淺談承包商如何才能搞好項目管理中的變更索賠

什么是變更與索賠？變更是指修正設(shè)計圖紙中的錯誤、漏項、增減工程以及為優(yōu)化設(shè)計、方便施工而發(fā)生的變化，對施工企業(yè)而言，就是最終進行施工造價的變化。索賠是指在合同實施過程中，因非自身原因造成的工程延期、費用增加而要求業(yè)主給予補償損失的權(quán)利要求，對施工企業(yè)而言就是最終得到施工成本的補償。在項目管理的具體工作中，變更與索賠工作的開展程序與要求基本相同，因此，本文進行統(tǒng)一闡述，不做區(qū)分。

一、變更索賠在現(xiàn)代施工企業(yè)中的重要意義

現(xiàn)在國內(nèi)的施工企業(yè)市場競爭中，投標(biāo)工作對于施工企業(yè)來說有著非常重要的意義，但是中標(biāo)后是否能夠良好履約，保證項目應(yīng)得的利潤，是否能有資金積累則是中標(biāo)后項目管理中一切管理工作的目標(biāo)，因為，能否保證應(yīng)得的利潤決定著企業(yè)能否有足夠的資金積累、也就決定了企業(yè)能否有市場擴張和后繼發(fā)展的動力與實力。但是，國內(nèi)目前所有工程的承包方選擇，基本上全部都要通過招投標(biāo)的方式來決定。通過招投標(biāo)的方式，一方面業(yè)主可以選擇有實力的和自己信任的承包商，另一方面承包商也可以選擇自己認為開明的業(yè)主和適合自己的施工標(biāo)段，最重要的是業(yè)主能通過招竟標(biāo)的方式實現(xiàn)降低投資和約束承包商的目的。大多數(shù)的業(yè)主把投標(biāo)人的報價作為選擇中標(biāo)人最重要的考量因素，即所謂的合理條件下的低價中標(biāo)。因此，各施工企業(yè)不管誰中標(biāo)大多數(shù)情況下都是低價。雖然中標(biāo)了，但可能會出現(xiàn)嚴(yán)重的收支倒掛或者資金鏈斷裂，給項目的運轉(zhuǎn)造成很大的困難。而解決這一問題的唯一辦法就是加強變更索賠工作，通過變更索賠的補償來實現(xiàn)項目從虧至贏的轉(zhuǎn)換。變更索賠工作是承包人保護自身正當(dāng)權(quán)益彌補工程損失的重要而有效的手段，其成功與否已經(jīng)成為施工企業(yè)能否生存、能否贏利的重因素，變更索賠工作進展的結(jié)果往往決定著項目的運營成敗，這也是現(xiàn)在好多企業(yè)把變更索賠工作稱為二次營銷（效益營銷）的原因。

二、搞好變更索賠的基本條件和理念。

1、變更和索賠首先是正當(dāng)?shù)臋?quán)益要求。是合同當(dāng)事人之間的一項正常而且普遍的管理業(yè)務(wù)，是一種以法律為依據(jù)的合理的行為。

2、變更索賠必須要抱著雙贏的理念。在項目建設(shè)中，業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計和施工單位之間有分工也有合作，干好在建工程，良好履約，樹立良好的形象，配合其它各方的工作需求，為對方排憂解難，搞好各方的關(guān)系，特別是搞好業(yè)主的關(guān)系，對變更索賠工作有著非常重要的意義。

3、熟悉合同中關(guān)于變更索賠的約定，掌握合同單價中所包含的內(nèi)容和邊界條件，自下而上，有理有據(jù)，報價談判的原則。對于施工企業(yè)來講，我們要著眼于有利于施工方的變更，變更是否有利于施工方應(yīng)從以下幾條來判斷：第一、是否有應(yīng)得利潤；第二、在不損失施工方利潤的情況下，是否能夠加快施工進度或提高工程質(zhì)量；第三、在不損失施工方利潤的情況下，是否方便施工方施工；第四、以上3項綜合判斷，如果判斷變更對施工方有利，則積極予以落實或執(zhí)行。

4、變被動為主動的原則。從對變更的解釋看，在變更工作中，施工企業(yè)好像是被動的，僅是執(zhí)行人，其實，有利于施工方的變更往往是施工企業(yè)主動，通過閱讀合同文件、查閱施工圖紙、察看施工現(xiàn)場，發(fā)現(xiàn)有些活動會給施工方帶來損失而這些活動又有足夠的改變空間時，施工方就要主動提出變更，爭取得到業(yè)主或監(jiān)理工程師的認可，達到減損的目的。

5、搞好變更索賠還必須有業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的專業(yè)人員。變更索賠歷來都是讓業(yè)主感到比較頭疼棘手的問題，要做好這一工作，我們的業(yè)務(wù)人員首先要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。能獲得成功批復(fù)的報告，都必須是合同條款所允許批復(fù)的，這就要求我們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)要高，對合同條款有著深刻的理解和認識，同時掌握《技術(shù)規(guī)范》和《驗收規(guī)范》等，熟悉現(xiàn)場施工情況，這樣的人在和業(yè)主人員商談業(yè)務(wù)時，能夠以理服人，容易使報告得以批復(fù)。

