探究信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

摘 要：檔案工作的工作目的就是以服務(wù)的理念為主，通過(guò)不同的形式和途徑去滿足用戶所需要的，進(jìn)而使整體的信息管理水平得以提高。現(xiàn)代信息環(huán)境下，高校的檔案服務(wù)的創(chuàng)新不僅是未來(lái)的檔案管理事業(yè)的主要趨勢(shì)也是高校的檔案管理的趨勢(shì)，是高校管理環(huán)境的基礎(chǔ)。本文將嘗試著探究高校的檔案服務(wù)工作中的漏洞，尋找改革的辦法。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；服務(wù)；

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-04-00-01

現(xiàn)代信息環(huán)境下，高校的檔案服務(wù)的創(chuàng)新不僅是未來(lái)的檔案管理事業(yè)的主要趨勢(shì)也是高校的檔案管理的趨勢(shì)，是高校管理環(huán)境的基礎(chǔ)。因此，對(duì)高校的檔案管理進(jìn)行改革，是非常重要的。整體上考慮的話目前的檔案工作也要面對(duì)比較大的挑戰(zhàn)。本文將嘗試著探究高校的檔案服務(wù)工作中的漏洞，探究改革的辦法。

一、檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵

檔案信息服務(wù)主要是為了加強(qiáng)信息的流動(dòng)和傳遞的，以期通過(guò)這樣的方式來(lái)達(dá)到用戶相對(duì)的要求；或是檔案工作的從業(yè)者根據(jù)用戶提出的要求，幫助用戶在檔案信息之中提取所需要的信息，總的來(lái)說(shuō)這也就是檔案信息部門最重要的工作。檔案工作的工作目的就是以服務(wù)的理念為主，通過(guò)不同的形式和途徑去滿足用戶所需要的，進(jìn)而使整體的信息管理水平得以提高。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的發(fā)展和進(jìn)步，但是高校的信息服務(wù)系統(tǒng)依然比較落后或是出于緩慢的發(fā)展中，它的社會(huì)價(jià)值始終被限制著，因此為了讓它發(fā)揮該有的作用，將檔案信息服務(wù)的重要性提升上來(lái)并加以科學(xué)的利用，怎么能在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)環(huán)境下摸索出一條比較好的發(fā)展道路，使之能夠運(yùn)用到教育事業(yè)當(dāng)中去。

二、當(dāng)前檔案信息服務(wù)的漏洞

（一）形式比較單調(diào)。其一，盡管在現(xiàn)在的社會(huì)環(huán)境下，檔案信息擁有非常長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)間，但是也只是在時(shí)間上比較有優(yōu)勢(shì)，在服務(wù)的形式方面還是非常傳統(tǒng)且單調(diào)，大多還是屬于面對(duì)面的形式，電話、傳真的利用率非常低，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)更是幾乎是沒(méi)有的，當(dāng)下的現(xiàn)代化發(fā)展非常的快，這樣的背景下我們的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)依然沒(méi)有發(fā)展起來(lái)，這不僅只是一個(gè)存在的問(wèn)題，更多的是我們整個(gè)信息服務(wù)體系的漏洞：也就是學(xué)校管理的固步自封，不肯與現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展相配合。其二，目前針對(duì)高校的信息管理，最常用的服務(wù)形式還局限于復(fù)印等傳統(tǒng)的方式。高校的檔案管理部門缺乏多樣的服務(wù)方式，這些單調(diào)的方式不僅不便于檔案信息的利用，跟不上時(shí)代的發(fā)展同時(shí)也制約了學(xué)校的發(fā)展。

（二）館藏不豐富、管理不規(guī)范。檔案保存部門的信息量不大最顯著的特征就是檔案信息缺失和信息不全，而這也很直接的使查詢者無(wú)法找到需求的數(shù)據(jù)，不能讓需求得到解決，檔案信息的使用頻率也不高，使用價(jià)值很低。而這個(gè)弊端的原因基本上是由于高校過(guò)度的重視政府發(fā)布的相關(guān)的政治類資料數(shù)據(jù)，導(dǎo)致館藏大多都是政治類檔案；另除此之外，由于將收集資料的精力和財(cái)力主要放在了政治類文件上，而這些政治類文件又不能全方位的滿足高校內(nèi)部的需求，因此信息的價(jià)值也沒(méi)有得到體現(xiàn)，還導(dǎo)致了檔案的發(fā)展受阻礙。另外不同的高校和其他的高校合并的時(shí)候，檔案部門往往來(lái)不及將儲(chǔ)存的資料也進(jìn)行總結(jié)或者是工作人員沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的交接，一些比較珍貴的信息就很可能會(huì)流失或者損壞。

