項目計劃及控制的可視化管控模式探索

趙喜哲 李中校/中國中車長春軌道客車股份有限公司

項目計劃及控制的可視化管控模式探索

趙喜哲 李中校/中國中車長春軌道客車股份有限公司

本文在項目計劃及控制相關(guān)概念基礎(chǔ)上，研究了可視化管控模式的應(yīng)用。發(fā)現(xiàn)可視化管控模式可以使項目實(shí)施過程產(chǎn)生的各種不利因素和異常明示化、有利于項目管理人員相互配合和監(jiān)督、明確工作目標(biāo)、提高工作效率。但是需要比普通計劃管控投入更多的人力和物力。

項目計劃；項目管控；可視化

任何事物的執(zhí)行都離不開計劃，項目管理亦然，計劃及控制工作通常貫穿于項目管理的整個過程。項目計劃管控模式的創(chuàng)新也一直是項目管理的熱點(diǎn)問題，我們在實(shí)際管理工作中發(fā)現(xiàn)可視化管控模式在項目管理中具有很強(qiáng)的操作性，有必要進(jìn)行進(jìn)一步的探索。

一、項目計劃及控制的相關(guān)概念

（一）項目計劃

項目計劃是根據(jù)項目的目標(biāo)（項目合同）對項目的各項活動進(jìn)行合理安排，在確保合同期和主要里程碑時間的前提下，對設(shè)計、工藝、采購和生產(chǎn)的各項作業(yè)時間進(jìn)行邏輯上的合理安排，以達(dá)到合理利用資源、降低費(fèi)用支出和減少干擾的目的。在制造企業(yè)，項目啟動后，由項目經(jīng)理組建項目團(tuán)隊、分解合同、編制項目實(shí)施計劃，并由各專業(yè)經(jīng)理編制相關(guān)子計劃，其中包括技術(shù)準(zhǔn)備計劃、生產(chǎn)計劃、采購計劃、質(zhì)量計劃、成本計劃、風(fēng)險計劃等等。通過以上計劃構(gòu)成項目計劃體系。

（二）項目計劃的編制方法

項目編制的方法有很多種，最常用的有：

甘特圖：用具有時間刻度的條形圖表示每一項活動的時間信息，又稱為線條圖或橫道圖。甘特圖的特點(diǎn)是簡單、明了、直觀，易于編制，因此甘特圖是一些小型企業(yè)的常用工具，某些大型項目中，高級經(jīng)理層也利用甘特圖來了解項目的全局和基層進(jìn)度。

里程碑圖：與甘特圖類似，這是一種最簡單的進(jìn)度計劃表，標(biāo)識項目計劃的特殊事件或關(guān)鍵點(diǎn)。

關(guān)鍵路徑法（簡稱CPM）、計劃評審技術(shù)（簡稱PERT）∶CPM和PERT是50年代后期幾乎同時出現(xiàn)的兩種計劃方法，這兩種方法都是通過網(wǎng)絡(luò)圖和相應(yīng)的計算來反映整個項目的全貌，即用網(wǎng)絡(luò)圖來表示項目中各項活動的進(jìn)度和它們之間的關(guān)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分析，計算網(wǎng)絡(luò)中各項參數(shù)，確定關(guān)鍵活動與關(guān)鍵路徑，利用時差不斷地調(diào)整與優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)，以求得綜合化的項目計劃方案。一些龐大而復(fù)雜的科研和工程項目一般會采用這兩種方法。

具體考慮使用哪種方法需根據(jù)項目的規(guī)模、復(fù)雜程度、緊迫性以及企業(yè)的技術(shù)力量和設(shè)備等情況決定。

（三）項目計劃的控制

項目計劃不可能在項目開始就一次性完成，必須隨著項目的實(shí)施不斷進(jìn)行修正，這就要求我們必須對計劃的執(zhí)行情況作出及時反饋并進(jìn)行控制。項目控制不僅是對整個項目計劃過程進(jìn)行總體控制，還要在把握項目總體進(jìn)度的同時，對影響項目實(shí)施的因素采取針對性措施。并通過項目計劃的修訂與更新、項目配置管理、項目考核、項目會議等方法對項目進(jìn)行控制。大部分制造企業(yè)的項目計劃及控制均采取這種方式。

二、可視化管控模式探索

項目計劃及控制的可視化管控，就是從項目開始啟動直至項目完全交付的每一個里程碑，都采取了系列化的、可視的項目計劃管理方式，即每一個階段都有可視化的模板、圖表及計劃動態(tài)。通過圖形化、可視化，將抽象的項目計劃簡單化，以利于項目的實(shí)施。

經(jīng)過某大型制造業(yè)的可視化管控實(shí)踐，我們探索出項目管控可視化主要注意以下五個環(huán)節(jié)：

（一）使用P3E計劃軟件，項目計劃可視化

在編制項目計劃時，利用P3E計劃軟件，將項目工藝流程、管理流程、工裝能力、采購目標(biāo)、項目管理中的風(fēng)險控制點(diǎn)、項目管理的邏輯關(guān)系等數(shù)據(jù)維護(hù)到項目計劃中。在項目管理過程中，實(shí)現(xiàn)項目計劃變更可視化、項目目標(biāo)可視化，尤其提前預(yù)知項目風(fēng)險對項目整體計劃的影響程度，為項目管理者提前規(guī)避風(fēng)險，采取有效措施提供了項目控制依據(jù)。

