現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作優(yōu)化策略研究

摘 要：辦公室是企業(yè)中不可或缺的綜合性服務(wù)機構(gòu)，辦公室工作質(zhì)量的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展，是保障企業(yè)各個環(huán)節(jié)中的工作能否正常運行的關(guān)鍵，新形勢樹立良好的企業(yè)形象，必須做好企業(yè)辦公室工作的管理和方式的創(chuàng)新，保障現(xiàn)代企業(yè)能夠跟上并適應(yīng)時代的發(fā)展。本文將針對企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀進一步探索現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；優(yōu)化策略；網(wǎng)絡(luò)；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

一、企業(yè)辦公室的主要職責(zé)

（一）日常事務(wù)精細管理

日常事務(wù)條理化是每一個規(guī)范高效的現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的前提。而企業(yè)大量的日常事務(wù)都是由辦公室負(fù)責(zé)承辦的。辦公室職員務(wù)必追求分管業(yè)務(wù)井井有條、條條清晰有理。

（二）檔案分類管理

檔案管理是一項專業(yè)性較強積累性工作，企業(yè)辦公室要根據(jù)企業(yè)自身專業(yè)特點搞好檔案的分類管理，方便查詢，指導(dǎo)未來業(yè)務(wù)和管理創(chuàng)新。

（三）信息溝通管理

企業(yè)辦公室要建立一個完整的信息網(wǎng)絡(luò)，保持溝通渠道的暢通。一切事務(wù)既要快速處理，又要力求準(zhǔn)確執(zhí)行，這離不開企業(yè)辦公室的信息溝通職能。企業(yè)辦公室對內(nèi)部管理信息的報批傳閱遞送處理歸檔，應(yīng)建立制度細化工作流程模式。對外部政策、市場用戶等各種類信息也應(yīng)建立庫并完善信息平臺，疏通溝通渠道進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

（四）協(xié)調(diào)管理

企業(yè)管理實際上企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中協(xié)調(diào)人和人、人和事、人和物（生產(chǎn)資料）之間的利益分配關(guān)系。協(xié)調(diào)關(guān)系是辦公室職能；辦公室在企業(yè)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，它是保證企業(yè)工作正常運轉(zhuǎn)的服務(wù)中心。企業(yè)辦公室既要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部門與部門之間的關(guān)系，上級與下屬之間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)本單位與外單位以及客戶/政府職能部門的關(guān)系。

（五）會議管理

會議是管理的形式，也是管理的一個重要組成部分，企業(yè)有序運作離不開大大小小會議的舉行。企業(yè)辦公室是會議工作的主要策劃、組織者。企業(yè)的辦公會議、生產(chǎn)會議、營銷會議、接待等會議從開始到結(jié)束，都由辦公室策劃布置、安排執(zhí)行、檢查落實、也就是業(yè)務(wù)工作還未開干，辦公室策劃者已經(jīng)大腦模擬一遍。并要做到未雨綢繆，預(yù)測預(yù)防可能出現(xiàn)的不可控意外因素。從業(yè)務(wù)（擬定會議通知）工作開始便身先士卒，參與其中安排落實會議、整理有關(guān)會議紀(jì)要材料、下發(fā)各會議計劃任務(wù)至有關(guān)部門單位、跟蹤執(zhí)行過程情況、進行督促檢查并及時建議領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)過程困難、改進方法措施、直至考核的實施與激勵的兌現(xiàn)。

（六）輔助決策管理

管理決策者一般一人分管多項工作，因而難以對每個方面工作都作詳盡細致的了解。何況決策者本身也受到其信息、經(jīng)驗、專業(yè)知識、實踐范圍等多方面的局限，不可能洞察一切，事必躬親。因此要求辦公室各業(yè)務(wù)主管人員就其主管的職責(zé)業(yè)務(wù)，進行匯總統(tǒng)計出結(jié)果后拿出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)妥善決策，這就是企業(yè)辦公室是領(lǐng)導(dǎo)智囊參謀作用的體現(xiàn)，所以辦公室是業(yè)務(wù)機構(gòu)也是管理部門，每名辦公室職員務(wù)必做到認(rèn)真/細致/嚴(yán)謹(jǐn)/規(guī)范/公道/正派。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作優(yōu)化策略

