電子文件對檔案管理工作的影響及對策

孫 楊

（江蘇鹽城南洋機(jī)場鹽城民航站，江蘇 鹽城 224002）

電子文件對檔案管理工作的影響及對策

孫 楊

（江蘇鹽城南洋機(jī)場鹽城民航站，江蘇 鹽城 224002）

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件逐漸代替紙質(zhì)文件，成為檔案管理的主要對象。電子文件的收集給查檔信息者提供全方位、多層次、多載體的文獻(xiàn)信息服務(wù)，計算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等為查檔信息者提供及時、廣泛而準(zhǔn)確數(shù)字信息資源，在科研和現(xiàn)實生活中發(fā)揮著巨大作用。本文簡要分析電子文件的定義及其特點(diǎn)，并重點(diǎn)闡述其對今后檔案理論工作，理論研究方向的影響，并對電子文件的歸檔提出針對性策略。

電子文件；檔案管理；檔案理論

1　電子文件定義及特點(diǎn)

電子文件是指人們在社會活動中形成的以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：①電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；②電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞；③電子文件的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響；④電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很較高。

2　電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（1）傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代以往的文字材料，它由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員共享，文件與檔案間不再有明顯的界限。經(jīng)過長期實踐，紙質(zhì)檔案的管理已總結(jié)出一套完整的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能被概念分類整理取代。因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要。但在目前電子文件環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（3）由于電子文件的保存價值取決于自身價值和可讀性，其鑒定方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，應(yīng)分析電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件；另一方面，由于用戶需要，信息和數(shù)據(jù)不斷被修改和補(bǔ)充。因此，很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。所以，其鑒定、管理方法也無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同。

3　電子文件對檔案學(xué)理論的影響

3.1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其一方面表現(xiàn)在檔案內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是由于檔案的原始記錄性，才使檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其他信息，具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為界限。人們可以在機(jī)器上隨時復(fù)制電子文件，因此，文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

3.2對檔案來源原則的影響

檔案來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及文件基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合，打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案來源，不可僅局限于尋找一個恰當(dāng)確切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合變化，應(yīng)隨客觀實際變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3.3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)后，檔案工作的對象發(fā)生變化，其理論研究的對象自然也發(fā)生變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

4　檔案管理對歸檔的電子文件應(yīng)采取的對策

（1）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，因此，檔案工作者必須深入現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫、不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣，發(fā)揮社會效用。

（2）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時間短，缺乏實際貯存驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（3）使檔案管理向立體化方向發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理呈直線狀態(tài)，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件介入，檔案種類增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加一項檔案信息載體內(nèi)容，構(gòu)成三維空間，形成立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（4）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施，抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要。加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.163

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1673-0194（2015）16-0222-02

2015-06-01