如何加強國有企業(yè)物資采購管理

【摘要】隨著世界經(jīng)濟一體化進程的加快，我國企業(yè)參與更加廣闊的國際市場競爭中，企業(yè)面臨的外界環(huán)境日趨復(fù)雜，企業(yè)的物資采購呈現(xiàn)復(fù)雜化、多樣化的特點。如何在滿足企業(yè)需要的前提下以合理的價格得到供應(yīng)商及時的服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)采購工作面臨的重要任務(wù)。鑒于此，本文以電力企業(yè)為例，對國有企業(yè)物資采購管理進行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所參考價值。

【關(guān)鍵詞】采購管理；電力企業(yè)；人員培訓(xùn)

一、前言

電力行業(yè)是國民支柱產(chǎn)業(yè)，是拉動經(jīng)濟發(fā)展的重要力量，在我國工業(yè)化發(fā)展的過程中，電力產(chǎn)業(yè)的重要性日益凸顯，電力行業(yè)從業(yè)人員不斷增多，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，電力產(chǎn)值不斷攀升。但我們也看到電力行業(yè)的利潤率一直不高。根據(jù)統(tǒng)計，國外電力企業(yè)銷售利潤率大約在8-10%之間，我國電力企業(yè)利潤率僅僅為0.2%，相差25倍這也是我國電力企業(yè)多年一直存在的通病，與電力行業(yè)的規(guī)模和重要性不成比例。其原因與電力企業(yè)成本控制不力有很大關(guān)系。成本控制是一項工程能否取得預(yù)期效益的重要條件之一。電力企業(yè)獲得核心競爭力的前提是成本控制要低于社會平均水平和競爭對手，只有降低成本才能獲得競爭優(yōu)勢。物資采購管理是電力企業(yè)成本控制的主體。物資材料是電力企業(yè)的基礎(chǔ)，電力行業(yè)投資范圍廣，涉及發(fā)電、供熱及其副產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售等內(nèi)容，周期長、資金投入多，所需物資材料品種繁多、價值不菲，采購成本控制是電力企業(yè)管理的核心部分。一方面物資采購價格決定著成本控制的成效，另一方面物資采購的質(zhì)量和準確性與電力企業(yè)發(fā)展有直接關(guān)系。做好物資采購管理工作是關(guān)乎電力企業(yè)生存和發(fā)展的重要工作。尤其在國際電力市場競爭日益激烈的今天，電力行業(yè)利潤日漸微薄、成本居高不下、市場供大于求，傳統(tǒng)的電力企業(yè)競爭模式已經(jīng)不適應(yīng)新時期的變化。電力企業(yè)為了生存和發(fā)展，必須在加強采購環(huán)節(jié)的管理，降低工程成本，取得最好的經(jīng)濟效益。

二、國有企業(yè)物資采購管理中存在的問題

1、固定的采購程序增加了采購成本

長期以來，很多電力企業(yè)在物資采購中沿襲傳統(tǒng)的、固定的采購模式，對所有類型的物資都采取固定的采購流程，標準化的物料和非標準化的產(chǎn)品都采用同樣的采購程序。事實上，對于一些標準物資產(chǎn)品，在電力企業(yè)發(fā)展過程中使用量很大、產(chǎn)品類型豐富、價格比較透明，而且價格受市場影響較大，經(jīng)常出現(xiàn)較大的波動。而對于機電設(shè)備這種非標產(chǎn)品市場供需基本穩(wěn)定，材料價格比較穩(wěn)定，基本保持在一個合理的范圍內(nèi)。兩類產(chǎn)品價格變化不同、供需規(guī)律不同，應(yīng)該采用不同的采購模式。如果電力企業(yè)在采購標準化產(chǎn)品時，也像非標產(chǎn)品采購一樣，先提交采購申請計劃，等審批后再安排采購，冗長的申請、審批過程造成了企業(yè)采購部門過于龐大，浪費了管理資源，降低了采購人員主動采購的積極性，不僅會增加采購人員的工作量，增加了采購準備成本；也喪失了采購時機，不能及時抓住有力的市場時機、以合理的價格迅速采購，從而喪失了采購的主動性，最終將提高產(chǎn)品成本。

