淺析公共圖書館內部審計信息化建設

吳玥虹(東莞圖書館，廣東 東莞 523071)

近年來，隨著人民群眾對精神文化的需求的不斷提升，各地區(qū)對公共文化設施的投入也在不斷增大，公共圖書館作為地方政府精神文明建設的重要窗口之一，在這幾年中發(fā)展形勢喜人。隨著館舍建設、家具設備、圖書館業(yè)務數(shù)字化系統(tǒng)等軟硬件上投入的不斷增多，圖書館財務收支的范圍也在不斷增大，這就給傳統(tǒng)的內部審計工作帶來了的新的問題與挑戰(zhàn)。

1. 公共圖書館內部審計現(xiàn)狀介紹，內部審計信息化執(zhí)行難度分析

1.1 對內部控制的整體認識不足，缺乏既懂圖書館業(yè)務又熟悉財務及審計知識的獨立內審人員

由于重視程度不足，目前國內公共圖書館還鮮有成型的內部審計機制，更別說有獨立的內審部門，即便有內審程序，執(zhí)行起來也多有缺憾。首先，公共圖書館的內部審計主要是對財務運作以及圖書館專業(yè)業(yè)務運作兩方面共同進行控制，但由于內審人員多為領導兼任，既無專業(yè)的財務審計知識背景，又無客觀獨立的審計意識，其本身既是決策的制定者、財政資金的使用者，又是內部控制制度的監(jiān)管人，這種內部控制模式從源頭上就存在缺陷，不利于財政資金的有效監(jiān)管;其次，內審意識淡薄，沒有形成內部審計常態(tài)化的認識:重業(yè)務發(fā)展管理輕后勤保障管理，將骨干管理人才安排在圖書館業(yè)務發(fā)展一線，內審程序多為問題已經出現(xiàn)后才執(zhí)行，沒有問題就不實施審計，內審程序形同虛設;第三，由于是兼職的因素，內審人員進行內部控制多憑自身工作經驗，缺乏利用信息化手段的認識和意識;第四，內審人員欠缺系統(tǒng)的審計工作在職培訓或繼續(xù)教育，對當前內部審計中計算機應用知識、信息化環(huán)境下審計風險缺乏較為深入的理解和認識，導致了內審人員既沒能力也沒精力推進審計信息化。

1.2 審計信息化嚴重滯后于圖書館業(yè)務領域的信息化程度，影響了內部審計職能發(fā)揮和審計目標的實現(xiàn)

隨著電子文獻、云數(shù)據、聯(lián)機數(shù)據庫等新型的文獻載體的產生，數(shù)字圖書館這種全新的知識管理模式應運而生。面對著這些看不見、摸不著，且存儲容量較傳統(tǒng)載體呈幾何倍數(shù)增長的新型文獻載體，通過傳統(tǒng)手工審計方法已難以對其進行行之有效的監(jiān)管和內部控制。另外，隨著數(shù)字圖書館建設的不斷深入，一些延伸的內部控制問題也隨之產生，例如數(shù)字資源是否存在重復購置問題、紙質版本與數(shù)字版本是否需要重復購置問題、對數(shù)字資源的使用權與所有權不同所帶來的固定資產入賬界定問題、數(shù)字資源版權問題等等。在信息化內部環(huán)境中，面對形式復雜多樣的審計對象、如何找到有價值的審計線索，如何確定審計抽樣的范圍、重點及方法。面對上述問題，若僅僅依靠手工進行操作無異于杯水車薪，我們必須下定決心，依靠現(xiàn)代化信息手段，更加高效地實現(xiàn)審計目標!但我們也應當清楚地看到，目前公共圖書館在對內部審計控制信息化建設上的投入遠遠滯后于在其主流業(yè)務信息化軟硬件上的投入。

