會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

○李鑫

（中原石油工程有限公司錄井公司計劃財務(wù)科 河南 濮陽 457001）

會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

○李鑫

（中原石油工程有限公司錄井公司計劃財務(wù)科 河南 濮陽 457001）

隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，會計信息往往通過計算機(jī)系統(tǒng)并聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞、處理。作為信息溝通這一內(nèi)部控制要素的重要環(huán)節(jié)，當(dāng)前對會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是存在缺陷的，以至于企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)營失敗、違法經(jīng)營以及會計信息失真等問題，嚴(yán)重影響了我國企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營的效率，也影響了我國經(jīng)濟(jì)體制改革以及市場化改革的進(jìn)度。因此，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化程度日益加深的今天，加強(qiáng)企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制勢在必行。

會計信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制 會計信息 加強(qiáng)

一、引言

1、會計信息系統(tǒng)的定義

會計信息系統(tǒng)是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)將企業(yè)的會計數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析和處理，以便于方便企業(yè)進(jìn)行會計核算、分析、記錄與計量，從而使企業(yè)能夠更好地進(jìn)行會計管理、財務(wù)分析以及經(jīng)營決策的系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)整合各項資源的基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理會計與財務(wù)會計的統(tǒng)一，并實現(xiàn)企業(yè)的財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理的需求。

2、會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史與現(xiàn)狀

20世紀(jì)80年代起，我國企業(yè)開始運用自制的會計信息系統(tǒng)。隨著市場需求的不斷增加，市場上逐漸出現(xiàn)了用友、金蝶等財務(wù)軟件，專業(yè)化的財務(wù)軟件的出現(xiàn)預(yù)示著我國會計信息系統(tǒng)逐漸成熟和規(guī)范。但是，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革和變更，在20世紀(jì)90年代末，我國企業(yè)對財務(wù)軟件的要求越來越高，不僅僅需要簡單的記賬以及報表的編制，還需要更多的例如績效、成本、分析方面的功能。傳統(tǒng)的財務(wù)軟件顯得有些力不從心，于是我國的財務(wù)軟件逐漸從簡單的財務(wù)處理軟件轉(zhuǎn)型成為高度集成化的ERP等軟件。相比簡單的財務(wù)軟件來說，ERP系統(tǒng)已經(jīng)克服了會計的局限性，其會計信息系統(tǒng)解決了會計部門信息流的“信息孤島”的局限性，加強(qiáng)了企業(yè)會計部門與其它部門的溝通與關(guān)聯(lián)。

3、會計信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制相結(jié)合的重要性

內(nèi)部控制是企業(yè)為了能夠提高企業(yè)經(jīng)營效果，增強(qiáng)財務(wù)信息的真實可靠性，并且保證企業(yè)合法、合規(guī)經(jīng)營的重要手段。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及企業(yè)結(jié)構(gòu)化改革進(jìn)程的推進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部控制在企業(yè)中的作用也愈發(fā)的明顯。為了能夠加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險的能力，處理企業(yè)的不利情況，加強(qiáng)對企業(yè)的控制，提高企業(yè)的經(jīng)營效益，不少企業(yè)的管理者開始對內(nèi)部控制重視起來。但是對于會計信息系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制卻存在著一定的“盲區(qū)”。一方面，由于會計信息系統(tǒng)本身作為財務(wù)體系的組成部分，常常被相關(guān)人員有意無意地“忽視”，導(dǎo)致內(nèi)部控制對會計系統(tǒng)本身監(jiān)控的“失靈”。另一方面，一些企業(yè)管理者特別是財務(wù)管理人員對于內(nèi)部控制的相關(guān)要求、要素理解不夠深入，沒有明確會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息管理的重要組成部分。而內(nèi)部控制的關(guān)鍵要素之一——信息與溝通，就明確地反映了企業(yè)內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)情況、受控情況與真實準(zhǔn)確情況。會計信息的真實性、準(zhǔn)確性、及時性直接關(guān)系到會計系統(tǒng)本身的準(zhǔn)確性、可靠性，關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部控制乃至企業(yè)管理的有效性。會計信息系統(tǒng)的完善給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的機(jī)遇和調(diào)整，會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制成為了企業(yè)內(nèi)部控制的核心，也是企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵。因此，企業(yè)加強(qiáng)會計信息內(nèi)部控制刻不容緩。

