做好電力企業(yè)檔案保密工作的有效措施

【摘 要】做好電力企業(yè)檔案保密工作對于維護電力企業(yè)的安全與利益，促進電力企業(yè)的發(fā)展及生存，提高電力企業(yè)的市場競爭力有著十分重要的作用。本文主要針對目前電力企業(yè)檔案保密工作中存在的問題進行了探討，并提出了行之有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè) 檔案保密工作 措施

一、電力企業(yè)檔案保密工作中的問題

（一）企業(yè)對檔案管理與保密工作的重視度不夠

當前，絕大多數(shù)電力企業(yè)對檔案的管理及保密工作的重要性有一定的了解，但不得不說，大部分電力企業(yè)的對于檔案管理的重視程度不高且并沒有落實到真正的管理過程中。同時，對于企業(yè)檔案管理章程及保密章程的制定工作只有少部分電力企業(yè)做到了，這些電力企業(yè)采取了一些措施來防止檔案失密情況的發(fā)生。然而，實際管理過程中，絕大多數(shù)電力企業(yè)都沒有認識到檔案管理和保密工作的重要性，并且忽略了檔案失竊或失密之后所產(chǎn)生的嚴重后果，從而導致眾多電氣企業(yè)對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理及保密工作做的不夠到位，使得企業(yè)珍貴檔案及文獻的遺失。

（二）檔案管理者對檔案與保密工作的認知與專業(yè)性不到位

擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，因此需要對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)和管理保密意識。但是，在實際操作過程中，許多工作人員保密意識淡薄，對企業(yè)的相關(guān)保密措施和規(guī)章制度也知之甚少，甚至對很多標有機密的檔案置之不理，隨便放置，從而使得一些非法分子有機可乘。

除此之外，由于大多數(shù)電力企業(yè)的檔案管理及保密人員并非來自于相關(guān)專業(yè)，其業(yè)務本領(lǐng)及能力水平較低，其次，在閑暇時間，企業(yè)沒有注重對員工工作的培訓學習，許多員工對于計算機了解不夠，這這就導致工作人員無法在適應網(wǎng)絡環(huán)境下進行檔案的管理及保密工作。同時，電力企業(yè)內(nèi)部往往容易忽視對于檔案管理與保密工作人員的前期選拔工作以及后期培養(yǎng)，許多工作人員缺乏工作積極性，企業(yè)內(nèi)部優(yōu)秀人才流失速度較快等，這一系類都對企業(yè)檔案管理與保密工作的開展造成了不良影響。

因此我們要特別注重電力企業(yè)檔案負責人的保密意識和專業(yè)知識水平，這是做好電力保密工作的主要方面。

（三）信息與網(wǎng)絡技術(shù)給電力企業(yè)檔案保密工作帶來的新挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡管理模式主要依靠計算機及相應軟件以及網(wǎng)絡進行管理。網(wǎng)絡管理模式的優(yōu)勢是存儲信息量大、信息檢索以及更改簡單快捷。然而，科學日新月異的快速發(fā)展和普及一定程度上影響了電力企業(yè)檔案的保密工作。首先，計算機的硬件，例如主機、傳真機、顯示器等在使用過程中無法做到徹底清理痕跡，通過木馬病毒、黑客技術(shù)等可將刪除的信息還原，讓不法分子有可乘之機。

然而，我國的檔案保密管理技術(shù)的發(fā)展依舊處于初步階段，無法很好的與科技信息的迅速發(fā)展相結(jié)合，這就產(chǎn)生了矛盾，給電力企業(yè)檔案保密工作的健康發(fā)展造成了影響。另外，電力企業(yè)為了滿足市場經(jīng)濟的要求，加快了對外交流的步伐。企業(yè)之間的交流合作日益增加，企業(yè)的商業(yè)化與市場性導致其相互競爭，特別是在計算機技術(shù)的產(chǎn)生和廣泛使用，信息技術(shù)的飛速發(fā)展是信息傳輸?shù)礁鱾€領(lǐng)域。軟盤、U盤得到了廣泛的使用，在給工作帶來方便的同時，也給信息的保密帶來了困難，造成一些秘密檔案及文件在傳輸時被泄露，增加了保密管理的難度，使電力企業(yè)檔案保密工作受到很大的挑戰(zhàn)。

