淺論高校信息公開新形勢下獨(dú)立學(xué)院的檔案管理

【摘 要】《高等學(xué)校信息公開辦法》頒布實(shí)施后，隨著高校信息公開工作的不斷規(guī)范，獨(dú)立學(xué)院作為高等教育的新興力量，應(yīng)當(dāng)充分適應(yīng)新形勢下的工作要求，依托檔案管理做好信息公開工作。

【關(guān)鍵詞】高校信息公開 檔案管理 必要性

一、高校信息公開的新形勢

2010年3月，教育部頒布了《高等學(xué)校信息公開辦法》，高校信息公開，是政府信息公開在教育領(lǐng)域的延伸，是促進(jìn)高校依法治學(xué)的重要舉措。2014年7月，教育部又公布了《高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》，清單提出10大類50條需公開的信息，涵蓋高校體制機(jī)制、招生考試、資產(chǎn)財(cái)務(wù)及收費(fèi)、人事師資、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)、學(xué)位學(xué)科、對外合作交流等各個(gè)方面，旨在進(jìn)一步推進(jìn)高校信息公開工作，擴(kuò)大社會(huì)監(jiān)督，提高教育工作透明度。湖北省教育廳于2014年10月公布了《湖北省高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》，根據(jù)湖北省的實(shí)際工作情況，對本省的高等學(xué)校信息公開工作做了進(jìn)一步的要求，清單也提出了10大類50條需公開的信息，明確了各類信息的指導(dǎo)處室，切實(shí)將高校信息公開工作落實(shí)到相關(guān)責(zé)任單位，同時(shí)要求各高校要把做好清單的落實(shí)工作擺上重要議事日程，校長領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的信息公開工作，真正將推進(jìn)高校信息公開、提升公開效果、增強(qiáng)高校工作透明度作為工作的著力點(diǎn)，深入細(xì)致地抓實(shí)抓好。

《高等學(xué)校信息公開辦法》對高校信息公開的內(nèi)容、途徑和要求、監(jiān)督和保障都做出了具體的規(guī)定。隨著《高等學(xué)校信息公開辦法》實(shí)施四年多來，信息公開工作逐漸得到各高校的重視，尤其是一些辦學(xué)歷史悠久、辦學(xué)行為規(guī)范的高校都已建立了比較完善的信息公開制度且運(yùn)行良好?！陡叩葘W(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》的出臺(tái)則是推動(dòng)高校信息公開進(jìn)一步走向規(guī)范化和具體化，使其更具可操作性。

二、新形勢下獨(dú)立學(xué)院做好信息公開的必要性

在這種新形勢下，獨(dú)立學(xué)院作為近十余年來逐漸崛起的高等教育新興力量，切實(shí)做好信息公開工作是很有必要的。

2008年，教育部在出臺(tái)《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》時(shí)明確將獨(dú)立學(xué)院作為民辦高等教育的重要組成部分，但是我國最早一批獨(dú)立學(xué)院是在1999年創(chuàng)辦的，創(chuàng)辦之初大多是依托公辦高校辦學(xué)，從而使獨(dú)立學(xué)院在辦學(xué)過程中兼具公辦高校與民辦高校的特點(diǎn)。在獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的探索階段，因?yàn)檗k學(xué)形式相對靈活，許多問題尚未明確，的確存在許多不規(guī)范的辦學(xué)行為，各類矛盾沖突也時(shí)有發(fā)生，引起了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。時(shí)至今日，獨(dú)立學(xué)院雖然已經(jīng)發(fā)展得相對成熟，但是外界的關(guān)注仍然不減，作為特殊時(shí)期的特殊產(chǎn)物，社會(huì)大眾希望更多地了解獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的各類信息。

高校信息公開的權(quán)利主體主要是高校的教師和學(xué)生，獨(dú)立學(xué)院亦是如此。由于獨(dú)立學(xué)院的特殊性質(zhì)和社會(huì)認(rèn)可度，教師和學(xué)生對于各類信息更加敏感，更加迫切地希望了解學(xué)校的各類信息，希望從學(xué)校真實(shí)有效的信息中獲取更多的歸屬感和認(rèn)同感。

同時(shí)，獨(dú)立學(xué)院屬于民辦教育范疇，那么必然會(huì)有社會(huì)資金注入，對學(xué)校的辦學(xué)行為產(chǎn)生影響，再加上與公辦高校千絲萬縷的聯(lián)系，獨(dú)立學(xué)院必然要加大信息公開力度，增強(qiáng)辦學(xué)的透明度，積極配合社會(huì)監(jiān)督，才能促進(jìn)良性發(fā)展。

三、檔案管理在高校信息公開新形勢下的應(yīng)對

檔案管理部門作為高校信息的重要集散地，一方面要做好檔案的保管，另一方面更要做好檔案的利用。在高校信息公開的新形勢下，檔案管理部門將不能僅僅作為保障部門的角色出現(xiàn)，更要越來越多地參與學(xué)校的管理，擔(dān)當(dāng)起高校信息公開的重要使命。

許多獨(dú)立學(xué)院在創(chuàng)辦之初，主要致力于理順體制機(jī)制、加強(qiáng)辦學(xué)條件建設(shè)、招生等方面，對保障機(jī)制的重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，資金投入有限，同時(shí)，用人機(jī)制和人事制度不夠明確造成人員變動(dòng)較大，或者沒有專職人員從事檔案管理工作，往往容易造成檔案管理工作的空白。高校信息公開工作的逐步完善和規(guī)范對獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作來說應(yīng)該是一個(gè)良好的發(fā)展契機(jī)，如何應(yīng)對新形勢的要求，充分利用檔案管理的基礎(chǔ)做好高校信息公開工作是值得引起思考的問題。

