簡(jiǎn)析如何科學(xué)管理檔案

摘 要：檔案管理是助管員的基本工作之一，而科學(xué)的管理檔案是我們一直的追求。因此，本文就如何加強(qiáng)工程檔案管理展開(kāi)論述，同時(shí)提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：工程檔案；科學(xué)管理；措施；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-04-00-01

檔案工作從某種角度來(lái)看的話，它對(duì)于推動(dòng)整個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)總量的持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)自身精神文明建設(shè)，維護(hù)廣大職工的權(quán)利有著非常重要的推動(dòng)性作用。 在當(dāng)下這種全新的形勢(shì)之下，檔案工作也要與時(shí)俱進(jìn)，有了新的任務(wù)和要求，要從根本上做好新時(shí)期的檔案工作，必須要保持開(kāi)拓創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)的精神狀態(tài) ，要永遠(yuǎn)牢固的堅(jiān)持圍繞中心和服務(wù)大局的指導(dǎo)思想，充分的發(fā)揮檔案自身的優(yōu)勢(shì)，在新時(shí)期努力的開(kāi)創(chuàng)檔案工作的全新局面。

一、要強(qiáng)化法制建設(shè)，確保檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施

檔案法制建設(shè)實(shí)際上是檔案立法、執(zhí)法和法制監(jiān)督等工作的協(xié)調(diào)配合的系統(tǒng)工程，它們之間必須有機(jī)結(jié)合，相輔相成，是一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)體。對(duì)其加強(qiáng)法制建設(shè)，強(qiáng)化宣傳力度，提高人們的檔案意識(shí)，優(yōu)化外部環(huán)境，給檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造好的氛圍，使行政部門重視，社會(huì)上人人關(guān)心，更應(yīng)該做好管理部門對(duì)各單位的檔案考核工作。考核是檔案行政部門依法的有效方法，必須長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作。在形式上是通過(guò)考核檢查、指導(dǎo)、命令、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)等實(shí)現(xiàn)的。為確保檔案工作的健康發(fā)展，檔案考核要形成制度化定期考核，這必須融合行政檢查、行政命令、行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政處罰的內(nèi)容，將各項(xiàng)行政執(zhí)法內(nèi)容匯為一體。檔案工作的考核是促進(jìn)檔案部門各項(xiàng)工作科學(xué)、健康、開(kāi)展的有效方法。

二、檔案管理人員需掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率，以增強(qiáng)我們企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。尤其是十九世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

三、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、資源建設(shè)和信息化建設(shè)

首先在加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)的過(guò)程中，要特別重視資金的投入，從實(shí)際上加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的升級(jí)，在這個(gè)過(guò)程中，必須要保證建設(shè)資金和物資的到位，要抓緊配置計(jì)算機(jī)設(shè)備，改善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，提高工作效率；其次要加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)，要在內(nèi)部建立合格、有執(zhí)行力的檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格的執(zhí)行，建立和健全監(jiān)督機(jī)制，引入激勵(lì)體系，通過(guò)多種手段來(lái)確保檔案收集完整齊全，要防止個(gè)別人把檔案資料據(jù)為己有，謀取私利；最后，要加強(qiáng)管理過(guò)程中的信息化建設(shè)。具體來(lái)講，檔案的信息是建設(shè)信息化的有機(jī)的組成部分，作為企事業(yè)單位來(lái)講，必須要重視加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，盡可能早的部署和組織，有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)資料的歸檔和建設(shè)，端正心態(tài)，做好準(zhǔn)備，積極迎接信息化時(shí)代的來(lái)臨。

四、要加強(qiáng)對(duì)工程資料管理人員的培訓(xùn)

工程資料在管理過(guò)程中出現(xiàn)許多新的特點(diǎn)和變化，給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識(shí)、質(zhì)量以及水平。同時(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中，要認(rèn)識(shí)到資料管理的重要性，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和手段，提高自我管理意識(shí)，能夠真正領(lǐng)會(huì)和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量。

五、做好檔案資料編制工作

在很大程度上檔案資料可以反映員工的素質(zhì)，因此，檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)格搜集和整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質(zhì)量評(píng)定的原始記錄，保證整個(gè)內(nèi)容的連貫性和連續(xù)性，要避免出現(xiàn)缺少資料的情況，明確各項(xiàng)管理人員的職責(zé)和責(zé)任，避免出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤的情況，這就要求檔案管理人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的熟悉，進(jìn)行分部和分項(xiàng)資料的分類整理，同時(shí)還要加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)出現(xiàn)的漏項(xiàng)或者錯(cuò)誤情況，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。

六、要利用各種手段開(kāi)發(fā)工程資料的信息資源，做好資料信息統(tǒng)計(jì)工作

因此，資料管理人員要實(shí)現(xiàn)信息資料管理的微機(jī)化管理，對(duì)資料管理的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，保證在使用過(guò)程中能夠及時(shí)調(diào)出，避免出現(xiàn)人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，最大限度的降低管理人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時(shí)還要做好各方面的協(xié)調(diào)工作，提高管理工作的效率；按照標(biāo)準(zhǔn)和資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的分類編號(hào)。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實(shí)際的管理使用過(guò)程中，進(jìn)行頻繁的變更，就會(huì)對(duì)材料和檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，因此，要對(duì)做好相應(yīng)的記錄，避免出現(xiàn)丟失或者損壞的情況。

綜上所述，在進(jìn)行人員檔案管理過(guò)程中，要制定有效完整的制度，根據(jù)實(shí)際管理過(guò)程中存在的問(wèn)題采用先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，保證檔案的完整性和有效性，從而為以后的工作提供必要的借鑒和幫助。

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