確保中小企業(yè)金蝶K3 ERP順利上線與運(yùn)行的措施研究

王調(diào)奉

（深圳德森精密設(shè)備有限公司，廣東 深圳 518105）

確保中小企業(yè)金蝶K3 ERP順利上線與運(yùn)行的措施研究

王調(diào)奉

（深圳德森精密設(shè)備有限公司，廣東 深圳 518105）

為提高信息化管理水平，越來(lái)越多的企業(yè)使用ERP系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)的初始化及運(yùn)行過(guò)程中會(huì)遇到很多問(wèn)題，影響ERP系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。本文主要以金蝶K3 ERP系統(tǒng)為例，從預(yù)防角度分析如何化解可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以使EEP系統(tǒng)真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1　前期準(zhǔn)備條件

企業(yè)購(gòu)買ERP軟件并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，同時(shí)必須選1名或1組ERP實(shí)施人才。若企業(yè)沒(méi)有相關(guān)人才，可以對(duì)外聘請(qǐng)ERP實(shí)施顧問(wèn)。另外，企業(yè)最好有獨(dú)立的機(jī)房并選1臺(tái)優(yōu)質(zhì)的電腦做服務(wù)器，以確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。

2　ERP系統(tǒng)上線與運(yùn)行的流程

2.1基礎(chǔ)資料設(shè)置

以上工作做好后，安裝并建立1個(gè)ERP系統(tǒng)賬套，對(duì)賬套進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，基礎(chǔ)資料設(shè)置包括會(huì)計(jì)科目、幣別、憑證字、結(jié)算方式、倉(cāng)庫(kù)、部門、職員、客戶以及供應(yīng)商等。其中部分設(shè)置ERP正式啟用后一般不能再修改，因此，企業(yè)要依據(jù)自身實(shí)際情況謹(jǐn)慎選擇與之相適應(yīng)的設(shè)置?；A(chǔ)資料設(shè)置舉例如下。

2.1.1會(huì)計(jì)科目設(shè)置

系統(tǒng)有會(huì)計(jì)科目預(yù)設(shè)模塊，可以引入。引入的會(huì)計(jì)科目都是一級(jí)科目，需進(jìn)行完善修改及屬性設(shè)置，根據(jù)企業(yè)自身情況設(shè)置明細(xì)科目。要進(jìn)行外幣核算的須勾選期末調(diào)匯；要分部門、職員、供應(yīng)商或客戶等進(jìn)行項(xiàng)目核算的，需在核算項(xiàng)目中進(jìn)行選擇；要控制應(yīng)收、應(yīng)付科目只能在應(yīng)收應(yīng)付模塊中使用的，在科目受控系統(tǒng)中進(jìn)行選擇，應(yīng)收賬款科目選受控應(yīng)收系統(tǒng)，應(yīng)付賬款科目選受控應(yīng)付系統(tǒng)。受控后應(yīng)收應(yīng)付科目將不能直接在總賬中錄入進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.1.2物料設(shè)置

首先，要區(qū)分物料大類別，如原材料、半成品、產(chǎn)成品及周轉(zhuǎn)材料等，要有符合企業(yè)實(shí)際的編碼規(guī)則，且必須具有可擴(kuò)充性。其次，注意物料的屬性設(shè)置，包括存貨計(jì)價(jià)方法、相關(guān)會(huì)計(jì)科目等（存貨科目、收入科目、成本科目等），只有這些設(shè)置正確，能保證后續(xù)的存貨出入庫(kù)核算及相關(guān)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的正確性。

2.2系統(tǒng)初始化

基礎(chǔ)資料錄入或設(shè)置正確后進(jìn)行系統(tǒng)初始化，初始化主要是初始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)（各會(huì)計(jì)科目初始余額）及存貨數(shù)據(jù)（數(shù)量與金額）、BOM數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片等，且總賬模塊相關(guān)科目金額要與各子模塊核對(duì)一致。如總賬系統(tǒng)中的存貨會(huì)計(jì)科目金額要與供應(yīng)鏈的各庫(kù)存物料數(shù)量乘以價(jià)格的總和金額一致（原材料、庫(kù)存商品等）?？傎~系統(tǒng)中的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款要分別與應(yīng)收子系統(tǒng)和應(yīng)付子系統(tǒng)的金額一致，總賬系統(tǒng)的固定資產(chǎn)金額要與固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)核對(duì)一致（固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊等）。各模塊數(shù)據(jù)錄入并相互核對(duì)正確后即可結(jié)束初始化工作。

2.3分模塊對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)

