流動(dòng)人員檔案管理

摘 要：人力資源的流動(dòng)越發(fā)頻繁，對(duì)流動(dòng)人才的檔案管理成為當(dāng)務(wù)之急。流動(dòng)人員人事檔案管理是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)程中的新產(chǎn)物，因此創(chuàng)新檔案管理體制，加快流動(dòng)人員人事檔案管理的發(fā)展對(duì)于適應(yīng)干部人事制度改革和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的需要，促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，提高人才隊(duì)伍素質(zhì)，具有重要意義。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案管理；人事檔案；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-04-00-01

流動(dòng)人才管理檔案主要涉及到人才交流、職稱評(píng)定、晉升調(diào)動(dòng)、離職退休、辦理保險(xiǎn)等相關(guān)職業(yè)業(yè)務(wù)變動(dòng)情況。對(duì)于流動(dòng)人才管理的相關(guān)政策不能嚴(yán)肅及時(shí)的執(zhí)行，檔案?jìng)鬟f不規(guī)范，管理模式落后等等一系列相關(guān)問題還有待解決，我國必須要加強(qiáng)流動(dòng)人才檔案管理，開拓新型管理模式，推動(dòng)人力資源工作的開展。

一、流動(dòng)人員人事檔案的特點(diǎn)

（一）流動(dòng)性。流動(dòng)人員人事檔案流動(dòng)性的特點(diǎn)包括兩方面含義：一方面，流動(dòng)人員不同階段個(gè)人實(shí)際表現(xiàn)的記載過程，更主要的一方面是指隨著流動(dòng)人員本身的流動(dòng)而必然形成檔案的流動(dòng)。

（二）分散性。指不同類的流動(dòng)人員其個(gè)人檔案是分割管理的，如未就業(yè)或在非入編部門就業(yè)的高校畢業(yè)生的檔案是由用人單位所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)存放與管理的。

（三）易失性。流動(dòng)人員人事檔案在人員的流動(dòng)中，經(jīng)常發(fā)生的檔案不能與人同步流動(dòng)的情形，尤其是在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理體制不健全、管理方法科學(xué)性不高的情況下，這一特點(diǎn)顯得更為突出。

（四）利用率高。一方面是流動(dòng)人員本身在流動(dòng)過程中的直接應(yīng)用；另一方面，用人單位在招聘人員時(shí)必然要查閱其個(gè)人檔案，人員自身頻繁的流動(dòng)就促使檔案被查閱利用的概率大為提高。

（五）管理難度。流動(dòng)人員以上的特點(diǎn)綜合作用，體現(xiàn)在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

（一）封閉管理意識(shí)與偏低的現(xiàn)代化程度。人才市場(chǎng)目前并未有效發(fā)揮傳遞人才信息的主渠道作用，提供檔案利用的方式單一，基礎(chǔ)工作欠缺，主要履行的還是人事檔案的收集、整理和保管，沒有對(duì)檔案進(jìn)行適度開發(fā)，不能很好地在流動(dòng)人員和用人單位之間搭建一個(gè)充分透明的平臺(tái)。

（二）管理機(jī)構(gòu)混亂，人員配備不科學(xué)。政府人事部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)是流動(dòng)人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，而這些機(jī)構(gòu)承擔(dān)著人事代理與人事派遣、人才資源開發(fā)、招聘會(huì)舉辦、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、人才市場(chǎng)培養(yǎng)、人才國際合作等工作，工作量大，涉及面廣，檔案管理只是人才服務(wù)工作的一部分。

（三）流動(dòng)人員人事檔案材料與管理環(huán)節(jié)問題重重。對(duì)于流動(dòng)的勞動(dòng)力而言，檔案的殘缺主要體現(xiàn)在登記建檔時(shí)的疏忽，應(yīng)錄入的檔案信息沒有登記在案，以及農(nóng)民工再進(jìn)行異地流動(dòng)時(shí)，由于地域跨度大，使新建檔案信息不能作為原有檔案的補(bǔ)充與延續(xù)，而彼此隔離。