三、變更索賠工作的總體程序

變更索賠工作的展開有一定的程序性，無特殊情況時可按程序進行，簡單可按以下流程圖表示。

上述流程圖中的步驟，是一般性的簡單程序，有特殊要求時按要求進行組織即可。簡述如下：

干好在建是基礎(chǔ)，及時抓點好沖鋒，提前策劃最關(guān)鍵，收集證據(jù)最勞神，報告編寫要科學(xué)，報告出去要跟蹤，經(jīng)理牽頭定制度，全員協(xié)作又分工。

四、抓索賠點：及時抓點好沖鋒

變更索賠工作開展的前提是發(fā)生合同約定的可進行索賠的事件。抓點是變更索賠工作的龍頭工程，也是最重要的一項工程，抓點必須體現(xiàn)及時性。抓點的責(zé)任主體是項目經(jīng)理，其次是總經(jīng)和總工再其次是主管工程或商務(wù)的負責(zé)人。因為一個項目上能掌握全部信息的人只有項目經(jīng)理，前方現(xiàn)場的、后方文件和方案中的等等，因此項目經(jīng)理是索賠點工作中抓索賠點的第一責(zé)任人，而其它人包括總經(jīng)、總工、分管生產(chǎn)的副經(jīng)理等，接觸到的信息都是自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有一定局限性的信息。因此，抓索賠點是以項目經(jīng)理為主其它分管領(lǐng)導(dǎo)為輔的一項領(lǐng)導(dǎo)工程。

1、在實際操作中承包商向業(yè)主提出的索賠有

（1）因合同文件起的索賠有：合同文件的組成問題引起的索賠、合同文件的有效性引起的索賠、圖紙或工程量表中的錯誤引起的索賠。（2）有關(guān)工程施工的索賠有：地質(zhì)條件變化起的索賠、工程中人為障礙起的索賠、增減工程量引起的索賠、各種額外的試驗和檢查費用引起的償付、工程質(zhì)量要求的變更引起的索賠、指定分包商延誤或違約引起的索賠、其它方面引起的索賠。（3）價款方面引起的索賠有：價格調(diào)整方面的索賠、貨幣貶值和嚴(yán)重經(jīng)濟調(diào)整導(dǎo)致的索賠、拖延支付工程款引起的索賠。工期方面起的索賠有：延長工期起的費用索賠、延誤工期造成的費用索賠、趕工費用的索賠。（4）特殊風(fēng)險和人力不可抗拒災(zāi)害起的索賠有：特殊風(fēng)險是指戰(zhàn)爭、敵對行為、入侵行為、核污染及沖擊波破壞、叛亂、革命、暴動、軍事政變、內(nèi)戰(zhàn)等。人力不可抗一般是指自然災(zāi)害（5）工程暫停和合同終止的索賠有：施工過程中工程師有權(quán)下令全部或部分停工，只要這種停工是非承包商原因起的，承包商就有權(quán)進行索賠。由于非承包方原因引起的終止合同都可進行索賠。（6）財務(wù)費用補償?shù)乃髻r有：由于非承包人原因造成的承包人貸款利息等財務(wù)費用。

2、索賠的依據(jù)主要包括：合同文件中的約定、法律法規(guī)、工程建設(shè)慣例。合同文件上索賠的最主要的依據(jù)一般包括：合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)書及其附件、合同專用條款、合同通用條款、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及有關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、工程量清單、工程報價單或預(yù)算書。熟悉掌握合同中關(guān)于允許變更索賠的約定的和以往執(zhí)行過的索賠慣例，是領(lǐng)導(dǎo)及時搶抓索賠點所應(yīng)該具備的基礎(chǔ)知識，也是一個合格項目經(jīng)理和總經(jīng)總工的基本條件，只有及時抓住了索賠點，才有可能進行后續(xù)的工作。

五、提前策劃是關(guān)鍵

發(fā)現(xiàn)索賠事件后必須及時對索賠事件進行全面超前的分析，分析事件產(chǎn)生的原因，劃清各方的責(zé)任，確定索賠依據(jù)，緊扣索賠事件的關(guān)鍵點，尋找索賠突破口，全面布置索賠事件應(yīng)該開展的工作和重點注意的事項。因為變更索賠要調(diào)配全項目部的所有資源來進行，因此，策劃工作應(yīng)該由項目經(jīng)理或總經(jīng)組織項目部各部門負責(zé)人以討論會的形式進行，并形成策劃綱領(lǐng)。

六、資料收集

索賠取證是當(dāng)事人用來支持其索賠成立或和索賠有關(guān)的證明文件和資料。索賠證據(jù)作為索賠的組成部分，在很大程度上關(guān)系到索賠的成功與否，證據(jù)不全、不足、或沒有證據(jù)，索賠是很難成功的。資料收集是變更索賠過程中最繁瑣工作量最大的一項內(nèi)容，對索賠的成功起著決定性的作用。