二、我國企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制面臨的問題

1、我國企業(yè)會計信息系統(tǒng)容易發(fā)生重復(fù)性的錯誤

在使用會計信息系統(tǒng)的過程中，由于計算機(jī)處理信息處理速度非常快，并且信息集中進(jìn)行處理，因此，在會計信息系統(tǒng)的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，該錯誤會迅速蔓延到其它相關(guān)的環(huán)節(jié)中，導(dǎo)致錯誤相關(guān)的文件、賬簿的會計信息失真。并且，如果該錯誤是由于會計信息系統(tǒng)的程序或者是會計信息系統(tǒng)的軟件自身原因?qū)е碌腻e誤，那么會計信息系統(tǒng)將會不斷的重復(fù)這一錯誤。一旦會計人員或者會計信息使用者對計算機(jī)知識了解不足，又沒有手工進(jìn)行檢驗，這些錯誤就很難被發(fā)現(xiàn)，重復(fù)的小錯誤可能會造成巨大的損失。

2、我國企業(yè)會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)缺乏安全性

使用會計信息系統(tǒng)相比手工記賬來說，數(shù)據(jù)缺乏安全性，其主要表現(xiàn)為以下幾點。（1）由于會計信息系統(tǒng)的絕大多數(shù)的會計信息都儲存在計算機(jī)或者其它的磁介質(zhì)中，一旦存儲介質(zhì)發(fā)生損壞或者丟失，所有的數(shù)據(jù)將會損毀，并且，光磁存儲設(shè)備對環(huán)境的要求比較高，不僅需要防水防火，還需要防塵防刮，而且對溫度也有一定的要求，因此相對紙質(zhì)文檔來說，會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加的脆弱。（2）由于會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)上，容易被不留痕跡的修改，影響會計信息的真實性和可靠性。（3）會計信息系統(tǒng)的集中處理和儲存在一定程度上也容易導(dǎo)致一些未授權(quán)的人員運用計算機(jī)的手段瀏覽企業(yè)的私密文件和數(shù)據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。

3、會計信息系統(tǒng)設(shè)置與企業(yè)實際需求不符

在會計信息系統(tǒng)下，會計信息分析迅速并且準(zhǔn)確性足夠高，但是，計算機(jī)數(shù)據(jù)處理方面缺乏必要的邏輯性以及

合理性、針對性。計算機(jī)畢竟不是人腦，無法根據(jù)實際情況來積極應(yīng)對意外，來對千變?nèi)f化的實務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的職業(yè)判斷，從而導(dǎo)致企業(yè)的會計處理缺乏有效的控制。但在實際工作中，一些企業(yè)設(shè)計的會計信息系統(tǒng)，在適用性與內(nèi)部控制的要求上往往與現(xiàn)實脫節(jié)。譬如一些工礦企業(yè)為了“趕時髦”，盲目購置ERP模塊，但又未進(jìn)行全面調(diào)研，引入了適用于制造型或商業(yè)企業(yè)的ERP模塊，給工作中帶來了極大的不便，關(guān)鍵控制點也缺乏針對性。會計信息系統(tǒng)在運行過程中完全依賴于計算機(jī)程序進(jìn)行操作，如果計算機(jī)程序被修改，即使會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是真實的準(zhǔn)確的，但是最終分析出來的會計信息結(jié)果還是會出現(xiàn)問題。

4、在會計信息系統(tǒng)環(huán)境下會計業(yè)務(wù)容易失去控制

建立健全的適合企業(yè)自身經(jīng)營的會計信息系統(tǒng)是一個非常漫長和復(fù)雜的過程，這要求會計信息系統(tǒng)創(chuàng)建者不僅需要有良好的計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)的知識，更需要對企業(yè)內(nèi)部控制各方面的知識有足夠的了解。但是，目前，我國缺乏既有計算機(jī)知識又有會計審計知識的綜合性的人才，因此，在這種情況下設(shè)置的會計信息系統(tǒng)程序難以滿足企業(yè)內(nèi)部控制的實際需要。此外，由于會計信息系統(tǒng)效率高，準(zhǔn)確性強(qiáng)，因此，大大減少了財務(wù)人員的工作，以致于不少的工作環(huán)節(jié)都合并到一起由企業(yè)會計信息系統(tǒng)來進(jìn)行處理，企業(yè)工作沒有做到“不相容職責(zé)分離”原則，職位之間不能互相牽制，容易給企業(yè)內(nèi)部控制帶來隱患。隨著網(wǎng)上交易的普及，隨著時代的發(fā)展，企業(yè)的記賬原始憑證很可能演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的管理，加大了企業(yè)審計的難度。

三、加強(qiáng)企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的一些建議

1、定期檢查會計信息系統(tǒng)中的錯誤并及時更正

由于會計信息系統(tǒng)自動化以及高效化的信息處理，以致于信息處理當(dāng)時很難發(fā)現(xiàn)其中的問題。一般來說，手工記賬的錯誤往往是個別現(xiàn)象，并且由于企業(yè)崗位的設(shè)置以及不相容職責(zé)分離的原則，一般錯誤會在下一個環(huán)節(jié)及時的發(fā)現(xiàn)以及糾正。在手工帳的情況下，會計信息發(fā)生系統(tǒng)性、反復(fù)性的錯誤的可能比較小。根據(jù)這個原理，因此，企業(yè)的財務(wù)人員應(yīng)該定期對會計信息系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核實，在發(fā)現(xiàn)問題的時候，對會計信息系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行模擬檢驗，如果是程序或者軟件上的問題，需要第一時間聯(lián)系企業(yè)的ERP人員進(jìn)行更正，避免出現(xiàn)更大的問題和損失。

