建材超市存貨內(nèi)部控制改進(jìn)策略研究

胡劍劍，譚 姣

（湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院 商學(xué)院，長沙 410205）

建材超市存貨內(nèi)部控制改進(jìn)策略研究

胡劍劍，譚 姣

（湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院 商學(xué)院，長沙 410205）

隨著改革開放的不斷深入，房地產(chǎn)企業(yè)如雨后春筍般迅猛發(fā)展。同時(shí)也帶動(dòng)我國建材市場的進(jìn)一步發(fā)展，建材經(jīng)營從以前散落的攤位式發(fā)展為目前的集中式市場經(jīng)營。建材超市的存貨控制一直是熱點(diǎn)問題。本文分析目前建材超市存貨存在的一系列問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。

建材超市；存貨；內(nèi)部控制

1　目前建材超市存貨存在的主要問題

1.1存貨內(nèi)部控制制度中存在的問題

目前我國建材超市大部分采用軟件做賬，而出納一般采用手工做賬。有些企業(yè)往往出現(xiàn)會(huì)計(jì)人員和出納人員由一人擔(dān)任的現(xiàn)象，這加大了財(cái)務(wù)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

1.2存貨采購過程中存在的問題

（1）采購人員對市場不熟悉，采購前未做詳細(xì)的市場調(diào)查，也未與一線銷售人員進(jìn)行有效溝通，不了解市場上貨品的價(jià)格波動(dòng)情況，也不清楚暢銷和滯銷商品情況，從而導(dǎo)致有的產(chǎn)品進(jìn)貨價(jià)比市場上賣的價(jià)格還貴，甚至出現(xiàn)供需矛盾。

（2）在采購商品時(shí)未嚴(yán)格執(zhí)行采購相關(guān)流程。采購人員未制訂預(yù)算或采購計(jì)劃，已制訂的計(jì)劃未辦理相關(guān)采購手續(xù)，在寫采購申請單時(shí)未嚴(yán)格填寫信息，導(dǎo)致采購員對上次采購的商品價(jià)格及現(xiàn)有庫存情況無法準(zhǔn)確掌握。由于沒有明確的目標(biāo)，商品庫存結(jié)構(gòu)也存在不合理現(xiàn)象，如超市積壓了很多存貨但顧客卻買不到想要的商品。

（3）未簽訂采購合同。部分商品在采購時(shí)未簽訂采購合同或購銷協(xié)議，導(dǎo)致商品售后服務(wù)得不到應(yīng)有的保障。有些產(chǎn)品在購買時(shí)雖簽訂合同，但合同內(nèi)容不夠具體，很多都只是浮于表面。

（4）缺乏對采購人員監(jiān)督的制度。存在部分采購人員與廠家代表勾結(jié)吃回扣，產(chǎn)品以次充好的現(xiàn)象。同時(shí)，部分采購人員利用自己與廠家的關(guān)系，直接為自己親友進(jìn)貨，導(dǎo)致市場控制混亂，泄露商業(yè)機(jī)密。

1.3存貨保管過程中的問題

1.3.1存貨入庫

有些存貨的入庫只由倉庫管理員或門市部相關(guān)人員點(diǎn)數(shù)，采購人員并未到場，驗(yàn)貨過程中未認(rèn)真核對存貨的品名、型號(hào)、顏色、數(shù)量以及價(jià)格等信息，導(dǎo)致在銷售產(chǎn)品時(shí)才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在色差或損壞等情況。

1.3.2存貨保管

建材超市存貨商品品種繁多，不同商品具有不同特性，這對保管人員的素質(zhì)要求相對較高，而建材超市為節(jié)約成本，一般選擇年齡偏大、學(xué)歷較低、沒有倉庫管理經(jīng)驗(yàn)的人來進(jìn)行管理。很多超市沒有自己的升降式叉車，貨物的搬運(yùn)主要靠手工，存在人為損壞貨物的情況。

1.3.3存貨盤點(diǎn)

