探討職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用

吳再美

（日照市廣播電視大學(xué)，山東 日照 276826）

探討職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用

吳再美

（日照市廣播電視大學(xué)，山東 日照 276826）

職業(yè)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)就是學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)和利用。本文對(duì)此展開探討，分析職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化的開發(fā)建設(shè)情況，并深入研究其利用和發(fā)展現(xiàn)狀，以供參考。

職業(yè)學(xué)校；檔案信息；資源；數(shù)字化；建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的管理與利用已運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，特別是在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究和檔案管理等方面。由此可見，檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)利用工作不可小覷，但就其現(xiàn)狀而言，我國職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)工作還存在一些問題，引起了職業(yè)學(xué)校相關(guān)工作人員的高度重視。

1　職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)中存在的問題

1.1認(rèn)識(shí)不夠深入，資源利用率不高

導(dǎo)致職業(yè)學(xué)校的工作人員對(duì)檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不夠深入，對(duì)信息資源利用率不高的原因包括以下3個(gè)方面。首先是一些工作人員自我工作意識(shí)不高，一些年紀(jì)較大的工作者更習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理形式，沒能及時(shí)使用新技術(shù)。其次是學(xué)校缺乏宣傳，這導(dǎo)致信息資源在建設(shè)過程中出現(xiàn)重收藏保密，而缺乏開放利用的問題，降低信息資源的利用效率。最后是一些職業(yè)學(xué)校沒有做到對(duì)數(shù)字化信息資源的真正應(yīng)用，很多只是停留在表面，數(shù)字化開發(fā)還無法取代紙質(zhì)資源的效果，只建不用。

1.2觀念陳舊，作用功能的整合度較小

當(dāng)前，我國職業(yè)學(xué)校檔案信息數(shù)字化資源的數(shù)量還比較少，質(zhì)量也沒有達(dá)到要求，相關(guān)部門在建設(shè)實(shí)踐過程中所采用的數(shù)據(jù)庫類型、結(jié)構(gòu)以及檔案管理軟件各不相同，導(dǎo)致部分開發(fā)的檔案信息無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通和信息共享，沒有達(dá)到跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)的要求。而信息安全又是影響檔案信息化資源開發(fā)建設(shè)與利用最大的瓶頸，涉及個(gè)人信息安全，需要謹(jǐn)慎對(duì)待。

1.3建設(shè)成果共享性和互檢性較差

檔案信息管理工作的特殊性使其具有保密責(zé)任，而資料或文件如果不能達(dá)成共享，信息化資源建設(shè)工作就無從談起，這當(dāng)中存在一個(gè)較大矛盾，因此各種問題層出不窮，比如信息化標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，檢索功能無法實(shí)現(xiàn)共享，各部門之間缺乏應(yīng)有的交流和溝通等，這些都將阻礙職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)利用工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2　職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用的途徑

2.1配置專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)

職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作需要有一支強(qiáng)有力的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)作為支撐，各學(xué)校可酌情而定，配置專職檔案管理人員，包括高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)職稱的工作人員，保證這些工作人員參加的各種專業(yè)培訓(xùn)達(dá)標(biāo)，并在后續(xù)的各種業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)中，不斷提升其專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。另外，還要與其他軟件公司合作，進(jìn)行新一輪新系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證專業(yè)團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)工作人員都能熟練操作使用新系統(tǒng)。

2.2構(gòu)建新科技軟件和硬件平臺(tái)

檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)，因此，要建立網(wǎng)絡(luò)化檔案工作平臺(tái)，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢搭建數(shù)字化信息平臺(tái)。首先是硬件平臺(tái)，作為最基本的保障，職業(yè)學(xué)校應(yīng)配備基礎(chǔ)硬件設(shè)備，包括HP服務(wù)器、防火墻、路由器、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)以及掃描儀等。其次是軟件平臺(tái)，新的檔案管理軟件的操作會(huì)更加靈活，體系結(jié)構(gòu)更加開放，后期的維護(hù)工作與擴(kuò)充工作也將更為簡單，并能保障信息資源系統(tǒng)處于一種安全穩(wěn)定的環(huán)境當(dāng)中。功能方面包括檔案資料的采集、處理、歸檔、保存和利用等，全面提高了檔案管理工作的高效性、安全性以及便捷性。新的軟件系統(tǒng)還支持上傳格式的轉(zhuǎn)換，生成的文件可靈活運(yùn)用于各種文檔之中，根據(jù)學(xué)校具體的情況對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確配置，方便有效。

2.3提高認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大檔案信息資源的利用范圍

職業(yè)學(xué)校要把檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)工作作為學(xué)校工作的一項(xiàng)重要議事日程，除加大檔案數(shù)字化開發(fā)建設(shè)的宣傳工作外，還要轉(zhuǎn)變觀念，拓展檔案信息資源服務(wù)領(lǐng)域，加大檔案信息工作的服務(wù)創(chuàng)新力度。數(shù)字化建設(shè)首先就是紙質(zhì)資源的數(shù)字化過程，要全面系統(tǒng)地清理和統(tǒng)計(jì)所有紙質(zhì)信息資源，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量，并將檔案分類建庫，如一一核實(shí)館藏紙質(zhì)案卷信息等，遷移各種數(shù)據(jù)，將其歸入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫并錄入軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的數(shù)字化。其次要對(duì)新軟件系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行在線檢索與使用，將具有保密性質(zhì)和隱私性質(zhì)的檔案分類，通過校園內(nèi)開放權(quán)限進(jìn)行檢索服務(wù)。再次要利用檔案管理軟件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與學(xué)校的OA對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的在線編研。最后，通過不同權(quán)限的設(shè)定并結(jié)合檔案管理軟件的安全機(jī)制確保學(xué)校檔案利用的安全性。

3　結(jié) 語

檔案信息資源是一種回溯性資源，本質(zhì)屬性包括原始性和記錄性，因此其利用性和可用性非常重要。職業(yè)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用工作的重點(diǎn)，就是在收集、建立檔案的前提下，優(yōu)先開發(fā)與學(xué)校師生密切相關(guān)的檔案信息，提高檔案信息的開發(fā)效率和使用效率，為師生提供便捷的檢索工具，改善利用環(huán)境，減少查詢的不便與障礙，增強(qiáng)信息的可用性，并不斷完善利用政策，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)的目的。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.154

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A

1673-0194（2015）16-0211-01

2015-06-17