1.3 財務信息化系統(tǒng)軟件種類繁多，為審計信息化全面實現(xiàn)帶來難度

隨著公共財政信息化建設的不斷推行，在經濟較為發(fā)達地區(qū)的行政事業(yè)單位已啟用各類財政信息化系統(tǒng)軟件，由于種類繁多且系統(tǒng)軟件與系統(tǒng)軟件間缺乏關聯(lián)，給審計信息化的開展帶來難度。目前在用系統(tǒng)軟件多達近十套:國庫集中支付系統(tǒng)軟件、政府采購系統(tǒng)軟件、政府采購電子反拍系統(tǒng)軟件、行政事業(yè)單位資產管理系統(tǒng)軟件、年度預算編報系統(tǒng)軟件、決算數(shù)據編報系統(tǒng)軟件、工資業(yè)務系統(tǒng)軟件等。各個系統(tǒng)軟件都由不同的軟件開發(fā)商開發(fā)設計，絕大多數(shù)對用戶既不提供審計所需的數(shù)據接口，也不提供系統(tǒng)文件的結構和設置標準，審計流程上的各類信息以及不同審計人員采集的原始數(shù)據缺乏關聯(lián)，沒有統(tǒng)一的平臺進行整合，容易出現(xiàn)“信息孤島”的狀況。內審人員在進行審計前必須對各類系統(tǒng)軟件提供的數(shù)據進行有效梳理，既耗費人力物力又影響審計結果，使得審計信息處理滯后，給內部審計的完整性和有效性造成負面影響。

1.4 缺乏專業(yè)內部控制軟件

審計信息化既包括審計實施信息化也包括審計管理信息化，審計實施信息化側重于外部審計，而審計管理信息化則更適用于內部審計。目前市面上普遍使用的都是基于“審計數(shù)據分析軟件+工作底稿+審計管理平臺”這種適用于外部審計的審計軟件，既不能針對圖書館行業(yè)特殊性進行專業(yè)審計也無法提供有效的審計信息化管理手段。如果生拉硬套，只怕是花了銀子卻也達不到內部控制的目的。內部審計的最終目的就是在決策實施前先建立起先進的管理模式，先進的管理模式要以信息技術在內部審計管理中應用研究為基礎，但與圖書館業(yè)務系統(tǒng)信息化開發(fā)投入相比，應用于圖書館行業(yè)的內部審計信息化開發(fā)投入顯得嚴重不足。

2. 公共圖書館內部審計信息化建設的基本思路

2.1 確保內部控制的獨立性和內部審計人員的素質

在公共圖書館內部從上至下都應加強對內部控制必要性的認識，應該清醒地認識到內部審計是單位內部管理和控制的重要手段，內審機制的完善直接關系到單位發(fā)展方向的健康有序。首先，加強內部審計應該從建立健全內部審計制度開始，有了健全的制度保障，內審才能有序地進行;其次，要確保內部控制的獨立性，內部審計這種“獨立客觀的監(jiān)督評價活動，它通過審查和評價經營活動及內部控制的適當性、合法性和有效性來促進組織目標的實現(xiàn)”。第三，要明確內審人員的職責與權限，特別是檢查與取證方面的權限應給予政策上的保證。第四，內審人員應定期進行繼續(xù)教育培訓，積極主動地更新審計與圖書館專業(yè)知識與技能，不斷提升業(yè)務素質與審計能力，從而提高審計工作績效。

此外，由于內審人員知識理論的局限性，無法兼顧內部控制的所有層面，也可將部分專業(yè)性較強的內審模塊外包，例如聘請專業(yè)的法律顧問對本單位對內對外經濟活動進行法律規(guī)范，聘請專業(yè)IT審計師對各類業(yè)務系統(tǒng)信息化在流程執(zhí)行和管理層面的內部控制進行定期評估。這樣既可避免內審人員由于知識理論局限性造成的控制漏洞，令內審人員可以集中精力在審計項目主體上，另外又可以進一步確保內審程序的獨立性和客觀性。