2、物資采購人員素質(zhì)和能力欠缺

電力企業(yè)物資采購的低效率與采購人員素質(zhì)和能力欠缺有很大關(guān)系。電力物資采購是個復(fù)雜的工作，對于大型電力企業(yè)而言，采購數(shù)量多、跨越范圍大，甚至跨國采購也很平常。加上采購材料價格變化大、材料的規(guī)格和型號都不統(tǒng)一，因此給采購人員暗箱操作提供了諸多機會。再加上電力物資采購屬于買方市場，供應(yīng)商為了獲得采購訂單，向采購人員行賄等事件也屢見不鮮。物資采購不僅需要責(zé)任心高、職業(yè)素養(yǎng)強，也是一項技術(shù)含量相對較高的工作，要完成物資采購工作必須有一支既有高度責(zé)任感，又熟悉物資材料性能、具有豐富采購經(jīng)驗的采購隊伍。但是很多電力企業(yè)片面的認為采購工作就是買賣東西而已，為了節(jié)省企業(yè)運作成本，在物資部門人員和設(shè)備配備上都十分簡單，一個項目最多設(shè)兩個物資人員，導(dǎo)致采購人員的素質(zhì)和能力與采購要求還有很大的差距。部分采購人員素質(zhì)不高、責(zé)任性不強，為了怕麻煩、節(jié)省工作時間，在物資采購中舍近求遠、隨意訂貨，導(dǎo)致價格低、質(zhì)量好的物資沒有被采購，反而采購了質(zhì)量次、價格貴的電力物資；部分采購人員不熟悉采購流程，不具備豐富的采購經(jīng)驗，對商務(wù)談判、市場調(diào)查以及商品知識不熟悉，對物資采購的政策不熟悉，導(dǎo)致采購過程中不規(guī)范的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

3、采購信息化程度低

市場行情的變化是電力企業(yè)必須面對的一個重要問題。目前，很多大型國有企業(yè)都在采購工作中引入了信息化系統(tǒng)，但信息化程度還是不高、不徹底，從用料單位提出用料計劃到審批到采購合同的生成到最后領(lǐng)用物資材料，整個過程并不能系統(tǒng)的、完整的在網(wǎng)絡(luò)上進行，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)企業(yè)用料計劃、計劃審批、生成采購合同、物料入庫后的款項劃轉(zhuǎn)、出庫單生成等都以書面形式進行提交和審批，審批完成后再由工作人員將相關(guān)的信息錄入到采購信息系統(tǒng)中。同樣，企業(yè)的招標采購、議價采購和談判采購等環(huán)節(jié)也要事先進行書面申請，審批后才能將信息在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，這充其量只能算是半電子化的采購流程，并沒有完全利用信息辦公的快捷、便利的優(yōu)勢。而且這樣的采購流程導(dǎo)致很多信息無法進行有效共享，大量的采購數(shù)據(jù)都是采購人員來完成的，數(shù)據(jù)的有效性和準確性大大折扣，一旦出現(xiàn)差錯，查找起來將十分困難，不利于主管部門對采購流程的管理和監(jiān)督，導(dǎo)致一些腐敗行為時有發(fā)生。而且工作人員的工作時間和強度并沒有下降，很多工作都是重復(fù)的、無效的付出。