1.積極轉(zhuǎn)變檔案觀念，高度重視檔案工作

過去數(shù)十年，檔案管理在高校日常行政管理中總是作為附屬單位和保障部門，近年來，隨著高校信息公開工作的逐步開展，檔案管理工作才越來越受到重視。作為新建院校，完善的檔案資料在學(xué)校發(fā)展歷程中，能完整記錄學(xué)校各個(gè)發(fā)展階段，既具有重要的歷史意義，也能夠?yàn)閷W(xué)校未來的發(fā)展決策提供依據(jù)。高校信息公開工作的有效開展也必須是以檔案材料真實(shí)、全面、完整作為基本前提的。獨(dú)立學(xué)院作為高等教育改革的先鋒，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案工作。一方面要明確檔案管理在高校信息公開中的職責(zé)，另一方面要加強(qiáng)檔案收集和保護(hù)的意識(shí)。只有從根本上加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能提高檔案管理水平，為信息公開工作打牢基礎(chǔ)。

另一方面，高校信息涵蓋的范圍廣、涉及的部門多、收集的難度大，但檔案管理部門具有將各類信息匯總整合的功能，而在新形勢下，不應(yīng)拘泥于以往的單一功能，應(yīng)在高度重視檔案工作的基礎(chǔ)上建立起科學(xué)的工作機(jī)制，引導(dǎo)檔案管理部門參與信息的處理，檔案管理人員參與并熟悉學(xué)校的行政管理，才能在信息公開的具體實(shí)施過程中充分發(fā)揮檔案管理部門的信息處理優(yōu)勢。

2.加快信息化建設(shè)，提高信息利用效率

“工欲善其事，必先利其器?！蹦壳?，國內(nèi)高校檔案管理普遍存在設(shè)備老化、技術(shù)落后、信息化程度不高的問題，這些都對信息公開與利用產(chǎn)生影響，而要改善這類問題，需要投入大量建設(shè)資金。隨著信息時(shí)代的迅速發(fā)展，檔案材料的形式已不僅僅局限于單一的紙質(zhì)檔案。近年來，許多高校大力推行辦公自動(dòng)化，越來越多的電子設(shè)備也開始運(yùn)用到辦公中，電子檔案的數(shù)量和種類急劇增多。檔案管理工作應(yīng)將電子文件的歸檔管理工作納入總體規(guī)劃，充分利用新興技術(shù)如檔案管理網(wǎng)站、電子信息檢索工具等進(jìn)行檔案管理。許多高校檔案管理部門因?yàn)闅v史久遠(yuǎn)、檔案材料數(shù)量龐大、資金短缺，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理需要一個(gè)較長的過程。此時(shí)，獨(dú)立學(xué)院的檔案管理就顯現(xiàn)出優(yōu)勢，一方面，獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)歷史不長，檔案材料的數(shù)量相對不大，要實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的改革相對容易操作，另一方面，獨(dú)立學(xué)院實(shí)行成本辦學(xué)，建設(shè)資金相對充足，這些都有利于獨(dú)立學(xué)院統(tǒng)一規(guī)劃，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用新興技術(shù)，適應(yīng)檔案管理的新要求，應(yīng)對信息公開的新形勢，滿足更多人對獨(dú)立學(xué)院信息的需求。

在信息公開的方式和信息利用上，檔案管理部門也應(yīng)該順勢而為，打破傳統(tǒng)的查詢借閱方式，由被動(dòng)公開向主動(dòng)公開轉(zhuǎn)變，可以借助信息化平臺(tái)的建立更多地利用電子媒介如信息公開網(wǎng)站、微博微信、APP客戶端等及時(shí)發(fā)布信息、提供信息查詢，提高信息公開的實(shí)效性和信息利用的效率。

3.培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍，提高人員專業(yè)水平。

傳統(tǒng)的檔案管理方式以手工為主，效率較低，檔案管理人員僅熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對于高校內(nèi)部業(yè)務(wù)及其運(yùn)作并不了解，難以適應(yīng)高校信息工作的新形勢。獨(dú)立學(xué)院創(chuàng)辦時(shí)間較短，許多學(xué)校的檔案管理部門尚未完善，專業(yè)檔案管理人員更是緊缺。在加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立一支熟悉檔案業(yè)務(wù)和高校信息工作、能熟練操作數(shù)字化系統(tǒng)、專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍刻不容緩。在加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員對新知識(shí)的吸納和新技術(shù)的培訓(xùn)，一方面是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，另一方面是對高校運(yùn)行機(jī)制的熟悉和信息公開制度的把握，能夠主動(dòng)了解國家政策、關(guān)注熱點(diǎn)信息，處理好檔案信息公開與保密的關(guān)系，切實(shí)為師生和社會(huì)各界提供高效、便捷的信息服務(wù)，推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院信息公開工作的規(guī)范化。

綜上所述，在高校信息公開新形勢下，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)充分利用發(fā)展機(jī)遇，高度重視信息公開工作，將信息公開與檔案管理予以整合，發(fā)揮檔案管理的信息處理功能，積極接受社會(huì)監(jiān)督，進(jìn)一步規(guī)范辦學(xué)行為，從而更加適應(yīng)高等教育改革的需求。

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