七、報告編寫要科學(xué)

索賠事件結(jié)束，資料收集完畢時，應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)形成和上報索賠報告，索賠報告一般由以下幾部分組成：

1、對事件發(fā)生的原因、日期、事實過程進行詳細闡述。2、合同中對此類事件的相關(guān)約定進行說明，沒有約定的也要說明。3、對事件實際與合同約定的不同進行對比說明。事實與合同約定的不同點也就是我們所主張的索賠點，因此，不同點的分析對比與闡述必須詳實、清楚、目的明確。4、事實與合同約定不同對承包人造成的影響和承包人為該事件付出的努力和附加開支等，這是施工企業(yè)進行費用索賠的依據(jù)。5、合同約定允許承包人進行索賠的條款歸口和索賠論證。一般在合同中都會約定充許承包人進行索賠的一些條件或事件，而承包人進行索賠的事件必須要在合同約定可以進行索賠的范疇之內(nèi)，因此，在報告中必須說明事件所符合的合同中約定可以進行索賠的第幾款第幾條，是索賠能否成立的關(guān)鍵，是索賠的定性部分。6、索賠款項計算部分。主要是說明索賠款項的計算方法、計量依據(jù)、取費標(biāo)準(zhǔn)、計價方法等，是索賠事件的定量部分。7、證據(jù)部分。包括索賠事件成立性的證據(jù)、對承包人造成影響和損失的證據(jù)、計量的依據(jù)、計價的依據(jù)等。報告中所出現(xiàn)的每一個論點、每一個數(shù)據(jù)都必須有足夠的證據(jù)，并保證引用每個證據(jù)的效力和可信度，對重要證據(jù)資料最好附以文字說明或附以確認件。

總體而言，對變更索賠報告的編寫，必須要嚴(yán)謹細致，事件闡述要清清楚楚，論證要有理有據(jù)，計量要有業(yè)主認可的支持性資料，計價取費不能信口開河漫天要價，而是要合情合理合規(guī)。

八、變更索賠文件的時效性和程序性

索賠工作有嚴(yán)格的時限要求，如果超過時限，則有可能導(dǎo)致索賠工作失敗，因此索賠文件必須在規(guī)定的時間內(nèi)形成。時限要求一般表現(xiàn)在兩個方面，一方面是21天的時限要求，在索賠事件首次發(fā)生的21天內(nèi)應(yīng)向監(jiān)理工程師提交索賠意向書，意向書中應(yīng)述及事件出現(xiàn)的時間、原因、經(jīng)過，并明確根據(jù)合同那條那款提出本索賠意向書。另一方面是28天的時限要求：當(dāng)索賠事件具有延續(xù)性，超過28天甚至延續(xù)數(shù)月時，則承包人每過28天應(yīng)向監(jiān)理工程師繼續(xù)提交索賠款額帳單，以期監(jiān)理工程師能夠獲得整個事件持續(xù)發(fā)生所引起的總的索賠金額。當(dāng)然，有些項目可能在合同中約定不同的時限，按合同約定進行即可。

除了時限要求以外，索賠工作還有程序上的要求，這些往往在業(yè)主下發(fā)的有關(guān)辦法中有單獨相應(yīng)的規(guī)定，應(yīng)仔細閱讀，操作時按辦法執(zhí)行。

報告出去要跟蹤。由于程序上的要求，所有的變更索賠報告一般必須首先經(jīng)過監(jiān)理的審批，因此，要使索賠最終獲得成功，項目的合同管理人員要連續(xù)跟蹤，確保上報或監(jiān)理轉(zhuǎn)報的資料都要完整無缺的送達業(yè)主，同時對監(jiān)理和與業(yè)主有疑義的報告要及時進行溝通和解釋或?qū)蟾孢M行修改，將問題處理在會前，使業(yè)主的業(yè)務(wù)人員能夠有理有據(jù)的據(jù)實批復(fù)，最終達到索賠成功的目的。

九、經(jīng)理牽頭定制度，全員協(xié)作又分工

索賠工作中的管理一般包括系統(tǒng)性臺帳的建立、獎罰制度、例會制度等。建立變更索賠臺帳對每一份上報的變更索賠報告及相關(guān)信息進行詳細記錄，臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：序號、索賠理由、策劃、注意事項、上報文件號、變更（索賠）項目名稱、變更、索賠理由、變更索賠金額、上報時間、上報對象、批復(fù)情況、起草人、跟蹤人、存在的問題等。建立變更索賠臺帳的目的就是定期自我提醒，不同級別不同部門的人單獨建立自己的臺帳，因為不同崗位的人從臺帳中需要的信息不同。

變更索賠工作還應(yīng)該建立相應(yīng)的管理辦法和例會制度，來對參與彎更索賠工作的人員進行統(tǒng)一的調(diào)配、激勵和約束。較大的項目或變更索賠事件較多的項目還必須建立例會制度，來安排、檢查、督促、落實變更索賠工作，確保其順利進行。