高校檔案信息化應用研究

王 晶

（陜西中醫(yī)藥大學，陜西 咸陽 712046）

高校檔案信息化應用研究

王 晶

（陜西中醫(yī)藥大學，陜西 咸陽 712046）

高等學校檔案管理是高校管理的重要組成部分，也是高等院校開展“數(shù)字化校園”的重要組成部分。21世紀是知識經(jīng)濟和信息技術的時代，高等院校檔案信息化的建設，對促進高等院校的創(chuàng)新改革具有十分重要的意義，本文通過對高校檔案信息化的內(nèi)涵認識，分析高校檔案檔案管理信息化的現(xiàn)狀，探索如何更好地構建高校檔案信息化建設。

高校；檔案管理；信息化；建設

1　高校檔案信息化的內(nèi)涵和作用

高校檔案信息化，指的是在檔案管理活動中充分利用計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術等信息技術手段，對檔案信息資源進行處理、分析、管理和檔案的利用服務。簡言之，檔案信息化就是從傳統(tǒng)以紙質(zhì)等實體檔案保管為主檔案管理模式向信息化管理為主轉變。

高校檔案信息化，是對高校傳統(tǒng)的檔案管理工作的創(chuàng)新和變革，在很大程度上，促進了高校檔案管理水平的提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項耗時長、影響廣泛的工程，從檔案的收集、整理、裝訂到保存，涉及人員眾多，信息容易出現(xiàn)錯誤，嚴重影響檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作的質(zhì)量，增加檔案管理工作的難度。高校檔案信息化的開展，有利于提高高校檔案工作的效率，通過計算機來進行檔案的采集、整理、歸類和保存，提高了檔案管理的自動化程度，同時對于高校人才資源的科學調(diào)配，具有重要意義。

檔案的信息化管理就是用科學的思想、組織方法和先進的技術手段對檔案信息工作進行有效管理，以取得最佳的工作效率和社會效益。實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理也可以解決傳統(tǒng)檔案管理中難以解決的問題，比如可以自動控制檔案庫房的溫度、濕度；防止檔案受到蟲、霉的侵害；減緩檔案材料的老化，改善檔案的保管條件，利于檔案保管，實現(xiàn)自動傳輸檔案信息，自動檢索檔案以及檔案信息網(wǎng)絡化共享，提高檔案的利用效率。

2　高校檔案信息化建設工作中存在的問題

在高校檔案信息化建設中，還存在一些問題。如何解決這些問題，提高檔案信息化水平，是高校檔案管理工作者需要思考的問題。只有找到解決這些問題的方法，才能更好地提升高校檔案信息化水平。

2.1思想認識不到位

傳統(tǒng)封閉的工作管理模式在檔案工作人員的頭腦中根深蒂固，使得部分高校檔案部門工作人員缺乏時代感和歷史緊迫感，安于現(xiàn)狀、思想守舊，在工作中得過且過，缺乏開拓創(chuàng)新的干勁，對檔案信息化的重要性認識不夠，缺乏對檔案信息化建設必要性的重視，由此可見，觀念落后是導致高校檔案信息化建設發(fā)展遲緩的主要原因。

2.2管理機制不協(xié)調(diào)，缺乏相應的規(guī)范制度

目前，對大多數(shù)高校而言，受管理和運行體制的影響，高校各部門的檔案管理工作各自為政、自成系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃、構建、管理學校的檔案信息化工作。有的學校沒有把檔案信息化建設列入學校的“十二五發(fā)展規(guī)劃”中，在政策、資金、技術上缺乏強有力的支持。

高校的檔案信息化往往都是各自為政，但檔案信息化建設不能僅局限于某一高校，應涵蓋全國各個高校。由于高校的信息化建設缺乏國家級統(tǒng)一標準的規(guī)范制度，所以高校信息化工程在檔案管理這方面難以實現(xiàn)資源共享，檔案利用率提升難度大。

2.3技術問題制約檔案信息化發(fā)展，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提高

當前很多高校把大量的資金、人力、技術以及設備投入到學校的教學科研信息化建設中，對檔案信息化建設不夠重視，難以滿足符合檔案信息化要求的軟硬件設備需求，有些高校的檔案管理系統(tǒng)和檔案電子化信息存儲僅在一臺普通的計算機上安裝，給檔案信息化建設帶來很多問題。

3　構建高校檔案信息化建設的措施

當前，各大高校必須要做的工作是統(tǒng)籌學校各類資源，推進高校檔案信息化建設。

3.1保障基礎工作建設

首先，把檔案信息化建設納入學校的“十二五”規(guī)劃中，加強基礎設施建設，包括計算機、交換機、大型的存儲設備以及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，最重要的是計算機網(wǎng)絡，它是檔案信息傳輸、交換和檔案資源共享的基礎條件。在此基礎上，要搭建好軟件運行環(huán)境，為高校檔案信息化建設做好基礎保障工作。

3.2豐富檔案信息資源建設

高校檔案信息化建設的重點是檔案信息資源建設，主要內(nèi)容包括檔案館藏資源的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案資源建設。首先，建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫。建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是對檔案進行主題詞、關鍵字、文號、類別以及時間等標引項的輸入，方便利用者通過計算機準確、快捷的找到所需檔案。其次，檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設。檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設是檔案信息資源建設最重要也是最繁重的工作，包括文本內(nèi)容的輸入、圖形圖表或照片的掃描、音像和影像資料的模數(shù)轉換、實物檔案的拍攝以及光盤刻錄等。利用計算機系統(tǒng)管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.3推進檔案管理規(guī)范化建設

使用標準的管理程序，制定一套規(guī)范的檔案管理工作標準，促進檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。首先，建立一套全校統(tǒng)一的檔案目錄標準。其次，建立一套完整的、規(guī)范的檔案管理制度，比如檔案管理安全保密運行制度、檔案利用制度以及無紙化檔案管理制度等。

3.4加強檔案管理人員綜合素質(zhì)建設

檔案工作者在檔案信息化建設中起到非常重要的作用，是檔案信息資源和檔案利用者之間的橋梁和紐帶。檔案信息化建設不僅要求檔案工作者有牢固的專業(yè)基礎知識，還要求掌握現(xiàn)代化的信息技術。在人才結構方面，不僅要注重引進既具有計算機知識又掌握檔案管理的復合型人才，改善人才結構，還要注重加強現(xiàn)任工作人員的培訓，以加快檔案信息化建設進程。

高校檔案信息化建設面臨著很多挑戰(zhàn)和困難，要充分認識檔案信息化建設的作用和意義。檔案信息化必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，只有積極推進檔案信息化建設，各大高校才能獲得長足發(fā)展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.159

G647；G270.7

A

1673-0194（2015）16-0216-01

2015-06-09