關(guān)于高校信息化項(xiàng)目品質(zhì)管理的思考

摘 要：品質(zhì)管理是項(xiàng)目管理中非常重要的環(huán)節(jié)，在高校信息化建設(shè)開(kāi)發(fā)中，品質(zhì)管理同樣是系統(tǒng)需求方與系統(tǒng)建設(shè)方共同關(guān)心的焦點(diǎn)，也是雙方產(chǎn)生問(wèn)題、矛盾的焦點(diǎn)。項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜的綜合的系統(tǒng)，影響信息化項(xiàng)目品質(zhì)的因素很多，如何提高系統(tǒng)的品質(zhì)是高校信息化項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)重要課題。本文結(jié)合大連理工大學(xué)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，分析和總結(jié)了我校信息化建設(shè)品質(zhì)管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及多年與企業(yè)合作開(kāi)發(fā)的校園信息化系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)高校信息化建設(shè)的品質(zhì)管理具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校信息化；數(shù)字化校園；品質(zhì)管理；信息化建設(shè)模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.5

1 信息化建設(shè)的背景

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)越來(lái)越深刻地改變著高等教育格局。以“數(shù)字化校園”為核心的高校信息化建設(shè)，成為新的歷史時(shí)期高等教育現(xiàn)代化進(jìn)程不可逾越的發(fā)展階段。通過(guò)信息化建設(shè)促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)的質(zhì)量提高，從而為培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新人才以及高水平的管理和服務(wù)隊(duì)伍創(chuàng)造良好的環(huán)境，因此，信息化建設(shè)不僅是高校創(chuàng)建高水平研究型大學(xué)的一個(gè)重要組成部分，也是高校基礎(chǔ)設(shè)施和公共服務(wù)體系建設(shè)的重中之重。

信息化項(xiàng)目建設(shè)的核心管理手段是品質(zhì)管理。高校信息化管理一般都存在個(gè)性化、多樣化的管理模式，業(yè)務(wù)流程相對(duì)復(fù)雜，通常一個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)涉及眾多部門(mén)管理和用戶，如我校數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)，涉及到研究生院、招生就業(yè)處、學(xué)生處、各院系、后勤處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、以及全校師生等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理模式，面對(duì)多個(gè)部門(mén)協(xié)同開(kāi)發(fā)一個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)用戶類(lèi)型繁多、權(quán)限分配復(fù)雜，從系統(tǒng)的需求調(diào)查至后期的用戶培訓(xùn)都是相當(dāng)復(fù)雜的過(guò)程，如何提高信息化項(xiàng)目建設(shè)的品質(zhì)也顯得尤為重要。

2 信息化建設(shè)現(xiàn)狀的調(diào)查分析

2014年面向我校黨政機(jī)關(guān)、教輔單位和學(xué)院共56個(gè)單位，開(kāi)展了歷時(shí)4個(gè)月的信息系統(tǒng)調(diào)查工作，收集整理了包括系統(tǒng)建設(shè)時(shí)間、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)模式、系統(tǒng)運(yùn)行狀況、系統(tǒng)維護(hù)狀況、系統(tǒng)主要功能、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，運(yùn)行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)容量、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互等多項(xiàng)指標(biāo)，從中抽取了我校各單位的76個(gè)管理和服務(wù)信息系統(tǒng)的樣本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。調(diào)查結(jié)果顯示，我校信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)十多年的建設(shè)，目前全校大部分核心業(yè)務(wù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化處理，大大提升了工作效率和管理服務(wù)質(zhì)量，成效明顯。但是，從整體而言，我校的信息系統(tǒng)建設(shè)還存在諸多問(wèn)題，特別是信息系統(tǒng)建設(shè)模式和信息系統(tǒng)的品質(zhì)管理還存在很多問(wèn)題，需要不斷的改進(jìn)和提高。

2.1 從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式方面分析

我校的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式主要分為三種：外包開(kāi)發(fā)模式、部門(mén)自主開(kāi)發(fā)模式、老師或?qū)W生個(gè)人開(kāi)發(fā)模式[1]。各開(kāi)發(fā)模式所在比例如下圖分析：

