淺談煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科技革新速度的突飛猛進(jìn)，煤炭企業(yè)需要不斷完善自我以適應(yīng)新的形勢(shì)。實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，是煤炭企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文介紹了當(dāng)前煤炭企業(yè)在檔案管理工作中存在的不足以及進(jìn)行數(shù)字化檔案館建設(shè)的意見(jiàn)和建議。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化檔案館

檔案是記錄企業(yè)歷史的證物，檔案管理工作是保障企業(yè)權(quán)益的基礎(chǔ)性工作。隨著社會(huì)、科技的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，是煤炭企業(yè)發(fā)的必然趨勢(shì)。

一、加強(qiáng)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性

國(guó)家檔案局下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《意見(jiàn)》），提出了“堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”。數(shù)字化檔案館具有工作效率高、存儲(chǔ)容量大、隨時(shí)隨地查閱等優(yōu)點(diǎn)，它的建設(shè)，對(duì)資源共享，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平具有重要的作用，更會(huì)給企業(yè)的管理工作帶來(lái)便利，提高管理能力。

1、檔案數(shù)字化有利于信息現(xiàn)代化建設(shè)

科技革新速度的加快，產(chǎn)品推陳出新頻率的增加，讓人們意識(shí)到，信息知識(shí)已成為企業(yè)比資金、勞動(dòng)力更為重要的競(jìng)爭(zhēng)力。要想企業(yè)發(fā)展，必須進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)。而檔案管理部門(mén)作為企業(yè)原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者，在信息化建設(shè)中有著不可或缺的地位和作用。檔案里可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文書(shū)、人工定額、地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖紙等各種文書(shū)、照片、聲像等資料，見(jiàn)證了企業(yè)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)的管理有著很高的指導(dǎo)價(jià)值和參考意義，檔案數(shù)字化有利于信息現(xiàn)代化建設(shè)。

2、檔案數(shù)字化有利于保護(hù)檔案原件

檔案資料在企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常會(huì)用到，原件使用頻繁不利保存，保護(hù)檔案原件的最有效的方式就是用復(fù)制件代替原件來(lái)提供利用，但也有弊端，占存空間過(guò)大。如果使用光盤(pán)、磁盤(pán)或數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)計(jì)算機(jī)瀏覽，將檔案資源數(shù)字化，既能夠節(jié)省儲(chǔ)存空間，還能減少或避免使用原件，加大有效地保護(hù)檔案原件。

3、檔案數(shù)字化有利于快速檢索

檔案資源數(shù)字化后，使用者可以利用計(jì)算機(jī)，通過(guò)查閱目錄快速瀏覽到文檔信息，提高了檔案管理者的工作效率，更方便了使用者。

二、煤礦企業(yè)檔案管理中的不足

二十世紀(jì)末，煤炭行業(yè)遭遇寒冬，價(jià)格低、庫(kù)存高，滯銷(xiāo)嚴(yán)重，煤炭企業(yè)管理者想方設(shè)法提高企業(yè)效益，而檔案管理被認(rèn)為是無(wú)足輕重之事，無(wú)人管理，不少原始資料丟失；煤礦企業(yè)在改制之后，又因管理不善，丟失、破損大量中藥檔案。檔案管理的機(jī)制和體系的落后造成我們現(xiàn)在才開(kāi)始做的檔案管理先天的不足，再加上其實(shí)現(xiàn)在大多煤炭企業(yè)雖設(shè)置有檔案室，但大多只是存放檔案，沒(méi)有引入信息化；或是雖設(shè)置有信息中心，但主要職責(zé)是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或硬件維護(hù)，而不是履行信息管理職能。所以，煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案管理還僅僅是虛有其表。

三、實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要條件

1、強(qiáng)化數(shù)字化檔案館建設(shè)的意識(shí)

首先，煤炭企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從精神上予以重視。成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，在檔案管理中引入信息化技術(shù)。其次檔案管理部門(mén)也應(yīng)強(qiáng)化數(shù)字化檔案館建設(shè)的意識(shí)。組織培訓(xùn)、進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓部門(mén)員工意識(shí)到對(duì)檔案信息化管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要舉措。要當(dāng)好企業(yè)原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者。

2、提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

要想實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)，必須建立起一支技術(shù)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)好、服務(wù)意識(shí)濃的隊(duì)伍。煤炭企業(yè)應(yīng)努力打造能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。采取內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式，堅(jiān)持抓檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理員到檔案工作先進(jìn)單位對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)。培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，掌握檔案管理全方位、全過(guò)程工作內(nèi)容，能夠獨(dú)立承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收應(yīng)檢準(zhǔn)備工作的指導(dǎo)，獨(dú)立解決檔案業(yè)務(wù)新問(wèn)題，應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)。

3、建立數(shù)字化檔案館建設(shè)的制度

要想實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)，必須完善數(shù)字化檔案館建設(shè)的制度。文書(shū)檔案歸檔制度、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制、部門(mén)立卷制度、檔案保管制度、檔案保密規(guī)則、檔案借閱制度等等。凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。

4、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理為煤炭企業(yè)檔案管理帶來(lái)了一定麻煩，文件系統(tǒng)下的檔案管理同樣也顯出弊端，在信息化社會(huì)，用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理數(shù)據(jù)信息已然成為大的趨勢(shì)。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的核心。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的方法一般有兩種：原始文件掃描和數(shù)據(jù)輸入。為保障建立數(shù)據(jù)庫(kù)的效率和數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率，應(yīng)該遵循“先導(dǎo)后掃”的原則。因?yàn)楝F(xiàn)在很多煤炭企業(yè)進(jìn)行了數(shù)字化辦公，很多資料是存儲(chǔ)在各個(gè)部門(mén)的計(jì)算機(jī)里的，在建立數(shù)字化檔案庫(kù)時(shí)，應(yīng)充分利用企業(yè)現(xiàn)有的信息資源，將電腦中的文件導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中。如果沒(méi)有辦法導(dǎo)入，在選擇掃描的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。這樣不但能提高效率，還能保障質(zhì)量。同時(shí)要注意的是，建庫(kù)的目的是增進(jìn)企業(yè)效益，進(jìn)行資料入庫(kù)時(shí)要優(yōu)先處理使用頻率高、存儲(chǔ)價(jià)值大的資料。檔案是煤炭企業(yè)的重要基礎(chǔ)性信息資源，檔案工作是煤炭企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)是具有深遠(yuǎn)意義的，利用檔案數(shù)字化帶動(dòng)煤炭工業(yè)化，不但能夠提高煤炭企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，更有助于煤炭企業(yè)發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

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