淺談如何做好醫(yī)院檔案管理工作

吳語硯卓/達州市中心醫(yī)院行政辦公室

淺談如何做好醫(yī)院檔案管理工作

吳語硯卓/達州市中心醫(yī)院行政辦公室

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院活動的重要組成部分，醫(yī)院檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的參考價值，對醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。本文從領(lǐng)導(dǎo)重視、制度建設(shè)、人員素養(yǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)范、信息化建設(shè)等方面進行了探索實踐。

醫(yī)院檔案；管理工作；探索

達州市中心醫(yī)院綜合檔案室成立于1998年，是醫(yī)院設(shè)置的專業(yè)檔案室，配備了專業(yè)的檔案工作人員。醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要的史料，是醫(yī)院發(fā)展變化的見證，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的參考價值，對醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展發(fā)揮著重要作用，是醫(yī)院管理向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展的重要標志。醫(yī)院檔案管理工作量大面寬，主要涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程，這就要求文檔人員不僅要掌握檔案工作先進的方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)，而且還應(yīng)具備良好的素質(zhì)修養(yǎng)、熟悉檔案專業(yè)技能，更好的管好用好醫(yī)院檔案資料，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展、服務(wù)百姓需求。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，強基固本

檔案管理工作是一項專業(yè)性強、覆蓋面廣的基礎(chǔ)性工作，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展壯大。許多醫(yī)院長期以來專注醫(yī)療主業(yè)有關(guān)的工作，有意無意忽視了檔案管理工作，在實際工作中往往出現(xiàn)了檔案管理放任自流的情況，導(dǎo)致檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全和利用率不高的現(xiàn)象發(fā)生，醫(yī)院檔案的價值得不到有效發(fā)揮。在新的歷史條件下，醫(yī)院要認真貫徹落實中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，不斷加強領(lǐng)導(dǎo)。爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案工作的前提，我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的管理，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了責(zé)任和工作任務(wù)，并把檔案工作納入醫(yī)院的年度目標管理，作為日常的重要工作之一。我院從人力、物力和財力各方面給予保障，醫(yī)院逐年增加對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，給檔案室配置了專用計算機、激光打印機、掃描儀、復(fù)印機、空調(diào)、抽濕機、密集架和檔案必備的用具，安裝了安全防盜設(shè)施等設(shè)施設(shè)備，極大地改善了檔案工作條件，配備了專(兼)職檔案員，為做好管好用好醫(yī)院檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作和檔案設(shè)施建設(shè)予以高度重視，檔案管理手段更加高效，管理水平不斷提升，推動檔案工作同醫(yī)院各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、強化制度，規(guī)范流程

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是必不可少的。醫(yī)院檔案工作要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)、條例，按照國家檔案局及衛(wèi)生部的有關(guān)要求，結(jié)合本單位工作實際，制定科學(xué)規(guī)范的管理辦法，健全和完善檔案管理的各項規(guī)章制度，才能確保醫(yī)院檔案工作不斷規(guī)范化。近年來，達州市中心醫(yī)院制定了一系列檔案工作管理制度，科學(xué)規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)，使醫(yī)院檔案管理工作有法可依，有章可循，為全面反應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和管理工作內(nèi)容，妥善完整的保存各類重要文件資料提供了參考憑證，也為檔案管理工作的規(guī)劃化、科學(xué)化、制度化奠定了堅實基礎(chǔ)。著重從以下幾方面進行了有益嘗試：

（一）加大檔案收集歸檔力度。對于整個醫(yī)院的檔案資料，嚴格按照文件材料歸檔制度，依法履行文件材料收集、整理、歸檔職責(zé)，做到應(yīng)收盡收，按時按質(zhì)，確保不同門類、不同載體的檔案資料都能及時有效地歸檔。同時在檔案立卷歸檔中，檔案管理員按照文件材料的時限做好年度歸檔管理，切實做到歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（二）重視檔案的查閱利用。醫(yī)院檔案室保存檔案目的是提供高效的利用服務(wù)。近年來，達州市中心醫(yī)院把檔案利用服務(wù)作為提升檔案影響力的重要抓手，依法做好檔案查閱服務(wù)，積極宣傳檔案和檔案工作，不斷提升檔案服務(wù)水平和能力，著力轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，簡化利用手續(xù)，最大限度滿足利用者需求。在查閱利用服務(wù)的管理層次上，嚴格根據(jù)檔案室檔案查閱利用須知的要求，查閱應(yīng)在指定地點進行；如因工作需要外借者需辦理好借閱手續(xù)，嚴格審批手續(xù)，查閱檔案者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負責(zé)維護被查檔案的完整與安全，嚴禁在檔案上批注、涂改，如有損壞或遺失根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。

（三）嚴格檔案的鑒定銷毀。對確無保存價值、超過保管期限的檔案，根據(jù)檔案法律法規(guī)，進行鑒定銷毀。檔案的鑒定銷毀由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限、編制銷毀計劃及清單，由醫(yī)院檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后報院長審批，審批同意銷毀計劃后，須有指派兩名監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認，銷毀文件、檔案時，應(yīng)注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未完全毀掉時，不得離開現(xiàn)場，以防其他事故發(fā)生。銷毀檔案清冊妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。

三、強化業(yè)務(wù)，規(guī)范管理

（一）嚴格執(zhí)行檔案管理標準。要切實做好檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，檔案管理員必須認真學(xué)習(xí)文件材料整理操作規(guī)范，熟悉檔案管理各個環(huán)節(jié)和流程，知曉檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。嚴格“收、管、用”，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學(xué)的原則和方法做好檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等工作。結(jié)合醫(yī)院實際情況，擬定相應(yīng)工作計劃，采取有效措施，規(guī)范檔案管理。