圖1

2.1.1 外包開(kāi)發(fā)模式

外包模式也被稱為供應(yīng)商提供模式。在這種模式中，校方需要完成系統(tǒng)的需求功能規(guī)劃，并通過(guò)校內(nèi)信息化專(zhuān)家論證，進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)的方式選擇一家具有豐富行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的提供商。校方提出系統(tǒng)建設(shè)需求和實(shí)施要求，由該提供商負(fù)責(zé)系統(tǒng)深入調(diào)查分析，提供實(shí)施方案和實(shí)施隊(duì)伍，負(fù)責(zé)完成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)測(cè)試和實(shí)施部署，系統(tǒng)建設(shè)完成后由學(xué)校進(jìn)行工程驗(yàn)收，并在今后一定時(shí)期內(nèi)由系統(tǒng)供應(yīng)商提供相應(yīng)的技術(shù)支持和管理、技術(shù)人員的培訓(xùn)。外包開(kāi)發(fā)模式，通常企業(yè)具備完善的項(xiàng)目管理規(guī)范，各階段的設(shè)計(jì)文檔書(shū)寫(xiě)比較規(guī)范完整，后期的系統(tǒng)運(yùn)維有保障，通常我校的信息化項(xiàng)目要求3年的免費(fèi)維護(hù)期，大多選擇本地具有服務(wù)機(jī)構(gòu)的供應(yīng)商合作，這樣避免了后期系統(tǒng)維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)，解決問(wèn)題也比較迅速。

2.1.2 部門(mén)自主開(kāi)發(fā)模式

通常由網(wǎng)絡(luò)與信息化中心或業(yè)務(wù)需求部門(mén)的老師組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)施。先由系統(tǒng)負(fù)責(zé)的老師進(jìn)行深入的需求調(diào)查和分析，進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和合理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，經(jīng)系統(tǒng)需求部門(mén)確認(rèn)，形成系統(tǒng)建設(shè)方案。系統(tǒng)負(fù)責(zé)的老師組織項(xiàng)目組成員，通常是老師組織一些研究生進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施工作。這種建設(shè)模式要求老師有足夠的系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)有嫻熟的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)支持，花費(fèi)的成本比較少，但是由于學(xué)生畢業(yè)后，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員解散，通常也沒(méi)有良好的項(xiàng)目管理規(guī)范，系統(tǒng)的后期維護(hù)和升級(jí)比較困難。

2.1.3 老師或?qū)W生個(gè)人開(kāi)發(fā)模式

這種開(kāi)發(fā)模式適用于項(xiàng)目成本極低或基本沒(méi)有項(xiàng)目成本投入的前提下，由老師或個(gè)人出于對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的熱情，為業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)發(fā)實(shí)施管理系統(tǒng)。但是由于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)不規(guī)范，通常邊做需求邊進(jìn)行開(kāi)發(fā)，沒(méi)有任何需求文檔和設(shè)計(jì)文檔，代碼編寫(xiě)比較隨意不規(guī)范，整個(gè)系統(tǒng)的后期維護(hù)完全依賴于開(kāi)發(fā)的個(gè)人。一旦老師出差或離職、學(xué)生畢業(yè)，系統(tǒng)基本處于癱瘓狀態(tài)，由于前期沒(méi)有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)文檔，多年的系統(tǒng)累積下來(lái)的數(shù)據(jù)也很難進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。

2.2 從系統(tǒng)維護(hù)方面分析

經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)建設(shè)調(diào)查顯示如下圖所示：

圖2

全校信息系統(tǒng)中，21%的系統(tǒng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，79% 系統(tǒng)由兼職人負(fù)責(zé)維護(hù)，系統(tǒng)維護(hù)工作的規(guī)范化和制度化水平不高，有近9成單位沒(méi)有明確的維護(hù)制度。由于信息系統(tǒng)的建設(shè)大多采用老師或者學(xué)生個(gè)人開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)建設(shè)后期老師忙于科研和教學(xué)往往難以脫身，不能及時(shí)地維護(hù)系統(tǒng)；而學(xué)生畢業(yè)后忙于其他工作，基本不會(huì)再繼續(xù)維護(hù)系統(tǒng)，就導(dǎo)致很多系統(tǒng)的維護(hù)工作無(wú)法進(jìn)行，系統(tǒng)面臨諸多使用的問(wèn)題，系統(tǒng)地建設(shè)質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到業(yè)務(wù)部門(mén)的使用要求。我校的信息系統(tǒng)的管理維護(hù)是當(dāng)前的一個(gè)弱項(xiàng)。

統(tǒng)計(jì)顯示，學(xué)校大部分信息系統(tǒng)處在沒(méi)有專(zhuān)人監(jiān)管和兼職維護(hù)的狀態(tài)下，系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的管理，缺乏信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范、缺乏完備的項(xiàng)目文檔和系統(tǒng)維護(hù)，提高系統(tǒng)的品質(zhì)管理是保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。

