PDCA循環(huán)在民辦高職教務(wù)管理中的應(yīng)用

黃艷丹　趙瓊

摘 要 本文結(jié)合民辦高職院校教務(wù)管理的實(shí)際情況，利用PDCA循環(huán)找出問題產(chǎn)生的深層次原因，并提供具體實(shí)施方法和策略。

關(guān)鍵詞 PDCA循環(huán) 高職教務(wù)管理 管理措施

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Application of PDCA Cycle in Private Vocational

Educational Administration

HUANG Yandan， ZHAO Qiong

（Guangzhou College of Technology and Business， Guangzhou， Guangdong 510850）

Abstract In this paper， combined with the actual situation of the educational administration management of the private vocational colleges， the deep-seated reason generated by the PDCA cycle to find out problems， and provides the concrete implementation method and strategy.

Key words PDCA； educational administration management； management measures

1 PDCA循環(huán)的內(nèi)涵和特點(diǎn)

1.1 PDCA的含義

PDCA循環(huán)（PDCA cycle），是管理學(xué)中的一個(gè)通用模型（如圖1所示），最早是由休哈特（Walter A. Shewhart）于1930年構(gòu)想，后來被美國質(zhì)量管理專家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運(yùn)用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程中。

PDCA的含義如下：P（Plan）—計(jì)劃；D（Do）—執(zhí)行；C（Check）—檢查；A（Action）—行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)里。

圖1 PDCA循環(huán)的意義

1.2 PDCA循環(huán)的特點(diǎn)

（1）大環(huán)套小環(huán)，一環(huán)套一環(huán)，小循環(huán)推動(dòng)大循環(huán)。PDCA循環(huán)不僅適用于整個(gè)組織，也適應(yīng)于組織內(nèi)各個(gè)部門甚至個(gè)人。各級(jí)部門根據(jù)組織的方針目標(biāo)，都可設(shè)置自己的PDCA循環(huán)，層層循環(huán)，形成大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)里面又套更小的環(huán)。大環(huán)是小環(huán)的母體和依據(jù)，小環(huán)是大環(huán)的分解和保證。各級(jí)部門的小環(huán)都圍繞著組織的總目標(biāo)朝著同一方向轉(zhuǎn)動(dòng)。通過循環(huán)把組織上下的各項(xiàng)工作有機(jī)地聯(lián)系起來，彼此協(xié)同，互相促進(jìn)。（2）不斷前進(jìn)、不斷提高。PDCA循環(huán)就像爬樓梯一樣，一個(gè)循環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束，管理的效能就會(huì)提高一步，然后再制定下一個(gè)循環(huán)，再運(yùn)轉(zhuǎn)、再提高，不斷前進(jìn)，不斷提高。（3）門路式上升。PDCA循環(huán)不是在同一水平上循環(huán)，每循環(huán)一次，就解決一部分問題，取得一部分成果，工作就前進(jìn)一步，水平就進(jìn)步一步。每通過一次PDCA循環(huán)，都要進(jìn)行總結(jié)，提出新目標(biāo)，再進(jìn)行第二次PDCA循環(huán)，使管理的車輪滾滾向前。

2 PDCA循環(huán)的管理步驟和方法

管理的活動(dòng)一般分為兩類：一類是維持，維持是遵照標(biāo)準(zhǔn)來從事工作，并針對(duì)結(jié)果的異常狀態(tài)采取措施使其恢復(fù)正常狀態(tài)；另一類是改善，改善是打破現(xiàn)狀、創(chuàng)造變化、提高實(shí)力、將目標(biāo)放在水準(zhǔn)高的地方，擬定達(dá)成計(jì)劃并確實(shí)執(zhí)行，并隨時(shí)掌握實(shí)施結(jié)果，若未能達(dá)成預(yù)計(jì)目標(biāo)則須再深入檢討，采取處置措施。

不管是維持活動(dòng)還是改善活動(dòng)，都可以使用PDCA循環(huán)，使整個(gè)組織或部門在穩(wěn)定中求得發(fā)展，不斷得到提升、進(jìn)步。

