淺議區(qū)屬綜合檔案館現(xiàn)存主要瓶頸及對策

馬 晶

（昌邑區(qū)信訪局信息中心，吉林 吉林市 132002）

淺議區(qū)屬綜合檔案館現(xiàn)存主要瓶頸及對策

馬 晶

（昌邑區(qū)信訪局信息中心，吉林 吉林市 132002）

現(xiàn)行編制體制下，作為區(qū)委、區(qū)政府直屬事業(yè)單位的區(qū)綜合檔案館，肩負(fù)著全區(qū)重要檔案資料的集中保管以及向社會提供服務(wù)的雙重職能，但由于省、市檔案管理配套資金的缺位，以及檔案環(huán)境、檔案意識、檔案開發(fā)、檔案服務(wù)等事項的不完善，區(qū)屬綜合檔案館長期處于業(yè)務(wù)、人才、經(jīng)費等困境，而難以創(chuàng)新履職。要改變這種狀況，必須直面瓶頸、主動作為、多方努力。

區(qū)屬綜合檔案館；資料；服務(wù)

1　區(qū)綜合檔案館現(xiàn)存主要瓶頸

1.1檔案環(huán)境有待改善

區(qū)綜合檔案館大多僅限于檔案的收集、整理和利用，再加上人們檔案意識的弱化，只有涉及某個現(xiàn)實問題時，才會意識到檔案管理部門的存在和功用。民眾檔案意識不足，既是個體認(rèn)識問題，更是檔案意識欠缺的間接外化。

1.2專業(yè)人才相對匱乏

區(qū)檔案館多建于20世紀(jì)80年代，屬于區(qū)屬事業(yè)編制單位，檔案館員工雖然多具有檔案通道職稱，但檔案科班出身的員工較少，兼通檔案與計算機專業(yè)的人才更少。很多處身一線檔案管理崗位的員工，自身檔案意識也相對缺乏。

1.3經(jīng)費保障捉襟見肘

區(qū)綜合檔案館的經(jīng)費完全依靠財政投入，其主要職責(zé)包括檔案收集、整理和服務(wù)。面對檔案數(shù)字化管理與服務(wù)新趨勢，檔案館需要專業(yè)人才和先進設(shè)備的投入，將大量傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲，經(jīng)費的缺少導(dǎo)致這一工作嚴(yán)重滯后。

1.4基礎(chǔ)業(yè)務(wù)難以展開

服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)社會是區(qū)檔案館的新職責(zé)與服務(wù)理念，例如為了營造良好的招商引資環(huán)境，區(qū)檔案館主動將服務(wù)平臺延伸至新駐企業(yè)，指導(dǎo)其建立完善企業(yè)檔案制度，指導(dǎo)農(nóng)村檔案室建設(shè)等，但在實際施行過程中也受到許多現(xiàn)實因素的影響，檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展受阻。

2　區(qū)綜合檔案館破解瓶頸對策

2.1主動作為，靠作為贏地位

有作為方能有地位，面臨當(dāng)前的檔案發(fā)展環(huán)境，與其在被動中坐等環(huán)境利好，不如直面困境、主動作為。只要心存檔案事業(yè)，自覺將檔案工作融入到服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟的大局中，不計得失，甘于奉獻，一定能得到組織和服務(wù)對象的一致認(rèn)可。雖然區(qū)檔案館的主動作為即便付出再多，也多是默默無聞的幕后工作，但這也恰好體現(xiàn)出檔案工作與其他工作的區(qū)別，也是檔案工作者的光榮所在。

2.2一崗多責(zé)，提高員工素質(zhì)