3 影響項(xiàng)目品質(zhì)的重要因素

當(dāng)前由于數(shù)字化校園建設(shè)的復(fù)雜性、多變性，加之我校信息化項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模越來(lái)越大，我校的信息化建設(shè)項(xiàng)目大多采用校企合作的開(kāi)發(fā)模式。在這種合作模式下，校方和合作企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)也出現(xiàn)了矛盾。校方關(guān)注的是如何提高項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)效率，又要保證項(xiàng)目的高質(zhì)量實(shí)施，這樣勢(shì)必提高企業(yè)的項(xiàng)目投入成本。另一方面，企業(yè)要追求項(xiàng)目的利潤(rùn)，就要降低投入成本，這樣就大大影響了項(xiàng)目的品質(zhì)。因此，在我校的數(shù)字化校園建設(shè)過(guò)程中采用校企合作的開(kāi)發(fā)模式，關(guān)注系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的效率的同時(shí)，提高信息化建設(shè)的品質(zhì)管理也顯得尤為重要。

在我校信息化建設(shè)過(guò)程中，大部分工作都是圍繞品質(zhì)管理工作開(kāi)展的，有些是直接的，有些是間接的，因此信息化建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)（過(guò)程）的工作的好壞都會(huì)影響到最終的項(xiàng)目品質(zhì)。這就是信息化建設(shè)過(guò)程中品質(zhì)保證的重要性所在。在項(xiàng)目正式啟動(dòng)之前，對(duì)最終用戶部門(mén)提出的建設(shè)需求做好整體把握，充分地、正確地理解用戶需求是項(xiàng)目啟動(dòng)的先決條件，也是今后項(xiàng)目是否成功的關(guān)鍵所在；在對(duì)系統(tǒng)建設(shè)需求充分、正確理解的前提下，定義出合理、精確的開(kāi)發(fā)過(guò)程，以滿足項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需要。實(shí)際上項(xiàng)目啟動(dòng)前的這些工作（項(xiàng)目理解準(zhǔn)備階段、計(jì)劃階段的工作）往往決定了項(xiàng)目的80%的成功。

結(jié)合我校數(shù)字化校園建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的影響項(xiàng)目品質(zhì)的多種因素，從以下幾個(gè)過(guò)程闡述影響品質(zhì)的因素。

3.1 開(kāi)發(fā)體制的確定

項(xiàng)目管理過(guò)程的定義、執(zhí)行，項(xiàng)目的管理都是由人來(lái)做的，因此人是項(xiàng)目開(kāi)發(fā)當(dāng)中的主體，也是影響項(xiàng)目品質(zhì)的關(guān)鍵因素。在對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程做出合理定義的前提下，對(duì)每一個(gè)過(guò)程要明確它的技術(shù)要求和業(yè)務(wù)要求，并對(duì)它的規(guī)模要進(jìn)行估算，結(jié)合項(xiàng)目指標(biāo)值確定該過(guò)程所需的人員情況?；陧?xiàng)目品質(zhì)保證考慮，體制的確定要考慮以下因素：

▅ 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的技能和經(jīng)驗(yàn)是否與所分配作業(yè)相配

▅ 項(xiàng)目管理體制中是否設(shè)立了品質(zhì)保證組

▅ 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)是否明確

3.2 管理過(guò)程的規(guī)范化[2]

對(duì)于各個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程是否制定與之對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)約。是否具有明確的項(xiàng)目指標(biāo)值，比如實(shí)施過(guò)程、品質(zhì)指標(biāo)值。開(kāi)發(fā)過(guò)程是否有明確清晰的流程。以上這些都反映出開(kāi)發(fā)過(guò)程的規(guī)范性。這些都是品質(zhì)保證的前提條件，它們不僅要在項(xiàng)目計(jì)劃中有詳細(xì)、明確的描述，而且要團(tuán)隊(duì)全員周知，嚴(yán)格執(zhí)行。

3.3 項(xiàng)目的進(jìn)度控制

信息化項(xiàng)目的進(jìn)度往往對(duì)品質(zhì)的影響比較大，對(duì)于一名合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，在所分配的項(xiàng)目某一過(guò)程作業(yè)中，以什么樣的進(jìn)度計(jì)劃來(lái)進(jìn)行實(shí)施，是項(xiàng)目責(zé)任者所必需考慮的，并且要由校企雙方進(jìn)行充分的溝通確定出一個(gè)合理的項(xiàng)目計(jì)劃，并嚴(yán)格進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度控制。因?yàn)檫^(guò)度地大幅度提高實(shí)施進(jìn)度，往往是以降低項(xiàng)目品質(zhì)作為代價(jià)，最終導(dǎo)致信息化建設(shè)的品質(zhì)降低、用戶抱怨、返工、成本大幅度上漲，使項(xiàng)目陷入惡性循環(huán)中。因此在制定項(xiàng)目進(jìn)度之前，在確保品質(zhì)的前提下，要確定合理的項(xiàng)目進(jìn)度。

