國內(nèi)圖書館圖書資產(chǎn)清查研究綜述

關(guān)鍵詞：圖書館；圖書資產(chǎn)清查；綜述

摘 要：我國從1981年開始研究圖書館圖書資產(chǎn)清查工作，目前已發(fā)表相關(guān)論文54篇。文章從圖書資產(chǎn)清點(diǎn)的特點(diǎn)與意義、原則與方法、流程與方案、結(jié)果統(tǒng)計與分析等方面闡述了國內(nèi)的研究進(jìn)展。

中圖分類號：G253.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）10-0109-03

收稿日期：2014-09-07

作者簡介：曾永杰（1984-），武漢大學(xué)信息管理學(xué)院在職研究生。 圖書館每年都會投入一定的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行資源建設(shè)，日積月累，圖書館的圖書資產(chǎn)越積越多，如何管理好這些資產(chǎn)是一個非常重要的問題，為了加強(qiáng)圖書資產(chǎn)的管理，推進(jìn)圖書資料管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高圖書資料的優(yōu)化配置和資源共享[1]，對圖書資產(chǎn)的定期清查也就成為必不可少的工作[2]。

1 國內(nèi)研究概況

截至2014年7月3日，筆者在CNKI用“圖書”&（“清查”or“清點(diǎn)”）檢索到相關(guān)期刊論文54篇，其中核心期刊論文7篇，未檢索到其他文獻(xiàn)形式的研究。論文年代分布：2003年前有14篇，2003～2013年有40篇（見圖1）。其中，介紹新技術(shù)、設(shè)備、系統(tǒng)等應(yīng)用于圖書資產(chǎn)清查工作的論文13篇，通訊稿4篇；介紹清查教工外借圖書工作的論文1篇；一稿多投的論文2篇；還有16篇簡單介紹圖書資產(chǎn)清查工作的重要性、方法與步驟等方面的論文。除去以上35篇論文，僅有18篇期刊論文較深入地研究了圖書資產(chǎn)清查工作。

圖1 2003—2013年論文分布圖 2 圖書館圖書資產(chǎn)清查的特點(diǎn)和意義

2.1 圖書資產(chǎn)清查的特點(diǎn)

圖書清查，是指圖書館的藏書經(jīng)過一段時間流通后，定期或不定期地進(jìn)行清點(diǎn)的工作[3]。李廣義認(rèn)為圖書資產(chǎn)清查工作具有文種類型繁多；歷史烙印明顯；標(biāo)價方法不同；管理檔案問題多；時間緊、要求高、任務(wù)重；院系管理員的臨時性和兼職性等特點(diǎn)[4]。筆者認(rèn)為，圖書資產(chǎn)清查還應(yīng)具有規(guī)律性、常態(tài)化和制度化特點(diǎn)；清查工作還體現(xiàn)出準(zhǔn)備充分、過程細(xì)化、結(jié)果分析是核心、問題解決是關(guān)鍵的特點(diǎn)。

2.2 圖書資產(chǎn)清查的意義

國內(nèi)學(xué)者都認(rèn)為圖書資產(chǎn)清查很重要，這從圖書館對清查的思路、準(zhǔn)備、過程、結(jié)果分析與問題解決等方面都考慮得很全面，清查過程中也依據(jù)各館的實(shí)際做得很細(xì)致可見一斑。

就圖書資產(chǎn)清查對于學(xué)校管理層面來說，陳國剛認(rèn)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和資產(chǎn)管理部門一是要了解每年投入到圖書館經(jīng)費(fèi)的使用和管理情況，以防止圖書資產(chǎn)的流失；二是圖書館自己需要掌握自己管理的圖書資產(chǎn)情況，每屆圖書館館長上任時必須清楚自己管理的圖書資產(chǎn)情況，以加強(qiáng)管理；三是通過清查增強(qiáng)對圖書資產(chǎn)有效利用的管理，剔除破舊的圖書，使館藏有效地服務(wù)讀者；四是財政廳審計的需要[5]。沈佩霞也持相同觀點(diǎn)，并且認(rèn)為圖書資產(chǎn)清查便于人們正確地分析圖書館的圖書資產(chǎn)效益；保證圖書館的圖書資產(chǎn)能有效地服務(wù)讀者；保證圖書館的圖書資產(chǎn)財政審計工作順利進(jìn)行[6]。