3 PDCA循環(huán)在高職教務(wù)管理中的具體實(shí)施

高職院校中的教務(wù)管理是指教學(xué)管理人員遵循高校教學(xué)管理規(guī)律，通過一定的管理手段，使教學(xué)活動(dòng)按照一定的程序運(yùn)行，并最終順利達(dá)成既定目標(biāo)的過程，教務(wù)管理主要包括對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)價(jià)以及教學(xué)改革和建設(shè)等諸多環(huán)節(jié)的管理。

教務(wù)管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的管理工作，尤其是系部的教務(wù)管理更是體現(xiàn)了繁雜性、連續(xù)性、嚴(yán)密性、規(guī)律性、服務(wù)性的特征，教務(wù)管理進(jìn)行的好壞直接影響到學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和決策的科學(xué)性。

3.1 教務(wù)管理中存在的問題及影響因素分析

（1）一級(jí)教務(wù)管理機(jī)制落后，缺乏創(chuàng)新性。目前民辦高職院校的教務(wù)管理基本延續(xù)我國在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代大學(xué)教育的管理方式，以班級(jí)和專業(yè)為單位，以教師、學(xué)生和課程為關(guān)注點(diǎn)進(jìn)行校內(nèi)的封閉式自我管理。教務(wù)管理權(quán)力集中在教務(wù)處，教務(wù)處直接受主管教學(xué)的副院長領(lǐng)導(dǎo)，各系部教務(wù)管理人員只有執(zhí)行的義務(wù)沒有下命令的權(quán)力，相對(duì)被動(dòng)，工作過分強(qiáng)調(diào)規(guī)范性和服務(wù)性，管理水平停滯不前。（2）二級(jí)教務(wù)管理人員工作壓力大，缺乏工作熱情。系部教務(wù)管理人員日常性事務(wù)多、任務(wù)重、待遇低，又要準(zhǔn)備教學(xué)材料，又要迎接檢查，使得基層教務(wù)管理員工作壓力非常大，而且經(jīng)常需要向教師催交材料，容易引起教師不滿。因此，有相當(dāng)比例的教務(wù)管理員厭倦了日常的工作瑣事，民辦院校教務(wù)人員外出進(jìn)修、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，職稱晉升更是遙不可及，不免對(duì)自己的工作和未來的前途表示擔(dān)憂，工作滿意度非常低，缺乏對(duì)工作的真誠和熱情，人員的流動(dòng)率較高。

之所以會(huì)產(chǎn)生這些問題，主要是由以下原因造成的：（1）近些年來，民辦高職院校的發(fā)展規(guī)模越來越大，甚至一些高職院校發(fā)展到了萬人規(guī)模，教務(wù)管理的工作量激增，而教務(wù)管理人員數(shù)量、管理機(jī)構(gòu)和管理方式基本維持不變，導(dǎo)致了問題的凸顯。（2）民辦院校為了突出辦學(xué)特色，適應(yīng)市場對(duì)人才需求的變化，進(jìn)行校企合作，增加實(shí)踐、實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)，給教學(xué)安排、學(xué)籍管理等工作帶來了難度。（3）民辦高職院校的教師薪酬和職稱掛鉤，缺乏激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致教師無教學(xué)積極性、無心科研，缺乏創(chuàng)造力和競爭力，對(duì)教務(wù)人員的管理應(yīng)付為主，很少能認(rèn)真對(duì)待。（4）人事制度不完善。學(xué)校組織結(jié)構(gòu)過于官僚化，權(quán)責(zé)不明確，規(guī)章制度不完善或完善卻執(zhí)行不力，制度不能激勵(lì)人，工作效率明顯降低。endprint