3.4 項(xiàng)目的配置管理

信息化品質(zhì)的好壞不僅受到項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)施層面的影響，同樣也受到項(xiàng)目管理層面的影響，從項(xiàng)目的理解準(zhǔn)備、開(kāi)發(fā)計(jì)劃的制定、品質(zhì)保證計(jì)劃的制定、嚴(yán)密詳細(xì)的計(jì)劃的制定執(zhí)行、開(kāi)發(fā)過(guò)程的跟蹤控制等這些管理面的工作都會(huì)直接影響到過(guò)程的品質(zhì)和產(chǎn)品的品質(zhì)。比如在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中往往會(huì)出現(xiàn)一些因?yàn)樘峤坏睦锍瘫晒ㄔO(shè)計(jì)方案、程序代碼等）的版本錯(cuò)誤，導(dǎo)致給最終系統(tǒng)使用單位的檢收工作帶來(lái)很大麻煩，甚至導(dǎo)致很多驗(yàn)收結(jié)果的失效，而產(chǎn)生這樣錯(cuò)誤的根本原因是在于項(xiàng)目的管理層面上沒(méi)有建立一個(gè)嚴(yán)密的配置管理系統(tǒng)，對(duì)所有的成果（系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)庫(kù)、運(yùn)行庫(kù)、產(chǎn)品庫(kù)）的有效合理的管理。

4 信息化項(xiàng)目品質(zhì)管理的手段

高校成功實(shí)施信息化，信息中心人員扮演著一個(gè)非常重要的角色。信息中心人員不僅熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織模式，還了解IT技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)趨勢(shì)，扮演著“接口”的角色；是學(xué)校信息化建設(shè)的主要實(shí)施者之一，并承擔(dān)對(duì)外技術(shù)聯(lián)絡(luò)的任務(wù)；知道如何讓實(shí)施人員理解用戶的意思。信息中心人員可以盡快使項(xiàng)目設(shè)計(jì)和實(shí)施人員進(jìn)入角色，也能將項(xiàng)目設(shè)計(jì)和實(shí)施人員想表達(dá)的意思轉(zhuǎn)換成容易被用戶理解的語(yǔ)言與他們溝通。另外，信息中心人員還是維護(hù)企業(yè)利益和保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量的重要角色。[3]

但信息中心人員要避免越位。在需求調(diào)查階段，信息中心人員要避免大包大攬，全面充當(dāng)企業(yè)需求的“百科全書(shū)”，否則會(huì)使學(xué)校其他部門(mén)人員產(chǎn)生惰性，需求調(diào)查停留在信息中心人員這個(gè)層面。需求調(diào)查一定要從最終使用者那里獲得，信息中心人員應(yīng)該做需求的“審查者”，而不是“提供者”。

要得到高品質(zhì)的產(chǎn)品需要經(jīng)歷怎樣的管理過(guò)程，通過(guò)以下的圖解說(shuō)明。

圖4-1

5 總結(jié)與展望

高等學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高等教育現(xiàn)代和跨越式發(fā)展的關(guān)鍵因素，通過(guò)對(duì)高校數(shù)字化校園建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題的分析，數(shù)字化校園建設(shè)是一個(gè)投入大、建設(shè)工作量和工作技術(shù)難度都非常大的系統(tǒng)工程。不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高等學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)還有大量的工作要做，建議各高校在信息化建設(shè)中，充分考慮到自身的實(shí)際情況，提高數(shù)字化校園建設(shè)的品質(zhì)管理，盡可能的考慮到可能項(xiàng)目實(shí)施遇到的風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對(duì)策，做到總體規(guī)劃、量力而行、分步實(shí)施、注重實(shí)效，一定能將建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。同時(shí)需要我們應(yīng)該不失時(shí)機(jī)的抓住和利用信息化帶來(lái)的技術(shù)成果和發(fā)展機(jī)遇，大力推進(jìn)高等學(xué)校信息化建設(shè)，努力提高國(guó)民的整體素質(zhì)，增強(qiáng)綜合國(guó)力，早日實(shí)現(xiàn)國(guó)家現(xiàn)代化。

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作者簡(jiǎn)介：李降宇（1974-），女，信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，工程師，碩士，研究方向：高校信息化系統(tǒng)建設(shè)、信息化項(xiàng)目管理。

作者單位：大連理工大學(xué) 網(wǎng)絡(luò)與信息化中心，遼寧大連 116024