企業(yè)人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立與管理

【摘要】隨著企業(yè)業(yè)務范圍的不斷擴展以及人才隊伍的日益壯大，人員資質(zhì)證書的種類和數(shù)量已經(jīng)呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長態(tài)勢。從企業(yè)業(yè)務需求及項目招投標現(xiàn)狀來看，建立一套完整，高效，容錯率高的人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已經(jīng)成為了企業(yè)人員資質(zhì)管理工作的當務之急。本文重點針對企業(yè)人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立與管理做出了全面系統(tǒng)的分析，本數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立與管理涉及人員資質(zhì)數(shù)據(jù)容錯、人員資質(zhì)有效期動態(tài)跟蹤和提醒、人員資質(zhì)數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)了企業(yè)人員資質(zhì)數(shù)據(jù)的有效管理，顯著地提升企業(yè)人員資質(zhì)業(yè)務管理的效率，大大減少了人為統(tǒng)計所造成的疏漏，使整個管理流程得到精準、高效、有序地執(zhí)行。

【關鍵詞】人員資質(zhì)；數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；建立與管理

Establish and Management of Personnel Certificate Database System

JIAO Yan-tao

（State Nuclear Power Plant Service Company，Shanghai 200233，China）

Abstract：With the continuous expansion of business and company personnel certificate types， quantities have appeared geometrical growth. From the current business needs and the current situation of the project bidding， it is priority to establish a company personnel qualification database system which is intact， efficient and with high fault-tolerance. In this paper， we make a comprehensive system analysis on the establishment and quality management of the company personnel qualification database system. This database system quality management involves the following functions： data fault tolerance， validity dynamic tracking and reminders of the certificate， and statistics of the certificate. We achieved the effective management of the certificate data， and improved efficiency of the personnel qualification management. Moreover we reduced the omission caused by artificially statistics to a great extent. So the entire management process could be executed accurately， efficiently and orderly.

Key Words：Personnel Qualification；Database System；Establish and Management

1.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設分析

在企業(yè)人員資質(zhì)管理工作中，多數(shù)企業(yè)里并沒有配備專業(yè)的管理軟件。事實上，各企業(yè)中人員資質(zhì)情況非常復雜，各自的需求也相差甚遠，通用管理軟件較難滿足各企業(yè)的實際使用需求。如果按照企業(yè)自身特點開發(fā)一套針對性的管理軟件，所需投入的開發(fā)費用卻又會非常的昂貴。因此，基于Excel高階平臺建立一套資質(zhì)信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對人員資質(zhì)管理加以管控，以實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計、定時提醒、數(shù)據(jù)透視、有效性甄別等功能，必將是一個提高管理工作質(zhì)量和效率的不錯選擇。

2.人員資質(zhì)相關信息的自動生成

在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立之初必將會有大量的數(shù)據(jù)錄入工作，保證這一步工作的準確高效的完成是整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)精準性的前提。通常描述一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠減少一些因素的發(fā)生或降低對系統(tǒng)產(chǎn)生不穩(wěn)定因素的概率稱為系統(tǒng)的容錯率[1]，為了使人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫的基礎信息準確無誤，具有較高的容錯率，針對人員資質(zhì)基礎屬性相關的信息采用自定義函數(shù)自動生成，可大大減少人為手動輸入的繁瑣及誤差概率的發(fā)生。

首先對人員的“性別”、“出生年月”、“年齡”進行函數(shù)設置，當輸入某人的身份證號碼時，使系統(tǒng)能夠自動生成“性別”，“出生年月”及“年齡”屬性，這樣就減少了信息錄入過程中的手動輸入的工作量和出錯率。

2.1 自動判定“性別”函數(shù)

單元格參數(shù)：=IF（MOD（IF（LEN（X）=15，MID（X，15，1），MID（X，17，1）），2）=1，\"男\(zhòng)"，\"女\"）

設定函數(shù)含義：“LEN（X）=15”返回單元格文本字符串中的字符數(shù)，表示判斷X中是否為15個字符；“MID（X，15，1）”從單元格文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符，表示在X中從第15位開始提取1位字符；“MOD（MID（），2）=1”返回兩數(shù)相除的余數(shù)，表示提取的字符除以2余數(shù)為1。