（三）管理人員綜合素質(zhì)不高。當(dāng)前我國(guó)的教育制度之下，信息化的進(jìn)步也給教育界帶來(lái)了一定的變化。高校信息檔案的工作不應(yīng)該還滯留在復(fù)印這種比較單調(diào)的方式上，應(yīng)該更加的多樣化，比如使用計(jì)算機(jī)參與到信息的整理過(guò)程。因此對(duì)于檔案管理者的自身綜合技能都有了比較高的要求，只有具備專業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)，才能比較好地進(jìn)行檔案開發(fā)的工作，但是很顯然，當(dāng)下我國(guó)很多的高校都不具備這樣的專業(yè)性人才，甚至很多的從業(yè)者連基本的計(jì)算機(jī)操作都很糟糕。這很容易影響到我國(guó)的檔案信息管理工作的總體水平。

三、高校檔案服務(wù)漏洞的解決辦法

（一）加強(qiáng)服務(wù)理念。社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的進(jìn)步，信息化也在不斷的加快，因此，針對(duì)目前我國(guó)的教育事業(yè)，無(wú)論是內(nèi)容還是方法都需要具備多樣性。為了從根本上改變我們的高校檔案信息服務(wù)的情況，我們必須從檔案信息管理工作的根源入手，找出漏洞，更新理念，提高服務(wù)思想，通過(guò)信息化的進(jìn)步帶來(lái)整體的發(fā)展，建立為客戶服務(wù)的思維模式。

（二）完善數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)管理。信息化社會(huì)的大背景下，高校的檔案信息管理部門需要建立以服務(wù)思想為主，提高整個(gè)信息系統(tǒng)的總體水平，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)時(shí)效性和便捷性，調(diào)整比較單一的管理態(tài)勢(shì)，使各項(xiàng)的管理工作能夠比較順暢地進(jìn)行。因此建設(shè)一個(gè)比較有特色的信息庫(kù)，是最基本的。因?yàn)橹挥幸粋€(gè)包羅萬(wàn)象的信息庫(kù)才能隨時(shí)滿足使用者的需要，這需要建立在一個(gè)完備、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上。所以，對(duì)于建立這個(gè)信息庫(kù)的資金和精力的投入都要加大，只有這樣才可以形成比較好的信息整體的系統(tǒng)，提高檔案管理者的工作效率。

那么，什么樣的信息系統(tǒng)才能被稱為是比較好的數(shù)據(jù)庫(kù)呢。

第一，能夠很好地表現(xiàn)出學(xué)校的特色，也就是信息庫(kù)的獨(dú)特性，高校的檔案信息的服務(wù)過(guò)程中這是非常重要的；

第二，時(shí)新性，無(wú)論是什么時(shí)期的什么事業(yè)都需要緊緊把握時(shí)代的特點(diǎn)，這時(shí)非常重要的，如果跟不上社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，就會(huì)令檔案信息非常落后；

第三，隨時(shí)滿足用戶的需求，只有這樣才能讓檔案工作的現(xiàn)狀得到發(fā)展的機(jī)會(huì)。

（三）提高管理人員的整體素質(zhì)。提升信息管理員的素質(zhì)是非常重要的，高校必須對(duì)信息管理員的培訓(xùn)進(jìn)行隨時(shí)的監(jiān)督，相對(duì)的投入也要增加，完善他們的基礎(chǔ)理論知識(shí)體系，并且同時(shí)培養(yǎng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的了解和操作，可以非常流暢的操作計(jì)算機(jī)相應(yīng)的編程、整理等，進(jìn)而健全整個(gè)信息管理的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效的運(yùn)行。通過(guò)這樣的方式來(lái)優(yōu)化整個(gè)管理隊(duì)伍的素質(zhì)，只有這樣才能幫助管理人員加強(qiáng)服務(wù)思想，為師生們服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在當(dāng)前的信息化普及的社會(huì)的大環(huán)境下，在我們各個(gè)高校的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)中還有非常多的弊端和漏洞，這需要相關(guān)的政府部門和學(xué)校重視起來(lái)。高校的檔案信息服務(wù)對(duì)教育事業(yè)的進(jìn)步有很重要的促進(jìn)作用，所以需要加大在這上面的投入，建設(shè)并完善數(shù)據(jù)庫(kù)，努力令高校檔案服務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用最大的發(fā)揮出來(lái)，將會(huì)具有非常重要的價(jià)值。

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