企業(yè)創(chuàng)造檔案需求途徑方法的研究

楊麗麗

（江蘇省電力公司淮安供電公司，江蘇 淮安 223002）

企業(yè)創(chuàng)造檔案需求途徑方法的研究

楊麗麗

（江蘇省電力公司淮安供電公司，江蘇 淮安 223002）

當(dāng)前，檔案的科學(xué)作用不斷遞增，檔案的利用價(jià)值也在不斷體現(xiàn)。企業(yè)如何最大限度地創(chuàng)造檔案需求也是學(xué)者們研究的方向。本文以電力企業(yè)檔案需求為例，分析創(chuàng)造電力企業(yè)檔案需求的重要性，并結(jié)合目前電力企業(yè)檔案需求面臨的考驗(yàn)及原因，提出電力企業(yè)創(chuàng)造檔案需求的途徑及方法，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造電力企業(yè)檔案需求過程中值得注意的問題。以期為創(chuàng)造企業(yè)檔案需求提供借鑒。

檔案；創(chuàng)造；需求；電力企業(yè)

1　電力企業(yè)檔案概述

檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化及宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。電力作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊地位。隨著科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力企業(yè)檔案作為一種原始記錄且極具保存價(jià)值的文件，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的基礎(chǔ)性和先導(dǎo)性方面意義深遠(yuǎn)。

2　創(chuàng)造電力企業(yè)檔案需求的重要性

檔案在各行各業(yè)都發(fā)揮著重大作用。在我國(guó)當(dāng)今社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)全面發(fā)展的時(shí)期，電力企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展也面臨著前所未有的新格局，這為當(dāng)前檔案利用工作提供了重大機(jī)遇，要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)造電力企業(yè)檔案需求的重要性。

2.1為電力企業(yè)自身發(fā)展服務(wù)

擁有一個(gè)安全可靠、結(jié)構(gòu)合理、容量充足以及調(diào)度靈活的現(xiàn)代化電網(wǎng)，是社會(huì)主義建設(shè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，在電力企業(yè)事業(yè)發(fā)展的過程中，通過對(duì)企業(yè)檔案的利用，能使其在自身發(fā)展過程中吸取成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工作中的不足，努力尋找電力企業(yè)發(fā)展的新思路。

2.2為城市建設(shè)提供基礎(chǔ)依據(jù)

經(jīng)濟(jì)發(fā)展，電力先行。城市建設(shè)為電力企業(yè)安排必要的配電設(shè)施和線路建設(shè)的用地和空間，城市電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展也能加快城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程，從而更好地為城市建設(shè)服務(wù)。電力企業(yè)檔案為城市建設(shè)提供電力企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)的規(guī)模、性質(zhì)和形態(tài)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這些電力企業(yè)城市電網(wǎng)建設(shè)檔案作為城建檔案館的重要組成部分，在城市建設(shè)發(fā)展、改造、維修過程中發(fā)揮重要作用。

3　目前電力企業(yè)檔案需求面臨的考驗(yàn)及原因

3.1檔案管理系統(tǒng)更迭頻繁，約束檔案需求的發(fā)展

檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新常常依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，要拓展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)空間，深化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)層面，以滿足讀者對(duì)信息資源的需求為目的，為讀者提供個(gè)性化的富有特色的知識(shí)與服務(wù)創(chuàng)新。一直以來，電力企業(yè)檔案管理工作都在不斷創(chuàng)新，不斷摸索中前進(jìn)，檔案管理系統(tǒng)也不斷更新?lián)Q代，以供電企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為例，從最初的Notes系統(tǒng)、數(shù)字化檔案館到現(xiàn)在用的國(guó)網(wǎng)公司檔案管理系統(tǒng)，不久又將推行新的檔案管理系統(tǒng)，社會(huì)在進(jìn)步，檔案管理的信息化水平也在不斷提升，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看，這是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.2電力企業(yè)檔案數(shù)量收集壓力與檔案需求之間的矛盾

