有關(guān)電子檔案的安全與管理的探析

李晶

摘 ?要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和信息時(shí)代的不斷發(fā)展，人們對(duì)文件信息的網(wǎng)絡(luò)歸檔工作也投入了越來(lái)越多的關(guān)注。許多文件都開(kāi)始以電子檔案的形式借由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)展現(xiàn)在各部門工作人員面前。電子檔案的安全與管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理有很大的區(qū)別，而且其安全管理工作和程序還不完善，需要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)電子檔案的管理隊(duì)伍建設(shè)，從而確保電子檔案的作用能得到充分發(fā)揮，促使檔案信息能有效地儲(chǔ)存起來(lái)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全;管理

0 ?前言

隨著我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和不斷發(fā)展，電子檔案的安全與管理逐漸成為我校檔案工作最關(guān)注的內(nèi)容。檔案部門作為電子檔案安全與管理的主要履行部門，承擔(dān)著確保電子檔案真實(shí)、安全和完整的職責(zé)。然而，當(dāng)前電子檔案的安全出現(xiàn)了一些問(wèn)題，需要采取相關(guān)措施管理電子檔案安全。本文通過(guò)對(duì)電子檔案安全管理的現(xiàn)狀進(jìn)行具體分析，并根據(jù)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的管理措施。

1 ?電子檔案安全管理的現(xiàn)狀

（1）電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全

電子檔案的安全管理必須嚴(yán)格按照國(guó)家和地方的具體要求進(jìn)行。當(dāng)前，許多學(xué)校電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全，且內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)眾多，出現(xiàn)了電子檔案產(chǎn)生無(wú)依據(jù)、歸檔不明確和儲(chǔ)存不安全等問(wèn)題。不規(guī)范的電子檔案歸檔程序無(wú)法體現(xiàn)出電子檔案安全管理工作的技術(shù)性與特殊性，造成了許多重要的電子檔案存放無(wú)章、管理無(wú)序的情況，嚴(yán)重影響了電子檔案的質(zhì)量。

（2）電子檔案安全管理的專業(yè)人員參差不齊

電子檔案安全管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人員作為技術(shù)支撐，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學(xué)校并沒(méi)有設(shè)立電子檔案管理機(jī)構(gòu)，還有許多管理人員缺乏專業(yè)的電子檔案管理技能，或?qū)τ?jì)算機(jī)操作并不熟練，既沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)，也沒(méi)有主動(dòng)更新自己的專業(yè)知識(shí)和技能，造成電子檔案安全管理工作的被動(dòng)局限性，嚴(yán)重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運(yùn)行。

（3）電子檔案信息安全的保密工作還不完善

電子檔案信息作為學(xué)校安全管理的重要性文件，必須做好一定的安全保密工作。然而，當(dāng)前學(xué)校的電子檔案信息的存放位置不固定，存放的載體也可互換，對(duì)所有對(duì)象都開(kāi)放使用，且電子檔案信息的內(nèi)容還可以隨意被分解，不僅導(dǎo)致電子檔案信息與儲(chǔ)存載體之間的嚴(yán)重分離，而且還產(chǎn)生了電子檔案信息被隨意修改和竊取的問(wèn)題，給電子檔案的安全管理工作帶來(lái)極大挑戰(zhàn)。此外，由于許多學(xué)校的電子檔案信息安全保密工作還不完善，導(dǎo)致電子檔案信息的使用對(duì)象對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存位置漠不關(guān)心，給電子檔案信息的完整性、真實(shí)性和可靠性特征造成威脅。不但如此，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特征給電腦黑客與電腦病毒提供了威脅電子檔案存儲(chǔ)載體的機(jī)會(huì)，若電子檔案的存儲(chǔ)載體受到電腦黑客的侵入或病毒的感染，會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息的數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或遺失，甚至?xí)拐麄€(gè)電子檔案信息系統(tǒng)處于癱瘓狀態(tài)，不利于電子檔案安全管理工作的正常開(kāi)展。

2 ?電子檔案的安全管理措施

（1）建立健全電子檔案安全管理規(guī)章制度

針對(duì)電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全這個(gè)現(xiàn)狀，必須采取相關(guān)措施健全電子檔案安全管理的規(guī)章制度。結(jié)合本校的電子檔案管理情況，根據(jù)國(guó)家的相關(guān)要求，制定科學(xué)合理的電子檔案安全管理制度與規(guī)范措施。通過(guò)規(guī)范電子檔案的收集和整理程序，實(shí)施統(tǒng)一保管和統(tǒng)計(jì)電子檔案信息的方法，并以表格規(guī)范電子檔案的信息內(nèi)容，確保電子檔案安全管理工作在相關(guān)規(guī)章制度的指引下開(kāi)展，從而使電子檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化和專業(yè)化。

（2）提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)

電子檔案安全管理人員的專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作有效開(kāi)展的決定性因素，因此必須提升電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。第一，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案安全管理的認(rèn)識(shí)和重視度。學(xué)校電子檔案的管理部門應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流，通過(guò)不斷建立健全相關(guān)管理制度，促進(jìn)電子檔案管理人員的工作積極性和對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)。第二，給電子檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)電子檔案管理人員多多學(xué)習(xí)檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，為學(xué)校電子檔案管理工作提供人才保障。

（3）落實(shí)完善電子檔案信息安全保密工作

由于電子檔案信息的安全保密工作對(duì)電子檔案管理具有非常重要的作用，然而當(dāng)前電子檔案信息安全的保密工作出現(xiàn)了不完善的現(xiàn)狀，因此必須落實(shí)和完善信息安全保密工作。電子檔案的信息安全指電子檔案信息產(chǎn)生、信息處理、信息儲(chǔ)存、信息傳輸和信息利用、信息銷毀等程序中的安全。

3 ?結(jié)語(yǔ)

電子檔案的安全與管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工程，為了確保電子檔案的安全與管理工作能有序開(kāi)展，要求學(xué)校各部門建立健全電子檔案安全管理規(guī)章制度、提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)，以及落實(shí)完善電子檔案信息安全保密工作，確保電子檔案的安全與管理工作能在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的功效。

參考文獻(xiàn)：

[1]李淑芹.淺談對(duì)電子檔案管理中優(yōu)質(zhì)服務(wù)的認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2006（04）：178.

[2]周學(xué)欣.試論影響電子檔案效力的因素及應(yīng)對(duì)措施[J].檔案，2006（05）：156.

[3]電子文件管理研究課題組.電子檔案專題講座 第十四講 電子檔案相應(yīng)設(shè)備過(guò)時(shí)的對(duì)策[J].科技檔案，2004（03）：178.

[4]高世宇.電子檔案管理問(wèn)題探析[J].黑龍江檔案，2011（04）：145.

[5]劉瑛.電子檔案管理探析[J].山西檔案，2010（S1）：45.

[6]蔡曉文.電子檔案管理淺析[J].陜西檔案，2005（05）：78.