存貨盤點(diǎn)業(yè)務(wù)存在不科學(xué)現(xiàn)象。存貨是建材超市最重要的資產(chǎn)，具有數(shù)量大、品種多及規(guī)格多等特點(diǎn)，因此其盤點(diǎn)是一項(xiàng)十分艱巨且繁雜的任務(wù)，需要建立科學(xué)的業(yè)務(wù)流程。建材超市涉及的存貨數(shù)量和種類繁多，每月都盤點(diǎn)所有庫存商品，因此，核對賬目是不現(xiàn)實(shí)的。需區(qū)分重點(diǎn)物資與一般物資的盤點(diǎn)特性，有針對性地進(jìn)行盤存。

1.4存貨銷售過程中的問題

貨物售出后由收銀臺(tái)打出銷售單，倉庫憑銷售單發(fā)貨。建材超市的倉庫管理人員，在發(fā)貨時(shí)只是簡單核對商品數(shù)量，而很少核對商品的質(zhì)量、顏色及型號(hào)信息，這可能導(dǎo)致錯(cuò)發(fā)貨物現(xiàn)象。

建材超市每年都會(huì)做很多促銷活動(dòng)，有些促銷是廠家支持的，有些則是對過時(shí)、殘次品進(jìn)行處理的促銷，以優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為目的。但超市銷售人員一味熱衷于廠家支持的促銷，忽視對處理品的促銷，長期積累，導(dǎo)致超市存貨結(jié)構(gòu)不合理。

2　建材超市存貨內(nèi)部控制改進(jìn)策略

2.1建立健全內(nèi)部控制制度

2.1.1建立健全內(nèi)部牽制制度

一般情況下，處理每項(xiàng)存貨的全過程，或全過程中的某個(gè)重要環(huán)節(jié)都需由兩名或兩名以上的工作人員、兩個(gè)或兩個(gè)以上部門分工負(fù)責(zé)，以起到監(jiān)督控制作用。例如存貨的驗(yàn)收入庫工作，應(yīng)由采購員和倉管員同時(shí)驗(yàn)貨，且需共同簽字，才能交由財(cái)務(wù)做賬；盤點(diǎn)存貨時(shí)，應(yīng)由本部門的人員負(fù)責(zé)盤點(diǎn)，同時(shí)還需一人（與該部門沒利益關(guān)系）進(jìn)行監(jiān)盤。

2.1.2建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度

采購、保管和記賬工作要有不同部門負(fù)責(zé)，且部門之間相互監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門對倉庫的稽核一方面可通過盤點(diǎn)實(shí)物，另一方面可核實(shí)驗(yàn)貨單和銷售單，并審核已銷售未發(fā)貨和已購買未入庫商品的情況。按會(huì)計(jì)制度規(guī)定，存貨至少應(yīng)每季度盤點(diǎn)一次，財(cái)務(wù)部門參加的實(shí)物抽查盤點(diǎn)，至少應(yīng)每年年終時(shí)全面盤點(diǎn)一次，以保證賬實(shí)相符。同時(shí)，對價(jià)值較高、體積較大的產(chǎn)品應(yīng)一個(gè)月盤點(diǎn)一次，及時(shí)處理存貨，更新產(chǎn)品。

2.2加強(qiáng)存貨采購的內(nèi)部控制

第一，加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大采購人員對市場行情的考核力度，并將采購人員與一線銷售人員的溝通情況納入績效考核中。

第二，嚴(yán)格執(zhí)行采購相關(guān)流程，落實(shí)計(jì)劃申報(bào)的可預(yù)見性和實(shí)效性。采購人員要在采購申請單中明確寫出采購價(jià)格和現(xiàn)有庫存，并注明庫存損壞的情況，認(rèn)真核實(shí)物資計(jì)量單位，由店長或經(jīng)理隨機(jī)抽檢采購人員的采購申請單。