（一）建立高效管理制度

要建立一套高效的制度，這樣才能高效的進行規(guī)范化的管理并科學(xué)的開展工作。辦公室工作的步驟繁瑣，影響方面多，所以在平時工作時一定要有一套科學(xué)的規(guī)章制度來提供依據(jù)。這樣才能使工作有序、順利的開展，特別是印章管理制度、接待管理制度、公文管理制度及會議管理制度等更加需要有一套嚴(yán)格的規(guī)定。在進行接待及會議工作時要涉及到諸多重要機構(gòu)和外部的一些企業(yè)，影響因素增多，這更加需要有一套科學(xué)的管理制度來提供保障，最好能將該項工作圖表化、制度化、步驟化，這樣還可以使工作效率大大提高。在進行優(yōu)化工作流程的時候，要堅持有序性、系統(tǒng)性、可行性和簡潔性的基本方針政策，確保做到統(tǒng)籌兼顧、簡潔高效、流程設(shè)計簡單易懂。深入分析工作程序、擬定關(guān)鍵路線、優(yōu)化工作途徑，采用合并法、剔除法、壓縮法、重新排列等方法簡化工作工序，找出最簡潔的工作工序，進而加速工作，有效提高工作效率。根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，充分利用信息化的工具就可以優(yōu)化工作的流程，也是極大提升工作效率的有效工作方式。

（二）更新工作服務(wù)觀念

辦公室管理工作的開展，需要通過為企業(yè)提供良好的服務(wù)來體現(xiàn)。辦公室的一個重要工作職責(zé)之一，就是負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的接待工作。辦公室良好的對外接待能力，是企業(yè)綜合實力的體現(xiàn)，也從另一方面影響了企業(yè)的自身形象。企業(yè)的辦公室人員要對自身的思想意識進行提高，并且明確服務(wù)的工作理念。辦公室的服務(wù)工作對象要針對于領(lǐng)導(dǎo)、基層和外部組織來開展，并且不斷地進行各項服務(wù)技能的學(xué)習(xí)，提高自身的服務(wù)能力。

（三）提高內(nèi)部資源配置水平

辦公室的工作內(nèi)容相對復(fù)雜，在開展工作中要做好協(xié)調(diào)和管理，既要完成自身的本職工作，也要做好對其他部門之間的協(xié)調(diào)，完成領(lǐng)導(dǎo)所安排的各項任務(wù)。在一些任務(wù)的劃分上，辦公室人員要在做好本職工作的基礎(chǔ)上，再對其他部門的工作進行幫助。辦公室工作由于具有較強的工作壓力和工作難度，工作人員要不斷地提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，并且對人員配置結(jié)構(gòu)進行合理化地調(diào)整，以適應(yīng)辦公室管理工作不斷變化的需求。

（四）保持企業(yè)發(fā)展目標(biāo)

企業(yè)辦公室工作的開展最主要目的，是為了更好地促進企業(yè)的發(fā)展，并且服務(wù)于企業(yè)的日常運營管理工作。辦公室工作的開展，要以發(fā)展的眼光來看待各項管理工作，并且堅持正確的立場和工作方向，始終圍繞企業(yè)的發(fā)戰(zhàn)略來開展工作。只有真正地堅定正確的立場，才能更好地對工作中的是非進行分辨，找出企業(yè)的發(fā)展規(guī)律，更好地做好本職工作，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

三、小結(jié)

企業(yè)辦公室是行政業(yè)務(wù)管理的主要組成部分，掌管著企業(yè)日常事務(wù)的核心，對企業(yè)的發(fā)展而言有著不可替代的重要作用。而辦公室本身就是復(fù)雜的工作，只有辦公室人員能夠重復(fù)的事用心做，不怕麻煩。要針對日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，進行工作的及時調(diào)整，營造良好的工作氛圍，做好現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作。

參考文獻：

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