化

物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)部控制的優(yōu)化實(shí)際上是從精細(xì)化的角度來(lái)談內(nèi)部控制。以某物流企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理為例：

倉(cāng)儲(chǔ)管理的效果直接關(guān)系著物流企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的連續(xù)性以及科學(xué)合理性，精細(xì)化的內(nèi)部控制制度可以大大提高倉(cāng)儲(chǔ)管理中貨物、財(cái)務(wù)資金等的安全性，為后續(xù)管理打下良好的基礎(chǔ)。

該物流企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)管理內(nèi)部控制管理的精細(xì)化，首先從內(nèi)部控制環(huán)境著手，努力提高全部門的內(nèi)部控制意識(shí)。比如，管理層通過(guò)各種通俗易懂的PPT、Flash動(dòng)畫、展板等向部門員工展示內(nèi)部控制與員工自身到底有何關(guān)系，員工在內(nèi)部控制完善過(guò)程中所起到的關(guān)鍵作用，使員工真正明白該制度對(duì)于自身工作的意義何在。在這樣的大背景下，樹立部門“營(yíng)業(yè)誠(chéng)信、財(cái)務(wù)安全”的工作理念，為內(nèi)部控制制度的精細(xì)化實(shí)施營(yíng)造良好的氛圍。

其次，將企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系與倉(cāng)儲(chǔ)部門的內(nèi)部控制相結(jié)合，依次評(píng)估物資驗(yàn)收入庫(kù)、物資保管保養(yǎng)、物資盤點(diǎn)及記錄、物資出庫(kù)發(fā)放、會(huì)計(jì)記錄等可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)這些風(fēng)險(xiǎn)找出各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵點(diǎn)，而后按照 “不相容崗位相分離”、“嚴(yán)格審批”等原則來(lái)設(shè)置各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)控制在可容忍范圍之內(nèi)。比如，在貨物入庫(kù)時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)貨物名稱、規(guī)格等不正確的風(fēng)險(xiǎn)；也可能出現(xiàn)驗(yàn)貨入庫(kù)人員與送貨人員相串通私藏貨物的風(fēng)險(xiǎn)等等。針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，倉(cāng)儲(chǔ)部門管理者則建立了精細(xì)化的貨物入庫(kù)流程，將哪些地方需要由管理層審批，哪些崗位需要由多人輪崗等內(nèi)容作為內(nèi)部控制活動(dòng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)。

最后，為了保障內(nèi)部控制制度的實(shí)施與完善，該部門還將內(nèi)部控制實(shí)施效果與員工績(jī)效考核相結(jié)合，從客觀制度上提高員工的責(zé)任感以及工作效率，保障企業(yè)貨物以及資金的安全性。

4　結(jié)論

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，物流企業(yè)需要不斷完善其內(nèi)部控制制度，提高內(nèi)部管理質(zhì)量。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)需要從宏觀上把握內(nèi)部控制制度與整個(gè)企業(yè)管理制度的協(xié)調(diào)性，從微觀上把握內(nèi)部控制制度內(nèi)容的完善以及各環(huán)節(jié)控制活動(dòng)的設(shè)置，為企業(yè)尋求市場(chǎng)空間打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

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1673-0194（2015）21-0015-03

2015-09-01