隨著電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案數(shù)量的增長(zhǎng)速度十分驚人，檔案資料的歸檔整理工作任重道遠(yuǎn)，收集范圍還不能做到面面俱到，檔案需求間的矛盾必然凸顯。原因有如下幾點(diǎn)。首先，電力企業(yè)檔案的大量增加與檔案人員配備不合理。電力企業(yè)檔案專兼人員編制明顯不足，工作壓力大、工作強(qiáng)度大是電力企業(yè)檔案管理人員的共同心聲。其次，企業(yè)對(duì)檔案資料的收集工作不重視。建設(shè)管理部門及參建單位都是被動(dòng)歸檔，“重施工輕檔案”是普遍存在的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象也導(dǎo)致電力企業(yè)檔案的完整性、規(guī)范性方面存在缺陷，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案需求達(dá)不到目標(biāo)。

4　電力企業(yè)創(chuàng)造檔案需求的途徑及方法

4.1完善電力企業(yè)檔案管理，為創(chuàng)造需求做支撐

完善電力企業(yè)檔案管理工作需要電力企業(yè)本身乃至整個(gè)社會(huì)的團(tuán)結(jié)協(xié)作，要把檔案管理工作作為單位管理工作的重要考核指標(biāo)?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面著手：首先，全社會(huì)要把檔案管理工作提升到一個(gè)新的高度，營(yíng)造檔案氛圍，加大檔案宣傳力度，重視檔案管理工作。培養(yǎng)一批穩(wěn)定的高素質(zhì)的檔案人才，使其具有高度的責(zé)任心和吃苦耐勞的精神，提高檔案人員的福利待遇，減少人才流失。其次，建立良好的檔案考核機(jī)制。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，按照“誰形成、誰組卷”原則，明確責(zé)任，落實(shí)到人。建立完善的合同約束制度，明確各參建單位對(duì)檔案的收集、整理、移交和歸檔責(zé)任，加大數(shù)字化檔案的收集力度，加強(qiáng)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。

4.2開發(fā)先進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理，為創(chuàng)造需求提供便捷

開發(fā)統(tǒng)一完善的電力企業(yè)檔案系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。擴(kuò)展系統(tǒng)的信息服務(wù)功能，使其能在不違背保密原則的基礎(chǔ)上提供查閱檔案信息全文并下載打印、提供個(gè)性化的參考咨詢、電子信息傳遞、信息定制等多種需求功能于一體的綜合性的網(wǎng)上信息需求平臺(tái)。同時(shí)，加大對(duì)檔案系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)工作，最大范圍地、更便捷地實(shí)現(xiàn)檔案需求共享。擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高遠(yuǎn)程服務(wù)能力。

4.3完善檔案信息資源多元化，多角度創(chuàng)造需求

檔案信息資源多元化包括兩層涵義。第一層涵義是檔案資源形式的多元化，以檔案的收集、整理為切入點(diǎn)，明確檔案部門與各主管部門在專業(yè)檔案形成、流轉(zhuǎn)和管理工作中的關(guān)系與職責(zé)，建立新的流轉(zhuǎn)機(jī)制，豐富檔案資源本身的多樣化。第二層涵義是檔案服務(wù)方式的多元化。檔案需求服務(wù)應(yīng)從最初的打電話、網(wǎng)絡(luò)查詢、上門借閱等方式不斷往縱深方向發(fā)展，要進(jìn)一步了解和分析公眾的利用需求，梳理歸類，針對(duì)同類需求形成提供利用預(yù)案，從而為同類需求的再次利用提供預(yù)案。加強(qiáng)用戶跟蹤調(diào)研，通過專題調(diào)研、網(wǎng)上問卷調(diào)查、網(wǎng)上討論以及用信息反饋機(jī)制等方式，掌握用戶的需求特點(diǎn)和心理，接受用戶的合理化建議，在此基礎(chǔ)上預(yù)測(cè)用戶信息需求，做到供需結(jié)合，提高信息服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張鳳武.基于云計(jì)算的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新［J］.檔案與建設(shè)，2013（8）.

［2］趙屹，宋曉穎.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息利用服務(wù)創(chuàng)新研究［J］.檔案與建設(shè)，2013（7）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.156

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0213-01

2015-06-15