淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理

摘 要：在企事業(yè)單位中，辦公室檔案工作的規(guī)范化、標準化是事業(yè)單位辦公室檔案管理的關鍵，是整個企事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運行的有效保證。本文對規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容、辦公室檔案工作的發(fā)展方向、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義進行論述分析。

關鍵詞：企事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范管理；內(nèi)容；發(fā)展方向；意義；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度對于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應企事業(yè)單位標準化、規(guī)范化、科學化運行的需要.

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提-—制發(fā)公文。絕大多數(shù)的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與發(fā)布公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來實行規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規(guī)范管理及運用信息化檢索方式的實行。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準則——立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構(gòu)成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實工作里；應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工?，F(xiàn)實操作里應重視資料及文件的區(qū)別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯(lián)的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質(zhì)量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向

（一）做好辦公室檔案工作標準——依法治檔?，F(xiàn)代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續(xù)變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權(quán)限，成立相應的辦公室檔案法規(guī)。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進辦公室檔案工作目標——運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現(xiàn)其自身價值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發(fā)運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發(fā)展。

三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發(fā)展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發(fā)展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調(diào)整運營政策。所以，在我國規(guī)范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發(fā)展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現(xiàn)實意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發(fā)展里的現(xiàn)實作用及戰(zhàn)略意義。實際工作里出現(xiàn)的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對辦公室檔案工作的管理。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業(yè)單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發(fā)展有力基礎。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢在必行。

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