辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

摘 要：隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，以及社會(huì)對(duì)信息增長(zhǎng)速度和信息處理速度的適應(yīng)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)大量普及到各個(gè)企業(yè)部門(mén)和單位中。要滿足辦公自動(dòng)化中快速獲取信息、處理數(shù)據(jù)、傳輸文件等需求，就要開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中的運(yùn)用。本文介紹了辦公自動(dòng)化的概念與特點(diǎn)，并對(duì)其中所采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行了簡(jiǎn)要介紹。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1

辦公時(shí)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，而這種工作往往具有信息量大，信息流動(dòng)和更新快，技術(shù)處理較難等特點(diǎn)。隨著近年來(lái)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐漸在各單位各部門(mén)的大小辦公室中普及開(kāi)來(lái)。而辦公自動(dòng)化的建立，和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用密不可分。

1 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵與特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是近現(xiàn)代發(fā)展起來(lái)的新型辦公方式，它并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的定義，總的來(lái)說(shuō)，以計(jì)算機(jī)為中心，采用計(jì)算機(jī)通訊和科學(xué)原理簡(jiǎn)化辦公程序，提升工作效率，就屬于辦公自動(dòng)化的范圍。其主要包括搜集圖像、音頻、文字、數(shù)據(jù)等信息，并進(jìn)行儲(chǔ)存和處理的操作。辦公自動(dòng)化是以人為主體，以系統(tǒng)科學(xué)為技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)相聯(lián)系的綜合辦公模式。

隨著三大技術(shù)即計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的成熟，辦公自動(dòng)化形成了以下三個(gè)特點(diǎn)：

（1）智能特點(diǎn)：包括漢字識(shí)別、公文內(nèi)容的理解、深層處理、意外處理、輔助決策等內(nèi)容，能讓日常活動(dòng)更加方便快捷；

（2）集成特點(diǎn)：軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、員工、系統(tǒng)組成一個(gè)有機(jī)整體，內(nèi)部辦公系統(tǒng)與社會(huì)信息系統(tǒng)相結(jié)合，構(gòu)成了聯(lián)系緊密的開(kāi)放式系統(tǒng)；

（3）多媒體特點(diǎn)：能對(duì)圖像、聲音、文字、表格等內(nèi)容進(jìn)行快速處理，大大提高辦事效率。

2 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

2.1 建立信息發(fā)布平臺(tái)

企業(yè)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)拓展信息發(fā)布與交流渠道?，F(xiàn)代化的辦公環(huán)境，需要信息流通的迅速，流暢，準(zhǔn)確高效，更需要員工對(duì)信息的快速響應(yīng)。通過(guò)信息發(fā)布平臺(tái)就可實(shí)現(xiàn)這樣的功能。例如建立企業(yè)論壇，讓員工在其中發(fā)布工作心得，技術(shù)交流，企業(yè)管理者也可在其中發(fā)布重要公告，通知等事項(xiàng)；員工通過(guò)論壇的渠道，能迅速掌握單位的運(yùn)營(yíng)動(dòng)態(tài)和經(jīng)營(yíng)狀況。還有建立職工通訊錄查詢(xún)服務(wù)，建立國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)查詢(xún)服務(wù)，建立對(duì)外公共信息交流平臺(tái)等。公共信息交流平臺(tái)可以給客戶，企業(yè)，政府提供三方交流平臺(tái)，通過(guò)這種方式某企業(yè)可以快速獲取客戶反饋和政策變動(dòng)，也可展示企業(yè)實(shí)力和發(fā)展動(dòng)態(tài)，能有效增進(jìn)企業(yè)內(nèi)外信息交流，提升市場(chǎng)把握程度。

2.2 斷網(wǎng)時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸

我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)業(yè)發(fā)展雖然十分迅速，但是由于起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家仍有較大差距。大多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商都集中在大中城市，使得我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面受到限制，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信號(hào)受區(qū)域影響較大，部分地區(qū)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，影響了辦公質(zhì)量。那么，如何在這種情況下傳輸信息呢？可以安裝Bit Ware for Windows Version（簡(jiǎn)稱(chēng)為BWV）軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)：BWV是一款面向計(jì)算機(jī)的通訊應(yīng)用軟件，可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)之間的無(wú)網(wǎng)遠(yuǎn)距離信息傳輸，并且有傳輸速度快，操作方便等優(yōu)點(diǎn)。

要實(shí)現(xiàn)這種技術(shù)，需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)（計(jì)算機(jī)中安裝有BWV軟件），一個(gè)FAX/MODEM、一條電話線，根據(jù)情況也可使用傳真機(jī)。它主要可實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)功能：

收發(fā)傳真：用windows程序直接讓BITWARE執(zhí)行發(fā)送傳真命令，包括傳真，短訊息，多組傳真等，還能以傳真儲(chǔ)存文件方便日后取用；將BITWARE設(shè)置成接收狀態(tài)，即可在傳真發(fā)送過(guò)來(lái)時(shí)自動(dòng)接收，若是有電話接在FAX/MODEM上，則可拔出電話線并手動(dòng)接收。