第三，與供應(yīng)商簽訂合同，明確各自責(zé)任，保證產(chǎn)品質(zhì)量以及售后服務(wù)水平。

第四，對采購人員實(shí)行輪崗制度，完善采購制度，將對人的完全勝任轉(zhuǎn)變?yōu)閷T工的合理勝任，并加強(qiáng)制度牽制。

2.3制定合理的存貨保管制度

2.3.1存貨入庫

商品入庫時(shí)，倉庫保管部門要檢驗(yàn)存貨的品名、型號(hào)、顏色以及數(shù)量等信息，審核采購申請單、供應(yīng)商的銷售單，并與實(shí)物一一核對，核對無誤后才能驗(yàn)收入庫，開具并打印商品入庫單。入庫單需倉庫保管員和采購人員共同簽字。商品入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫保管人員留著備查，一聯(lián)交給采購人員，另一聯(lián)交財(cái)務(wù)做賬。直接入門市的獲取也要由門市負(fù)責(zé)人和采購人員一一清點(diǎn)，方可入庫。對于無法入庫，直接運(yùn)抵使用現(xiàn)場的貨物，要由采購、質(zhì)檢、倉儲(chǔ)及使用部門的有關(guān)人員到現(xiàn)場驗(yàn)收并簽字，打印入庫出庫單，交財(cái)務(wù)做賬。

2.3.2嚴(yán)格執(zhí)行倉儲(chǔ)保管流程

第一，倉儲(chǔ)人員按照倉儲(chǔ)保管規(guī)程，分類保管存貨并及時(shí)填寫儲(chǔ)物卡；倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人要定期檢查，并做好檢查記錄，及時(shí)處理安全隱患。對違反規(guī)定造成的損失要追究責(zé)任人的責(zé)任，按照相關(guān)規(guī)定及物品價(jià)值和事故等級(jí)，交由公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第二，采購部門應(yīng)根據(jù)市場需求預(yù)測及以往的經(jīng)驗(yàn)，在年初擬定各類存貨的最低儲(chǔ)量、最高儲(chǔ)量，并根據(jù)各個(gè)季度的完成情況適當(dāng)調(diào)整，確保存貨量的合理性。

第三，從倉庫調(diào)撥商品到門市需及時(shí)填寫調(diào)撥單，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，并及時(shí)由倉管保管員做好記錄，保證倉庫、門市的庫存信息均準(zhǔn)確及時(shí)。

第四，對因自然原因造成的存貨質(zhì)量問題要及時(shí)向上級(jí)稟報(bào)，合理處理，減少成本積壓。

第五，定時(shí)對倉庫保管員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求他們不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的倉庫管理知識(shí)和理念。

2.3.3采用先進(jìn)的存貨盤點(diǎn)方法

存貨作為收發(fā)頻繁的流動(dòng)資產(chǎn)，需要定期、不定期地清查盤點(diǎn)庫存情況。結(jié)合建材超市存貨的特點(diǎn)，可采用ABC分類控制法。盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損以及經(jīng)技術(shù)鑒定需報(bào)廢的存貨，應(yīng)按授權(quán)權(quán)限范圍由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)處置。同時(shí)對重大存貨的處置，應(yīng)按照公司章程，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后處置，公示處置結(jié)果，并進(jìn)行備案。

2.4完善存貨銷售流程

銷售是企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，是減少存貨的主要手段。商品發(fā)出時(shí)，要嚴(yán)格按照銷售單中的條碼發(fā)貨，明確發(fā)貨經(jīng)手工作人員的責(zé)任。商品退回時(shí)要認(rèn)真核對顧客的電腦小票，檢查商品是否完好，且交由理貨員驗(yàn)收，經(jīng)服務(wù)臺(tái)人員確認(rèn)后再由收銀臺(tái)退款。銷售后的應(yīng)收賬款要堅(jiān)持誰負(fù)責(zé)誰追債的原則，不同人負(fù)責(zé)的應(yīng)收賬款應(yīng)嚴(yán)格控制在一定范圍內(nèi)。及時(shí)追討超過3個(gè)月的應(yīng)收賬款。積極開展促銷活動(dòng)，主動(dòng)推銷滯銷商品，以降低庫存，提高存貨周轉(zhuǎn)率。從缺、斷貨方面考慮庫存的合理性，及時(shí)調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)庫存。

從整個(gè)供產(chǎn)銷過程來看，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，健立健全存貨內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最優(yōu)配置。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.036

F233

A

1673-0194（2015）16-0056-02

2015-06-04