二、做好電力企業(yè)檔案保密工作的有效措施

（一）建立檔案庫房并加強管理中的保密工作

電力企業(yè)應該重視對于檔案的管理工作，那么，從總體上來說，需要遵守國家的相關(guān)規(guī)定建立單獨正規(guī)的檔案庫房。但是因為一些單位條件不具備，通常把庫房附建在工作樓里面。應注意的是，不是隨便一個房間都可以拿來當庫房，從檔案保密角度考慮，庫房不能建在整個樓層的最底層，庫房的門及窗戶等等都需要專門進行加固，防止檔案被盜竊。同時還要盡可能的實現(xiàn)庫房和工作室相分離，庫房不與閱覽室靠近。檔案庫房要派相關(guān)的人員進行管理，建立切實可行的庫房管理制度，閑雜人等不能隨便進入。經(jīng)過長期的探索發(fā)現(xiàn)，對檔案庫房進行科學管理，才能做好檔案的保密和保護檔案安全工作。

其次，檔案庫房的科學管理在很大程度上決定了檔案是否保密，是維護檔案安全的基本保障。因此，企業(yè)就需要指定專人對檔案庫房負責管理，并且制定完善的庫房管理制度，對于外界無關(guān)人員必須一律禁止人內(nèi)。

再次，要做好對于不同文檔的分類工作，最好是將檔案分為兩大類：保密絕密檔案與非絕密檔案，然后分別保管。同時，必要的時候還需要設置保險鎖、保險柜或者還防盜器，完善的保管條件，從而進一步確保絕密文件的安全性。

最后，對于絕密檔案的日常調(diào)閱、搬移、后期銷毀等需要進行嚴格的控制管理，要按照相關(guān)步驟辦理手續(xù)，然后經(jīng)指定領(lǐng)導審批，認真履行登記、簽字手續(xù)才可進行，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。同時，絕密檔案一旦使用完畢，應及時清對、檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，有利于后期原因的查明，進行補救。

（二）加強電力企業(yè)檔案管理人員的保密意識和專業(yè)素養(yǎng)

電力企業(yè)規(guī)章制度的直接執(zhí)行者是檔案管理人員，其對電力企業(yè)檔案的保密工作也具有不可推卸的責任。因此，電力企業(yè)檔案管理工作能否有效的進行與檔案管理者自身的素質(zhì)息息相關(guān)。電力企業(yè)檔案管理人員不僅要具有很強的政治責任感與保密意識，要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，高度的保密意識，防止看到的、聽到的、接觸到的秘密在不知不覺中泄密；而且還必須具備深厚的專業(yè)文化理論知識，掌握檔案管理工作的基本技能；可以從檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓，找出檔案保密工作的規(guī)律或是一些新技術(shù)、新方法。另外電力企業(yè)檔案管理者還要具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L與態(tài)度，時刻想著電力企業(yè)檔案保密工作的重要性，做到保證在日常的電力企業(yè)檔案管理工作中不泄露秘密。

計算機的普及與廣泛應用對于學校的檔案管理與保密工作來說是一柄雙刃劍，為工作帶來便捷的同時也帶來了挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)應加強對于學校檔案管理及保密工作人員的計算機教育，引進部分專業(yè)計算機人員參與企業(yè)檔案管理工作，只有這樣才能使檔案管理與密保工作更加有效。

（三）建立健全有安全保障的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)