三、新形勢(shì)下流動(dòng)人才檔案管理對(duì)策

（一）規(guī)范建檔依法管檔。進(jìn)行人事檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔，把好“入口”關(guān)；用人單位有義務(wù)支持幫助檔案工作人員規(guī)范建檔，保證檔案的真實(shí)性和可靠性，自覺維護(hù)檔案管理制度的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格執(zhí)行國家人事工作政策法規(guī)。

（二）正確處理留人與放人的問題。如果不是因?yàn)榕c原單位有具體問題未了結(jié)，如合同期未滿，帳目未清，或涉及商業(yè)秘密等，挽留無果后，原單位不應(yīng)采用扣檔留人手段，應(yīng)尊重當(dāng)事人意愿，人性化處理留人與放人問題。

（三）加快人事檔案的社會(huì)化管理。建立社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行統(tǒng)一人事代理和專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)管理，變“單位人”為“社會(huì)人”，必將使人才流動(dòng)渠道更暢通，推動(dòng)人力資源的合理配置。加快實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理，“人檔分離”與“棄檔”、“死檔”問題也迎刃而解。

四、要普及人事檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

（一）建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的前提，在建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)要注意如下五個(gè)問題：一是系統(tǒng)軟件要統(tǒng)一，二是系統(tǒng)軟件中主要信息項(xiàng)要統(tǒng)一，三是數(shù)據(jù)庫的補(bǔ)充和維護(hù)要及時(shí)，四是對(duì)數(shù)據(jù)庫采取切實(shí)有效的安全保護(hù)措施，五為確保個(gè)人隱私權(quán)，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息不錄入數(shù)據(jù)庫。

（二）普及采用激光掃描及光盤存儲(chǔ)技術(shù)。激光掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的技術(shù)手段。對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫錄入較大的信息項(xiàng)。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，資源共享。要進(jìn)一步運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立聯(lián)接用人單位、上級(jí)主管部門、行業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，使不同范圍內(nèi)的利用者共享計(jì)算機(jī)管理的人事檔案信息資源。

五、實(shí)體檔案與電子檔案的分離管理

（一）應(yīng)用現(xiàn)代高科技術(shù)，開發(fā)隨身攜帶的身份卡（工作卡、檔案卡、稅卡、保險(xiǎn)卡、醫(yī)療卡等）。開發(fā)的身份卡也可稱之為萬能卡，這種卡必須在特定計(jì)算機(jī)上的軟件才能打開，個(gè)人無法打開，只有用人單位才能進(jìn)行修改記錄，上級(jí)主管單位及同行單位只能讀。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)共享資源。要有國家機(jī)構(gòu)專門開發(fā)的人事檔案軟件的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)國有企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)等單位的人事檔案管理部門必須用統(tǒng)一系統(tǒng)軟件。

人才流動(dòng)是現(xiàn)代社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志，隨著人事制度改革的深化，以“雙向選擇、自主擇業(yè)”為特征的人才流動(dòng)日趨活躍，流動(dòng)人才人事檔案真實(shí)地記錄了各類流動(dòng)人才的成長(zhǎng)軌跡、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)及思想品德等各方面的情況，因此，在人才資源開發(fā)服務(wù)上具有極大的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]王瑕.探討流動(dòng)人才檔案管理模式的創(chuàng)新[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，5（18）：22-24

[2]王云慶，趙亞敏.論檔案信息資源開發(fā)對(duì)傳統(tǒng)檔案利用的影響[[J].山東檔案2006， （06）.

[3]毛章勇.流動(dòng)人員人事檔案管理的問題及對(duì)策[[Jl.檔案時(shí)空，2006 } （02）.

[4]嚴(yán)建南，紀(jì)紅衛(wèi).試論“人檔分離”[J].檔案學(xué)研究，2003 （OS）.

[5]肖文建，楊彩虹.流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)策田.青島市檔案，2003 } （OS）.

[6]陳曉燕.流動(dòng)人員人事檔案管理探討[EJ].檔案管理，1999 （03）.

[7]所桂萍.析流動(dòng)人員人事檔案管理的疏漏及解決對(duì)策[[J].檔案時(shí)空，2005， （04）