如何提高檔案管理科學(xué)化水平途徑分析

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格。對(duì)如何提高檔案管理的科學(xué)水平也成為各級(jí)檔案管理部門的重點(diǎn)問題。本文首先分析了目前檔案管理存在的一些問題，然后論述了如何提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；提高；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-04-00-01

現(xiàn)階段，我國正處在快速發(fā)展的時(shí)期。我國的檔案管理如果不能滿足新時(shí)期的要求的話，必將制約相關(guān)的事業(yè)發(fā)展。在這種形勢下，需要對(duì)我國的檔案管理工作進(jìn)行一定的改進(jìn)，以保證我國檔案管理工作能跟上新形勢發(fā)展的需要。

一、目前我國檔案管理存在的一些問題

（一）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。很多檔案管理人員無法認(rèn)識(shí)到自己服務(wù)者的角色，大多都是被動(dòng)提供服務(wù)。很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠，存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)檔案資源也不甚了解，無法主動(dòng)提供服務(wù)。此外，部分管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，缺乏認(rèn)真的態(tài)度和責(zé)任心難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題，對(duì)管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視。所以就導(dǎo)致了檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，難以適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作。

（二）檔案管理方式較為落后。當(dāng)今的檔案管理主要還是傳統(tǒng)的模式。無論是檔案管理的環(huán)境還是檔案管理的保管方法都沒有創(chuàng)新。他們認(rèn)為檔案管理是一種機(jī)密的工作，所以把檔案束之高閣，放在較為隱蔽的地方，這就造成了檔案查閱的困難。此外有的單位檔案管理將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化水平程度降低。采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù)；其二，在進(jìn)行信息查找時(shí)，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。

（三）對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充，完善，更新；甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，等到真正需要時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或是沒有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要。二是人事檔案管理基本上是兼管。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑

常言道，“科學(xué)發(fā)展，理念先行”，任何事物的進(jìn)步與發(fā)展，其根本都在于思想的進(jìn)步與發(fā)展。提高檔案管理科學(xué)化水平的第一步就是要革新理念、樹立先進(jìn)的檔案管理理念。首先，檔案管理人員要摒棄陳舊的思想理念，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，樹立“服務(wù)”理念，提高檔案管理工作的超前性和服務(wù)性。為實(shí)現(xiàn)這一目的，檔案管理人員要深入社會(huì)了解經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)信息的需求，有針對(duì)性地搞好檔案資源收集工作。值得注意的是，檔案作為一種信息，事關(guān)重要，要注意保障檔案信息的安全性和完整性，只有完整性高、安全性有保障的檔案才會(huì)具有價(jià)值。

（一）以管理人員素質(zhì)提高為前提，提高檔案管理的科學(xué)化水平。從某種意義上來說，檔案管理是一項(xiàng)“人”的工作，人指導(dǎo)、操作、執(zhí)行著一切檔案管理工作。為了提高檔案管理科學(xué)化水平，必須打造一支擁有高素質(zhì)高能力的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這就要建立健全的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，全面提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)水平。具體從以下方面采取措施。

第一，加強(qiáng)能力建設(shè)。伴隨著社會(huì)發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，無形中加大了檔案管理工作量。加之，信息時(shí)代催生了電子檔案，使得檔案管理工作更為復(fù)雜，對(duì)管理人員有著很高的技術(shù)性要求。第二，要訓(xùn)練從業(yè)人員的職業(yè)道德，及時(shí)更新工作人員的管理理念，杜絕工作人員唯利是圖泄露檔案信息的現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)此，要革新傳統(tǒng)的管理人員工作方法，采用現(xiàn)代化管理手段和工具，逐漸培養(yǎng)其具備現(xiàn)代化的管理能力。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致，手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，應(yīng)強(qiáng)化每一名檔案管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所有檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是要及時(shí)催還已借出的檔案，整理好借據(jù)，并注明原因及催還情況；三是要分類存放未整理的零散文件材料，清理排序后及時(shí)歸檔；四是按要求進(jìn)行檔案移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間，地點(diǎn)和移交人，接收人、監(jiān)交人的姓名職務(wù)及移交清冊，頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，做到對(duì)交接工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

（三）要加大投入，完善檔案管理硬件設(shè)備

配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。

（四）建章立制，有章可循

加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范，需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，做到操作人員有章可循。建立職工檔案轉(zhuǎn)入，轉(zhuǎn)出及檔案材料轉(zhuǎn)入，轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。在調(diào)取、更新和存儲(chǔ)檔案時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范性，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。在檔案資料收集時(shí)要做到口勤，手勤，腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

（五）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，檢索，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。建立公開、透明的人事檔案管理制度。使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)和管理工作的透明度，同時(shí)為單位發(fā)現(xiàn)人才，培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

三、總結(jié)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，提高檔案管理科學(xué)化水平已是必然的發(fā)展趨勢，這是檔案管理的一次革命，也是時(shí)代對(duì)檔案管理提出的客觀要求。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)形勢的要求，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

參考文獻(xiàn)：

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