因此整個組合函數(shù)“IF（LEN（X）=15，MID（X，15，1），MID（X，17，1）”可以表示為判斷X是否為15個字符，如果是15個字符就從第15個字符開始取1個字符，如果不夠15個字符就從第17個字符開始取1個字符。這是根據(jù)新老身份證號碼15位或18位來進行自動甄選的過程。

最后采用IF語句“IF（MOD（IF（LEN（X）=15，MID（X，15，1），MID（X，17，1）），2）=1，\"男\(zhòng)"，\"女\"”再次判斷所取字符除以2如果余數(shù)為1顯示男，否則顯示女。

2.2 自動提取“出生年月”函數(shù)

單元格參數(shù)：=DATE（MID（X，7，4），MID（X，11，2），MID（X，13，2）），

設定函數(shù)含義：“DATE（YEAR，MONTH，DAY）”函數(shù)可以對應調(diào)用返回一串包含年月日日期的序列號；“MID（X，7，4），MID（X，11，2），MID（X，13，2）”仍然是表示分別截取相應單元格中對應位數(shù)上的字符串。這樣一來，一個人的出生年月日便可以通過函數(shù)設置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格的格式設置為指定年-月-日的日期格式，這樣顯示的結(jié)果可以根據(jù)要求和習慣顯示出來，在管理和調(diào)用過程中會非常容易辨識。

2.3 自動生成“年齡”函數(shù)

單元格參數(shù)：= DATEDIF（X，TODAY（），\"Y\"）

設定函數(shù)含義：“DATEDIF（date1，date2， \"Y\"）”返回兩個日期之間的（年/月/日）間隔數(shù)，“Y”表示兩個日期的差值單位用年數(shù)來表示；“TODAY（）”表示系統(tǒng)自帶的日期，即任意一天打開文件時當天的日期；

因此，采用“DATEDIF（X，TODAY（），\"Y\"）”函數(shù)可實現(xiàn)調(diào)用實時系統(tǒng)日期與“年齡”單元格中所表示的出生月日之間的年份差值，在不同時間打開文件即可動態(tài)的計算出每個人員年齡的實時信息。

3.人員資質(zhì)節(jié)點日期的自動生成和設定提醒設置

人員資質(zhì)有效期管理是資質(zhì)管理中最為重要的一部分，特別是針對一些至關企業(yè)經(jīng)營資質(zhì)的人員證書的有效期管理更是不可忽視。如果由于信息管理環(huán)節(jié)控制不善或人為遺漏等原因而造成了資質(zhì)證書的過期、失效等問題，可能會在企業(yè)管理體系中形成管理漏洞，甚至會給企業(yè)經(jīng)營利益上帶來巨大的損失。因此，如果從任意一個資質(zhì)證書正式入庫開始，直到后續(xù)的有效期延續(xù)、定期審核、繼續(xù)教育、延續(xù)注冊等一系列關鍵節(jié)點日期都能夠準確的讓系統(tǒng)自動生成，并形成實現(xiàn)自動提醒功能，必將會大大減少依靠人為記憶所產(chǎn)生的疏漏概率，為人員資質(zhì)的有效性提供技術保障。

3.1 自動生成人員資質(zhì)有效期的相關時間節(jié)點

單元格參數(shù)：=DATE（YEAR（X）+2，MONTH（X），DAY（X））

設定函數(shù)含義：“X”為該項資質(zhì)證書的發(fā)放日期，即人員資質(zhì)證書的有效期起始日期；“DATE（YEAR（serial_number），MONTH（serial_number），DAY（serial_number））”返回代表特定日期的序列號。在此以有效期為兩年為例，我們需要定義上述函數(shù)，其中YEAR（X）+2表示有效期在“X”的時間上增加兩年，特別需要注意的是設定的日期可根據(jù)相關資質(zhì)的有效期的具體界定規(guī)范而采用“DAY（X）±1”調(diào)整日期向后或向前推算一天，如2008年7月1日到2010年6月30日為一個兩年有效周期向前推算一天，可采用“DAY（）-1”來實現(xiàn)。

在人員資質(zhì)的有效期期間，如規(guī)定設有期間復審日期、繼續(xù)教育時間、延續(xù)注冊日期都可按照上述方法進行逐一設定，系統(tǒng)會自動生成相應的節(jié)點日期時間，減少人為手動計算和輸入的出錯概率。