（二）加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。醫(yī)院檔案工作人員沒有過硬的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就很難使檔案工作為醫(yī)院的各項工作服好務(wù)，尤其是在新的歷史條件下，檔案工作飛速發(fā)展，因此，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和實際工作技能。為了提高專業(yè)水平，達州市中心醫(yī)院組織檔案專兼職工作人員學(xué)習(xí)了《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)及相關(guān)專業(yè)知識，以《中國檔案》、《四川檔案》等業(yè)務(wù)雜志為載體，不斷加強檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以提高檔案工作人員理論水平和實踐能力。同時，積極主動地與市檔案局取得聯(lián)系，經(jīng)常請他們來院講授檔案工作相關(guān)知識，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)交流，不斷提高文書處理、分類、歸檔整理等基本技能，而且還增強了檔案法律法規(guī)的意識，力求做到公文形成規(guī)范，檔案收集完整，分類科學(xué)合理，整理規(guī)范達標、保管安全，利用便捷高效。此外，凡省、市組織的有關(guān)檔案專業(yè)培訓(xùn)班，醫(yī)院都派檔案工作人員參加，及時更新檔案工作人員理論知識，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新技能，使醫(yī)院的檔案工作能夠與時俱進。

四、強化隊伍，提升素養(yǎng)

隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也隨之不斷的改進和更新，從而對檔案人員的素質(zhì)提出了新的要求。檔案人員不僅要掌握檔案工作先進的方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)，而且還應(yīng)具備良好的素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）過硬的政治素質(zhì)和品德修養(yǎng)，這是作為檔案管理人員的首要素質(zhì)。檔案管理工作是一項復(fù)雜而細致的工作，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。這就要求檔案人員首先要清楚的意識到醫(yī)院檔案管理工作是為醫(yī)院中心工作服務(wù)的，歸根到底是為社會主義經(jīng)濟服務(wù)的，作為檔案人員必須具備高度的政治覺悟，牢記責(zé)任與使命，堅持正確的政治立場，樹立為人民服務(wù)的思想，對于自己所從事的工作，要有敬業(yè)精神、奉獻品格，要耐得住寂寞，守得住清貧。

（二）檔案人員還應(yīng)具備職業(yè)修養(yǎng)，歸納為：忠誠、嚴密、勤奮、服務(wù)、技能。檔案人員直接管理和掌握著醫(yī)院的室藏檔案，了解醫(yī)院的秘密。因此，必須有過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，使由其經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。這就要求檔案人員在工作中一絲不茍，從嚴從細，要有嚴細實全、求真務(wù)實、埋頭苦干的工作作風(fēng)，以認真扎實的工作態(tài)度進行檔案的收集、整理、登記、統(tǒng)計、利用等基礎(chǔ)工作。只有基礎(chǔ)打好了，才能談得上為醫(yī)院工作起到記錄作用；才能為領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)揮好參謀作用，更好的服務(wù)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展。

（三）醫(yī)院檔案工作人員的技能修養(yǎng)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量和醫(yī)院的發(fā)展。做好檔案工作，為醫(yī)院的中心工作服務(wù)，是檔案人員的根本任務(wù)。檔案是一項專業(yè)性很強的學(xué)科，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用等都有一套系統(tǒng)的理論和工作方法，檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了這些理論和方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案工作人員的相關(guān)理論、技能、業(yè)務(wù)、紀律等方面的修養(yǎng)，是保障檔案事業(yè)健康有序發(fā)展的基礎(chǔ)。面對新新時期新任務(wù)，檔案工作人員要不斷自我完善，掌握計算機知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好的開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速的獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。

五、強化管理，與時俱進

檔案安全管理除了前期的收集、整理和利用，以及檔案工作人員認真做好查閱記錄，做好保密工作，掌握和調(diào)控好檔案室溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全日常監(jiān)管工作外，還要緊跟時代步伐，力求檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。

檔案管理現(xiàn)代化是解決日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳選擇。檔案工作人員必須認真研究實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，采用現(xiàn)代化的設(shè)備對檔案進行管理和開發(fā)，逐步實現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的現(xiàn)代化管理方式。應(yīng)用計算機數(shù)據(jù)庫建立健全醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)，提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發(fā)、利用的速度和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理對象以紙質(zhì)載體形式為主，隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理對象將轉(zhuǎn)向電子檔案，可將檔案信息的存儲以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。近年來，達州市中心醫(yī)院投入了大量資金建立了院內(nèi)電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫，購置了筆記本電腦、攝像機、數(shù)碼照相機、錄音筆、光盤刻錄機、多媒體設(shè)施等，極大地提高了檔案的管理水平和提供利用的效率及效果。

總之，檔案管理工作是檔案業(yè)務(wù)活動中一項重要的職能，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，完善規(guī)章制度，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)和品德，不斷加強檔案信息建設(shè)，才能整體上提高管理效率，充分發(fā)揮檔案資源留史存憑、服務(wù)民生的作用，為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展提供有效的利用服務(wù)。

[1]唐 晶.文書檔案工作必須做好的幾件事[J].才智,2013(34).

[2]郝 影.如何做好文秘工作[J].黑龍江檔案,2013(04).

Hospital archives can not only provide significant reference for leader to make scientific strategies, but also promote the modernization development of hospital and healthcare system. Thus archives management is essential for the management of hospital. This work researches on archives management from several aspects, which include the attention from leaders, institutional construction, personnel literacy, service standard and information construction.

Hospital Archives；Management；Research

吳語硯卓（1987—），女，漢族，四川達州通川區(qū)人，大學(xué)本科，助理館員，主要從事醫(yī)院綜合檔案管理工作。