在管理電力企業(yè)的檔案的過程中，如果用到了計算機的話，與秘密相關(guān)的網(wǎng)絡一定不能和電力企業(yè)外部的網(wǎng)絡相連接，同時還要對內(nèi)部的網(wǎng)絡加強管理。例如，配備必要的防范設備，設置防火墻；安裝殺毒軟件，進一步提升與秘密有關(guān)網(wǎng)絡的安全防范能力等。在網(wǎng)絡安全方面，電力企業(yè)要建立健全相應的制度體系，始終實行明確的責任制，堅持“用者承擔”的原則，以此來確保密級信息不傳至網(wǎng)絡，進而來保障電力企業(yè)檔案的安全。此外，電力企業(yè)要想網(wǎng)絡安全運行的話，還要大力引進專業(yè)的網(wǎng)絡人才，對企業(yè)的網(wǎng)絡進行維護，進一步開發(fā)符合企業(yè)實際的檔案管理平臺，從而避免因購買其他不安全的軟件而給電力企業(yè)帶來不可估量的損失。所以，建立健全具有安全保障的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)對確保電力企業(yè)檔案的安全性、必要性和重要性是顯而易見的。

（四）檔案管理者的責任有待明確化

保證電力企業(yè)檔案的安全和完整不僅是檔案管理者的主要任務，還能夠使這些檔案得到合理充分的利用。這不但是檔案管理的基本工作，也是電力企業(yè)進行檔案整理、利用的目的。保證檔案準確、完整、不亂、不散是電力企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，這是一個長期的過程。另外，電力企業(yè)的檔案資料須要由檔案管理者來進行統(tǒng)一的歸納分類。檔案管理者要仔細審閱每一份檔案，但不能向其他任何人透露與檔案內(nèi)容有關(guān)的任何信息。信息一旦泄露，電力企業(yè)的損失將是難以估計的。所以，為了防止檔案的泄密與丟失，檔案管理者要時刻處于高度警覺狀態(tài)，盡最大的努力確保檔案的安全，為電力企業(yè)檔案管理工作的順利展開奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）要認真做好檔案保密范圍的劃定和調(diào)整工作

電力企業(yè)檔案的保密期限指的是在規(guī)定的期限內(nèi)，這類秘密事宜會受到國家相關(guān)保密法律法規(guī)的保護，具有一定的法律時效。根據(jù)《中華人民共和國保密法》第九條：我國國家秘密的密級有“秘密、機密、絕密”三個級別。除特殊規(guī)定外，秘密級別的事宜不足10年；機密級別的事宜不足20年；絕密級別的事宜不足30年。要做好電力企業(yè)檔案資料的保密工作，關(guān)鍵是要正確的確定秘密的級別。對于沒有解密的保密檔案，電力企業(yè)檔案管理部門也不能擅自解密或是提供給外界。因為保密檔案的密級會隨著文件的貫徹情況與時間的推移而變化。因此，相關(guān)部門應該對密級檔案進行定期的鑒定和甄別，以確保密級檔案的秘密性，解密檔案的可用性。

三、結(jié)束語

電力企業(yè)珍貴的無形資產(chǎn)莫過于檔案了，而檔案的保密工作更應該建立在良好的管理制度上。為了確保電力企業(yè)在市場中占據(jù)重要地位，就必須要首先保證電力企業(yè)檔案管理工作的萬無一失。要做到這一點，必須要讓具有高素質(zhì)的人來負責管理，明確職責，層層推進；還要借助網(wǎng)絡手段來對檔案進行管理和保存。只有把二者緊密的結(jié)合在一起，才可在市場中為電力企業(yè)打下堅實的基礎(chǔ)，才能保證電力企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

[1]張紅.淺談檔案管理中的保密工作.黑龍江科技信息.2011年

[2]韋紅慶：《加強企業(yè)檔案保密工作的幾點思考》，《檔案管理》2009年第3期。

[3]閆桂珍.淺述如何做好企業(yè)檔案的保密工作[J].廣西電業(yè)，20l0（10）.