初始化工作結(jié)束后即進(jìn)入全面正常運(yùn)行階段，此階段最重要的是要做好培訓(xùn)及前期全程輔導(dǎo)跟蹤工作?？煞帜K對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，如組織對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)模塊培訓(xùn)，組織采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)管理培訓(xùn)，組織銷售人員進(jìn)行銷售管理培訓(xùn)，涉及部門較多的模塊，如倉(cāng)存管理、資產(chǎn)管理等，可組織全公司各部門相關(guān)人員參加培訓(xùn)。要有培訓(xùn)手冊(cè)，并將培訓(xùn)手冊(cè)發(fā)給各崗位操作人員，以便現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)與紙質(zhì)教材相結(jié)合輔導(dǎo)各業(yè)務(wù)操作人員。

2.4用戶權(quán)限設(shè)置

正式啟用處理業(yè)務(wù)前，先進(jìn)行用戶權(quán)限設(shè)置。對(duì)每個(gè)操作人員新增設(shè)置一個(gè)用戶名，登錄密碼由操作人員本人自行設(shè)置（對(duì)其他人員保密），并設(shè)置每個(gè)操作人員的操作權(quán)限（與操作人員崗位相匹配的權(quán)限），如會(huì)計(jì)憑證錄入與會(huì)計(jì)憑證審核，采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)訂單下達(dá)等，在系統(tǒng)中進(jìn)行內(nèi)部控制以防范可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和會(huì)計(jì)舞弊。

2.5日常業(yè)務(wù)處理

培訓(xùn)完成并進(jìn)行用戶權(quán)限設(shè)置后，開始進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。須全程跟蹤檢查各部門業(yè)務(wù)操作人員的操作情況，全面了解各操作人員的操作，及時(shí)糾正錯(cuò)誤和不當(dāng)?shù)牟僮鞣椒ǎ_保ERP系統(tǒng)的高效、正確使用。

2.6分模塊管理

2.6.1計(jì)劃與采購(gòu)模塊

生產(chǎn)計(jì)劃人員的物料需求計(jì)算公式（按凈需求或按毛需求）設(shè)置是否與企業(yè)實(shí)際情況相符，采購(gòu)人員的采購(gòu)訂單下達(dá)是否正確（正常對(duì)外采購(gòu)業(yè)務(wù)須在采購(gòu)管理模塊處理，委外加工業(yè)務(wù)的須在委外加工模塊處理），購(gòu)買固定資產(chǎn)需在資產(chǎn)購(gòu)置模塊中處理。采購(gòu)訂單中的稅率是否正確，稅率可從采購(gòu)價(jià)格管理中自動(dòng)帶出，也可手工錄入。

2.6.2倉(cāng)存管理模塊與存貨核算模塊

因倉(cāng)存管理的出入庫(kù)單據(jù)會(huì)全部傳遞至存貨核算，倉(cāng)存管理中的出入庫(kù)單據(jù)填制要及時(shí)正確，單據(jù)填制要與實(shí)物出入庫(kù)在時(shí)間上保持一致，且及時(shí)審核。期末，單據(jù)全部審核后對(duì)供應(yīng)鏈進(jìn)行關(guān)賬，關(guān)賬后系統(tǒng)不能再進(jìn)行出入庫(kù)處理，為存貨的正確核算提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)環(huán)境。存貨核算模塊中，先要檢查有無(wú)異常期初余額，如有異常余額要進(jìn)行處理調(diào)整。再對(duì)外購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行入庫(kù)核算（即將采購(gòu)發(fā)票上審核確定的價(jià)格回填至外購(gòu)入庫(kù)單據(jù)上）。采購(gòu)發(fā)票審核鉤稽后會(huì)傳遞至存貨核算，在存貨核算界面點(diǎn)擊核算即可完成外購(gòu)入庫(kù)單單價(jià)的核算。如外購(gòu)物料價(jià)格未確定，不需生成采購(gòu)發(fā)票，暫估處理入賬即可，待下月或后續(xù)確定后再生成采購(gòu)發(fā)票正式入賬，同時(shí)，前期暫估入賬金額進(jìn)行沖回，可依企業(yè)自行實(shí)際情況選擇單到?jīng)_回或月初一次性全部沖回。其他入庫(kù)業(yè)務(wù)單據(jù)價(jià)格可通過(guò)無(wú)單價(jià)單據(jù)單價(jià)更新功能自動(dòng)填充或手工錄入，入庫(kù)業(yè)務(wù)單據(jù)價(jià)格金額全部確定好后再進(jìn)行出庫(kù)核算。對(duì)出庫(kù)核算中的異常系統(tǒng)給予提示，對(duì)核算中異常物料可點(diǎn)擊鏈接了解異常原因，或打開該物料成本計(jì)算表了解具體異常情況，根據(jù)異常原因進(jìn)行相應(yīng)解決。直至最后存貨核算無(wú)任何異常，系統(tǒng)會(huì)提示“核算成功”。核算成功后進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理，賬務(wù)處理完成后與總賬對(duì)賬，核對(duì)總賬各存貨明細(xì)科科目（原材料、庫(kù)存商品、周轉(zhuǎn)材料等）與存貨核算中的存貨科目金額一致方可結(jié)賬。需注意存貨類會(huì)計(jì)科目原則上只能在存貨核算模塊中使用進(jìn)行賬務(wù)處理（關(guān)聯(lián)物料）。