4、供應(yīng)商管理存在問題

電力企業(yè)物資采購數(shù)量多、品種多，供應(yīng)商數(shù)量也多。一是對供應(yīng)商審批不規(guī)范，很多情況下，供應(yīng)商填寫相關(guān)的申請表后，經(jīng)過簡單審批就可以加入。而且電力企業(yè)審批權(quán)下放到各個部門，導(dǎo)致在供應(yīng)商選擇上沒有嚴格、規(guī)范的、統(tǒng)一的額標準，缺乏合理的程序，一些實力不強、信譽不高的供應(yīng)商也會混進來。二是對供應(yīng)商缺乏有效評價。電力企業(yè)在對供應(yīng)商評價上過多的關(guān)注采購價格因素，甚至將其作為評價供應(yīng)商的唯一標準，對供應(yīng)商的信譽、物資材料的質(zhì)量、交貨時間、售后服務(wù)等沒有很好的考核，缺乏一個全面的、統(tǒng)一的認識，結(jié)果一些靠低價競爭的小供應(yīng)商會中標，一些實力強、合作穩(wěn)定的大供應(yīng)商放棄了與電力企業(yè)的戰(zhàn)略合作關(guān)系。三是缺乏對供應(yīng)商的考核和激勵。對供應(yīng)商的管理應(yīng)該是一個動態(tài)的過程，為了激發(fā)供應(yīng)商的積極性，電力企業(yè)要對供應(yīng)商進行一定的考核和激勵，使其不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量、提高供貨效率、提高服務(wù)質(zhì)量。但很多情況下，供應(yīng)商一旦與企業(yè)建立合作關(guān)系，很少發(fā)生更改。由于缺乏激勵和懲罰機制，很多供應(yīng)商在在產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)上沒有大的提升，使電力企業(yè)失去了很多發(fā)現(xiàn)好資源、降低成本的機會。

三、加強國有企業(yè)物資采購管理的措施

1、提高物資采購管理的信息化程度

在信息化社會，加強信息化管理對提升電力企業(yè)物資采購管理的促進有巨大作用。電力企業(yè)對材料供應(yīng)的及時性要求非常高，一旦材料供應(yīng)不及時將帶來人力、機械設(shè)備的延誤，帶來工程的損失。為此，電力企業(yè)要建立采購管理的數(shù)據(jù)庫，對物資采購進行數(shù)量和價格的雙重控制。企業(yè)的各個職能部門，例如財務(wù)部門、采購部門、工程項目部可以將數(shù)據(jù)進行共享，所有業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)公開透明，各部門進行便捷的交流。對于公司總部而言，利用信息技術(shù)提高采購數(shù)據(jù)的準確性和及時性，數(shù)據(jù)對比系統(tǒng)自動生成，通過查詢采購部門與供應(yīng)商的日常報價信息，了解企業(yè)采購的每一筆交易狀況，隨時了解企業(yè)的物資采購狀況，通過對分公司內(nèi)部同類材料不同項目部的價格對比，對采購行為進行監(jiān)督和管理，防止人為的提高交易價格和以少報多的情形出現(xiàn)，防止腐敗問題的出現(xiàn)。同時也可以對物資供應(yīng)商的情況有詳細的了解，了解任何一個供應(yīng)商的供應(yīng)情況及累計發(fā)生供貨額，根據(jù)相關(guān)交易情況，對供應(yīng)商進行合理的評價；對于具體采購部門而言，使用系統(tǒng)批量詢價模式，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的傳真、郵箱等詢價方式，提高了工作效率，業(yè)務(wù)流程操作能夠達到真正意義上公開、透明。同時也豐富了詢價數(shù)據(jù)庫，為以后資料的查詢提供了便利。也可以利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)找到更多的供應(yīng)商資源，與不同的供應(yīng)商進行詢價，達到降低采購成本的目的；對于采購人員而言，信息化建設(shè)給采購人員工作提供了巨大便利，以往采購數(shù)據(jù)管理需要大量的專業(yè)臺賬和報表，由專業(yè)人員來填寫單賬、填制報表，工作強度大、重復(fù)勞動多，而且數(shù)據(jù)往往要隔一段時間才能統(tǒng)計出來，數(shù)據(jù)準確性和時效性都達不到標準。信息化系統(tǒng)建設(shè)后，工作人員一次性完成原始數(shù)據(jù)的錄入，利用計算機軟件自動生成數(shù)據(jù)報表和臺賬，查詢起來十分方便，方便采購人員及時發(fā)現(xiàn)采購中出現(xiàn)的問題，并及時糾正。