圖書資產(chǎn)清查是圖書館組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)工作，對于圖書館本身來說，意義重大。司漢力認(rèn)為圖書清點(diǎn)是圖書館業(yè)務(wù)工作的依據(jù)，也是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源合理布局、分工協(xié)調(diào)的必要條件；準(zhǔn)確統(tǒng)計圖書入藏、注銷和實(shí)存的數(shù)量，有利于降低讀者的拒借率；有利于加強(qiáng)部門之間的溝通工作[7]。周繼紅也認(rèn)為圖書清點(diǎn)是保護(hù)藏書的重要環(huán)節(jié)；是提高圖書館各項(xiàng)服務(wù)信息的保證，可以更好地促進(jìn)其他業(yè)務(wù)工作順利開展；其重要目的就是要保證書與條形碼一一對應(yīng)，每條信息都能正確地反映出館藏的信息，提高館藏的利用率，充分滿足讀者的要求，更好地為讀者服務(wù)[8]。王晉月認(rèn)為可以了解實(shí)有的館藏情況，達(dá)到架上圖書、館藏地點(diǎn)、館藏數(shù)據(jù)與圖書財產(chǎn)賬一致，保證讀者按照索書號順利查找到想要的圖書；進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，找出文獻(xiàn)丟失的原因，以便改進(jìn)圖書流通和管理工作；查出需要剔舊和調(diào)整庫位的圖書，優(yōu)化館藏；探索方法，為今后全面開展圖書清查工作積累經(jīng)驗(yàn)[9]。鄭振鵬認(rèn)為圖書清查可以明確實(shí)際藏書量和館藏結(jié)構(gòu)；維護(hù)書目數(shù)據(jù)和財產(chǎn)賬的正確性；加強(qiáng)對圖書館的館藏管理；查找出需要剔舊的圖書并及時淘汰，減緩書架空間緊缺的情況，促進(jìn)館藏合理發(fā)展；進(jìn)行圖書館工作業(yè)務(wù)檢驗(yàn)并加強(qiáng)圖書館規(guī)章制度的建設(shè)[10]。

圖書館是面對讀者服務(wù)的部門，其所有業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，都立足于“以人為本，服務(wù)為先”，為了能更好地服務(wù)讀者。圖書資產(chǎn)清查的目的是摸清底細(xì)、優(yōu)化管理、查漏補(bǔ)缺以達(dá)到更優(yōu)化的管理，其最終目標(biāo)都是為了能更好地、人性化地服務(wù)于讀者。范燁認(rèn)為圖書資料資產(chǎn)清點(diǎn)便于圖書館自動化各子系統(tǒng)的管理；是做好讀者服務(wù)工作的需要；適應(yīng)社會對書目信息的需求，為資源共享奠定基礎(chǔ)；還可以推動其他工作上臺階[11]。袁家?guī)n認(rèn)為可以掌握系資料室藏書狀況；便于追查丟失圖書；規(guī)范資料室管理并為實(shí)現(xiàn)由手工轉(zhuǎn)為自動化打好基礎(chǔ)；確保做好讀者服務(wù)工作[12]。