2.2 在傳統(tǒng)審計方法的基礎上逐步建立健全公共圖書館內審信息化標準與準則，增強內部審計的信息管理

《內部審計基本準則》第十五條規(guī)定:內部審計人員在審計過程中應積極利用計算機進行輔助審計，但必須明確的就是在信息化環(huán)境下進行審計，也不應改變審計計劃確定的目標和范圍。因此要建立健全內部審計信息化的標準與準則，首先還是要有健全的內部管理制度、職能分割制度、授權控制制度等，達到合理分工、相互制約、相互監(jiān)督、防止經濟錯弊的發(fā)生。此外，在制定標準與準則時，要將信息化審計與公共圖書館的社會職能、行業(yè)特殊性等進行有機結合。標準與準則制定后內審人員在審計的過程中必須嚴格按其規(guī)定，結合審計項目目標要求，依靠信息化手段實施審計。在目前市面上還沒有針對圖書館的專業(yè)內審軟件的前提下，我們應該將傳統(tǒng)手工審計方法與信息化審計方法相結合，盡可能地利用圖書館現(xiàn)行的業(yè)務信息系統(tǒng)，收集關聯(lián)數(shù)據，以數(shù)據庫的方式建立各系統(tǒng)間關聯(lián)臺帳，這將對內審人員實施下一步審計工作，監(jiān)督評價本單位及所屬單位財政收支、財務收支、經濟活動的真實、合法和效益的行為，加強資產管理，提高資金使用效率，實現(xiàn)經營管理目標，為領導提供決策依據，促進規(guī)范管理，杜絕違反財經法規(guī)行為的產生打下堅實的基礎。

我們也要認識到由于受到經費、專業(yè)技術等局限，按目前國內公共圖書館現(xiàn)狀，獨立開發(fā)圖書館專業(yè)內部審計軟件的可能性不大，不過我們可以退而求其次，將內部審計的功能加以拆分:在財務運作方面由專業(yè)的審計軟件進行常規(guī)審計，涉及到圖書館專業(yè)業(yè)務運作方面的，我們可以結合公共圖書館業(yè)務開展內容側重、發(fā)展趨勢、辦館規(guī)模等實際情況逐步在圖書館業(yè)務系統(tǒng)中增加開發(fā)適用于內部控制工作需要的功能模塊，利用信息化手段實現(xiàn)對公共圖書館的內部控制。

2.3 運用先進的信息化手段將內審結果運用到公共圖書館績效評價上來

隨著財政資金使用效率監(jiān)管的推行，財政資金績效評價已成為政府預算制定的重要風向標。作為全公益性事業(yè)單位，用時下時髦的一種講法就是花納稅人的錢也必須對所花納稅人的每一分錢負責。執(zhí)行審計鑒定、監(jiān)督、評估任務的內審人員應該本著對財政資金負責的態(tài)度，樹立起事前控制的意識。特別是在信息化環(huán)境中，內部審計的重點應該由以往查錯糾錯慢慢轉變到對財政投入與公共圖書館業(yè)務績效的控制上面來，強調事前控制、強化項目投入前績效評估的作用，通過事前、事中的過程審計，有助于內審人員在審計過程中對單位固有風險和控制風險作出合理的評估，同時內部審計報告也可以使決策制定者對各類財務信息系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的流程、經濟信息的產生與傳遞情況、內部控制制度的執(zhí)行情況有一個充分、客觀的認識，為科學可行地制定決策提供有力支撐。

2.4 呼吁統(tǒng)一財務信息化系統(tǒng)間數(shù)據結構，解決審計通用接口問題

針對各類財務信息化系統(tǒng)間缺乏關聯(lián)的問題，還是要呼吁國家及地方財政在籌劃開發(fā)各類財政信息化系統(tǒng)時要考慮到將來所涉及的審計問題，在軟件系統(tǒng)開發(fā)時強制要求開發(fā)商加入提供審計數(shù)據輸出通用接口的設計。對于已投入使用的各類財務系統(tǒng)，也呼吁財政信息開發(fā)部門聯(lián)合各軟件開發(fā)商整合各系統(tǒng)間功能，盡快出臺統(tǒng)一的信息平臺，這樣既可以減少財務人員對同一信息的重復輸入、減少財務人員的工作量，又可以避免信息孤島、提高內審人員的工作效率，進而逐步實現(xiàn)審計信息化全覆蓋。

3. 結束語

綜上所述，在信息化程度日新月異的今天，內部審計的環(huán)境和內容也發(fā)生著巨大的變化，僅僅依靠傳統(tǒng)的審計手段已經無法滿足現(xiàn)實審計工作的需要。我們應該充分借助當今良好的外部環(huán)境，積極運用和依靠先進的信息化手段，完善審計手段與方法，從而提升內部審計工作的效率，凸顯內部審計工作對公共圖書館建設的前瞻性與導向性的功能，更好地為公共圖書館健康有序的發(fā)展提供詳盡、客觀、可行的依據。

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