通過計劃軟件形成的生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)圖，不僅可以明確生產(chǎn)關(guān)鍵線路和生產(chǎn)平衡的關(guān)鍵點(diǎn)，而且對生產(chǎn)資源進(jìn)行平衡，有效地指揮生產(chǎn)，有利于提高生產(chǎn)效率。當(dāng)項目實(shí)施中某個作業(yè)出現(xiàn)拖期時，通過軟件的項目運(yùn)算能夠及時體現(xiàn)項目目標(biāo)的變化情況。通過對浮時變化的分析，找到后續(xù)作業(yè)的可調(diào)整點(diǎn)，及時編制調(diào)整計劃，以保證項目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）建立項目計劃指揮室，項目控制可視化

項目計劃指揮室，是通過將抽象的項目進(jìn)行可視化展示，使人們能清晰的知道項目的實(shí)際進(jìn)展、存在問題、解決方式、跟蹤進(jìn)度等等，又稱項目可視化走廊。在可視化走廊里，將項目產(chǎn)品的各大部位作為節(jié)點(diǎn)跟蹤對象，每個節(jié)點(diǎn)的物料情況、質(zhì)量跟蹤文件情況、計劃執(zhí)行情況分別匯總為圖表。在問題反饋欄目內(nèi)各專項經(jīng)理對問題及時進(jìn)行回復(fù)。項目專業(yè)經(jīng)理定期在項目計劃指揮室召開專題會議，針對反饋欄內(nèi)的問題專題研究、及時解決，為項目的按時交付起到了重要作用。

（三）編制生產(chǎn)動態(tài)圖表，生產(chǎn)協(xié)調(diào)可視化

根據(jù)項目計劃及各生產(chǎn)階段的不同狀態(tài)，計劃人員編制大量可視化圖表。一方面對生產(chǎn)計劃進(jìn)行了有效控制，另一方面通過可視化圖表，向決策層反饋生產(chǎn)進(jìn)度及存在問題，提高了溝通交流的效率。

當(dāng)項目計劃拖欠時，可以通過生產(chǎn)計劃動態(tài)可視化圖表很清晰地發(fā)現(xiàn)拖欠原因，比如采購件無法按期到貨、因設(shè)計原因無法安裝等問題，項目管理人員可以及時協(xié)調(diào)解決。

為了向決策層及時反饋項目的執(zhí)行情況，計劃人員編制了生產(chǎn)計劃交通紅綠燈圖表，每周匯總生產(chǎn)各大節(jié)點(diǎn)的進(jìn)展情況，用紅綠黃三色直觀的表示項目執(zhí)行情況（紅燈停止、綠燈完成、黃燈正在執(zhí)行）。

（四）細(xì)化產(chǎn)品系統(tǒng)結(jié)構(gòu)樹狀圖,設(shè)計結(jié)構(gòu)可視化

設(shè)計人員利用結(jié)構(gòu)樹模式將各個車型的部件層層搭建。每個車型包含鋼結(jié)構(gòu)、內(nèi)裝、轉(zhuǎn)向架三種結(jié)構(gòu)樹，這三種又分別包含其下屬子部件，以樹狀結(jié)構(gòu)非常明晰的表示出來，每個部位、部件都有對應(yīng)的部件編碼，找到任意一個部件，都可以循著結(jié)構(gòu)樹找到其歸屬的上一級或包含的下一級，直觀上使設(shè)計結(jié)構(gòu)可視化。

（五）利用物料查詢系統(tǒng)，生產(chǎn)物料短線可視化

項目物料由聯(lián)合采購件（JPM）、免費(fèi)提供件（FIM）組成，物料管理成為這個項目的難點(diǎn)和重點(diǎn)，項目合作方提供了一個可視化的物料狀態(tài)管理平臺軟件。通過該查詢系統(tǒng)，參考產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹狀圖，可以很清晰的查詢到某一部位下的料件狀態(tài)：廠內(nèi)自制件需要的材料到貨情況、免費(fèi)提供件及聯(lián)合采購件的到貨情況。項目管理人員將物料短線數(shù)據(jù)與生產(chǎn)計劃進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)物料需求可視化。

三、可視化管控模式的特點(diǎn)

建立可視化的項目計劃管控體系是我們在企業(yè)計劃管理方面嘗試的一種新模式，在項目管理過程中也發(fā)現(xiàn)了這一模式的優(yōu)點(diǎn)和不足。

可視化管控模式的優(yōu)點(diǎn)：一是項目計劃控制過程中產(chǎn)生的各種不利因素和異常明示化,能夠使項目管理人員隨時了解項目計劃進(jìn)度、生產(chǎn)質(zhì)量情況，并及時調(diào)整和修正計劃；二是各項生產(chǎn)作業(yè)的公開化、可視化，有利于項目人員默契配合、相互監(jiān)督，也有利于鼓勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)；三是通過使用圖形化的計劃語言，明晰了工作目標(biāo)，提高了項目計劃的執(zhí)行效率，也使項目的溝通模式得到了極大改變。

可視化管控模式的不足：可視化管控的項目圖表需要大量的數(shù)據(jù)更新，如果項目計劃糾偏與調(diào)整缺乏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，會造成不符合項列表、甘特圖偏差對比圖等圖表的對比分析數(shù)據(jù)糾偏缺乏依據(jù)，就會使得可視化管控流于形式；另外，可視化管控模式也受限于項目的規(guī)模及企業(yè)的技術(shù)力量，需要比普通計劃管控模式投入更多的人力和物力。

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[2]李博.制造類高新技術(shù)企業(yè)項目化管理模式研究[J].經(jīng)營管理者, 2014(27).

[3]徐兆輝.企業(yè)項目化管理模式的可視化研究[J].商場現(xiàn)代化, 2005(26).

李中校（1962-），吉林長春人，中國中車長春軌道客車股份有限公司生產(chǎn)物控部高級工程師。

趙喜哲（1971-）男，吉林德惠人，中國中車長春軌道客車股份有限公司生產(chǎn)物控部高級工程師。