3.2 資質(zhì)有效期等時間節(jié)點提前提醒設定

單元格參數(shù)：=IF（DATEDIF（TODAY（），X，\"M\"）<1，\"即將到期\"，\"√\"）

設定函數(shù)含義：此處用到函數(shù)“DATEDIF（TODAY（），X，\"M\"）”返回兩個日期的時間差值，其中參數(shù)\"M\"表示對比時間的月份差。由于此處要達到隨時動態(tài)提醒的效果，所以將資質(zhì)有效期與系統(tǒng)當天日期“TODAY（）”進行比較。針對所得到的返回時間差值結(jié)果采用“IF”條件語句進行判斷，判斷返回時間差值是否小于1個月。如果時間差值是小于1個月即在此單元格內(nèi)顯示提醒信息“即將到期”，如果不小于1個月則此單元格將顯示為“√”。采用紅色加粗標注提醒此單元格，即可達到清晰醒目的提醒功能，任意時間打開文件都可以動態(tài)地顯示出截止到打開文件當天，所有即將到期的人員資質(zhì)信息。

以此方法類推，可推廣至任意資質(zhì)證書時間節(jié)點的跟蹤提醒設定，保障了人員資質(zhì)按時更新、定期延續(xù)注冊等工作的提醒功能，便于對人員資質(zhì)的每個時間節(jié)點進行跟蹤控制管理，以達到人員資質(zhì)管理準確無誤的信息跟蹤保障。

4.人員資質(zhì)信息的自動更新統(tǒng)計

企業(yè)人員資質(zhì)統(tǒng)計信息對于企業(yè)承接項目以及體系認證審核都具有至關重要的作用，但是企業(yè)人員資質(zhì)信息的更新始終處于動態(tài)過程，如果能夠?qū)崟r、高效地統(tǒng)計出人員資質(zhì)匯總信息必將會為人員資質(zhì)管理帶來極大的便利，減少反復統(tǒng)計的人力資源的投入，確保數(shù)據(jù)更新的實時、精準、有效。

以某資質(zhì)證書匯總信息統(tǒng)計為例，匯總統(tǒng)計單元格布局如表1所示表1 人員資質(zhì)統(tǒng)計表

Table 1 Summary of personnel qualifications

統(tǒng)計

持證情況A類B類C類D類E類F類G類總計

Ⅰ級13Ⅰ級36Ⅰ級38Ⅰ級17Ⅰ級15Ⅰ級10Ⅰ級12141

Ⅱ級33Ⅱ級60Ⅱ級63Ⅱ級38Ⅱ級103Ⅱ級63Ⅱ級99459

Ⅲ級7Ⅲ級13Ⅲ級5Ⅲ級2Ⅲ級5Ⅲ級3Ⅲ級540

合計53合計109合計106合計57合計123合計76合計116640

在統(tǒng)計信息一列中，設定單元格參數(shù)：=COUNTIF（X：X，\"Ⅰ級\"）

設定函數(shù)含義：COUNTIF（X：X，\"Ⅰ級\"）返回對應區(qū)域中指定包含有“Ⅰ級”的單元格數(shù)量，按照Ⅰ級、Ⅱ級、Ⅲ級，共計三個等級，可以分別設置篩選所包含的等級標識進行統(tǒng)計，即可生成所有數(shù)據(jù)內(nèi)容的自動匯總表。如果對應區(qū)域內(nèi)的人員資質(zhì)信息數(shù)據(jù)發(fā)生了等級變更等情況，無需人工逐次手動統(tǒng)計，表格會跟隨區(qū)域內(nèi)的變更項信息自動更新，確保了企業(yè)人員資質(zhì)信息的管理要求。

5.人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫建立與管理總結(jié)

企業(yè)人員資質(zhì)信息數(shù)據(jù)庫管理模型的建立與應用是企業(yè)管理理論研究與應用的一次良好實踐，通過數(shù)據(jù)庫管控工作的技術升級，全面提升精細化管理及工作績效，減少人力投入成本。此次在實踐中所建立的人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫管理模型具有靈活、高效、定制性強等特點，針對企業(yè)人員資質(zhì)管理[4]中不同資質(zhì)屬性要求的特殊性，可靈活調(diào)整上述數(shù)據(jù)庫管理中的自定義函數(shù)，做出對應配置的解決方案，從而有效地解決工作過程中出現(xiàn)的實際問題，增強了企業(yè)人員資質(zhì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理水平。