2、加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)的保存

為了避免企業(yè)會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)由于計算機(jī)損壞，磁盤損毀等原因?qū)е缕髽I(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)丟失，或者避免原始數(shù)據(jù)被人惡意修改，企業(yè)應(yīng)該采用多種方式對會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存檔。首先，企業(yè)應(yīng)該實時地將企業(yè)會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行電子異地存檔，將數(shù)據(jù)分別存儲在多個不同的磁盤之中，并妥善保存。其次，企業(yè)可以將企業(yè)原始數(shù)據(jù)、重要文件以及其它重要的數(shù)據(jù)通過會計信息系統(tǒng)打印出來并裝訂成冊，編制成檔案妥善存放于企業(yè)的檔案室中，并且由專人進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案雖然相對來說不方便查詢，但是在一定程度上避免了無痕篡改數(shù)據(jù)的可能性。最為重要的是，為了避免來自互聯(lián)網(wǎng)的危害，企業(yè)會計信息系統(tǒng)應(yīng)該與外網(wǎng)進(jìn)行必要的隔離，設(shè)置強(qiáng)效的防火墻，避免木馬的攻擊，會計信息系統(tǒng)中的核心部分不允許鏈接外部網(wǎng)絡(luò)，從根本上避免網(wǎng)絡(luò)攻擊。

3、加強(qiáng)企業(yè)會計信息系統(tǒng)與企業(yè)實際經(jīng)營的連貫性

由于現(xiàn)階段財務(wù)軟件公司提供的財務(wù)軟件都是面向巨大多數(shù)企業(yè)共性進(jìn)行設(shè)計的，并不契合企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需求。為了能夠確保企業(yè)會計信息系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營企業(yè)，企業(yè)可以招聘專業(yè)的ERP專員進(jìn)行自身企業(yè)的會計信息系統(tǒng)的修改。在選擇ERP專員的過程中，應(yīng)該對其計算機(jī)能力以及會計相關(guān)知識進(jìn)行必要的考核。ERP專員需要與企業(yè)其它例如業(yè)務(wù)部門、采購部門、會計部門等進(jìn)行積極的溝通，確定企業(yè)會計信息系統(tǒng)的實際需求來進(jìn)行會計信息系統(tǒng)的設(shè)置。此外，企業(yè)ERP專員還需要對企業(yè)會計信息系統(tǒng)進(jìn)行必要的維護(hù)，避免企業(yè)會計信息系統(tǒng)由于人為或者自然原因受損。

4、加強(qiáng)企業(yè)會計信息系統(tǒng)的控制

為了能夠避免企業(yè)會計信息系統(tǒng)由于系統(tǒng)某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致反復(fù)出現(xiàn)錯誤，企業(yè)必須要加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)操作的控制。必須要以人作為會計信息系統(tǒng)的基本的職位以及作為會計信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性核對的最終的防線。有些企業(yè)選擇在會計信息系統(tǒng)下采用手工系統(tǒng)的牽制。但是，采用重復(fù)的手工人力進(jìn)行對會計信息系統(tǒng)的牽制與企業(yè)使用會計信息系統(tǒng)降低人力成本，以及提高工作效率的目的。為了能夠減少企業(yè)會計信息系統(tǒng)因為程序錯誤照成的企業(yè)損失，企業(yè)可以采用會計信息系統(tǒng)操作和會計信息監(jiān)督兩個職責(zé)分離的方式，對企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)都進(jìn)行備份。

四、結(jié)論

內(nèi)部控制是保障企業(yè)資產(chǎn)完整、安全，提高會計信息的真實性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)。為了能夠確保企業(yè)實現(xiàn)管理目標(biāo)，企業(yè)都需要建立完善的內(nèi)部控制制度來保障企業(yè)的日常經(jīng)營活動的有序進(jìn)行。但是，企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的核心，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天，企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制關(guān)系到了企業(yè)的資產(chǎn)的完整以及會計信息的真實準(zhǔn)確，因此，建立契合企業(yè)自身經(jīng)營需求的會計信息系統(tǒng)，并加強(qiáng)內(nèi)部控制是保障企業(yè)會計信息質(zhì)量的基礎(chǔ)。

[1]施文君：ERP環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制淺談[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2014（6）.

[2]潘霞敏：企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制影響因素研究[J].經(jīng)營管理，2014（2）.

（責(zé)任編輯：諶盼）