2.6.3采購(gòu)管理與應(yīng)付款管理模塊

采購(gòu)管理系統(tǒng)主要流程單據(jù)：采購(gòu)申請(qǐng)單→采購(gòu)訂單→送檢單（收貨通知單）→外購(gòu)入庫(kù)單→采購(gòu)發(fā)票等。采購(gòu)發(fā)票會(huì)傳遞至存貨核算和應(yīng)付款管理系統(tǒng)，在存貨核算模塊中生成存貨與應(yīng)付賬款入賬憑證，應(yīng)付賬款科目會(huì)自動(dòng)傳遞至應(yīng)付款管理系統(tǒng)。庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款等支付供應(yīng)商貨款通過(guò)“付款單”方式處理并生成憑證入賬。自開票據(jù)（銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票）支付供應(yīng)商貨款的通過(guò)應(yīng)付票據(jù)處理并生產(chǎn)憑證。如果是客戶給的票據(jù)，則需先在應(yīng)收款管理系統(tǒng)對(duì)票據(jù)進(jìn)行背書處理，背書時(shí)系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生“付款單”或“預(yù)付單”等，系統(tǒng)自動(dòng)將付款單等傳遞至應(yīng)付款管理系統(tǒng)。

2.6.4銷售管理與應(yīng)收款管理

銷售管理與應(yīng)收款管理日常作業(yè)與之類似。應(yīng)收應(yīng)付涉及外幣的期末需進(jìn)行調(diào)匯，調(diào)匯可在應(yīng)收款管理系統(tǒng)及應(yīng)付款管理系統(tǒng)中處理，也可統(tǒng)一放在總賬模塊處理。

2.6.5資產(chǎn)購(gòu)置與固定資產(chǎn)管理

企業(yè)應(yīng)制定固定資產(chǎn)的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，只有符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件或?qū)僭诮üこ添?xiàng)目的才能在資產(chǎn)購(gòu)置中處理，不符合固定資產(chǎn)及不屬在建工程項(xiàng)目的材料等須在供應(yīng)鏈采購(gòu)管理中處理。主要流程單據(jù)：資產(chǎn)申請(qǐng)單→資產(chǎn)采購(gòu)訂單→資產(chǎn)驗(yàn)收單→資產(chǎn)發(fā)票→資產(chǎn)領(lǐng)用單→固定資產(chǎn)卡片。在此模塊中對(duì)購(gòu)置數(shù)量較多（大于1）的固定資產(chǎn)，前面的資產(chǎn)申請(qǐng)單、資產(chǎn)采購(gòu)訂單、資產(chǎn)驗(yàn)收單等可在同一張單據(jù)上，但在資產(chǎn)領(lǐng)用單生成固定資產(chǎn)卡片時(shí)需拆分成多張固定資產(chǎn)卡片（依實(shí)際數(shù)量），以便后續(xù)固定資產(chǎn)的管理。

2.6.6總賬與會(huì)計(jì)報(bào)表模塊

總賬模塊是會(huì)計(jì)人員常用于會(huì)計(jì)賬務(wù)處理與查詢的功能模塊，可直接錄入記賬憑證，其他功能模塊生成的記賬憑證全部都會(huì)傳遞至總賬系統(tǒng)，所有記賬憑證都可以在此模塊進(jìn)行審核與過(guò)賬處理，總賬模塊要注意與其他功能模塊的對(duì)賬，如總賬與應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，總賬與存貨核算系統(tǒng)，總賬與固定資產(chǎn)系統(tǒng)，總賬與現(xiàn)金管理系統(tǒng)等，對(duì)賬一致后，進(jìn)行期末調(diào)匯（如設(shè)置為統(tǒng)一在總賬系統(tǒng)調(diào)匯的）、結(jié)轉(zhuǎn)損益，記賬憑證全部審核過(guò)賬后即可出具會(huì)計(jì)報(bào)表。另金蝶K3 ERP系統(tǒng)結(jié)賬順序是：先對(duì)各子系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬，最后對(duì)總賬系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬。報(bào)表模塊可自行設(shè)置取數(shù)公式。報(bào)表模塊可依取數(shù)條件，導(dǎo)出不同時(shí)期的會(huì)計(jì)報(bào)表。

3　結(jié) 語(yǔ)

ERP系統(tǒng)的順利上線運(yùn)行并真正發(fā)揮功能，需要事前進(jìn)行全面規(guī)劃，充分做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，加大輔導(dǎo)培訓(xùn)力度及上線正式運(yùn)行中的監(jiān)督檢查及時(shí)糾錯(cuò)等。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.046

F275

A

1673-0194（2015）16-0069-02

2015-06-11

［關(guān)健詞］金蝶；K3；ERP；中小企業(yè)；運(yùn)行