曾永杰：國內(nèi)圖書館圖書資產(chǎn)清查研究綜述 曾永杰：國內(nèi)圖書館圖書資產(chǎn)清查研究綜述綜合各家之言，筆者認(rèn)為圖書資產(chǎn)清查是圖書館提高服務(wù)質(zhì)量、檢驗(yàn)工作水平的一項(xiàng)重要工作，也是梳理和清查館藏數(shù)據(jù)的過程。其目的首先是了解現(xiàn)有的圖書館藏狀況，實(shí)現(xiàn)架上圖書、庫位、館藏數(shù)據(jù)與圖書財產(chǎn)賬一一對應(yīng)；其次是準(zhǔn)確、詳細(xì)掌握本館實(shí)際藏書量及各類圖書的數(shù)量與分布，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，分析造成圖書丟失的原因，以便改進(jìn)文獻(xiàn)流通服務(wù)和書庫管理工作，保證圖書的查準(zhǔn)率和查全率，降低拒借率；再次是掌握館藏文獻(xiàn)的總量及各類圖書的比重， 反思一定時期內(nèi)采購存在的問題及應(yīng)變對策，為圖書館有計劃地進(jìn)行文獻(xiàn)資源的建設(shè)積累第一手資料；最后是查出需要剔舊的圖書，及時淘汰，以免占據(jù)空間，影響?zhàn)^藏發(fā)展，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，保障圖書館機(jī)能正常發(fā)展。

3 圖書館圖書資產(chǎn)清查的原則與方法

3.1 圖書資產(chǎn)清查的原則

馬克思要求“理論聯(lián)系實(shí)際”，而理論對于實(shí)際操作也具有重要的指導(dǎo)意義和先決性。謝文勇確立了“以書為本”的清點(diǎn)原則，即以圖書實(shí)物為基礎(chǔ)理順財產(chǎn)賬，確立“化零為整”的做法，以圖書條形碼為唯一財產(chǎn)號（圖書的身份證號），以各典藏庫的圖書為清查切入口[13]。而朱麗君、周永忠提出了清點(diǎn)實(shí)物原則、一一對應(yīng)原則、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)原則、及時驗(yàn)收原則、分工負(fù)責(zé)原則和降低誤差原則等[14]。endprint

陳國剛認(rèn)為圖書資產(chǎn)清查的主要思路是從圖書管理系統(tǒng)調(diào)出所有館藏圖書和所有借出圖書，然后提取現(xiàn)有館藏圖書（exist-book）的條碼信息，則丟失圖書的數(shù)量可由下面的公式得出：丟失圖書的數(shù)量=所有館藏圖書數(shù)量—所有借出圖書數(shù)量—現(xiàn)有館藏圖書數(shù)量[15]。

3.2 圖書資產(chǎn)清查的方法

“工欲善其事，必先利其器”，要想圖書資產(chǎn)清查得以順利開展，簡單且行之有效地清查方法是必不可少的。王晉月提出了流通管理子系統(tǒng)中按典藏地調(diào)出工具書庫財產(chǎn)明細(xì)賬，按索書號順序打印財產(chǎn)賬單并與庫內(nèi)圖書進(jìn)行比照登記的對賬方式和利用流通管理子系統(tǒng)圖書盤點(diǎn)功能，對在架圖書按順序逐一進(jìn)行盤點(diǎn)的盤點(diǎn)方式[16]。王玲在總結(jié)了人工清點(diǎn)法、數(shù)據(jù)采集器清點(diǎn)法和圖書管理系統(tǒng)自帶的圖書清點(diǎn)功能的問題的基礎(chǔ)上，提出了庫位調(diào)整清點(diǎn)法，即是在圖書管理系統(tǒng)庫位調(diào)整功能的基礎(chǔ)上，利用庫位的不同表示清點(diǎn)狀態(tài)的不同來進(jìn)行清點(diǎn)，并利用圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能統(tǒng)計出清點(diǎn)結(jié)果[17]。李湖生提出通過一個條碼掃描過程就可查檢出無館藏數(shù)據(jù)的圖書品種（“有書無數(shù)據(jù)”）和無對應(yīng)圖書實(shí)物的冗余數(shù)據(jù)（“有數(shù)據(jù)無書”），進(jìn)而從財產(chǎn)登錄賬冊中核查出“既無圖書又無數(shù)據(jù)”之登錄號的方法[18]。鄭振鵬總結(jié)出自動化管理模式下圖書清點(diǎn)的方法有：計算機(jī)逐清點(diǎn)法、采集器指清點(diǎn)法、靜態(tài)清點(diǎn)法、動態(tài)清點(diǎn)法等，并詳細(xì)介紹了每一種方法的具體步驟[19]。

