高等院校檔案信息管理中的問題與思考

劉曉靜/北華大學檔案館

高等院校檔案信息管理中的問題與思考

劉曉靜/北華大學檔案館

本文從理論聯(lián)系實際的角度提出：高校檔案資源的合理開發(fā)和利用是各項科學研究的重要理論支持，也是促進高校檔案管理科學發(fā)展的基礎(chǔ)。在利用高校檔案信息資源的開發(fā)與利用過程中獲得的深思將對未來檔案工作起到啟示作用。

高等院校；檔案管理；合理開發(fā)；高效利用

一、高等學校檔案信息合理開發(fā)的意義、存在的問題

受全球經(jīng)濟一體化體制的建立的大環(huán)境環(huán)境影響，人們的生活方式發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，價值取向多元化，思想開放程度高，社會環(huán)追蹤運行軌跡，才能形成有效的管理機制。我們從高校檔案管理角度深刻體會到：從檔案材料形成到檔案信息的開發(fā)利用整個過程都應進行跟蹤管理。在檔案開發(fā)利用過程中，建立“利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進行利用效果登記，做到及時記錄、集中統(tǒng)計、綜合分析、總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高服務質(zhì)量，為高校檔案信息的開發(fā)利用，作積極嘗試和應有的貢獻。

（一）充分發(fā)揮高等院校檔案信息資源的開發(fā)與利用是時代的要求

高校檔案工作的目的是通過檔案信息資源的開發(fā)、利用，為學校和社會的發(fā)展改革作出貢獻。這些年來，高校檔案部門在落實政策、體制改革、教學質(zhì)量評估、學科申報、專業(yè)職務評聘、編史修志和維護學校合法權(quán)益等方面，發(fā)揮了多方面的作用。因此，我們要充分發(fā)揮檔案部門的多功能作用，千方百計滿足學校和社會對檔案信息資源的需要，真正成為學校管理工作的一個不可或缺的重要組成部分，這不僅是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然趨勢，也是時代對我們的要求。

(二)檔案信息資源的開發(fā)和利用是科學研究獲得成功的重要條件

科研項目具有連續(xù)性和斷承性。新的科研項目，主要是在前人科研成果的基礎(chǔ)上，通過進一步觀測、調(diào)查、分析和研究。進行新的探索，得到新的認識和新的理論，從而不斷推動科學事業(yè)的發(fā)展。在新的探索和研究活動中，科技檔案信息起著繼承、啟迪和指導作用，是科技工作者攀登科學高峰的階梯。

(三)檔案信息資源的開發(fā)和利用是促進高校檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)

高等學校檔案工作的基本矛盾，是檔案管理水平和學校、社會對檔案需求之間的予盾，它們始終處于相適應又不適應的過程中，常常是管理落后于需求。我們只有發(fā)揮檔案部門的多功能作用，不斷提高管理水平，才能有效地開發(fā)檔案信息資源，為不斷增長的社會需求服務，同時又推動了檔案工作的發(fā)展。

二、提高高校檔案資源利用率的有效途徑

高等院校檔案信息能否有效地開發(fā)利用、在很大程度上取決于檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞。所以，確保信息的質(zhì)量。積極、主動、全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的關(guān)鍵。

(一)積累高質(zhì)量的檔案信息

確保檔案信息的高質(zhì)量，是有效地開展信息資源開發(fā)利用的先決條件。隨著我國教育體制改革和經(jīng)濟體制改革的不斷深入，科研成果作為特殊的.. “商品”已進入技術(shù)市場，并在市場中進行著競爭和交換，導致對檔案信息的質(zhì)量提出了更高的要求。它要求檔案信息必須建立在可靠的基礎(chǔ)之上，而這種可靠性，又是由檔案的系統(tǒng)性、完整性和真實性決定的。概括地說是由檔案的質(zhì)量決定的。因此，我們在檔案管理中，要堅持不懈抓質(zhì)量。具體作法是通過超前控制管理，把檔案部門的指導、監(jiān)督、檢查、協(xié)助工作做到科研項目檔案材料形成、積累、整理立卷的前頭，做到超前部署，提前指導，協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，及時查漏補缺，從根本上解決檔案信息儲存檔案信息資源開發(fā)利用不穩(wěn)固的現(xiàn)象。所以，積累高質(zhì)量的檔案信息，是開發(fā)利用檔案信息資源的前提。

(二)進行系統(tǒng)編研

全面?zhèn)鬟f信息在確保檔案信息質(zhì)量的基礎(chǔ)上，檔案工作者應悉心對庫存檔案進行科學分類整理，并在此基礎(chǔ)上對檔案信息進行分析、比較、綜合、編纂，形成編研成果，提供二次、三次文獻服務。這是系統(tǒng)的、全面的開發(fā)檔案信息資源的重要環(huán)節(jié)，也是配合各研究室開展科技咨詢的需要。編研工作要根據(jù)庫存檔案的實際情況，考慮不同檔案特征、作用、意義，從實際需要出發(fā)加以實施。離開客觀需要，編確工作就失去了存在意義。在高校，檔案編者首先應滿足教學、科研工作的需要。特別要注意的是在教學專業(yè)設(shè)置上應該如何調(diào)整，科研項目取得了哪些成果，以及這些成果對研究該課題提供了什么條件等。掌握的信息越多，則思路越廣，考慮問題就越全面。事先掌握了這些情況，就可避免重復別人作過的觀測、調(diào)查、實驗、研究、從而避免人力、物力、財力及時間的浪費。

(三)做好專題報道，主動傳遞信息

在對庫存檔案進行全面分析、研究的基礎(chǔ)上，將有關(guān)的專題調(diào)查研究檔案集中編目，進行專題報道，為使用者在查找檔案時提供系統(tǒng)的線索。這是積極、主動、廣泛地開展檔案利用工作的一種好形式。把專題目錄主動發(fā)送到各系、各課題組、研究室和一些兄弟單位，傳遞了信息，溝通了供需關(guān)系，深受大家的歡迎。

(四)參與市場，有償介供服務

科技成果的商品化和技術(shù)市場的開拓，使高?？蒲谐晒蛇^去的無償占有或饋贈，變成現(xiàn)在的有償服務，這就需要可靠的科研檔案作保證。所以，作為科研成果和技術(shù)商品載體的科研檔案，它與技術(shù)市場有著密切聯(lián)系，這種聯(lián)系表現(xiàn)為科研檔案文件材料的復制件，以及投入技術(shù)市場交流。檔案管理者可制訂對外提供科研檔案復制的收費標準，按下同的情況，適當進行有償提供，從而調(diào)動科技人員歸檔的積極性。

(五)建立記錄

收集利用效果信息任何一項系統(tǒng)內(nèi)的管理，都必須構(gòu)成連續(xù)的、不間斷的追蹤運行軌跡，才能形成有效的管理機制。我們從檔案材料形成到檔案信息的開發(fā)利用，都應進行跟蹤管理。在檔案登記處開發(fā)利用過程中，建立.. “利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進行利用效果登記，做到及時記錄、集中統(tǒng)計、綜合分析、總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高服務質(zhì)量，為高校檔案信息的開發(fā)利用，作積極嘗試和應有的貢獻。

[1]宋世葉.以人才資源開發(fā)推動學生檔案工作[J].蘭臺世界，2006，(6)∶58～59.

[2] 楊劍，梁娟.芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策[J].科技檔案，2009（04）.

[3]于雅萍.淺析新形勢如何做好檔案管理工作[J]. Intelligence，2011（19）.

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學檔案館助理館員，專業(yè)技術(shù)初級，碩士，現(xiàn)主要從事檔案管理研究。