2、加強采購人員的素質(zhì)培養(yǎng)

電力企業(yè)物資采購品種多、專業(yè)性高、涉及知識面廣，需要物資采購人員不僅要具備基本的電力企業(yè)采購的相關(guān)知識，同時也要懂得一定的采購策略和技巧，還要懂得投資、環(huán)保、合同、法律等方面的知識，可見物資采購是一項專業(yè)性很強的工作，只有經(jīng)驗培訓(xùn)的專業(yè)人員才能勝任。隨著采購在電力企業(yè)管理地位的攀升，電力企業(yè)要招聘更多的專業(yè)采購人才，根據(jù)分擔(dān)的職責(zé)不同，采購人員分為不同的類型，有普通的采購員、采購主管，也有高級的采購經(jīng)理和采購總監(jiān)等。由于外來人才對企業(yè)文化、經(jīng)營特點的陌生，為此，電力企業(yè)要加強采購隊伍的培訓(xùn)工作。首先是入職培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容是讓新入職員工了解企業(yè)的采購組織架構(gòu)、采購管理規(guī)定、采購流程、崗位職責(zé)、企業(yè)文化等內(nèi)容，讓新員工可以迅速入手，具備上崗的能力和要求。其次，加強采購專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)。一名合格的采購人員要對采購的物資材料有詳盡的了解，對采購產(chǎn)品的行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀有明確的認識，這樣才能和供應(yīng)商談判時，心中有數(shù)、有進有退。在此基礎(chǔ)上，采購人員還要不斷收集相關(guān)物資材料的市場信息，了解發(fā)展趨勢，這樣才能在采購過程中占據(jù)主動地位。第三，關(guān)于采購談判技巧的培訓(xùn)，采購談判是一項斗智斗勇的工作，有很多的談判技巧和策略。采購人員要熟練掌握談判的技巧和方法，在談判前要做好充分的準備工作，了解供應(yīng)商的詳細信息，結(jié)合企業(yè)的實際需要，制定合理的談判方案，不能一味的壓低價格，最終導(dǎo)致交易無疾而終，給雙方帶來損失。同時談判工作需要發(fā)揮團隊的力量，采購人員要具備良好的團隊協(xié)作能力，以及良好的人際交往能力。

3、探索和完善新型采購模式

電力企業(yè)物資采購種類多、數(shù)量大，傳統(tǒng)的采購模式難以適應(yīng)采購要求。為此，電力企業(yè)需要不斷完善采購制度和模式，例如集中采購是行之有效的一種采購模式，推行物資集中采購管理是提升企業(yè)集約化水平的有效之路。集約化管理是時代發(fā)展的趨勢。集中采購就是將企業(yè)內(nèi)部不同部門和環(huán)節(jié)所需采購的物品和服務(wù)，統(tǒng)一集中到公司層面管理，以發(fā)揮集中采購在價格談判方面的優(yōu)勢，同時可以減少各業(yè)務(wù)部門的采購人員，避免重復(fù)采購，達到降低成本的目的。這也是國外先進電力企業(yè)的通行做法。集中采購可以降低采購成本，獲得規(guī)模效益；易于發(fā)展與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，減少供應(yīng)風(fēng)險。然而，受制于市場主體多、管理跨度大、在建項目多等因素影響，目前國內(nèi)大型電力企業(yè)集團還無法在一個層面實行所有要素集控，但通過因地制宜、分層分步實施，實行區(qū)域化物資集中招標，將以往相對分散的局部采購，轉(zhuǎn)變?yōu)楦油该?、更加廣泛的集中采購，從而達到擇優(yōu)選擇、批量議價。因此可以成為推進企業(yè)集約化管理的一個有效途徑。當(dāng)然實行集中采購是對電力企業(yè)傳統(tǒng)采購模式的一次改革，打破了原有的采購格局和利益關(guān)系，必然會遭受到一定的阻力，還需要公司高層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)將其作為改變管理模式、提升核心競爭力的一項重要戰(zhàn)略來抓。在具體執(zhí)行上，可以由集團總部建立統(tǒng)一的交易平臺，采取“集中招標、歸口采供、分級管理”運作機制，集團總部只負責(zé)招標定價，從源頭上把住采購價格關(guān)，具體合同簽訂、采供及日常管理仍由成員企業(yè)或項目部執(zhí)行。