區(qū)綜合檔案館編制少，包括史志科在內(nèi)，一般不超過12人，每個人的專業(yè)、經(jīng)歷各不相同，平時基本分工明確、各司其職，有時史志科遇到突發(fā)狀況需要人手，還要抽調(diào)人選兼顧，再加上區(qū)檔案館自身數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換等大量工作，使一線員工長年處于滿負(fù)荷工作狀態(tài)。檔案館可以實行定期輪崗制度，讓員工在一崗多責(zé)、定期輪崗中，不斷提高自身專業(yè)技能，確保員工臨時請假或休假時，其他同事能夠代替完成任務(wù)，一崗多責(zé)、定期輪崗的益處，還可促使員工不斷嘗試新業(yè)務(wù)，克服職業(yè)倦怠。

2.3靠前服務(wù)，夯實村級檔案

近年來，旨在服務(wù)經(jīng)濟領(lǐng)域的檔案管理，也納入?yún)^(qū)檔案館的服務(wù)職能，如在招商引資的過程中，為所引進的企業(yè)建立檔案；在為鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)的過程中，針對村檔案室管理不規(guī)范問題，加強指導(dǎo)、規(guī)范建檔。目前，村檔案室的管理最為混亂，也是當(dāng)下亟需規(guī)范的，需要歸檔、建檔的檔案很多，應(yīng)安排熟知檔案管理要求的人員及時開展歸檔、建檔工作，以便日后查詢使用。

2.4延伸平臺，規(guī)范基層檔案

因?qū)哟?、實力的不同，各區(qū)檔案館數(shù)字化進程差異很大。近年來，文件材料多采用電子版本，收集時只需統(tǒng)一版本即可，無須另行數(shù)字化處理；而早期檔案，因為人員變更和電腦過期文件的清理等原因，移交到區(qū)檔案館的文件材料多為紙質(zhì)檔案，需要大量的人力、物力投入，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存檔?；鶇^(qū)檔案館應(yīng)該有計劃地深入所屬基層單位，當(dāng)面指導(dǎo)歸檔范圍、歸檔要求、移交要點等細(xì)節(jié)。從基層的檔案源頭規(guī)范要求，方便后續(xù)工作開展。

2.5對接網(wǎng)絡(luò)，升級服務(wù)平臺

數(shù)字化檔案有其先進性的一面，如以婚姻檔案為例，未進行數(shù)字化管理前，要查找結(jié)婚登記檔案比較麻煩，要先查目錄，再查卷宗，如果當(dāng)事人不知道相關(guān)有效信息作為索引，卷宗查找更是難上加難?；橐鰴n案實行數(shù)字化管理后，只要在檢索里輸入當(dāng)事人姓名，即可迅即調(diào)出若干相近人名，包括同音、重名者，并從中確認(rèn)要找的人，實現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的檔案查詢。數(shù)字化并非檔案管理的最終目的，而是為了對接網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)民生。當(dāng)前區(qū)檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)最為緊迫的任務(wù)，就是正視現(xiàn)實、著眼重點、對接網(wǎng)絡(luò)、深化服務(wù)。

2.6區(qū)分主次，分批數(shù)字轉(zhuǎn)換

相比規(guī)模承攬、專業(yè)團隊、高效運轉(zhuǎn)的市檔案館，區(qū)檔案館既缺乏經(jīng)濟實力，也沒有人才優(yōu)勢，兩者差距不可同日而語。因缺乏經(jīng)費，無法招聘工作人員，只能依靠本館員工日夜辛勞、處理進程緩慢。以婚姻檔案為例，將歷年婚姻檔案逐一掃描后，將電子版本按時間排序，存入數(shù)字化硬盤，并編入電子版目錄。這項業(yè)務(wù)工作量太大，短時間內(nèi)很難完成，再加上設(shè)備有限、業(yè)務(wù)繁雜，還要兼顧各種隨機性工作，數(shù)字化進程開展緩慢，只能著眼需求、區(qū)分主次、分批分期循序轉(zhuǎn)錄。

主要參考文獻

［1］楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析［J］.檔案學(xué)研究，2010（5）：50-54.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.160

G279.27

A

1673-0194（2015）08-0210-01

2015-02-11