EDI：這個(gè)功能便可實(shí)現(xiàn)斷網(wǎng)遠(yuǎn)距離傳送文件，文件格式多種多樣，包括表格，文字，甚至是應(yīng)用程序。它具有兩計(jì)算機(jī)間遠(yuǎn)距離文件傳輸和主機(jī)模式文件傳輸兩種方法，前者需要在兩計(jì)算機(jī)端分別操作，后者只需設(shè)置好主機(jī)發(fā)送條件，遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)滿足條件時(shí)即可自助獲取文件。

2.3 從多角度實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用

要開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理，就要滿足辦公中所遇到的多樣化的活動(dòng)形式。計(jì)算機(jī)技術(shù)能很好的對(duì)數(shù)據(jù)、表格、文字、多媒體、郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等常見(jiàn)辦公事項(xiàng)進(jìn)行自動(dòng)化管理：

2.3.1 數(shù)據(jù)處理

在現(xiàn)代化管理中，通常需要做定量分析來(lái)確定事物的性質(zhì)特點(diǎn)，這時(shí)候就要用到數(shù)據(jù)處理功能。Office中的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、調(diào)用、修改、刪除、分類(lèi)、儲(chǔ)存、查找、報(bào)表等一系列功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的快速準(zhǔn)確輸出，并且能夠保持?jǐn)?shù)據(jù)的獨(dú)立性和簡(jiǎn)潔性，滿足辦公需求；

2.3.2 文字處理

作為辦公事務(wù)中的重要組成部分，文字處理必然成為辦公自動(dòng)化的重中之重。計(jì)算機(jī)中的Word，WPS等文字處理工具，不僅能快速的編輯，修改，刪除，儲(chǔ)存文字信息，還能多途徑輸出成文本。界面美觀，操作簡(jiǎn)便，是簡(jiǎn)化辦公的重要工具；

2.3.3 表格處理

企業(yè)時(shí)常需要整理多種報(bào)表文件，采用Excel可以方便的完成表格的編輯、設(shè)計(jì)、處理等操作，其內(nèi)部還儲(chǔ)存了函數(shù)庫(kù)，可以方便的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行常見(jiàn)的如求和、連乘等函數(shù)運(yùn)算，大大簡(jiǎn)化了表格處理的作業(yè)強(qiáng)度；

2.3.4 多媒體處理

需要處理語(yǔ)音，視頻及圖像文件時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)更能發(fā)揮出重要作用。

通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別軟件，系統(tǒng)可以識(shí)別、合成、剪接不同的聲音文件，對(duì)文件加密和識(shí)別方面很有效果；

計(jì)算機(jī)還有強(qiáng)大的圖像處理功能，使用Photoshop等圖像處理軟件，可以對(duì)圖像進(jìn)行編輯和修改操作，將原圖片調(diào)整為所需圖片；還可以用掃面議和打印機(jī)輸入、輸出圖像，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件。此外，采用不同色彩區(qū)分不同的信息，還可幫助科室合理布局；

3DMAX等視頻處理軟件能滿足視頻制作，剪輯，合成等操作，可以制作企業(yè)宣傳視頻，產(chǎn)品介紹視頻；

2.3.5 文件工作站

文件工作站可以解決辦公時(shí)信息傳輸?shù)耐ㄐ佩e(cuò)誤和傳輸延誤問(wèn)題，對(duì)辦公自動(dòng)化有著重要意義。由計(jì)算機(jī)建立具有一定文字處理能力的工作站，通過(guò)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)連接各個(gè)工作站終端，可以實(shí)現(xiàn)信息的高效準(zhǔn)確流通。例如，在A工作站上編輯草稿，傳輸?shù)紹工作站修改審批，最后由C工作站簽收。文件則儲(chǔ)存在中心計(jì)算機(jī)中，方便各個(gè)工作站存取、使用與共享，文件處理設(shè)備則完成工作站的文件準(zhǔn)備工作。

2.3.6 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的綜合應(yīng)用體現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)，將處于不同地點(diǎn)的人聯(lián)系起來(lái)，提供一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)滿足跨地域，多環(huán)境下的會(huì)議開(kāi)展。通過(guò)這種技術(shù)，員工在家，出差，休假時(shí)都可參與到會(huì)議中，還滿足了一個(gè)人參與到多個(gè)會(huì)議的要求，節(jié)省了交通費(fèi)和時(shí)間，提升辦公效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用必不可少，從建立信息發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)斷網(wǎng)遠(yuǎn)距離通訊以及多個(gè)層面滿足辦公自動(dòng)化等方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大提升了辦公效率，節(jié)約企業(yè)成本，提升經(jīng)濟(jì)效益，是順應(yīng)時(shí)代潮流和社會(huì)發(fā)展的重要技術(shù)應(yīng)用。希望本文能為在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的企業(yè)和單位提供參考與幫助。

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作者簡(jiǎn)介：全豐菽（1975.10-），女，湖南郴州人，畢業(yè)與福建師范大學(xué)，高級(jí)講師，主要從事計(jì)算機(jī)教學(xué)工作。

作者單位：郴州技師學(xué)院，湖南郴州 423000