4、加強供應(yīng)商的管理

大型電力企業(yè)供應(yīng)商眾多，產(chǎn)品更是千差萬別，這就需要加強對供應(yīng)商集中管理，物資供應(yīng)部門要對提供產(chǎn)品供應(yīng)商的技術(shù)水平、經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營情況、誠信度有充分的了解。為了做好供應(yīng)商的管理工作。電力企業(yè)應(yīng)組建供應(yīng)商評價小組，物資供應(yīng)部門要設(shè)立專門的供應(yīng)商管理崗位統(tǒng)一對供應(yīng)商進行管理。首先，同類物資的供應(yīng)商都很多，況且每家供應(yīng)商的技術(shù)水平、經(jīng)營狀況、參與市場的競爭能力各不相同，作為大型電力企業(yè)，要求供應(yīng)商提供的物資必須可靠，供應(yīng)商的入圍應(yīng)是搞好物資采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為了做好供應(yīng)商的入圍，公司必須成立供應(yīng)商評審小組，主要對供應(yīng)商的入圍進行管理，對供應(yīng)商動態(tài)管理情況進行監(jiān)督，力爭把有實力，有誠信的優(yōu)秀供應(yīng)商選為合格供應(yīng)商。結(jié)合目前公司的組織機構(gòu)和業(yè)務(wù)分工，供應(yīng)商評審小組涉及到公司法律事務(wù)部、紀檢監(jiān)察部、電力管理部、采購管理部及各使用單位，小組對如何做好供應(yīng)商管理有具體的工作計劃和工作目標，以及供應(yīng)商管理制度。其次，強化供應(yīng)商管理工作，物資采購部門要不斷地對供應(yīng)商隊伍進行動態(tài)管理，及時地取消沒有實力，不能及時提供合格產(chǎn)品供應(yīng)商的供貨資格，并要不斷地了解供應(yīng)資源市場，對供應(yīng)考察，積極吸納有實力供應(yīng)商加入供應(yīng)商隊伍。并進一步擴展供應(yīng)商，不斷強化對供應(yīng)商的考察，積極與有實力的供貨商建立合作關(guān)系，積極吸納為供應(yīng)商隊伍；第三，強化供應(yīng)商的培養(yǎng)，不斷地強化供應(yīng)商隊伍的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，結(jié)合物資采購的具體問題不斷提出新要求，建立完備的供應(yīng)商考評體系，定時對供應(yīng)商進行考評，考核內(nèi)容應(yīng)包括質(zhì)量考核、價格考核、服務(wù)考評、資質(zhì)考評等。

四、結(jié)語

總之，物資采購管理對電力企業(yè)降低成本、提高經(jīng)營效率起著至關(guān)重要的作用。為了更好的適應(yīng)當(dāng)前激烈競爭的電力市場，提高電力企業(yè)的營利空間，電力企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，提高對采購管理工作的重視，不斷探索和創(chuàng)新采購管理模式和方法，提高企業(yè)物資采購工作的成效，進而增強電力企業(yè)的市場競爭力，這也是電力企業(yè)得以長期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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