計(jì)算機(jī)辦公軟件的分析及應(yīng)用探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)走進(jìn)千家萬(wàn)戶，同時(shí)相應(yīng)辦公軟件的應(yīng)用也便利了人們的生產(chǎn)和生活。本文首先介紹了應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)缺點(diǎn)，然后從教育、科學(xué)研究、政府、工商和家庭五個(gè)方面探討了計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公軟件；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP317.1

隨著計(jì)算機(jī)辦公軟件操作越來(lái)越簡(jiǎn)便，其應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。在應(yīng)用的過(guò)程中既有有利的方面，也有不利的方面，因此，明確應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)缺點(diǎn)使其更好的為我們服務(wù)十分有必要。目前計(jì)算機(jī)辦公軟件廣泛的應(yīng)用于政府、工商、科學(xué)研究、教育和家庭方面，本文將對(duì)其進(jìn)行深入的探討。

1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)缺點(diǎn)

1.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用主要有對(duì)內(nèi)容的尋找、剖析、審核、測(cè)試及使用，同時(shí)還有宣傳的作用。通過(guò)使用計(jì)算機(jī)辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，查找內(nèi)容十分方便，節(jié)省查找時(shí)間，提高工作效率。這不僅表示我們可以及時(shí)的搜索到我們已有的內(nèi)容，而且對(duì)于我們不會(huì)或不懂的東西，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查找并了解。利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行辦公可以不受地域限制，方便攜帶資料。一臺(tái)筆記本就可以儲(chǔ)存所有工作內(nèi)容，即使出差也不用攜帶大量的易皺易濕的紙質(zhì)材料，可以很好的保護(hù)工作材料。通過(guò)利用相應(yīng)技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行加密處理，可以做好保密性工作。通過(guò)利用一致性的辦公軟件，可以降低失誤率，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化工作。在節(jié)省人力物力的情況下，提高了辦公室工作效率。

1.2 應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件的缺點(diǎn)

雖然計(jì)算機(jī)辦公軟件給我們提供了方便，節(jié)省人力物力成本，提高了工作效率。但是，使用計(jì)算機(jī)辦公軟件也給我們帶來(lái)了很多困惑。主要有非法軟件的存在使得企業(yè)的資料、網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)以及機(jī)密文件被竊取，直接影響我們的使用效果。而且，隨著辦公軟件類型的增加，會(huì)有很多沒(méi)用的軟件儲(chǔ)存在電腦中，影響電腦的運(yùn)行。同時(shí)，在使用辦公軟件的時(shí)候比較寬泛，沒(méi)有針對(duì)性，所以不能滿足特定群體的需要。如果軟件公司可根據(jù)企業(yè)需要涉及辦公軟件，可為企業(yè)提供專業(yè)性的辦公軟件。例如，針對(duì)金融行業(yè)的公司，設(shè)置保密性強(qiáng)的辦公軟件，防止客戶信息泄漏而給理財(cái)?shù)冉鹑诨顒?dòng)造成不良影響。

2 計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用

衡量計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)缺點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其優(yōu)點(diǎn)大于缺點(diǎn)，目前計(jì)算機(jī)辦公軟件廣泛應(yīng)用于教育、科學(xué)研究、政府、工商和家庭方面。具體如下：

2.1 計(jì)算機(jī)辦公軟件在教育方面的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)教育事業(yè)也走向計(jì)算機(jī)化。教育活動(dòng)不再局限于“一支粉筆，一塊黑板”模式，而是與計(jì)算機(jī)辦公軟件結(jié)合起來(lái)。例如，在講授課程時(shí)教師由原來(lái)課前手寫備課、課中邊講課邊書寫板書到現(xiàn)在的課前用計(jì)算機(jī)做好幻燈片、課中點(diǎn)擊鼠標(biāo)演示幻燈片的形式。除了應(yīng)用幻燈片，還結(jié)合表格和文檔進(jìn)行授課。根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)利用表格制作圖標(biāo)，展示在學(xué)生面前；利用文檔記錄文字性的課程，可以避免學(xué)生上課抄寫困難，只需要課下拷貝就行。利用幻燈片不僅可以講授課程，還可將所要講的內(nèi)容以圖片或聲音的形式呈現(xiàn)在學(xué)生面前，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生的視覺(jué)和聽覺(jué)感官，大大提高教學(xué)效率。除了課堂講授應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件外，教職工也利用計(jì)算機(jī)辦公軟件對(duì)學(xué)校進(jìn)行管理。例如，對(duì)于未建立學(xué)校網(wǎng)站的學(xué)校，教師會(huì)利用辦公軟件統(tǒng)計(jì)學(xué)生個(gè)人信息、成績(jī)、平時(shí)表現(xiàn)，從而在給出成績(jī)的時(shí)候避免繁瑣的腦力勞動(dòng)，直接利用表格相應(yīng)計(jì)算公式得出學(xué)生的成績(jī)，減輕了教職工的工作負(fù)擔(dān)。其他的則利用辦公軟件對(duì)學(xué)校的教職工信息、財(cái)務(wù)信息、后勤信息進(jìn)行登記，做到心中有數(shù)。計(jì)算機(jī)辦公軟件在教育方面的應(yīng)用不僅可準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而且對(duì)教育改革也有很大的幫助，極大的提高了教育有效性。