4 圖書館圖書資產(chǎn)清查的流程與方案

4.1 圖書資產(chǎn)清查的流程

圖書資產(chǎn)清查的流程因各館的實(shí)際不同及對清查的目標(biāo)追求不同而會呈現(xiàn)出差異。王惠芳提出的圖書清點(diǎn)流程是：借閱部確定清點(diǎn)日期提前兩天通知系統(tǒng)部等相關(guān)部門→系統(tǒng)部設(shè)置相應(yīng)報表→借閱部人員將在庫文獻(xiàn)逐冊掃入條碼作清點(diǎn)標(biāo)記→清點(diǎn)完畢后告知系統(tǒng)部結(jié)束日期，由系統(tǒng)部提供失蹤文獻(xiàn)報表并做標(biāo)記[20]。袁家?guī)n制定的具體清點(diǎn)流程是：資料室設(shè)置相關(guān)報表→清點(diǎn)工作人員對在庫文獻(xiàn)逐冊下架、作清點(diǎn)標(biāo)記→計算機(jī)錄入書名、條形碼→按學(xué)科門類重新上架→清點(diǎn)完畢后提供失蹤文獻(xiàn)報表并做標(biāo)記[21]。林小群提出清點(diǎn)的具體步驟與要求是：先按分類順序?qū)Ω髁魍〞鴰臁⒏鏖営[室中的所有圖書逐本進(jìn)行清點(diǎn)，同時對借還未清點(diǎn)的書以及新入庫的圖書進(jìn)行清點(diǎn)；其次，清點(diǎn)時對沒有數(shù)據(jù)的圖書和條碼錯誤進(jìn)行補(bǔ)錄和修復(fù)；最后，對各清點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，撰寫圖書清點(diǎn)報告，做好總結(jié)[22]。筆者以為各館清查時所處的時期不同，科技發(fā)展的程度也不一樣，所謂“科學(xué)改變世界”，圖書資產(chǎn)清查的流程也會因清查工具、軟件、方法的不同而有所差別。比如在上個世紀(jì)80年代之前，圖書資產(chǎn)清查以靠手工對照卡片和圖書實(shí)物方法為主，清查的流程也會以手工為主進(jìn)行；而隨著高科技全面滲透人們的生活，人們的思維方式也因科技而改變，這時的圖書資產(chǎn)清查便會以計算機(jī)及其應(yīng)用為主導(dǎo)。另外，技術(shù)的進(jìn)步也將加速圖書資產(chǎn)清查的科學(xué)化程度。

