淺談數(shù)字時代高校教學(xué)檔案原始性的重要角色

劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

淺談數(shù)字時代高校教學(xué)檔案原始性的重要角色

劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

數(shù)字時代，檔案學(xué)理論研究領(lǐng)域與實踐工作領(lǐng)域都在采取行動應(yīng)對時代的發(fā)展變化。高校檔案館等實踐部門順應(yīng)時代要求，主動地進(jìn)行建設(shè)、變革 發(fā)展，開展檔案數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)或購買各類管理系統(tǒng)，采取種種舉措力求更好地服務(wù)于社會需求。與此同時，我們在工作實踐中體會到很多數(shù)字時代中檔案原始記錄性的重要。

數(shù)字時代；檔案；教學(xué)

一、高校教學(xué)檔案原始記錄性在數(shù)字時代的“適用性”

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，如今高校教學(xué)管理已普遍實現(xiàn)了電子化教學(xué)。從現(xiàn)有的科技手段來看：磁盤陣列、光盤庫等都已作為電子檔案存貯的設(shè)備，在高校檔案信息存儲中廣泛應(yīng)用。在這種趨勢下檔案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始記錄性在紙質(zhì)文件時代最直接、最直觀的表現(xiàn)形式就是“原件”，紙張和內(nèi)容信息不可分割，固化為一體，通過形式特征很容易辨別是否“原件”。但在數(shù)字化時代逐漸應(yīng)用后，“原件”的概念也不那么明顯。取而代之的是用“真實性、可靠性、完整性、可用性”判斷和保證電子文件的檔案屬性。通過分析，我們會發(fā)現(xiàn)這不是對原始記錄性的淡化，而是對原始記錄性的繼承和發(fā)展，是原始記錄性在電子文件時代的變現(xiàn)形式。

二、“原始記錄性”與“數(shù)字化”的關(guān)聯(lián)

“原件”的原始記錄性與其“數(shù)字化”后，存在一定的共同性。一份真實的教學(xué)檔案（電子教學(xué)檔案），應(yīng)符合下列條件：一是文件與其制文目的相符；二是文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；三是文件的形成或發(fā)送與其既定時間一致。這是中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》在認(rèn)定一份電子文件具有真實性時所必備的條件。實質(zhì)上，對電子文件真實性的要求也是原始記錄性的主要內(nèi)容之一，兩者在根本上是一致的。

教學(xué)檔案管理電子化的目的，是實現(xiàn)教學(xué)成果、教案、教材、優(yōu)秀論文、學(xué)籍、畢業(yè)生名冊等一系列教學(xué)信息資源的電子化管理。教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是保證教學(xué)信息資源共享，以方便檔案利用者的使用。由于教學(xué)檔案涉密范圍較小，教學(xué)信息資源的共享部分不會涉密，于是教學(xué)檔案在其性質(zhì)上便有了“數(shù)字化”的優(yōu)勢，所以，實現(xiàn)進(jìn)一步的教學(xué)檔案數(shù)字化可為廣大師生和社會利用者提供一個良好的檔案信息服務(wù)園地。借助教學(xué)檔案這一信息寶庫，及時了解高校教學(xué)改革的最新成果和動態(tài)，形成一個緊密的教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)。

三、原始記錄性與數(shù)字化檔案可靠性的關(guān)聯(lián)

關(guān)于電子文件可靠性的解釋是：一份可靠的文件是指文件的內(nèi)容可信，可以充分、準(zhǔn)確地反映其所證明的事務(wù)、活動或事實，在后續(xù)的事務(wù)或活動過程中以其為依據(jù)。關(guān)于檔案可靠性的理解，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是基本一致的，都是指內(nèi)容真實可信。也就是說，檔案的內(nèi)容既可以成為人們開展內(nèi)容所對應(yīng)的業(yè)務(wù)活動的依據(jù)，又可以在后續(xù)的事務(wù)活動過程中以其為依據(jù)。電子教學(xué)檔案的可靠性主要側(cè)重于強(qiáng)調(diào)檔案的形成活動能夠成為真實的歷史記錄，即教學(xué)檔案內(nèi)容所對應(yīng)的是確確實實于原件一致的，通過內(nèi)容可以反映當(dāng)時教學(xué)內(nèi)容、成果的原貌，并可以成為我們?nèi)蘸蟛榭嫉囊罁?jù)。電子教學(xué)檔案的可靠性要求符合絕大多數(shù)檔案的原始記錄性標(biāo)準(zhǔn)，都能成為其形成活動的原始記錄。如此一來，就充分保證了電子教學(xué)檔案文件中不允許檔案贗品的存在。

