檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的不斷普及，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成為我國(guó)社會(huì)事業(yè)的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；優(yōu)化與設(shè)計(jì)；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-04-00-01

檔案管理是我國(guó)文化事業(yè)的重要組成部分，目前大型機(jī)關(guān)、單位和公司等的檔案數(shù)量比較多，如果僅靠人工來(lái)管理這些檔案會(huì)比較的麻煩。要改變這種狀況，需要建立檔案管理系統(tǒng)，既能減少工作人員的工作量，又能很好的提高檔案的質(zhì)量。隨著世界經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)能夠彌補(bǔ)一些紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的不足，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供便利。與電子信息檔案相比，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在很多的不便利，例如保存與查閱比較難，紙質(zhì)檔案容易潮濕和被蟲蛀，由于時(shí)間的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案還容易損壞、模糊等。檔案一般數(shù)量眾多，并且十分復(fù)雜，有的還需要保存很長(zhǎng)時(shí)間，查詢紙質(zhì)的檔案是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，工作效率也不會(huì)很高。電子檔案可以使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動(dòng)化，從而提高檔案管理的效率。

一、紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。任何形式的檔案都有自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案也不例外，紙質(zhì)檔案也有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是直觀性，在實(shí)際工作中要查詢紙質(zhì)檔案的時(shí)候，只要檔案沒(méi)有被涂改、沒(méi)有損壞也沒(méi)有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實(shí)性和安全性，紙質(zhì)的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因?yàn)橥扛幕蚴切拚螅话愣紩?huì)留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實(shí)和安全的憑證，很難修改，真實(shí)性和安全性也就有了保障。雖然現(xiàn)在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問(wèn)題的時(shí)候，電子檔案的使用一般都很謹(jǐn)慎，人們也普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

（二）紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。雖然紙質(zhì)檔案有自己的優(yōu)點(diǎn)，但是缺點(diǎn)也是很明顯的。首先是紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間問(wèn)題，紙質(zhì)檔案一般都會(huì)存放在檔案室里邊，隨著時(shí)間的不斷推進(jìn)，需要存儲(chǔ)的檔案也會(huì)越來(lái)越多，需要占據(jù)更多的空間。檔案室一般需要專門的工作人員進(jìn)行看管，有的檔案還需要定期進(jìn)行維護(hù)，極大地增加了工作人員的工作量。其次是環(huán)境因素等，紙質(zhì)檔案顧名思義是以紙為載體的，紙的保存期限是有限的，并且也極大容易受到環(huán)境的影響，例如，潮濕、蟲蛀、高溫等都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生影響。同時(shí)紙質(zhì)檔案也容易破碎、損壞，字體容易模糊，這些都對(duì)紙質(zhì)檔案的作用產(chǎn)生了極大地影響。最后是其他檔案的發(fā)展，隨著電子檔案等的發(fā)展，越來(lái)越多的人使用電子檔案，這對(duì)紙質(zhì)檔案形成了較大的沖擊，對(duì)紙質(zhì)檔案的發(fā)展產(chǎn)生了極大地制約作用。

作為檔案管理系統(tǒng)的一種，電子檔案有自己的特點(diǎn)。

二、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

（一）電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，電子檔案越來(lái)越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是能夠提高效率，計(jì)算機(jī)能夠提升工作效率，在進(jìn)行存儲(chǔ)和查找的時(shí)候也能夠提升工作人員的速度，查找起來(lái)也相對(duì)的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)不需要很大的空間也可以將檔案儲(chǔ)存完整，也不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素的影響而減少存儲(chǔ)壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)上，如果對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒(méi)有權(quán)限的人是沒(méi)有辦法進(jìn)入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質(zhì)量比較高。紙質(zhì)檔案一般由人來(lái)存儲(chǔ)和排列，太多人為因素會(huì)導(dǎo)致檔案錯(cuò)誤的概率增加，而電子檔案則沒(méi)有這方面的問(wèn)題，電子檔案的質(zhì)量和利用率比紙質(zhì)檔案要高。

（二）電子檔案的缺點(diǎn)。雖然電子檔案被越來(lái)越多的人使用，也有自己的優(yōu)點(diǎn)，但是電子檔案也有一定的缺點(diǎn)。首先是容易被人篡改，電子檔案的主要載體是計(jì)算機(jī)，如果管理人員、黑客或是電腦病毒等對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝、篡改，這些修改后的檔案一般不會(huì)留下痕跡，也不容易被人發(fā)現(xiàn)，這樣就很容易讓人對(duì)電子檔案的真實(shí)性和權(quán)威性產(chǎn)生質(zhì)疑。其次是電子檔案存在安全隱患，存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)由于系統(tǒng)漏洞問(wèn)題，很容易被黑客入侵，導(dǎo)致電子檔案被竊取、拷貝和篡改，這樣電子檔案的保密性就得不到保證，檔案管理人員的工作量也會(huì)增加。最后是電子檔案缺乏管理制度，由于目前對(duì)計(jì)算機(jī)還缺乏比較有效的管理，所以不同地區(qū)、不同企業(yè)對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)也有所不同，這樣會(huì)對(duì)電子檔案的統(tǒng)一利用產(chǎn)生一定的影響。

三、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

（一）電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。我國(guó)實(shí)際的工作中，一般使用的數(shù)據(jù)庫(kù)是全關(guān)系型GIS數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，這種模式應(yīng)用起來(lái)相對(duì)比較的純熟，而且它的升級(jí)投入過(guò)程不需要使用過(guò)多的資金。雖然這一模式的讀寫效率較低，但是比起其優(yōu)點(diǎn)，還是很值得推廣使用的。

（二）電子檔案數(shù)據(jù)的掃描。對(duì)檔案數(shù)據(jù)的掃描通過(guò)計(jì)算機(jī)控制相機(jī)進(jìn)行，通過(guò)計(jì)算機(jī)控制能夠保證掃描的質(zhì)量，還可以提升檔案掃描的效率。這種掃描可以將JPG圖片文件轉(zhuǎn)化為PDF文件，PDF格式的文件占的空間較少，也有利于系統(tǒng)的存儲(chǔ)。

（三）電子檔案的自動(dòng)入庫(kù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要人工對(duì)檔案進(jìn)行分類、入庫(kù)和封存，在檔案的創(chuàng)立階段需要大量的人員付出大量的工作量?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)通過(guò)掃描，將文件轉(zhuǎn)化格式，自動(dòng)存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，只要設(shè)定好相應(yīng)的程序，電腦就可以自動(dòng)完成，減少了大量的工作量。

（四）電子檔案的安全性保存。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保密，電子檔案能夠被安全的保存，這樣能夠很好的保證檔案的真實(shí)性和有效性。一直以來(lái)我們使用的都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，這種方式存儲(chǔ)的檔案具有很高的法律性和有效性，但是受紙張和環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案的保存年限會(huì)有所不同，而且比較容易損壞、遺失和模糊。為了提升紙質(zhì)檔案的壽命，使紙質(zhì)檔案能夠妥善保存，我們使用電子檔案系統(tǒng)，電子檔案系統(tǒng)通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)可以保證其真實(shí)性和安全性，保密程度也會(huì)加大。檔案管理系統(tǒng)的合理使用，能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅玉霞.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（18）.

[2]王振興，楊敏華，易光華，等.掃描入庫(kù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].測(cè)繪科學(xué)，2008，33（02）.

[3]吳旭光.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].黑龍江史志，2013（19）.