淺談人防檔案的保密和公開工作

【摘要】本文結合人防檔案管理工作的需要，提出了如何做好人防檔案的保密工作和對人防檔案公開工作的具體要求。

【關鍵詞】人防檔案保密公開

人防檔案工作有關國防、軍事等多個領域，檔案文件涉密較多、層次較高。人防檔案的保密工作是人防重要的基礎工作之一，在新的形勢下，為推進人防現(xiàn)代化建設，做好檔案保密工作是一項艱巨又緊迫的任務，倘若在人防檔案文件尚未解密之前就泄密出去，將造成很大危害。但是，當前，信息公開和政府依法行政是新形式下的要求，具有保密性的檔案信息要有選擇的適當?shù)墓_，這也是對現(xiàn)實工作有著積極的引導作用，對外提供利用與社會利益密切相關的人防檔案文件，其選擇性和開放程度是公開還是保密的關鍵點，這關系到人防檔案信息利用的實現(xiàn)和人防檔案自身價值的實際體現(xiàn)。若因遴選錯誤而造成人防信息的失密或泄密，會危及社會的穩(wěn)定，損害國家與公眾的利益，所以信息保密與開放利用有很強的政策性，有很強的安全保護的要求。人防檔案的價值實際上就是檔案的利用價值，這是檔案能滿足社會需求的具體表現(xiàn)。當檔案的信息性或原始記錄性能夠滿足社會某個方面的需求時就實現(xiàn)了檔案的價值。能夠發(fā)揮人防檔案的作用，就充分體現(xiàn)出人防檔案的自身價值，這就是說人防檔案的作用就是人防檔案的價值。江澤民同志就曾提出：革命戰(zhàn)爭年代，保密就是保生存、保勝利；和平建設時期，保密就是保安全、保發(fā)展。怎樣處理好人防檔案保密與利用之間的關系，怎樣解決好人防檔案保密安全管理之中所存在的問題，怎樣使人防檔案無時無刻處于可控范圍內，這是值得我們探討和研究的一個重要課題。

一、做好人防檔案保密工作

確定檔案的密級，可以有效地使檔案工作人員對照不同的檔案密級而采用不同的辦理對策，這樣就可以最大限度地提供與應用人防檔案。要根據(jù)等級處理人防保密檔案，保密檔案的等級根據(jù)《中華人民共和國保密國家秘密法》的相關規(guī)定，被劃分為“秘密”、“機密”和“絕密”三級。

1、創(chuàng)建體制，保障人防保密檔案的安全性。人防單位要根據(jù)《中華人民共和國保密國家秘密法》，與相關涉密人員尤其是核心涉密人員簽署保密協(xié)議，就是為信息公開的做好保密工作的一個好方法。根據(jù)協(xié)議內容，使涉密人員明確自己所承擔的保密義務以及失密、泄密的責任追究。在簽署保密協(xié)議后，就具有相應的法律效用。這將大大的增加了對相關涉密人員行為的約束力，強而有力的為人防單位的保密工作提供法律保障，保障了檔案的安全性。

2、依據(jù)必要性，掌握人防檔案密級變化。人防檔案在整個保管的過程中，其密級是根據(jù)文件貫徹的情況和時間的推移變化的，不是沒有一點變化的。密級基本的變化是升密、降密、和解密。在這之中升密是極少數(shù)的情況，并且是暫時的；大多數(shù)的密級的變化，總趨勢是降密，直至解密。

3、對照原則性，劃分人防保密檔案期限。人防保密檔案的保管期限要根據(jù)國家有關的法律法規(guī)則來區(qū)分，根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

4、合理分類，完善人防保密文件材料歸檔體制。遵照有關檔案辦理規(guī)定，應統(tǒng)一辦理人防保密檔案文件材料歸檔工作，除了人防單位的各類保密文件外，還包括多種《應急預案》等。人防單位的領導更要起到表率作用，要以身作則，，并嚴格要求涉密人員遵守人防檔案保密辦理規(guī)定，以確保各類檔案完整，齊全，無破損地歸檔，還要規(guī)范電子文檔類和文件類材料，并移交完整的檔案明細，任何個人也不能將其據(jù)為己有，堅決做好保密工作。

二、做好人防檔案公開工作

1、要妥善處理好檔案保密與利用之間的關系。保密和利用是對立統(tǒng)一的辯證關系，想要做到“保而不死、用而不亂”，實現(xiàn)真正的資源共享，切實有效地防止利用過程中發(fā)生失密、泄密事件，將人防檔案處于可控的范圍之內，只有正確處理人防檔案的利用與保守國家秘密之間的關系，積極去尋求兩者間最佳的結合點。只有這樣才能做到既能維護檔案安全保密又能充分發(fā)揮人防檔案的價值。人防檔案工作者既要樹立熱心服務的思想，又要樹立牢固的保密觀念。片面地強調保密，就會喪失保密工作本身的意義，人防檔案管理工作也就失去了活力和生命力。若缺乏檔案保密觀念，無視涉密檔案的秘密性，無限制地擴展開放檔案利用的范圍，也會給國家的利益和安全造成危害。因此檔案的利用，一定是在保密的基礎上利用，使檔案資料在可控的范圍、地點、時間內合理地發(fā)揮自身的作用，掌握人防檔案價值的時效律，就要求涉密人員正確判斷不同檔案的時效性，要適時地提供利用，以免因錯過最佳的開發(fā)利用時機而使檔案喪失部分或全部價值。

2、要合理建立的人防檔案開放與利用的審核機制。俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，首先就要建立對擬開放人防檔案進行審批和審核制度。要嚴格根據(jù)相關規(guī)章制度，組織相關人員，認真地逐頁審核實行開放的人防檔案，并向有關部門提出檔案開放審批意見。堅決不對外開放那些未經開放審批、審核的人防檔案，堅決維護公民權益、國家利益，嚴防有損國家安全的不宜公開的檔案被公開利用。其次要建立對擬在網絡中實行公開的檔案信息進行審批和審核的制度。對上網檔案、文件要嚴格進行審查核實，防止將那些應當保密的各類檔案和文件上傳到非涉密網絡上，以免造成不良的社會影響，以確保人防檔案信息安全。

3、要全面強化人防檔案應用利用時的監(jiān)督措施。第一是在檔案館（室）內應安裝攝像監(jiān)視器，嚴格對檔案利用過程實行動態(tài)管理；第二是無論任何個人和單位要查閱涉密人防檔案時，必須說明查閱的理由并出具有效的行政介紹信。原則上涉密檔案不得借出，必須在檔案室內查詢閱覽，只有這樣才能確保人防檔案的安全保密性，也維護了人防檔案的齊全完整性；第三在合理借閱人防檔案的同時一定要做好人防檔案利用的登記工作。檔案室的登記本上應對借閱人、所查詢人防檔案的卷次、借閱數(shù)量和借閱目的等進行詳細記錄；第四是在整個人防檔案應用利用過程中堅決不允許擅自復制涉密檔案。必須仔細填寫利用申請單，申報請相關領導批準后，由人防檔案管理人員定點復制，并且造冊登記，嚴格控制復制份數(shù)，在檔案使用結束后要確認收回，要視復制件同原件一樣保存。檔案管理人員應在利用者離開檔案室之前，認真檢查被利用案卷內的相關材料，這樣便于及時發(fā)現(xiàn)撤換、涂改、損毀、抽取等違章情況。

作者簡介

房磊，（1968.12-），女，遼寧省朝陽市人，現(xiàn)職稱：副研究館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理.