2.2 計(jì)算機(jī)辦公軟件在科學(xué)研究的應(yīng)用

世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)的用處即為對(duì)科學(xué)研究所得的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納整理并處理?？梢哉f(shuō)，計(jì)算機(jī)辦公軟件在科學(xué)研究的應(yīng)用具有非常悠久的歷史。科學(xué)研究對(duì)人才會(huì)和設(shè)備的要求都特別高，一項(xiàng)科學(xué)研究往往是由高水平的人應(yīng)用特定的軟件對(duì)其所得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。例如，在進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究時(shí)，通常是利用精密儀器做實(shí)驗(yàn)。在此過(guò)程中對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，等一切準(zhǔn)備工作做好時(shí)，利用計(jì)算機(jī)辦公軟件如SPSS對(duì)其得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，然后形成論文成果，供學(xué)術(shù)界交流。在工科和理科方面的實(shí)驗(yàn)，往往是利用相應(yīng)的SAS、MATLAB等辦公軟件，分析其零部件構(gòu)造，最終得到預(yù)期的實(shí)驗(yàn)?zāi)繕?biāo)，為尖端行業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)辦公軟件不僅便利了其特定的研究項(xiàng)目，而且推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展。

2.3 計(jì)算機(jī)辦公軟件在政府方面的應(yīng)用

政府作為為人民服務(wù)的部門，其工作效率及辦公水平的提高關(guān)系著廣大勞動(dòng)人民的切身利益。在信息化時(shí)代，政府部門緊跟社會(huì)潮流，實(shí)現(xiàn)電子化辦公。通過(guò)建立部門網(wǎng)站，搭建信息平臺(tái)，提供部門信息和相應(yīng)的日常活動(dòng)資料，為民眾提供信息渠道，同時(shí)也為群眾監(jiān)督政府官員廉政提供了平臺(tái)。在熟悉并了解相關(guān)政策下，使政府官員在法律框架下公正辦事。通過(guò)建立留言板，使群眾可將政府在工作方面的優(yōu)缺點(diǎn)及時(shí)表現(xiàn)出來(lái)，便于政府和民眾的溝通，更好的服務(wù)大眾。例如，公安局部門在辦案過(guò)程中總會(huì)采集很多物證，這些物證的保存十分重要。如果僅放在物證保存室會(huì)產(chǎn)生丟失或查找不方便的現(xiàn)象，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)辦公軟件對(duì)物證進(jìn)行拍照并儲(chǔ)存在電腦中，利用表格對(duì)相應(yīng)物證的存放地點(diǎn)進(jìn)行登記，則可以方便辦案時(shí)查找物證，節(jié)省時(shí)間提高工作效率。統(tǒng)計(jì)局通過(guò)利用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)軟件對(duì)其所收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并整理成電子表格的形式公布到網(wǎng)上，便于群眾了解國(guó)家及地區(qū)發(fā)展水平。

2.4 計(jì)算機(jī)辦公軟件在工商方面的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)辦公軟件在工商方面的應(yīng)用顛覆了傳統(tǒng)的貿(mào)易模式。目前很多公司的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開計(jì)算機(jī)，尤其是零售商店和電子商務(wù)網(wǎng)店。其中零售商店通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件，對(duì)其庫(kù)存和銷售量進(jìn)行管理，從而合理配置資源，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。電子商務(wù)則應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件實(shí)現(xiàn)銷售，通過(guò)拍照將商品圖片上傳到網(wǎng)上，讓顧客對(duì)貨物有直觀的認(rèn)識(shí)。借助文字和圖片處理軟件美化圖片，使客戶產(chǎn)生購(gòu)買欲。利用辦公通訊軟件進(jìn)行客服工作，與客戶討價(jià)還價(jià)過(guò)程中取得雙方比較滿意的價(jià)格。最后利用支付寶等軟件進(jìn)行支付，賣方才會(huì)將貨物發(fā)給買方。在傳統(tǒng)營(yíng)銷模式的工商企業(yè)中也離不開計(jì)算機(jī)辦公軟件，對(duì)數(shù)據(jù)的編寫、財(cái)務(wù)的處理、合同的草擬等都需要辦公軟件支持，從而使得計(jì)算機(jī)辦公軟件成為商業(yè)輔助工具。

2.5 計(jì)算機(jī)辦公軟件在家庭方面的應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)的普及，其辦公軟件在家庭方面應(yīng)用也十分頻繁，發(fā)揮著不可替代的作用。在日常生活中，總會(huì)碰到記錄數(shù)據(jù)、撰寫文件、整理文件等工作，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)軟件將紙質(zhì)版的文件和數(shù)據(jù)都錄入到計(jì)算機(jī)中，可以方便儲(chǔ)存，便于查找，提高生活質(zhì)量。對(duì)于選擇繁瑣的理財(cái)方案的人，可通過(guò)利用計(jì)算機(jī)辦公軟件分析各種方案所帶來(lái)的收益，從而便于理財(cái)。家庭主婦比較喜歡做菜，可通過(guò)利用計(jì)算機(jī)辦公軟件將其每頓飯都上傳到計(jì)算機(jī)，利用Photoshop或美圖秀秀對(duì)其圖片進(jìn)行美化，便于以后回憶美好的生活。

綜上所述，本文在分析應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件優(yōu)缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上得出利大于弊的結(jié)果。通過(guò)從家庭、教育、科學(xué)研究、工商和政府方面對(duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用進(jìn)行深入探討，可知計(jì)算機(jī)辦公軟件在生產(chǎn)生活中發(fā)揮著比較重要的作用，推動(dòng)著社會(huì)健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：楊樟（1976-），男，遼寧鐵嶺人，講師，主要從事計(jì)算機(jī)教學(xué)研究；黃秀麗（1974-），女，遼寧海城人，副教授，主要從事計(jì)算機(jī)教學(xué)研究。

作者單位：營(yíng)口職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧營(yíng)口 115000