總的來說，問題出現(xiàn)的根本原因在于管理體制出現(xiàn)了問題，因此，要想治標(biāo)又治本，必須改革民辦高職院校內(nèi)部管理體制。

3.2 解決問題的措施

要改革民辦高職院校的內(nèi)部管理體制，就要去行政化，從市場的角度出發(fā)，進(jìn)行以下改革：（1）轉(zhuǎn)變管理理念。教務(wù)管理是為教學(xué)服務(wù)的，科學(xué)、規(guī)范的教務(wù)管理可以切實(shí)提高系部的教學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)素質(zhì)教育。教務(wù)管理應(yīng)該從原有的靜態(tài)、傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、開放的管理模式，并不斷根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行變革。（2）改革人事制度。民辦高職院校的人事部門應(yīng)將合適的人安排到合適的崗位上，遵照“優(yōu)勝劣汰”的原則，引入競爭機(jī)制，精簡機(jī)構(gòu)，完善人事管理制度，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，不僅要調(diào)動(dòng)教務(wù)管理人員的積極性，為他們的發(fā)展進(jìn)行合理規(guī)劃；還要調(diào)動(dòng)教師的積極性，讓專任教師參與到系部的管理中來，有效減輕教務(wù)人員的工作量。（3）要學(xué)會(huì)集權(quán)和授權(quán)。在學(xué)校創(chuàng)立的初期，集權(quán)模式的確可以提高管理效率，但是隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大仍然采用集權(quán)就會(huì)導(dǎo)致各種矛盾和沖突的爆發(fā)，要適時(shí)采用授權(quán)，將部分決策權(quán)長時(shí)期地留在下級(jí)管理人員手中。教務(wù)管理的不同層級(jí)要權(quán)責(zé)明確，可將調(diào)停課的辦理、外聘高職稱和企業(yè)兼職教師管理、教師超工作量酬金核算權(quán)、繼續(xù)教育學(xué)院課程安排等權(quán)力下放到各系，學(xué)院教務(wù)處主要負(fù)責(zé)宏觀管理與服務(wù)功能，穩(wěn)定教學(xué)秩序，積極推進(jìn)教學(xué)建設(shè)與改革，提高辦學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)效益。

3.3 教務(wù)管理的檢查與評(píng)估

學(xué)校和教務(wù)部門要根據(jù)出現(xiàn)的問題，分工協(xié)作，按照制定的解決方案去實(shí)施，避免因“教務(wù)計(jì)劃”和“教學(xué)執(zhí)行”分屬不同的主體，導(dǎo)致上下級(jí)溝通不暢，執(zhí)行力不夠，更多地要求一級(jí)教務(wù)人員不斷地監(jiān)督和檢查實(shí)施的效果，必要時(shí)制定評(píng)價(jià)量表逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題或偏差時(shí)要及時(shí)解決，不能解決的要及時(shí)上報(bào)上一級(jí)，提出解決辦法。在監(jiān)督和檢查的過程中，可利用現(xiàn)代信息技術(shù)，從“班級(jí)—系部—教務(wù)處—學(xué)院”逐層建立教學(xué)信息反饋系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量保證系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估系統(tǒng)，分別由各班級(jí)學(xué)委、系主任、教務(wù)處長、教學(xué)副院長對(duì)各系統(tǒng)負(fù)責(zé)。

3.4 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)措施對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行總結(jié)和反思，分清楚問題的類型，出現(xiàn)頻率較高的問題就是常態(tài)問題，應(yīng)將解決方法制度化，今后出現(xiàn)類似情況可按照既定的方式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理；出現(xiàn)頻率較低的屬于非常規(guī)問題，這類問題的解決主要靠教務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，其解決途徑是通過日常的崗位培訓(xùn)加強(qiáng)兩級(jí)教務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)，尤其是基層教務(wù)管理人員，他們的素質(zhì)是確保教學(xué)秩序良性運(yùn)行的關(guān)鍵，通過他們的成長可以在不斷的實(shí)踐過程中摸索總結(jié)出最符合實(shí)際情況和專業(yè)特點(diǎn)的教學(xué)管理方法和規(guī)范化管理流程；對(duì)于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)但暫時(shí)解決不了的問題可納入到下一個(gè)PDCA循環(huán)中繼續(xù)研究。

總的來看，利用PDCA循環(huán)不可能一次性解決教務(wù)管理中的所有問題，學(xué)校發(fā)展的階段和外部環(huán)境的變化都會(huì)對(duì)教務(wù)管理的內(nèi)容產(chǎn)生影響，在現(xiàn)有階段上解決主要問題后，教務(wù)管理的水平就會(huì)得到提升，在新的階段又會(huì)出現(xiàn)新的問題，再通過PDCA循環(huán)加以解決，不斷地優(yōu)化教務(wù)管理工作，不斷提高教務(wù)管理水平，與時(shí)俱進(jìn)，從而保障高職院校辦學(xué)質(zhì)量。

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