4.2 圖書資產(chǎn)清查的方案

從宏觀上來說，圖書資產(chǎn)清查的方案基本上分為先停借后清查，外借與清查同步進(jìn)行和邊清查邊停借、清查完再可外借等三種方案。先停借后清查有利于清查工作的進(jìn)行，但停止外借后，會影響到讀者的借閱，為圖書館帶來投訴等麻煩。如周繼紅提出三步清查方案：先按照確定的原則與順序，對館藏圖書逐一進(jìn)行條形碼掃描，數(shù)據(jù)核對，確認(rèn)此書入藏信息是否正確，是否可以進(jìn)行流通；再每日對清點(diǎn)情況進(jìn)行登記，及時與相關(guān)部門溝通；最后一大類清點(diǎn)結(jié)束后，形成報表，統(tǒng)計出清點(diǎn)圖書的數(shù)量和錯誤圖書記錄[23]。而外借與清查同步進(jìn)行則和先停借后清查的方案完全相反，最大限度地考慮到讀者的服務(wù)，當(dāng)然也會影響到圖書清查的進(jìn)程。如馬燕提出的清點(diǎn)方案：①圖書清點(diǎn)期間照常為讀者借還書。②將各書庫、閱覽室圖書數(shù)據(jù)的館藏地點(diǎn)進(jìn)行更正。③按分類順序?qū)α魍〞鴰熘械乃袌D書逐本進(jìn)行清點(diǎn)。④每天將讀者還回的圖書逐本進(jìn)行清點(diǎn)。將新入庫的圖書逐本進(jìn)行清點(diǎn)[24]。邊清查邊停借、清查完再可外借的方案，則是對以上兩種方案的折中，以尋求圖書資產(chǎn)清查進(jìn)程和讀者服務(wù)的平衡的方案。如張澤芬提出四步清點(diǎn)方案：①將清點(diǎn)圖書截止到一個條碼號，圖書清點(diǎn)哪類停借哪類。②按分類順序?qū)鴰熘械乃袌D書逐本清點(diǎn)并劃上紅線。③將讀者還回的圖書集中逐本進(jìn)行清點(diǎn)。④將新入庫的圖書逐一做上記號以區(qū)別未清點(diǎn)的圖書[25]。

5 圖書資產(chǎn)清查結(jié)果統(tǒng)計分析

圖書資產(chǎn)清查的準(zhǔn)備工作和清查過程都是為了得到統(tǒng)計結(jié)果，如果準(zhǔn)備工作是基礎(chǔ)，清查過程是前提條件，那么統(tǒng)計結(jié)果就是清查的核心內(nèi)容，而對結(jié)果的統(tǒng)計分析將是清查的關(guān)鍵。由于各個館對圖書資產(chǎn)清查目的的側(cè)重不同，對于清查結(jié)果的統(tǒng)計分析的側(cè)重也會因此不同。鄭振鵬認(rèn)為圖書清點(diǎn)結(jié)果的統(tǒng)計和分析包括對工作量的統(tǒng)計、對圖書的統(tǒng)計以及對有問題圖書的分析和解決。有問題圖書的分析包括未清查的圖書的分析、狀態(tài)異常圖書的分析和其他問題圖書的分析等[26]。余克統(tǒng)計圖書清點(diǎn)結(jié)果，歸納出分編失誤、分編筆誤、流通失誤、典藏不細(xì)、清點(diǎn)失誤等問題[27]。張輝程、袁素娟通過圖書清查，對圖書的未在架率、錯架率、未上架率進(jìn)行了統(tǒng)計[28]。馬燕對統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行了部分圖書缺少數(shù)據(jù)記錄原因的分析、非正常丟失圖書的分析、對圖書丟失率的分析等[29]。

6 結(jié)語

筆者認(rèn)為，首先，國內(nèi)關(guān)于圖書資產(chǎn)清查工作的研究還處于起步階段，現(xiàn)有的研究也局限于各個館自己清查的過程，而對于圖書資產(chǎn)清查的理論支撐探索得還很有限；其次，對適用于圖書資產(chǎn)清查的工具、軟件開發(fā)研究得很少，研究中只是利用了現(xiàn)有的管理系統(tǒng)、其他軟件的部分功能等；最后，對于圖書資產(chǎn)清查結(jié)果的統(tǒng)計分析也局限在簡單的統(tǒng)計、比較和淺層次的數(shù)學(xué)分析層面，沒有和圖書館學(xué)相關(guān)聯(lián)的其他學(xué)科結(jié)合起來。只有經(jīng)過深度的分析和挖掘，形成對圖書館發(fā)展有用的決策，才真正實(shí)現(xiàn)了圖書資產(chǎn)清查的目標(biāo)。

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（編校：周雪芹）endprint