目前各大院校的校園網(wǎng)都已建成，在教學(xué)檔案管理電子化的基礎(chǔ)上，利用校園網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，使廣大師生可以充分利用現(xiàn)有的教學(xué)和科研成果，進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新研究，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，少走彎路或不走彎路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成為推動社會科技進(jìn)步的發(fā)動機(jī)。在教學(xué)檔案的利用上，如畢業(yè)生名冊和學(xué)籍等網(wǎng)上查詢，不但可以大大提高教學(xué)檔案的利用率，同時也可以減少檔案利用者往來學(xué)校的時間和費(fèi)用的支出，并能有效制止假文憑的泛濫，為凈化社會學(xué)風(fēng)起到良好的作用，從而使教學(xué)檔案信息資源得到充分的利用，提高教學(xué)檔案的管理水平。

四、原始記錄性與電子文件完整性的關(guān)系

一份檔案的完整是指檔案是齊全的，并且未加改動的。其實，電子檔案的完整性體現(xiàn)了其制作活動與形成活動的一致性，要使電子檔案具有完整性，就必須要求其制作活動與形成活動相一致。檔案的制作活動必須忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活動。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，我們都要求完整地保存檔案制作形成過程中產(chǎn)生的各種稿本及其各種改動記錄，尤其是具有原始記錄性的教學(xué)檔案。就電子檔案而言，應(yīng)該防止檔案內(nèi)容未經(jīng)授權(quán)而改動，即便是經(jīng)授權(quán)的合法改動，也應(yīng)把這些改動記錄完完整整地保存下來。檔案形成之后可對文件進(jìn)行哪些添加或注釋，在何種條件下可授權(quán)添加或注釋，及授權(quán)由誰來負(fù)責(zé)添加或注釋。任何授權(quán)的對文件的注釋、增或刪都應(yīng)明確標(biāo)明并可跟蹤。這個過程其實就是對電子檔案制作活動的實時監(jiān)控，確保電子檔案能夠成為其制作活動的真實的歷史記錄，這也是電子檔案能夠成為其形成活動的真實的歷史記錄的必要前提。

電子教學(xué)檔案不同于紙質(zhì)檔案，由于它對計算機(jī)系統(tǒng)的嚴(yán)重依賴性，使得它能否為人們所識讀、所理解不是完全取決于自身的因素，還涉及到生成、識讀它的系統(tǒng)環(huán)境的影響。如果拋開電子檔案系統(tǒng)環(huán)境等技術(shù)條件的因素，保證電子檔案的可用性與維護(hù)檔案的原始記錄性在根本上是一致的。要使電子檔案能夠被定位查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，就必須從電子檔案的產(chǎn)生形成、辦理運(yùn)轉(zhuǎn)到歸檔的整個文件生命周期中將所有的檔案制作活動完整地記錄并保存下來，這些輔助性的制作活動記錄有助于我們對電子檔案內(nèi)容的理解。同時，確保原始檔案與電子檔案一致的情況下，也要確保原始檔案的妥善保存。便于應(yīng)對各種尚且不能預(yù)測的情況下的原始檔案的真實可查。

五、教學(xué)檔案電子化管理的展望

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，檔案信息管理電子化是社會發(fā)展的大趨勢，教學(xué)檔案發(fā)展也不能置身世外。如今社會興起的遠(yuǎn)程教育、網(wǎng)絡(luò)教育等，都要求教學(xué)檔案管理的電子化，我們只要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，提高教學(xué)檔案的管理水平，搞好教學(xué)檔案的電子化，才能為新時期教育改革發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

[1]周寧媛.教學(xué)檔案電子化管理[J].蘭臺內(nèi)外，2004,(6):49.

[2]歸吉官.再認(rèn)識檔案的原始記錄性[J].山西檔案,2009(06):15-17.

[3]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社,1988:40.

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學(xué)檔案館助理館員，專業(yè)技術(shù)初級，碩士，現(xiàn)主要從事檔案管理研究。